This session

1
This session
Y sesiwn hwn

• New procedures for
• Planning Appeals
• Enforcement Appeals
• Questions

• Gweithdrefnau newydd ar
• gyfer
• Apeliadau Cynllunio
• Apeliadau Gorfodi
• Cwestiynau

2
Purpose of changes
Rheswm dros y newidiadau

• Fairness
• Consistency
• Discipline
• Focus attention on disputed issues
• Quicker decisions

• Tegwch
• Cysondeb
• Disgyblaeth
• Canoli sylw at diroedd dadleuol
• Penderfyniadau Cyflymach

3
Application
Yn berthnasol i

• Apeliadau Cynllunio (s78)
• Ceisiadau wedi eu galw i mewn (s77 s12)
• Apeliadau Adeiladau Rhestredig, ac Ardaloedd
  Cadwraeth (s20)
• Apeliadau Gorchymyn Cadw Coed (s78 s208)

• Planning Appeals (s78)
• Called in applications
• (s77 s12)
• Listed Building
• Conservation Area Appeals (s20)
• Tree Preservation Order Appeals (s78 s208)

4
Application
Yn berthnasol i

• Enforcement Appeals (s174)
• Listed Building and Conservation Area Enforcement
  Appeals (s39 s74)
• Lawful Development
• Certificate Appeals (195)
• (not written representations)

• Apeliadau Gorfodi (s174)
• Apeliadau Gorfodi Adeiladau Rhestredig, ac
  Ardaloedd Cadwraeth(s39 s74)
• Apeliadau Tystysgrif Datblygiad Cyfreithlon (195)
• (nid gohebiaeth ysgrifenedig)

5

• Effective date
• 1 April 2003

• Dyddiad gweithredol
• 1 Ebrill 2003

6
Terminology
Terminoleg

• Proofs of evidence -
• Written statements of evidence
• Shall - Must
• Appearing - taking part

• Prawf o dystiolaeth -
• Datganiad ysgrifenedig o dystiolaeth
• Rhaid (heb newid)
• Cymryd rhan (heb newid)

7
Consistent Timetable
Amserlen Gyson

• Start date
• 2 weeks Questionnaire
• 6 weeks Statement
• 9 weeks Statement
• 4 weeks before inquiry
• Written statements of evidence
• Statement of common ground

• Dyddiad Cychwyn
• 2 wythnos - Holiadur
• 6 wythnos - Datganiad
• 9 wythnos - Datganiad
• 4 wythnos cyn yr ymchwiliad
• Datganiadau ysgrifenedig o dystiolaeth
• Datganiad o dir cyffredin

8

• Planning Appeals (s78)
• Listed Building
• Conservation Area
• Appeals (s20)

Apeliadau Cynllunio (s78) Apeliadau
Adeiladau Rhestredig ac Ardaloedd
Cadwraeth (s20)
9
Appeal Validity
Dilysrwydd Apêl

• Must be complete
• Must be in time

• Rhaid bod yn gyflawn
• Rhaid bod mewn amser

10
Start date
Dyddiad cychwyn

• Starts the time table for the submission of
  documents
• Set following receipt of a complete appeal

• Maen dechraur amserlen ar gyfer cyflwyno
  dogfennau
• Caiff ei osod ar ôl derbyn apêl gyflawn

11
Questionnaire
Yr Holiadur

• Must be received within 2 weeks of start date

• Rhaid ei dderbyn o fewn pythefnos or dyddiad
  cychwyn

12
Statements
Datganiadau

• 2 copies
• 6 weeks statement
• 9 weeks statement
• No new information at 9 weeks
• Must be received within deadlines

• 2 gopi
• Datganiad 6 wythnos
• Datganiad 9 wythnos
• Dim gwybodaeth newydd ar 9 wythnos
• Rhaid derbyn o fewn y dyddiadau cau

13
Inquiries only
Ymchwiliadaun unig

• 4 weeks before the inquiry
• Written statements of evidence - 2 copies
• We must receive a statement of common ground from
  the appellant

• 4 wythnos cyn yr ymchwiliad
• Datganiadau ysgrifenedig o dystiolaeth - 2 gopi
• Maen rhaid i ni dderbyn datganiad o dir
  cyffredin gan yr apelydd

14

• Enforcement (s174)
• Listed Building
• Conservation Area
• Enforcement (s39 s74)

Gorfodaeth (s174) Gorfodaeth Adeiladau Rhestredi
g ac Ardaloedd Cadwraeth (s39 s74)
15
Appeal Validity
Dilysrwydd Apêl

• Must be complete
• Must be in time

• Rhaid bod yn gyflawn
• Rhaid bod mewn amser

16
Start date
Dyddiad cychwyn

• Starts the time table for the submission of
  documents
• Set following receipt of a complete appeal

• Maen dechraur amserlen ar gyfer cyflwyno
  dogfennau
• Caiff ei osod ar ôl derbyn apêl gyflawn

17
Questionnaire
Yr Holiadur

• Must be received within
• 2 weeks of start date

• Rhaid ei dderbyn o fewn pythefnos or dyddiad
  cychwyn

18
Statements
Datganiadau

• 2 copies
• 6 weeks statement
• 9 weeks statement
• No new information at 9 weeks
• Must be received within deadlines

• 2 gopi
• Datganiad 6 wythnos
• Datganiad 9 wythnos
• Dim gwybodaeth newydd ar 9 wythnos
• Rhaid derbyn o fewn y dyddiadau cau

19
Inquiries only
Ymchwiliadaun unig

• 4 weeks before the inquiry
• Written statements of evidence - 2 copies
• We must receive a statement of common ground from
  the appellant

• 4 wythnos cyn yr ymchwiliad
• Datganiadau ysgrifenedig o dystiolaeth - 2 gopi
• Maen rhaid i ni dderbyn datganiad o dir
  cyffredin gan yr apelydd

20
Explanatory Note
Nodyn Esboniadol

• A copy of sections 171A, 171B and 172 to 177 of
  the Act
• Right of appeal
• How to appeal
• Deadline for appealing
• Grounds for appeal
• Name and addresses of others served with the
  notice
• Fee notification

• Copi o adrannau 171A, 171B a 172 to 177 or Ddeddf
• Hawl i apelio
• Sut i apelio
• Dyddiad cau i apelio
• Seiliau i apelio
• Enw a chyfeiriad pawb sydd wediu cyflwyno ar
  hysbysiad
• Hysbysiad or ffi

21
The Fee
Y Ffi

• Notification of the fee payable must accompany
  the notice
• The fees should be paid when notice of appeal is
  submitted
• No later than 2 weeks after the start date

• Rhaid hysbysur ffi dyledus gydar hysbysiad
  gorfodi
• Dylir talur ffi pan gyflwynir hysbysiad or apêl
• Dim hwyrach na pythefnos ar ôl y dyddiad cychwyn

22
Remember
Cofiwch

• 2 copies of statements must be submitted
• Documents etc. must be received within deadlines
• Late documents etc. will be returned

• Rhaid cyflwyno 2 gopi or datganiadau
• Rhaid i ni dderbyn dogfennau a.y.b. o fewn y
  dyddiadau cau
• Bydd dogfennau a.y.b. hwyr yn cael eu dychwelyd

23
Summary
Crynodeb

• New procedures apply to all
• appeals received after
• 1 April 2003
• Timetable consistent across all procedures
• Deadlines will be strictly enforced

• Maer gweithdrefnau newydd
• yn berthnasol i bob apêl a gaiff
• ei dderbyn ar ôl 1 Ebrill 2003
• Amserlen gyson drwy bob gweithdrefn
• Bydd dyddiadau cau yn cael eu yn cynnal yn
  ddieithriad

24
Pam?
Whats the point?

• Nid ywr system bresennol yn gweithion ddigon da
• - dim ir rhai syn cael eu heffeithio
• - nac ir Arolygwyr
• Y drefn newydd
• - mwy o degwch
• - mwy effeithlon
• - ynghynt ac yn well
• Y Cyngor ar Dribiwnlysoedd

• Current system doesnt work well enough
• - not for those affected
• - nor for Inspectors
• New system
• - greater fairness
• - more efficient
• - quicker better
• Council on Tribunals

25
Fair Efficient
Yn Deg ac yn Effeithlon

• Discipline
• Adherence to timetables
• Better co-operation
• Simultaneous evidence
• Minimising paper
• Cut-off point
• Quicker decisions
• Better service

• Disgyblaeth
• Glynu at amserlenni
• Gwell cydweithrediad
• Tystiolaeth cydamserol
• Lleihau papur
• Torbwynt
• Penderfyniadaun gyflymach
• Gwasanaeth gwell

26
Written Reps
Y Weithdrefn Ysgrifenedig

• No late documents
• If late, sent back
• Inspectors and others disadvantaged
• Get them in on time!
• Best Practice
• be brief
• minimise copying
• follow the Circulars

• Dim dogfennau hwyr
• Os yn hwyr, fe gânt eu dychwelyd
• Arolygwyr ac eraill dan anfantais
• Cyflwynwch nhw mewn pryd!
• Dull Gorau
• yn gryno
• lleihau copio
• dilyn Cylchlythyrau

27
Hearings
Gwrandawiadau

• Rules
• Follow previous practice
• a discussion
• issues defined
• no cross-examination
• can continue on site
• nothing after the close

• Rheolau
• Dilynwch y drefn fleanorol
• trafodaeth
• nodi materion
• dim croes-holi
• gall barháu ar y safle
• dim byd ar ôl terfyn

28
Late Statements
Datganiadau Hwyr

• Why send them back?
• Fairness discipline
• how else?
• We do not want to return anything
• Object not to prevent anyone putting their case
• But to make sure everyone does so on time

• Pam dychwelyd?
• Tegwch a disgyblaeth
• how else?
• Nid ydym eisiau dychwelyd unrhywbeth
• Nid ydym eisiau rhwystro unrhyw un rhag rhoi ei
  hachos
• Ond gwneud yn siwr fod pawb yn gwneud hynny mewn
  pryd

29
Datganiadau Hwyr
Late Statements

• Do not exchange returned statements
• bad practice (RTPI)
• contrary to spirit of rules
• unfair
• leaves Inspector lacking information
• nothing gained

• Peidiwch a chyfnewid datganiadau sydd wedi eu
  dychwelyd
• ymarfer gwael (RTPI)
• yn groes i ysbryd y rheolau
• anheg
• bydd yr Arolygydd yn brin o wybodaeth
• does dim iw ennill

30
Datganiadau Hwyr
Late statements

• Can present at hearing?
• Yes, but adjournment needed to read
• DELAY EXPENSE
• Late without good reason unreasonable behaviour
• Unreasonable behaviour unnecessary expense
  COSTS

• Cyflwyno yn y gwrandawiad?
• Iawn, ond bydd yn rhaid gohirio iw ddarllen
• GOHIRIO COST
• Yn hwyr heb rheswm da ymddygiad afresymol
• Ymddygiad afresymol cost diangen COSTAU

31
Inquiries
Ymchwiliadau

• For 8-day s78 4-day s174
• PIM timetable written closings
• Statements of evidence
• 4 weeks prior
• s174 - witnesses time estimates 4 weeks prior
• nothing after close

• 8-diwrnod a78 4-diwrnod a174
• CCY amserlen caeadau ysgrifenedig
• Datganiadau o dystiolaeth
• 4 wythnos ymlaen llaw
• a174 - tystion ac amcanion amser, 4 wythnos
  ymlaen llaw
• Dim byd ar ôl terfyn

32
Statements of Common Ground
Datganiad o dir cyffredin

• For both s78 and s174
• 4 weeks prior
• Joint by LPA appellant
• site description
• policies
• planning history
• agreed facts, interpretation of case law
• Failure to co-operate unreasonable behaviour

• Ar gyfer a78 ac a174
• 4 weeks ymlaen llaw
• Gan yr ACLl ar apelydd
• disgrifiad or safle
• polisïau
• hanes cynllunio
• ffeithiau cytûn, dehongliad o gyfraith yr achos
• Methiant i gydweithio ymddygiad afresymol

33
Order, Order
Trefn, Trefn

• Enforcement Appellant first - no change
• s78 - LPA first
• subject to Inspectors discretion
• Appellant ends in both!
• Opening statements
• by both parties, setting the scene
• brief!

• Gorfodaeth Apelydd gyntaf - no change
• a78 - ACLl yn gyntaf
• gall yr Arolygydd newid hyn
• Apelydd syn gorffen yn y ddau!
• Datganiadau agoriadol
• gan y ddau barti, gosod y sefyllfa
• yn gryno!

34
Best Practice
Dull Gorau

• Circular Annexes - Format of Statements
• Questionnaire
• vital, provides essential information
• policies - highlight them
• conservation area - map
• complete with care
• s78 committee report short (1-2 page)
  statement

• Cylchlythyrau Atodiadau - Ffurf datganiadau
• Holiadur
• tyngedfenol, maen rhoi gwybodaeth hanfodol
• polisïau - pwysleisiwch nhw
• ardaloedd cadwraeth - map
• cyflawnwch gyda gofal
• a78 adroddiad pwyllgor datganiad byr (1-2
  dudalen)

35
Dull Gorau
Best Practice

• Copy once only
• Dont quote policies
• put them in Appendices
• with cover page
• Dont copy Circulars, PPW, TANs - we have them
• Do provide full copy of anything else

• Copïwch unwaith yn unig
• Peidiwch a dyfynnu polisïau
• rhowch nhw yn yr Atodiadau
• gyda chlawr
• Peidiwch a chopïo Cylchlythyrau, PPW, TANiau -
  maent gennym
• Peidiwch a darparu copi llawn o ddim byd arall

36
Dull Gorau
Best Practice

• Quote relevant policies
• Statements - issue-based
• dont copy (again) things already provided
• Dont assume we have all other appeal decisions
  - copy it if relevant (no extracts!)
• Conditions

• Dyfynwch bolisïau perthnasol
• Datganiadau - pwnc dadl
• peidiwch a chopio (eto) pethau sydd wediu
  darparun barod
• Peidiwch cymryd bod gennym benderfyniad pob apêl
  arall - copïwch os ywn berthnasol (dim
  dyfyniadau)
• Amodau

37
Dull Gorau
Best Practice

• Dont appeal
• Talk!
• before application - dont forget neighbours
• during processing - seek solutions
• after refusal - before appealing
• Appeal as the last resort!

• Peidiwch ag apelio
• Siaradwch!
• cyn gwneud cais - peidiwch anghofio am gymdogion
• yn ystod prosesu - chwiliwch am ddatrysiad
• ar ôl gwrthodiad - cyn apelio
• Apél - pan fetho popeth arall!

38
If You Appeal
Os ydych yn apelio

• Be ready to talk listen
• Be responsible
• Be timely
• Be fair
• Be open - no surprises!
• Be brief

• Byddwch yn barod i siarad ac i wrando
• Byddwch yn gyfrifol
• Byddwch yn amserol
• Byddwch yn deg
• Byddwch yn agored - dim byd in synnu!
• Byddwch yn gryno

39
Finally
I Gloi

• Be prepared to meet the deadlines
• No longer a (flexible) timetable
• Examine procedures
• Educate
• A Better System
• Fairness Discipline
• Quality Speed

• Byddwch yn barod i gwrdd y dyddiadau cau
• Dim amserlen (hyblyg) rhagor
• Arholi gwethdrefnau
• Addysgwch
• Gwell system
• Tegwch a disgyblaeth
• Safon a chyflymdra

40
Questions?
Cwestiynau?
41
Further Information
Gwybodaeth Pellach

• Information packs
• www.planning-inspectorate.gov.uk
• www.planning-portal.gov.uk
• www.wales.gov.uk

• Pecynnau gwybodaeth
• www.planning-inspectorate.gov.uk
• www.planning-portal.gov.uk
• www.cymru.gov.uk

42
Diolch am ddod
Thank you for coming
43
Further Information
Gwybodaeth Pellach

• Information packs
• www.planning-inspectorate.gov.uk
• www.planning-portal.gov.uk
• www.wales.gov.uk

• Pecynnau gwybodaeth
• www.planning-inspectorate.gov.uk
• www.planning-portal.gov.uk
• www.cymru.gov.uk