Organ

1
Organízate con eficacia

• El arte de la productividad sin estrés

2
Introducción
3
Cual es el problema?

• Cantidades de cosas por hacer
• Indefinición de que se debe hacer
• Los cabos sueltos
• Centrarse en principios

Intento tomarme los días de uno en uno, Pero a
veces varios días me atacan de golpe Ashley
Brilliant
4
David Allen

• Tu habilidad para generar poder es directamente
  proporcional a tu habilidad para relajarte

• Usualmente hay una proporción inversa entre
  tener algo en la mente y la cantidad de esta que
  se esta llevando a cabo

5
mente como el agua

• Cualquier cosa que provoque en usted una
  reacción desproporcionada, por exceso o defecto,
  puede controlarle, y con frecuencia lo hace

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Objetivos

• Capturar todas las cosas que necesitan hacerse,
  para ser colocadas en un sistema lógico y
  confiable FUERA DE LA MENTE
• Adquirir la disciplina de tomar las decisiones
  de antemano para tener una lista de acciones
  siguientes

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Compromisos Internos

• No se ha aclarado exactamente cuál es el
  resultado que desea
• No se ha decidido cuál es el resultado de una
  acción física
• No se ha colocado un recordatorio de la acción

Esta preocupación constante e improductiva que
experimentamos por todo lo que tenemos que hacer
es la que mas tiempo y energía consume. Kerry
Gleeson
8
Compromisos

• no hagas el compromiso
• mantener los compromisos
• renegociar los compromisos

9
La transformación de las cosas
Cosas
_at_
Proyectos
Próximas Acciones
10
Los cinco pasos
11
Los Pasos

1. Recopilar
2. Procesar
3. Organizar
4. Revisar
5. Hacer

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Referencia
Fuente www.diyplanner.com
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Recopilar

• Cada frente abierto debe estar en el sistema de
  recopilación y no en la cabeza
• Mantener al mínimo la bandeja
• Vaciar la bandeja periódicamente

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Procesar

• Reglas
• Se saca lo que esta primero. NO ELEGIR lo que se
  va a procesar!
• Procesar de a uno por vez
• Lo que se saca de la bandeja, no vuelve a la
  bandeja.
• Decidir que hacer o que es

Hacer las cosas no requiere demasiado valor en
cambio, decidir qué hacer SÍ lo requiere Elbert
Hubbard
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Procesar

• Requiere acción?
• NO
• Basura
• Elementos para incubar (a futuro)
• Material de consulta

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Procesar

• Requiere acción
• Definir Acción Siguiente
• Si no se puede hacer directamente es un proyecto
• Si lleva menos de 2 minutos, HACERLO
• Agregarlo a la lista de acciones siguientes
• Delegarlo
• Aplazarlo

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Referencia
Fuente www.diyplanner.com
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Organizar

• Elementos necesarios para organizarnos
• Lista de proyectos
• Material de apoyo de Proyectos
• Lista de a la espera
• Agenda para fechas fijas
• Lista de acciones siguientes
• Material de consulta
• Lista de algún día/tal vez
• Archivo de Seguimiento

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Organizar

• Agenda
• Es sagrada
• Cosas que solo se pueden hacer ese día
• No mezclar con tareas que pueden delegarse o
  atrasarse

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Organizar

• Listas de acciones siguientes
• Separadas por Contextos
• Oficina
• Calle
• Casa
• PC
• Teléfono
• Personas-reuniones
• Leer/Revisar

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Organizar

• Eventos o recordatorios a si mismo en el futuro.
• Listas de Algún Día/Tal Vez
• Archivo de seguimiento
• 43 carpetas
• 12 para los meses
• 31 para los días

22
Organizar

• El sistema de archivos
• Debe ser rápido y divertido
• Al alcance de la mano
• Ordenado alfabéticamente
• Muchas carpetas limpias
• Menos de 3/4
• Etiquetas con referencias
• EVITAR la pila por archivar

Si necesita mas de 60 segundos para archivar
algo, no lo archivará lo amontonará David Allen
23
Organizar

• Listas de control
• Afirmaciones personales
• Listas de control de viajes
• Revisión semanal
• Áreas de atención y responsabilidad
• Personas clave en mí vida

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Revisar

• Revisión Diaria
• Revisión Semanal
• Revisión General

Los asuntos de la vida tienen que ver con
multitud de aspectos, y aquel que razona sobre
cualquiera de ellos son tener en cuenta el resto
de las cosas es un iluso incapaz de seguir la
marcha del mundo -James Fenimore Cooper
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Revisión

• Revisión Diaria
• Mirar la agenda
• . Y después la lista de acciones siguientes
• Mirarlas en el contexto correcto

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Revisión

• La clave del sistema La revisión semanal
• Papeles Sueltos
• Procesar notas
• Citas previas
• Citas futuras
• Vaciar la mente
• Revisar las listas

Para que el conocimiento sea productivo deberemos
aprender a ver tanto el bosque como los árboles.
Debemos aprender a conectar Peter Druker
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Hacer

• El modelo de cuatro criterios para elegir
  acciones en el momento
• El modelo triple para evaluar el trabajo diario
• El modelo de seis niveles para revisar su propio
  trabajo

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Hacer

• Para elegir
• Contexto
• Tiempo disponible
• Energía
• Prioridad

En ultima instancia, debe confiar siempre en su
intuición. No obstante, puede hacer muchas cosas
para potenciar esa confianza David Allen
29
Hacer

• Para evaluar el trabajo diario
• Realizar trabajo predefinido
• Realizar el trabajo a medida que surge
• Definir su trabajo

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Hacer

• Para revisar su propio trabajo
• 15.000 metros o más vida
• 12.000 metros visión con un plazo de entre 3 a 5
  años
• 9.000 metros objetivos anuales o bianuales
• 6.000 metros áreas de responsabilidad
• 3.000 metros proyectos actuales
• Pista de aterrizaje acciones actuales

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Referencia
Fuente www.diyplanner.com
32
Referencia
33
La planificación natural
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Proyecto

• proyecto es todo aquello que no se puede hacer
  directamente para que se complete

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Proyectos

• El modelo de planificación natural
• Definir propósitos y principios
• Visualizar resultados
• Generar lluvias de ideas
• Organizar
• Identificar las acciones siguientes

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Plan

• 1. Definir
• Propósito
• Porque estoy haciendo esto?
• Llevarlo mas allá y preguntar porque estoy
  haciendo esto
• Principios
• Les daré a otros libertad sobre esto mientras
  que...

Si no está seguro de lo que está haciendo, nunca
hará lo suficiente David Allen
37
Plan

• 2. Visualizar los resultados
• Visión
• ver el proyecto luego de completado los
  resultados
• Ver un éxito absoluto!

La imaginación es mas importante que el
conocimiento Albert Einstein
38
Plan

• 3. Generar lluvia de ideas
• No hay que juzgar, criticar
• ir tras la cantidad, no la calidad
• Analizar y organizar Apagado
• disparadores

39
Plan

• 4. Organizar
• Identificar las piezas Importante
• Ordenar por
• Componentes
• Secuencias
• Prioridades
• Detallar hasta el nivel necesario

40
Plan

• 5. Identificar las acciones siguientes
• Cuál es la acción siguiente en cada una de las
  partes del proyecto?
• Cuál es la acción siguiente en el proceso de
  planeamiento?

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• Organízate con eficacia Autor David Allen
  Ediciones Urano
• http//www.davidco.com/

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Consultas

• Guillermo Matías Mazza
• gmmazza_at_gmail.com
• www.masemprendedor.com