PENYAJIAN SURAT BISNIS

1
PENYAJIAN SURAT BISNIS
2
KERTAS SURAT TERCETAK

• Kop surat terdiri dari
• Nama perusahaan
• Alamat pos lengkap
• Nomor yang dapat dihubungi- telepon-teleks, faks,
  dan alamat email jika ada
• Nomor registrasi dan kantor terdaftar. Jika
  kantor terdaftar sebuah perusahaan berbeda dengan
  yang terdapat pada bagian alamat, terdaftar
  dicantumkan. Umumnya pada bagian bawah kertas
  surat, bersama dengan nomor terdaftar.

3
Contoh Kertas Surat Tercetak
4
TATA LETAK
5
GAYA BLOK PENUH DENGAN PUNGTUASI TERBUKA

• Tata letak blok penuh saat ini adalah metode
  tampilan yang paling banyak digunakan untuk semua
  dokumen bisnis. Tampilannya dianggap praktis.
  Dengan tidak adanya indentasi untuk alinea-alinea
  baru atau bagian penutup, maka tata letak ini pun
  mengurangi waktu pengetikan. Pungtuasi terbuka
  kerap digunakan bersama dengan tata letak blok
  penuh. Pungtuasi ini pun mengurangi waktu
  pengetikan karena di sini tidak digunakan titik
  dan koma yang tidak perlu.
• Walaupun tata letak blok penuh kini banyak
  digunakan, sebagian organisasi lebih suka
  menggunakan gaya selingkung (inhouse style)
  mereka sendiri untuk tata letak dokumen. Tata
  letak mana pun yang Anda gunakan, yang terpenting
  adalah keajegan (consistency). Artinya semua
  dokumen harus ditampilkan dengan format yang sama.

6
CONTOH SURAT DENGAN GAYA BLOK PENUH
7
HALAMAN SAMBUNGAN

• Halaman ini digunakan untuk surat bisnis halaman
  dua dan berikutnya. Pada lembaran sambungan
  tercetak semacam itu biasanya hanya dicantumkan
  nama dan logo perusahaan. Jika lembaran sambungan
  tercetak tidak tersedia, halaman kedua atau
  seterusnya harus diketik pada kertas polos yang
  kualitasnya mirip dengan kop surat.
• Jika halaman kedua atau seterusnya diperlukan,
  rincian tertentu harus dicantumkan pada lembaran
  sambungan. Rincian ini diperlukan untuk tujuan
  rujukan untuk menjaga kemungkinan tercecernya
  halaman pertama dan yang lainnya.

8
HALAMAN SAMBUNGAN

• Jika lembaran sambungan diperlukan, harap
  diingat pedoman berikut
• Tidak perlu menyertakan apa pun pada bagian bawah
  halaman sebelumnya untuk menunjukkan adanya
  halaman sambungan. Tidak adanya bagian penutup
  atau tanda tangan sudah cukup menjelaskan hal
  ini.
• Halaman sambungan harus berisi paling tidak tiga
  atau empat baris pengetikan, di samping bagian
  penutup seperti biasanya.
• Jangan satu baris dari satu alinea, entah di
  bagian bawah halaman sebelumnya atau di bagian
  atas halaman berikutnya. Usahakan halaman baru
  diawali dengan alinea baru

9
CONTOH HALAMAN SAMBUNGAN
10
BAGIAN-BAGIAN SURAT BISNIS
11
REFERENCE (RUJUKAN)

• Dahulu pada kop surat biasanya dicantumkan Our
  ref dan Your ref. Sekarang ini jarang
  dilakukan karena dengan program pengolah kata dan
  printer yang ada sulit untuk mengepas
  pencetakannya pada kertas surat cetakan semacam
  itu.
• Sebaliknya, pengetik biasanya menyisipkan
  rujukan pada baris tersendiri. Rujukan itu
  mencakup inisial penulis (biasanya dengan huruf
  kapital) dan pengetik (dengan huruf kapital atau
  huruf kecil, sesuai keinginan). Rujukan arsip
  atau departemental mungkin disertakan juga.

12
CONTOH RUJUKAN

• GBD/ST GBD/st/Per1 GBD/ST/134

13
TANGGAL

• Tanggal harus selalu dituliskan lengkap. Di
  Inggris dan Indonesia, urutan penulisan tanggal
  biasanya adalah tanggal/bulan/tahun. Koma tidak
  digunakan.
• CONTOH
• 12 July 1956

14
ALAMAT DALAM

• Nama dan alamat penerima harus diketik baris per
  baris seperti pengetikan amplop. Penyebutan
  penerima harus dilakukan dengan cermat sesuai
  dengan cara mereka menandatangani surat mereka.
  Misalnya, orang yang membubuhkan tanda tangan
  James Leighton harus disapa demikian juga pada
  alamat dalam, didahului dengan sapaan sopan
  santun Mr. Menyapa orang itu dengan Mr J
  Leighton akan tidak tepat.

15
CONTOH ALAMAT DALAM

• 12 July 1956
• General Manager
• Leighton Engineering Co Ltd
• 12 Bracken Hill
• Manchester
• M60 8AS

16
ALAMAT DALAM

• Jika menulis surat untuk dikirimkan ke luar
  negeri, nama negaranya harus dicantumkan pada
  baris akhir bagian ini. Karena surat itu akan
  dikirim lewat pos, maka hal itu harus ditunjukkan
  dengan jarak satu spasi baris kosong di atas
  alamat dalam. Harap diperhatikan juga bahwa
  sebutan sopan santun yang cocok (Mr/Mrs/Miss/Ms)
  harus dicantumkan.

17
CONTOH ALAMAT DALAM

• AIRMAIL
• Mr. Doug Allen
• Eagle Press Inc
• 24 South Bank
• Toronto
• Ontario
• Canada M4J 7LK

18
TANDA KHUSUS

• Jika surat bersifat rahasia (confidential),
  biasanya hal ini disertakan sebagai bagian dari
  alamat dalam, dengan jarak satu spasi baris
  kosong di atasnya. Tanda ini mungkin dituliskan
  dengan huruf kapital atau huruf pertama kapital
  diikuti huruf kecil.

19
CONTOH TANDA KHUSUS

• CONFIDENTIAL
• Mrs. Melanie Jackson
• Personnel Director
• Soft Toys plc
• 21 Windsor Road
• Birmingham
• B2 5JT

20
TANDA KHUSUS

• Dewasa ini jarang diperlukan penggunaan baris
  untuk perhatian dalam komunikasi bisnis karena
  kita hampir selalu tahu nama orang yang kita
  tulisi surat. Seperti tampak pada contoh di atas,
  nama penerima disertakan pada alamat dalam,
  dengan disertai salutasi pribadi.
• Tetapi di masa lalu, baris untuk perhatian
  digunakan jika penulis menginginkan surat itu
  sampai di meja orang tertentu, walaupun surat itu
  dialamatkan ke perusahaannya secara umum dan
  selalu diawali Dear Sirs.

21
CONTOH TANDA KHUSUS

• FOR THE ATTENTION OF MR JOHN TYLER, SALES
  MANAGER
• Garden Supplies Ltd
• 24 Amber Street
• Sheffield
• 544 9DJ
• Dear Sirs

22
SALUTASI

• Jika nama penerima telah digunakan di alamat
  dalam, biasanya digunakan salutasi pribadi.
• CONTOH
• Dear Mr. Leighton
• Dear Douglas
• Dear Mrs. Jackson

23
SALUTASI

• Jika surat dialamatkan secara umum pada suatu
  organisasi, maka digunakan salutasi Dear Sirs
  yang lebih formal.
• Contoh Dear Sirs
• Jika surat dialamatkan ke seorang kepala bagian
  atau pimpinan suatu organisasi yang namanya tidak
  diketahui, maka akan lebih tepat jika menggunkan
  salutasi seperti ini.
• Contoh Dear Sir or Madam

24
HEADING

• Judul memberikan petunjuk singkat mengenai isi
  surat. Judul biasanya ditempatkan dengan jarak
  satu baris spasi kosong setelah salutasi. Huruf
  kapital biasanya digunakan walaupun huruf awal
  kapital diikuti huruf kecil dapat juga digunakan
  jika lebih disukai.
• Contoh
• Dear Mrs. Jackson
• INTERNATIONAL CONFERENCE 24 AUGUST 1999

25
FRASA PENUTUP

• Judul memberikan petunjuk singkat mengenai isi
  surat judul biasanya ditempatkan dengan jarak
  satu baris spasi kosong setelah salutasi. Huruf
  kapital biasanya digunakan walaupun huruf awal
  kapital diikuti huruf kecil dapat juga jika lebih
  disukai.
• Contoh
• Dear Sir
• Dear Sirs Yours faithfully
• Dear Madam
• Dear Sir or madam
• Dear Mr. Leighton
• Dear Mrs. Jackson Yours sincerely
• Dear Melanie
• Dear John

26
NAMA DAN JABATAN PENGIRIM

• Setelah frasa penutup, beri jarak 4 atau 5 spasi
  kosong untuk membubuhkan tanda tangan. Nama
  pengirim harus disisipkan dengan gaya apa pun
  yang disukai huruf kapital, atau awalnya saja
  yang kapital. Jabatan atau departemen pengirim
  harus ditunjukkan secara langsung di bawah
  namanya.
• Pada contoh-contoh di bawah ini harap perhatikan
  bahwa sebutan Mr tidak pernah digunakan jika si
  penulis laki-laki. Walaupun demikian, biasanya
  sebutan sopan santun ditambahkan untuk wanita
  penulisannya dilakukan dalam tanda kurung di
  belakang nama orang bersangkutan.

27
CONTOH

• Yours faithfully Yours sincerely
• GEORGE FREEMAN SOPHIE BOLAN (Mrs.)
• Chairman General Manager

28
NAMA DAN JABATAN PENGIRIM

• Jika surat ditandatangani atas nama pengirim,
  lazim dituliskan for atau pp di depan nama
  pengirim yang tercetak pp adalah singkatan
  dari per procurationem, yang artinya tidak lain
  adalah atas nama.
• CONTOH
• Yours faithfully
• Shirley Johnson
• For GEORGE FREEMAN
• Chairman

29
LAMPIRAN

• Ada banyak cara berbeda untuk menunjukkan bahwa
  surat disertai lampiran
• Menempelkan stiker lampiran berwarna, biasanya
  pada sudut kiri bawah surat.
• Mengetikkan tiga titik pada margin kiri pada
  baris dimana lampiran itu disebutkan pada isi
  surat.
• Mengetikkan Enc atau Encs pada bagian bawah
  surat, dengan satu spasi kosong setelah jabatan
  pengirim. Ini merupakan cara paling umum untuk
  menunjukkan adanya lampiran.

30
CONTOH LAMPIRAN

• Yours Sincerely
• SHEILA ROBINSON (Mrs.)
• Marketing Manager
• Enc

31
COPIES/TINDASAN

• Jika ada tindasan yang harus dikirim ke pihak
  ketiga (biasanya orang pada organisasi pengirim
  surat), maka hal ini biasanya ditunjukkan dengan
  mengetikkan cc (copy circulated) atau Copy
  diikuti nama dan jabatan penerima tindasan. Jika
  ada dua penerima atau lebih, nama penerima
  biasanya diurutkan secara alfabetis.
• CONTOH
• Copy Mrs. Susan Jones, Accountant
• Mr. David Roberts, Company Secretary
• Mr. Norman Taylor, General Manager

32
COPIES/TINDASAN

• Jika penulis surat tidak ingin penerima
  mengetahui bahwa ada orang ketiga yang menerima
  tindasan maka digunakan bcc (blind copy
  circulated). Tanda ini tidak boleh ditunjukkan
  pada atas surat, tetapi hanya pada tindasan arsip
  dan tindasan bcc.
• CONTOH
• bcc Mr. Keith Lawson, Chief Executive