IMPLEMENTACION SISTEMA SIUPILAGA

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IMPLEMENTACION SISTEMA SIU-PILAGA
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Agenda

• Contexto
• Definición del Proyecto
• Factores Críticos para el Éxito
• El Proyecto y sus Etapas
• Algunos Beneficios
• Próximas Acciones

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CONTEXTO

• Sistema AS400 desarrollado en COBOL
• Desarrollo propio del Municipio de la Ciudad de
  Corrientes (MCC)
• Mantenimiento correctivo y perfectivo a cargo del
  Centro de Cómputos del MCC
• Sistema que estuvo operativo por mas de 10 años
• Funcionalidades cubiertas por el sistema
• Presupuesto Tradicional
• Ingresos
• Gastos
• Bienes Patrimoniales
• Deuda Pública
• Debilidades
• No realizaba la contabilidad en línea
• No integrado en forma automática. Requería de
  procesos off-line para pasar información de un
  módulo a otro
• Dificultad para los usuarios finales en obtención
  de informes y listados de gestión

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Definición del Proyecto

• Se establecieron Convenios de Colaboración entre
  los que participaron
• UNAM
• UNNE
• CONSORCIO SIU
• Se contrató una persona ajena al municipio para
  que lidere el proyecto y el cambio.
• Se conformó un Equipo de Trabajo del MCC con
  responsabilidades para la implementación
• Se estableció Plan de Trabajo, cronograma y
  participación de cada una de las entidades
  intervinientes

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Factores Críticos para el Éxito del Proyecto

• Lograr el apoyo, compromiso y acompañamiento de
  los dirigentes de más alta jerarquía.
• Comprometer la participación activa de todos los
  actores que intervienen en el proyecto.
• Romper la RESISTENCIA y MIEDO al cambio de los
  actores con ideas como
• .Una vez mas intentan cambiar el sistema.
• Modificar circuitos administrativos claves como
  por ejemplo
• cambios en la nota de inicio de expediente
• cambios en la carátula de expediente
• lugar de presentación de la factura del proveedor
• giros de partidas
• carga de proveedores en suministro
• Fortalecer la capacitación funcional del uso del
  sistema a usuarios finales.
• Revisar los Circuitos Críticos y como estos son
  reflejados en el sistema.
• Divulgar en forma extensiva a todo el municipio
  el proyecto y sus avances.

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El Proyecto Definición de Etapas

• Etapa I Análisis
• Etapa II Preparación de Ambiente de Trabajo
• Aspectos Técnicos
• Aspectos de Sistemas
• Etapa III Capacitación
• Etapa IV Implementación
• Implementación Off-Line
• Implementación de Pilagá en Paralelo
• Corte de Paralelo
• Etapa V Seguimiento e Identificación de Mejoras

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Etapa I Análisis

• Relevamiento de Circuitos Administrativos
• Análisis funcional del sistema
• Análisis de Adherencia
• Identificación y Análisis de Requerimientos
• Definición de Requerimientos
• Formalización de Personalizaciones al Sistema.
  Elevar requerimientos al SIU.

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Etapa II Preparación Ambiente Trabajo

• ASPECTOS TECNICOS
• Adquisición de Equipamiento requerido para la
  implementación de sistema
• Servidor de Red
• Computadoras
• Hard de Comunicaciones
• Tendido de Red de Comunicaciones
• Instalación y configuración de puestos de trabajo
• Pruebas generales del ambiente

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Etapa II Preparación Ambiente Trabajo (cont.)

• ASPECTOS DE SISTEMAS
• Establecer los datos iniciales
• Datos básicos requeridos para script de creación
  del PILAGA
• Definición y preparación de datos a migrar del
  antiguo sistema
• Migración de datos
• Definición de Red Programática
• Se adaptó el Presupuesto 2008 a Metodología de
  Presupuesto por Programa
• Carga del Presupuesto 2008 por Programa en el
  sistema PILAGA
• Control del Crédito Cargado y Rectificación del
  mismo

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Etapa III Preparación Ambiente Trabajo (cont.)

• Configuración general del sistema
• Definición de los niveles de acceso al sistema
  para cada operador teniendo en cuenta las
  funcionalidades del mismo, para brindar seguridad
  y confiabilidad.
• Pruebas Generales teniendo en cuenta
• Definiciones y datos registrados
• Enfatizando los Módulos de Gastos Tesorería y
  Crédito analizando el reflejo y el impacto de
  cada acción en el sistema

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Etapa IV Capacitación

• Concientización y capacitación de todo el
  personal involucrado sobre el uso y aplicación de
  la Metodología de Presupuesto por Programa
  realizándolo área por área
• Capacitación del Consorcio SIU y UNAM del sistema
  al equipo implementador
• Presentación general y por áreas a Funcionarios
  del MCC
• Capacitación sobre las funcionalidades del
  sistema SIU-PILAGA usuario por usuario en sus
  puestos de trabajo. Se evitaron capacitaciones
  grupales.

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Etapa V Implementación

• Diseño de Estrategia de Implementación teniendo
  en cuenta
• los tiempos de desarrollo de adaptaciones,
• pruebas,
• circuitos administrativos
• ejecuciones presupuestarias
• los avances respecto de capacitación y
  habilidades adquiridas de usuarios finales.
• Implementación Off-Line A partir de Marzo de
  2008 se ingresaba información correspondiente al
  año 2008 logrando
• Capacitar con mayor profundidad al personal sobre
  el uso de la herramienta con la carga de trámites
  reales. Personal de Presupuesto, Contaduría,
  Tesorería y Cómputos.
• Realizar análisis previo desde el punto de vista
  de la red programática para realizar la
  imputación presupuestaria correspondiente
  teniendo en cuenta el cambio de metodología.
• Testear el sistema con todos los tipos de
  trámites soportados para el Municipio.
• Formalizar requerimientos resultantes de las
  tareas realizadas

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Etapa V Implementación (cont.)

• Implementación en Paralelo. A partir de Enero de
  2009 se hizo la puesta en marcha del Pilagá en
  paralelo con el sistema anterior. Los usuarios
  debían cargar el mismo trámite en ambos sistemas.
  
• Corte de Implementación Paralelo. En Mayo de
  2009, a partir de la implementación del servidor
  de cheques y la impresión de los mismos por
  Pilaga se finalizó la etapa de registración en
  paralelo quedando como única herramienta de
  registración financiera, presupuestaria y
  contable el Pilagá.

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Algunos Beneficios Obtenidos

• Obtención de la totalidad de informes para el
  Honorable Consejo Deliberante
• Obtención de todos los informes de gestión
  requeridos por cada usuario siendo los mas
  importantes en ambos casos
• Ejecución Presupuestaria por Inciso
• Estado de Ejecución Presupuestaria del Gasto
• Devengado no Pagado
• Estado de Deuda
• Listados de Cuentas de Tesorería
• Listado de Movimientos de Fondos de Terceros
• Saldo Presupuestario
• Se tienen mas de 40 Usuarios definidos en el
  Sistema, entre los que se encuentran personal que
  antes no usaba el AS400 y ahora se sienten
  involucrados en el proceso

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Testimonio de un Usuario del Sistema
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Próximas Acciones

• Acciones del Proyecto de Implementación

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Próximas Acciones

• Acciones de Mejora Contínua

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Conclusión

• La Municipalidad de la Ciudad de Corrientes se
  encontró oportunamente entre las cuatro primeras
  Instituciones que han implementado el PILAGA y en
  el primer municipio del país en contar con este
  sistema.
• Sin dudas, es un muy significativo logro el
  contar con esta herramienta tecnológica que
  permita tener un Presupuesto más transparente y
  con mayor control, gestado de manera ágil y
  acorde a los tiempos que corren.

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MUCHAS GRACIAS !