Une carte intelligente qui va plus loin

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Une carte intelligente qui va plus loin

• Programme OneCard de lUniversité Wilfrid
  Laurier,
• lauréat dun prix

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Objectifs généraux dun système de cartes

• Remplacer les technologies vieilles et coûteuses
• Mettre en place un système permettant le
  recouvrement des coûts
• Créer une base en vue de services futurs
• Offrir un outil pratique pour les étudiants, les
  professeurs et lensemble du personnel

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Planification de votre système de cartes

• Définir la portée du système
• Créer un mode de fonctionnement
• Lancer le processus dappel doffres
• Établir un calendrier de mise en uvre
• Autres facteurs possibles

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Portée du projet Laurier

• Remplacer lancien système par un système
  conforme à lan 2000
• Ajouter des plans de repas
• Intégrer un programme de ventes hors campus
• Intégrer un programme de sécurité (p. ex., accès
  aux portes)
• Offrir une interface avec des systèmes de tiers

• Englober dautres services du campus, comme la
  bibliothèque et le centre sportif
• Remplacer la carte plastifiée par une carte à
  bande magnétique
• Permettre lintégration dautres volets
  machines distributrices, buanderie, photocopie,
  impression, etc.

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Mode de fonctionnementDeux types de base

• Il y a principalement deux modèles de
  fonctionnement de système de cartes
• générateurs de revenus à lentrée
• générateurs de revenus à la sortie

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Mode de fonctionnement revenus à lentrée

• Pourcentage fixe des dépôts prélevé au départ
• Dollars convertis en  points 
• Plus facile à budgéter parce que les revenus sont
  retenus avant que les ventes aient lieu
• Recours à des rabais au point de vente pour
  intéresser les étudiants
• Possibilité de cumul de revenus avec les
  programmes hors campus

• Peut prêter à confusion puisque les étudiants
  doivent convertir les dollars en points
• Hors campus, la valeur pécuniaire diminue
• Peut restreindre la croissance du programme hors
  campus
• Perception de la valeur toujours remise en
  question
• Fardeau incombe davantage aux étudiants

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Mode de fonctionnement revenus à la sortie

• Fonctionne comme les systèmes de cartes de crédit
• Pourcentage convenu prélevé au point de vente
• Pas de conversion de points
• Pas de rabais nécessaire au point de vente
• Perçu comme offrant plus de valeur
• Permet une croissance hors campus rapide

• Pouvoir dachat non réduit hors campus
• Ne permet pas le cumul de revenus avec les
  programmes hors campus
• Plus difficile à budgéter
• Fardeau incombe davantage aux fournisseurs qui
  profitent des fonds disponibles

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Mode de fonctionnement Objectifs généraux

• Le mode de fonctionnement doit toujours tenir
  compte des aspects suivants
• Financier
• Technique
• Politique
• Coûts de la main-duvre et des fournitures
  renouvelables
• Réinvestissement continu dans la technologie
• Doit aussi comporter un moyen de récupérer les
  coûts dexploitation annuels

• Incorporer les éventuelles retombées de
  linvestissement initial
• Acceptable selon la culture et les idées
   politiques  de létablissement
• Assez flexible pour permettre quun volet hors
  campus bonifie les offres sur le campus
• Mettre en place un système solide sur le plan
  technique qui permettra une croissance maximale

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Coûts dinvestissement

• Les coûts varient considérablement selon les
  facteurs ci-dessous
• Fournisseur de système de cartes choisi
• Structures de prix de léquipement varient selon
  les plateformes
• Façon dont la technologie est mise en uvre varie
  aussi

• Ampleur du projet
• Combien dapplications prévoit-on mettre en uvre
  la première année
• Taille de létablissement
• Plus il y a détudiants, plus il faudra de
  licences
• Impossible de donner des chiffres exacts qui
  sappliqueront à tous les établissements

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Processus dappel doffres

• Nombreuses ressources en ligne proposent des
  exemples dappels doffres
• Site Web de NACCU (National Association of Campus
  Card Users) constitue une excellente ressource
  www.naccu.org
• Ne pas réinventer la roue
• Sattendre à de multiples adaptations pour
  combler les besoins de létablissement
• Obtenir lavis dun expert

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Principes de planification

• Règle dor de la planification Aucune
  installation ne se fait sans heurts!
• Il faut sattendre à des problèmes et à des
  retards. Planifier en conséquence.
• Le tableau suivant peut servir de guide

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Calendrier dactivités
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Quelques mots à propos des partenariats

• Bon dossier auprès dune variété détablissements
• Appréciés par les étudiants pour la variété et
  les options supplémentaires dachat quils
  offrent
• Recherchés par les entreprises locales parce
  quils offrent laccès à un grand bassin de fonds
  et peu de concurrence
• Appréciés par les établissements en raison de la
  forte rentabilité contre un effort financier
  réduit

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Programme de partenaires de WLU

• Comprend actuellement 13 fournisseurs hors
  campus
• De pizza à repas raffiné, taxis, bronzage, etc.
• Cycle de réussite autoentretenu
• La rentabilité a permis lélargissement du
  programme, ce qui a entraîné une augmentation des
  ventes, ce qui a amélioré la rentabilité, etc.

• Les commissions versées à WLU ont augmenté chaque
  année

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Mise en uvre du système

• En résumé, le processus comprend 5 grandes étapes
• Définir le mode de fonctionnement
• Décider de lampleur souhaitée la première année
• Revérifier le mode de fonctionnement et la portée
  du projet, ajuster au besoin
• Lancer un appel doffres
• Dresser un calendrier en gardant en tête la règle
  dor

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Mise en uvre (suite)
Passer à laction!
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Activités courantes

• Toutes les opérations sur cartes doivent couvrir
  les points ci-dessous
• Réinvestissement annuel équipement, ordinateurs
  et logiciel qui doit représenter de 10 à 20
  du budget
• Fournitures renouvelables associées à la carte,
  p. ex. lot de cartes et rubans
• Licences de logiciel système pour cartes
  nouvelles ou supplémentaires nombre augmente
  avec la population étudiante
• Entretien annuel du système de 10 à 20 du
  montant dachat de matériel et de logiciels

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Activités courantes (suite)

• Poursuivre le marketing, qui doit représenter
  environ 10 du budget
• Concevoir des systèmes connexes internes
  compatibles avec le système de cartes
• Allouer environ 10 du budget à linnovation

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Expansion, marketing et innovation

• Expansion, marketing et innovation trio de la
  réussite
• Ces processus se stimulent mutuellement et créent
  un mode de fonctionnement autoentretenu et
  autosuffisant
• Si vous le construisez, ils dépenseront

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Exemple de budget simplifié 2005

• Un montant supplémentaire de 120 370 , qui
  napparaît pas dans le tableau ci-dessus, a été
  versé en commissions OneCard directement aux
  services de restauration par le volet hors campus

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Évolution des ventes annuelles

• Lecteurs de cartes

• Ventes annuelles

Ventes annuelles
Nombre total de lecteurs de cartes
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Croissance du volet hors campus

• Fournisseurs hors campus

• Ventes hors campus

Ventes annuelles
Nombre total de lecteurs de cartes
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Économies pour WLU

• 3 catégories déconomies
• Économies directes en main-doeuvre
• Économies directes de dépenses
• Économies déchelle
• La politique de bureau concernant
  lautomatisation de nouveaux systèmes et la mise
  à niveau des vieux systèmes a permis de maintenir
  le nombre demployés de 1999 à 2005, malgré
  laugmentation de plus de 50 des inscriptions
  au cours de cette période des économies de 240
  000 sur 6 ans.

• Avant le système de cartes, lUniversité
  consacrait à lancien système didentité 160 000
  en main-duvre et entretien. Avec OneCard, ces
  dépenses ont été ramenées à 40 000 .
• Le système de cartes a remplacé des systèmes
  coûteux de contrôle automatique de bâtiments et
  systèmes autonomes de sécurité sur lensemble du
  campus par un système intégré unique et peu
  coûteux des économies de 200 000 .

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Bilan au bout dun an

• Beaucoup de peaufinage sur tous les fronts
• Technique
• Financier
• Politique
• Plus dexpansion, de marketing et dinnovation

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WLU après la première année

• Le programme de cartes a graduellement intégré
• 16 points de vente hors campus
• 14 lieux de restauration sur le campus
• 45 machines distributrices
• 15 laboratoires dimpression laser
• 160 portes daccès
• 4 ascenseurs
• 24 copieurs
• 2 machines de dépôt automatique
• 6 sites Web
• 4 buanderies
• Divers autres services
• En tout, plus de 300 lecteurs de cartes de divers
  types ont été ajoutés après la première année

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Évaluation du programme OneCard à lUniversité WL

• Le programme de cartes a permis des économies et
  généré des revenus
• Budget de luniversité réduit de 120 000
• Programme financé par des commissions sur les
  ventes
• Économies déchelle de 240 000
• Contribution supplémentaire de 120 000 sur 6
  ans
• Dépôts des étudiants atteignent maintenant 7
  millions de dollars par année

• Commissions sur les ventes hors campus passées
  à210 000 par année
• Taux de commission des ventes sur campus réduit
  de 20