Negociacin de las Compras

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Negociación de las Compras

• Ciclo sobre gestión de Compras
• Club de Marketing de La Rioja
• Noviembre 2.003

2
Indice

• Compras en la empresa
• Criterios de decisión en Compras
• Proceso de Compras
• Perfiles de Negociación
• Preparación / Planificación
• Negociación
• Tipología de mercados
• Nuevas tecnologías
• Evaluación de proveedores
• Role Play

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Compras en la empresa
LA EMPRESA
CONJUNTO DE ACTIVIDADES HUMANAS ORGANIZADAS CON
EL FIN DE PRODUCIR BIENES O PRESTAR SERVICIOS
TERRENOS Y EDIFICIOS MATERIALES INSTALACIONES-MAQU
INAS-EQUIPOS TECNOLOGIA METODOS Y
PROCEDIMIENTOS CONTRIBUCION DEL PERSONAL
MEDIOS
OBJETIVO
RENTABILIDAD ECONOMICA O SOCIAL
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Compras en la empresa
ENTORNO DE LA EMPRESA
MERCADO DE MATERIAS PRIMAS Y PRODUCTOS DE COMPRA
COMPRA
PAGOS
VENTAS
APORTACION
MERCADO DE CAPITALES
MERCADO DE PRODUCTOS FINALES
LA EMPRESA
COBROS
DIVIDENDOS INTERESES
COMPRA
PAGOS
MERCADO DE BIENES DE EQUIPO Y SERVICIOS
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Compras en la empresa

• Función de Compras

Obtener los Materiales / Servicios justos, con
las exigencias de Calidad previstas, en la
cantidad justa, entregados en el justo tiempo y
en el lugar previsto, del Proveedor adecuado, con
el Servicio justo y en el justo Precio.
Leenders, Fearon y England. Purchasing and
Materials Management
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Decisión de Compras

• CALIDAD
• Conforme a especificaciones
• Calidad constante en los lotes
• Fiabilidad del producto
• PLAZO
• Adaptado a las necesidades
• Oportunidad en las entregas
• Respeto a los plazos

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Decisión de Compras

• DISPONIBILIDAD
• Frecuencia de entrega
• Existencias en proveedor
• CAPACIDAD DE ENTREGA
• Cantidades de envío
• Embalaje y paletizado
• Transporte
• Sistema de carga y descarga

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Decisión de Compras

• CONDICIONES
• Precio
• Descuentos
• Bonificaciones
• Rebajas
• Financiación
• Derecho a reposición, ...
• Posibilidad de examinar escandallo
• Posibilidad de efectuar análisis de valor

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Decisión de Compras

• CONTINUIDAD
• Posición financiera del proveedor
• SERVICIO
• Asistencia técnica
• Servicio post-venta
• Suministro de recambios y repuestos
• Garantías
• Investigación y desarrollo
• Apoyo publicitario

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Proceso de Compras
Los éxitos en Compras sólo se consiguen cuando
las técnicas, los procesos y algunas veces la
suerte, se combinan adecuadamente con los
factores humanos los cuales, regularmente, son el
origen de dicho éxito.
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Proceso de Compras

• OPERACIONES A REALIZAR
• Previas a la Gestión de Compras
• Propias de la Gestión de Compras
• Posterior al Pedido y Control de la Compra
• DOCUMENTOS DE COMPRAS
• CONEXIÓN CON LA EMPRESA

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Proceso de Compras

• PREVIO
• Detectar las necesidades
• Definir y establecer los requisitos
• Compras y quien define la necesidad
• Equipo. 1ª negociación interna
• Conocimiento de las posibles fuentes

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Proceso de Compras

• PROPIO
• Solicitud de Compra (Rº de fase previa)
• Petición de oferta nº mínimo, G.S., único
• Comparación y tratamiento de la oferta
• Negociación y acuerdo
• Emisión del Pedido

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Proceso de Compras

• POSTERIOR
• Seguimiento del Pedido Compras
• Recepción Aprovisionamientos
• Control Calidad
• Control administrativo y pago Admon.

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Proceso de Compras

• DOCUMENTOS
• Solicitud de Compra
• Petición de Oferta
• Ofertas
• Cuadro de Ofertas
• Pedido / Contrato
• Doc. Entrega / Albarán
• Doc. Control Calidad
• Factura / Doc. Pago

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Proceso de Compras

• Equipo y definición de la Necesidad
• Qué comprar técnicos, comerciales, Dº
• Cómo comprar admon., aprov., Calidad, Dº
• Cuándo comprar técnicos, comerciales, Dº,
  admon., aprov., Calidad
• Negociación
• Redefinición de la Necesidad
• Salto al Comprador

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Proceso de Compras

• BACK DOOR SELLING

Asociación de Compras Suecia. Puntuación de
Vendedores a Jefes de Departamento
18
Proceso de Compras

• BACK DOOR SELLING

Asociación de Compras Suecia. Puntuación de
Vendedores a Jefes de Departamento
19
Proceso de Compras

• BACK DOOR SELLING

Asociación de Compras Suecia. Puntuación de
Vendedores a Jefes de Departamento
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Proceso de Compras
Conocimiento de la NECESIDAD
Conocimiento de las FUENTES
DEFINIR
DESCUBRIR
ESTABLECER
EVALUAR
DESCRIPCION DE LA NECESIDAD / ENVIO A FUENTES
Preparación de la Compra Estudio/Evaluación de
fuentes
ESTUDIO DE OFERTAS
NEGOCIACION
GESTION DE COMPRA
TOMA DE DECISION
EMISION DEL PEDIDO
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Perfiles Comprador/Vendedor

• Locomotor
• Motivador
• Integrador
• Calculador

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Locomotor
L

• La vida es la guerra a ganar
• Asertivo, Directo, Decisivo, Seguro de sí
• Tomador de Decisiones Rápidas conclusiones
• Impaciente con quien no comparte su visión /
  demora la decisión
• Resultados
• Enfocado a las tareas Relaciones sociales
  secundarias
• Eficaz gerencia si se abre a opiniones de otros
• Gusta de controlar proyectos y gente
• Los obstáculos son oportunidades

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Negociando como / con Locomotor
L

• Cuando se quiera actuar como Locomotor
• Establecer tiempo de negociación
• Ir al grano
• Ser conciso
• Proporcionar opciones
• Cuando se negocie con un Locomotor
• Establecer tiempo de negociación
• Fijar autoridad para negociar
• Conocer bien las ventajas/fortalezas
• Presentar nuestra agenda

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Motivador
M

• La vida no es la guerra, es Fair Play con gente
  maravillosa
• Altamente persuasivos y motivadores de la gente
• Creativos, Asertivos, Sociales, Confidentes,
  Extrovertidos
• Gente de gran energía
• Estimulados por oportunidades y reconocimiento
• 1º en presentarse en una reunión última idea o
  historia
• Líder eficaz e inspirador si se centra en el
  objetivo y aprenden a escuchar más
• Dominio de la negociación por su personalidad,
  carisma
• Bastantes flexibles, altamente creativos en
  solución de problemas

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Negociando como / con Motivador
M

• Cuando se quiera actuar como Motivador
• Crear buen ambiente escucha activa
• Preguntas tiempo muerto
• Uso de pizarras, rotafolios, ayudas visuales
• Resumen verbal final, amistoso pero conciso
• Cuando se negocie con un Motivador
• Establecer tiempo de negociación
• Fijar autoridad para negociar
• Conocer bien las ventajas/fortalezas
• Presentar nuestra agenda (ayudas visuales)

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Integrador
I

• Si vidaguerra, médicos/negociadores de paz
  espadas/arados
• La gente debe sentirse bien mientras se hace la
  tarea
• Amables, Cooperadores, orientados a las
  relaciones
• Constructores de consensos
• Buenos escuchadores, consejeros
• Consenso del staff ante la imposición de su
  criterio
• Deben ser más asertivos para emitir críticas
  constructivas, disciplina
• Escuchan, entienden y tratan (si es posible) de
  conseguir lo que quiere la parte contraria

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Negociando como / con Integrador
I

• Cuando se quiera actuar como Integrador
• Crear buen ambiente escucha activa agenda
  conjunta
• Dar refuerzos positivos
• Pedir / Ofrecer ayuda si procede
• Amabilidad vs. Debilidad
• Resumir
• Cuando se negocie con un Integrador
• Establecer tiempo de negociación
• Fijar autoridad para negociar
• Conocer bien las ventajas/fortalezas
• Presentar nuestra agenda (ayudas visuales)

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Calculador
C

• Si vidaguerra, estrategas, logísticos,
  pontoneros
• La vida es una serie de tareas y obligaciones a
  cumplir
• Lógicos, racionales, convencionales en su
  pensamiento
• Valoran la precisión, hechos, razonamientos
  deductivos
• Incómodos con las corazonadas y/o aspectos
  sociales de las decisiones
• Riesgo de consumir demasiado tiempo y energía
• Frustrados si el problema no se puede reducir a
  una solución lógica
• En el análisis final revisan todos los
  aspectos/tareas detallamente

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Negociando como / con Calculador
C

• Cuando se quiera actuar como Calculador
• Bien organizados introducción, exposición,
  resumen
• Abundante y clara documentación gráficos,
  tablas, ...
• No tener prisa
• Minimizar riesgos
• Resumir durante y al final del proceso/reunión
• Cuando se negocie con un Calculador
• Establecer tiempo de negociación
• Fijar autoridad para negociar
• Conocer bien las ventajas/fortalezas
• Presentar nuestra agenda (ayudas visuales)

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Perfiles de Negociación
W
X
Y
Z
1.- Profesional 2.- Organizado 3.- Laborioso 4.- S
entido común 5.- Serio 6.- Al grano 7.- Práctico 8
.- Autocontrol 9.- Al objetivo 10.- Metódico 11.-
Práctico 12.- Diligente 13.- Sistemático 14.- Form
al 15.- Perseverante
1.- Audaz 2.- Enérgico 3.- Independiente 4.- Decid
ido 5.- Resolutivo 6.- Asume riesgos 7.- Agresivo
8.- Autoritario 9.- Asertivo 10.- No
dubitativo 11.- Concreto 12.- Firme 13.- De
carácter 14.- Confidente 15.- Enérgico
1.- Atractivo 2.- Cortés 3.- Sociable 4.- Locuaz 5
.- Cálido 6.- Amigable 7.- Empático 8.- Emocional
9.- Gregario 10.- Sincero 11.- Sociable 12.- Demos
trativo 13.- Sentido humor 14.- Expresivo 15.- Con
fiado
1.- Prudente 2.- Escuchador 3.- Cooperante 4.- Pen
sativo 5.- Cuidadoso 6.- Moderado 7.- No
asertivo 8.- Minucioso 9.- Paciente 10.- Prudente
11.- Preciso 12.- Particular 13.- Racional 14.- Du
bitativo 15.- Comedido
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Perfiles de Negociación
Asertivo
15
L
M
12
9
6
3
3
6
9
12
15
Tareas
Social
3
6
9
12
15
3
6
9
C
I
12
15
Tranquilo
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Preparación / Planificación

• NO PLANIFICAR UNA NEGOCIACIÓN ES PLANIFICAR UN
  FRACASO
• Negociación vs. Regateo

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Preparación / Planificación

• CAUSAS DE LA NEGOCIACIÓN
• No existe proveedor interesado
• Monopolio Oligopolio
• Artículos nuevos
• Long Term Contract
• Cambio en condiciones (matizaciones)
• Variación del contrato
• Incumplimiento del contrato
• ...

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Preparación / Planificación

• Matriz Optimo / Deseable / Mínimo
• Trades-off / Fortalezas

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Preparación / Planificación
Puntos negociables PRECIO UTILLAJE ENTREGAS GA
RANTIA PRECIO PROTOTIPOS UTILLAJE
PROTOTIPOS DURACION CONTRATO
Optimo
Deseable
Mínimo
36
Preparación / Planificación
Puntos negociables ELEMENTOS DE COSTE Horas
M.O.D. (M.O.I., Máquina, ...) Tasa
horaria Material Costes generales Beneficio,
etc. COSTES RECURRENTES vs. NO
RECURRENTES PLANIFICACION TERMINOS Y CONDICIONES
Optimo
Deseable
Mínimo
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Intercambios (Trade-offs)

• Concesiones mutuas
• Podríamos aceptar ... / SIEMPRE QUE ...
• La única manera de ... / BASADO EN ...
• Ej volúmenes, workshops, entregas, amortizaciones

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Fortalezas-Ventajas

• Ej Ofertas competitivas, volumen de negocio,
  futuros proyectos
• Ej Credibilidad y conocimiento, otros negocios
  conjuntos
• Ej Reputación/fiabilidad de la empresa
• Cuándo y Cómo usar las ventajas

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El oponente

• Cuáles son las ventajas de mi oponente
• Cómo puede ser la matriz de mi oponente

40
Representaciones / Ensayos

• Técnica de ensayos filmados (Ej Política)
• Más importante/necesaria cuanto mayor
  significación represente el negocio

41
Negociación

• NO PLANIFICAR UNA NEGOCIACIÓN ES PLANIFICAR UN
  FRACASO
• Negociación vs. Regateo

42
Pre-Negociación

• Control / Información / Poder
• 6W Quién, Qué, Dónde, Por qué, Cuándo, Cómo
• Back Door Selling

43
Cualidades de un buen negociador

• Asertivo
• Seguro
• No manipulable
• Técnicas

44
Asertivos, Seguros, No manipulables

• Disco Rayado
• Bote de humo. Fogging
• Preguntas negativas
• Diplomacia
• Compromiso de colaboración
• Silencio

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Factores fundamentales del comprador

• Sociabilidad
• Autoconfianza
• Habilidad negociadora
• Iniciativa
• Etica. Integridad personal
• Flexibilidad
• Buen control emocional
• Motivación
• Capacidad de gestión

46
Negociación

• Primeros minutos
• Escucha activa
• Comunicación no verbal

47
Primeros minutos

• Claridad del objetivo final
• Cargos y Responsabilidades
• Nuestro potencial
• Agenda

48
Escucha Activa

• Papel y lápiz
• Parafrasear

49
Comunicación no verbal

• Vestuario
• Postura
• Entorno
• Expresiones faciales

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Leyes de Negociación

• Apertura de la Negociación
• Desarrollo de la Negociación
• Herramientas

51
Apertura de la Negociación

• Fortalezas-Ventajas
• Esgrimirlas
• Al comienzo
• Ante un NO
• Previo a oferta / contraoferta

52
Apertura de la Negociación

• Expresiones tipo
• Ejs. Necesitamos que ..., Debemos obtener
  ..., Es esencial que ...
• vs. Me gustaría ..., Tendrías la posibilidad
  de ..., Prefiero ...

53
Apertura de la Negociación

• Flexibilidad
• Apuntar alto. Robin Hood
• Agenda

54
Desarrollo de la Negociación

• Negociar vs. Conceder
• 1ª concesión pequeña
• Valor psicológico de la concesión
• Concesiones mutuas gran valor para oponente /
  pequeño para mí
• Win / Win

55
Herramientas

• Tiempo muerto
• Autoridad limitada S/N
• Límite
• Tómalo o Déjalo
• 1)Tomarlo 2)Dejarlo
• 3)Ignorarlo 4)Parafrasear/Devolver
• 5)Victimismo 6)Es acertada la disyuntiva?
• 7)Comenzar la retirada. Si no OK volver a 5.

56
Herramientas

• Sorpresa
• Silencio
• Chico bueno / Chico malo
• Negociación progresiva
• Bloqueo

57
Tipos de Mercado / Estrategia
58
Tipos de Mercado / Estrategia

• MERCADOS NO CRÍTICOS
• COMPRA CONVENCIONAL, basada en
• Precio
• Condiciones de pago
• Búsqueda continua de nuevas fuentes
• ESTRATEGIA
• Fomento de competencia entre proveedores
• Optimización de volúmenes de compra
• Fuentes locales con horizonte reducido
• NEGOCIACIÓN Y GESTIÓN, basada en
• Precios, forma de pago y plazo de entrega
• Pedidos unitarios y a corto plazo
• Aseguramiento de calidad con controles
  estadísticos
• Stocks de seguridad como prevención

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Tipos de Mercado / Estrategia

• MERCADOS CUELLO DE BOTELLA
• COOPERACIÓN SOBRE PRODUCTO, basada en
• Desarrollo de producto
• Innovación Tecnológica
• Estandarización y Normalización
• Rotación
• Análisis de valor
• ESTRATEGIA
• Fomento de cooperación sobre el producto
• Búsqueda de productos alternativos
• Descolocación
• Optimización de diseño, especificaciones y
  materiales
• NEGOCIACIÓN Y GESTIÓN, basada en
• Calidad autocertificada
• Pedidos abiertos
• Stock de seguridad en proveedor o en consigna

60
Tipos de Mercado / Estrategia

• MERCADOS DE PRESTACIONES
• COOPERACIÓN CON EL PROVEEDOR, basada en
• Coste integral del Aprovisionamiento
• Optimización de flujo de materiales y existencias
• Aseguramiento de calidad y nivel tecnológico
• ESTRATEGIA
• Búsqueda de proveedores alternativos/simultáneos
• Selección-Evaluación-Potenciación de proveedores
• Contratos a medio-largo plazo
• NEGOCIACIÓN Y GESTIÓN, basada en
• Precios protegidos
• Calidad autocertificada
• Planificación de necesidades en pedidos abiertos

61
Tipos de Mercado / Estrategia

• MERCADOS ESTRATÉGICOS
• PLANTEAMIENTO DE NEGOCIO JUNTO CON EL PROVEEDOR,
  basado en
• Suministro garantizado a largo plazo
• Minimización de riesgo
• Relación de cooperación en nuevos productos
• ESTRATEGIA
• Desarrollo tecnológico, de calidad y de control
  de costes
• Inversiones conjuntas en IDI
• Joint Ventures
• NEGOCIACIÓN Y GESTIÓN, basada en
• Calidad Total
• Sincronización

62
e-procurement

• Engranaje entre comprador y vendedor
• B2B
• Catálogos web
• Pedidos on-line
• Situación de stocks
• EDI
• etc.

63
e-procurement

• Subastas on-line
• www.portum.com
• www.k-buy.com
• www.goodex.com
• Material MRO (Mantenimiento, Repuestos y
  auxiliares de Operaciones)

64
e-procurement

• Ventajas para el comprador
• Reducción directa del precio
• A M/L plazo, ahorrar tiempo
• Reducir costes del proceso de Compras
• Más suministradores al mismo tiempo
• Estandarización de procesos simples y
  acelerados
• Negociación simultánea con mayor transparencia
• Precios más justos

65
e-procurement

• Ventajas para el vendedor
• Acceso a nuevos mercados y clientes
• Menores y más eficaces costes de Ventas
• Estandarización de procesos simples y
  acelerados
• Negociación simultánea con mayor transparencia
• Conocimiento de la situación frente a la
  competencia

66
Evaluación de proveedores

• VALORACIÓN INICIAL
• Proveedores potenciales
• Proveedores con cambio en organización, ubicación
  o medios/productivos
• EVALUACIÓN CONTINUA
• Calidad concertada
• Control en recepción
• Evaluación global

67
Evaluación de proveedores

• VALORACIÓN INICIAL
• Análisis previo
• Dimensión, tipo de organización, nº empleados
• Orden y limpieza, nivel de ocupación
• Clientes de referencia, facturación anual
• Parque productivo, mantenimiento
• Situación económica, sostenibilidad
• Sistema de Calidad y Medio Ambiente. Certificados
• Distribución de costes y gastos
• Muestras iniciales / Pedidos de prueba

68
Evaluación de proveedores

• EVALUACIÓN CONTINUA
• Calidad concertada
• El suministrador se responsabiliza de cualquier
  fallo, de la índole que sea, y de los daños
  ocasionados al cliente y a terceros.
• Generalmente 10 entregas consecutivas con 0
  defectos y libre acceso al cliente a verificar
  cómo se produce
• Control en recepción
• Sistemática de control estadístico de muestras

69
Evaluación de proveedores

• EVALUACIÓN GLOBAL
• Indice de Calidad
• Ej. rppms - OK 100 Divergencias mínimas 95
  Embalaje NOK 70 Suministro NOK 1
• Calificar A, B o C según índice A 95 95 gt B
  90 90 gt C
• Sistema Global
• Ponderación de índices
• Calidad 30 Logística 30 Precios 30 Servicio
  10

70
Conclusiones

• Importancia de Compras en la empresa
• Acuerdos Win / Win
• Preparación del oponente

71
Bibliografía

• José Mª Fernández Fábrega, Martín J Santandreu
  Capdevila. Claves estratégicas en Compras y
  Aprovisionamientos. AERCE.
• Gavin Kennedy, John Benson, John McMillan. Cómo
  negociar con éxito. Ed. Deusto. 1.993.
• Joseph L. Cavinato, Ralph G Kauffman. The
  Purchasing handbook. A guide for the Purchasing
  and Supply Professional. McGraw-Hill. 1.999
• Roger Perrotin, Pierre Heusschen. Optimizando las
  Compras Cómo negociar para obtener las mejores
  condiciones. Gestión 2000. 1.997
• Varios autores. Compras e Inventarios. Díaz de
  Santos. 1.997

72
Enlaces de interés

• www.aerce.org
• www.k-buy.com
• www.intracen.org
• www.napm.org / www.ism.ws
• www.manufacturing.net/pur
• www.purchasing.about.com
• www.nationalpurchasinginstitute.com
• www.epa.gov/opptintr/epp