SISTEM MODULAR DALAM PENGURUSAN AKADEMIK: AMALAN TERBAIK UNIVERSITI TEKNOLOGI MALAYSIA

1
SISTEM MODULAR DALAM PENGURUSAN AKADEMIKAMALAN
TERBAIK UNIVERSITI TEKNOLOGI MALAYSIA

• Oleh
• Zainul Rashid Abu Bakar
• Timbalan Pendaftar
• Fakulti Kejuruteraan Elektrik UTM

2
DEFINISI SISTEM MODULAR DAN PENGURUSAN AKADEMIK
3
Definisi Sistem Modular dan Pengurusan Akademik
Sistem Modular Menurut Kamus Dewan unit atau
bahagian tersendiri lengkap dengan komponennya
yang melaksanakan fungsi tertentu dan
dirangkaikan dengan unit-unit lain dalam sesuatu
yang lebih besar. Modular dalam bahasa Inggeris
decentralize mengagihkan kuasa pusat,
pemindahan kuasa pusat ke daerah. Decentralizatio
n pengagihan kuasa pusat.
4
Definisi Sistem Modular dan Pengurusan Akademik
Sistem Berpusat Kawalan pusat atau kuasa
berpusat. Berpusat bermakna fokus atau tertumpu
kepada kuasa utama. Kuasa diletakkan di pusat
dimana pembuat keputusan dan kuasa autonomi
adalah di pusat. Arahan dan kuasa membuat
keputusan diletakkan di pusat. Arahan adalah
tetap dan kawalan lebih mudah. Tiada timbul
masalah interpretasi.
5
Definisi Sistem Modular dan Pengurusan Akademik
Pengurusan Akademik Satu prosidur penjanaan,
pengawalan, penelitian dan penyelenggaraan
pengurusan akademik bermula daripada pelajar
membuat permohonan masuk ke universiti sehingga
diterima masuk mendaftar, mengikuti pengajian,
sehinggalah mereka bergraduat atau menamatkan
pengajian.
6
PENGURUSAN AKADEMIKUNIVERSITI TEKNOLOGI MALAYSIA
(UTM)
7
Pengurusan Akademik di UTM

• Pejabat Pendaftar (Bahagian Pengurusan Akademik)
• sebahagian daripada Pejabat Pendaftar
• bertanggungjawab menyediakan khidmat sokongan
  kepada perjalanan harian pengurusan akademik
• Tanggungjawab/tugas tradisi
• urusan pengambilan pelajar
• urusan pendaftaran pelajar
• pengurusan ruang kuliah/pengajaran
• penyediaan jadual waktu pengajaran
• penyediaan jadual waktu peperiksaan akhir
• pengurusan dan penyimpanan rekod akademik pelajar
  semasa
• pengurusan konvokesyen
• pengeluaran ijazah dan transkrip akademik pelajar
• penyimpanan rekod pelajar yang telah tamat
  pengajian

8
KEKANGAN DALAM SISTEM PENTADBIRAN BERPUSAT
9
Kekangan Dalam Sistem Pengurusan Berpusat

• Kekangan Dalam Sistem Pengurusan Berpusat
• Semua tindakan dipusatkan
• Organisasi pusat terlalu besar
• Pentadbir ramai di pusat
• Keputusan dan maklumat di pusat
• Pentadbir di fakulti hanya panjangkan tindakan
• Tunggu giliran (Q)dapat keputusan, tindakan
  maklumat
• Banyak masa terbuang
• Tindakan birokratik
• Hubungan jauh
• Tidak mesra pengguna
• Kurang perihatin kehendak pelanggan
• Tidak caring kepada pelanggan
• Kurang akauntabiliti pentadbir di fakulti

10
PERGERAKAN PENTADBIRAN LAMA
11
Pergerakan Pentadbiran Lama
12
Pergerakan Pentadbiran Lama
13
PENDEKATAN SISTEM MODULAR DALAM PENGURUSAN
AKADEMIK
14
Pendekatan Sistem Modular Dalam Pengurusan
Akademik

• Pendekatan Sistem Modular
• Penekanan kepada proses bukan fungsi
• Fakulti menjadi One Stop Agencies
• Tidak birokratik
• Keputusan dan tindakan cepat
• Maklumat cepat diperolehi
• Lebih mesra pelanggan
• Dekat dengan pelanggan caring
• Tindakan ditempat yang diperolehi
• Maklumat diturunkan ke tempat yang menghendakinya
• Rujukan dan latihan dipusatkan
• Saingan fakulti-fakulti untuk tingkat prestasi
• Pentadbir di pusat bertindak sebagai Problem
  Solver
• Pentadbir di fakulti lebih akauntabiliti
• Pengiktirafan kepada pentadbir fakulti

15
PERGERAKAN PENTADBIRAN BARU BERASASKAN SISTEM
MODULAR
16
Pergerakan Pentadbiran Baru
17
Pergerakan Pentadbiran Baru
18
Organisational Oriented Flow
19
Organisational Oriented Flow
20
Organisational Oriented Flow
21
PERLAKSANAAN SISTEM MODULAR DALAM PENGURUSAN
AKADEMIK DI UTM
22
Perlaksanaan Sistem Modular Dalam Pengurusan
Akademik

• Kenalpastikan bidang tugas Pusat dan Fakulti
• Kenalpasti proses kerja dalam membuat keputusan
  sedia maklumat
• Agihkan staf di Pusat dan Fakulti
• Adakan bengkel dan taklimat
• Sediakan manual prosidur kerja dan jadual kerja
  yang standard
• Beri latihan dan kefahaman kepada pentadbir di
  fakulti
• Penempatan 2 orang pentadbir di fakulti sebagai
  pemberi perkhidmatan (service provider)
• Tentukan skop tugas pentadbir di fakulti dengan
  pentadbir akademik
• Persaingan sihat antara fakulti sebagai service
  provider
• Pengiktirafan pensijilan ISO 9001 pengurusan
  akademik

23
KESEPAKATAN DALAM PENGURUSAN AKADEMIK DI UTM
24
Kesepakatan Dalam Pengurusan Akademik Di UTM

• Kesepakatan tindakan dan perkongsian maklumat
• Autoriti dalam membuat keputusan dan tindakan di
  fakulti
• Ada hirarki tugas dan tanggungjawab dalam
  pengurusan akademik
• Penubuhan jawatankuasa mengawalselia perjalanan
  pengurusan akademik
• Adakan bengkel, latihan dan perbincangan untuk
  staf terlibat
• Dapatkan maklumbalas dan penambahbaikan
  berterusan
• Sokongan dari sistem maklumat yang efisyen
• Penyampaian perkhidmatan dipertingkatkan menerusi
  penambahbaikan sistem
• Sistem AIMS2000 medium efektif dalam perkongsiaan
  maklumat dan tindakan serta keputusan

25
CABARAN DALAM PERLAKSANAAN SISTEM MODULAR DI UTM
26
Cabaran Dalam Perlaksanaan Sistem Modular

• Infrastruktur Pengajaran dan Pembelajaran
• Kemudahan peralatan dan sumber dimiliki dan
  dikawal sepenuhnya oleh fakulti
• Sikap rasa kepunyaan sangat menebal
• Konsep perkongsian kemudahan dan sumber kurang
  diterapkan
• Penggunaan kemudahan, sumber manusia dan
  infrastruktur tidak secara optimum

27
Cabaran Dalam Perlaksanaan Sistem Modular

• Konflik Kepentingan
• Semangat memberi keutamaan kepada keperluan dan
  keselesaan organisasi sendiri melebihi semangat
  perkongsian
• Sikap berlumba untuk memberi khidmat terbaik dan
  keselesaan kepada pelanggan masing-masing
• Pentadbir pusat perlu berperanan penyelaras,
  pusat rujukan penyelesai masalah
• Pentadbir pusat perlukan pengalaman luas sebagai
  pentadbir di fakulti sebelum ke pusat untuk
  hayati masalah di fakulti

28
Cabaran Dalam Perlaksanaan Sistem Modular

• Perbezaan Kapasiti dan Keupayaan Fakulti
• Nisbah staf sokongan dan pelajar tidak sama
  antara fakulti
• Tiada penetapan nisbah staf sokongan dan pelajar
  yang piawai
• Enrolmen pelajar antara fakulti tidak sama,
  pengambilan pelajar tidak konsisten
• Agihan staf sokongan tidak sekata ikut kapasiti
  pelajar di fakulti

29
Cabaran Dalam Perlaksanaan Sistem Modular

• Ketidakselarasan Dalam Tindakan Dan
  Penguatkuasaan Peraturan
• Perbezaan kefahaman dan takrifan terhadap
  tindakan serta amalan
• Perbezaan perlaksanaan dasar dan penguatkuasaan
  peraturan
• Daya kreativiti dan innovasi berbeza antara
  pentadbir
• Pertindihan tugas dan tanggungjawab antara
  pentadbir dengan pentadbir akademik yang dilantik

30
Cabaran Dalam Perlaksanaan Sistem Modular

• Dokumentasi Prosidur Kerja
• Prosidur kerja yang seragam dan piawai perlu
  dipertingkatkan
• Penyelarasan tindakan dan penguatkuasaan polisi
  dan peraturan
• Perlu ada keseragaman prosidur kerja and tindakan
• Pusat perlu lebih berperanan agensi
  penguatkuasaan peraturan dan polisi
• Adakan konsep naziran bagi pemantauan/kawal selia
  

31
KESIMPULAN
32
Kesimpulan
Sistem Modular dapat mempertingkatkan sistem
penyampaian, membuat keputusan, kurang birokrasi,
telus, akauntabiliti kepada pentadbir di fakulti,
kecekapan serta sinergi dalam perlaksanaan
pengurusan akademik. Perlu dikaji semula
mengikut perkembangan akademik dan keperluan
semasa. Tidak semua aktiviti dalam pengurusan
akademik akan lebih efektif jika dimodularkan
kerana konsep perkongsian sumber dan kemudahan
sukar dilaksanakan.
33
Penutup
SEKIAN TERIMA KASIH
JUMPA LAGI
Emel zainulra_at_utm.my