Fundamental of MIS

1
Fundamental of MIS

• Ali Rokhman

2
SIM TEKNOLOGI
TIME
Internet
Manual
Komputer
Multimedia
Alat Bantu
3
SIM Tradisional (1)

• SIM bukan hal baru
• Informasi digunakan oleh bangsa Mesopotamia
• Penerimaan, pengeluaran, persediaan, pinjaman,
  pembelian
• Suku Indian Inca 500 tahun yang lalu
• Kembangkan SI jumlah makanan di gudang,
  transaksi dagang, catatan peperangan, jumlah
  penduduk
• Revolusi industri abad 18, kebutuhan pemrosesan
  data meningkat

4
SIM Tradisional (2)

• Tradisional-Modern Teknologi penunjang
• Sebelum ada komputer SIM telah ada untuk membantu
  manajer menyediakan informasi untuk perencanaan
  dan pengendalian operasi
• Teknologi penunjang
• Alat hitung
• Komputer
• Internet
• ICT and Multimedia

5
Information

• The most valuable resources
• As blood in an organization

6
Benefit of Information

• Increases knowledge
• Reduces uncertainty

7
Five Main Resources

• Man (personal)
• Material
• Machine
• Money
• Method
• Information (and data)
• Information based decision making

8
Data and Information

• Data
• Facts, events, transactions etc, which have been
  recorded (Fakta, peristiwa, transaksi yang dapat
  direkam)
• The input raw material from which information is
  produced (Input bahan dasar dimana informasi
  diproduksi)
• Information
• Data that have been processed in such way as to
  be useful to the recipient (Data diproses melalui
  cara tertentu sehingga berguna bagi penerima)

9
Komponen Dasar Sistem Informasi
Process
10
Komponen Dasar Sistem Informasi
Fisip FE Saintek Biologi Hukum
Fakultas KRS
Saintek 80
Fisip 90
Hukum 40
Biologi 65
FKIK 75
Sistem Informasi
655 2455 1589 976 1355
11
Sistem Informasi

• Seperangkat komponen yang saling berhubungan yang
  berfungsi untuk pengumpulan, penyimpanan, dan
  pemrosesan data sehingga menghasilkan informasi
  (Rokhman, 2003)

12
Apakah Sistem Informasi Itu?
Alter (1992) Sistem informasi adalah kombinasi antar prosedur kerja, informasi, orang, dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi
Bodnar dan Hopwood (1993) Sistem informasi adalah kumpulan perangkat keras dan perangkat lunak yang dirancang untuk mentransformasikan data ke dalam bentuk informasi yang berguna
Gelinas, Oram, dan Wiggins (1990) Sistem informasi adalah suatu sistem buatan manusia yang secara umum terdiri atas sekumpulan komponen berbasis komputer dan manual yang dibuat untuk menghimpun, menyimpan, dan mengelola data serta menyediakan informasi keluaran kepada para pemakai
13
Apakah Sistem Informasi Itu?
Hall (2001) Sistem informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal di mana data dikelompokkan, diproses menjadi informasi, dan didistribusikan kepada pemakai
Turban, McLean, dan Wetherbe (1999) Sebuah sistem informasi mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisis, dan menyebarkan informasi untuk tujuan yang spesifik
Wilkinson (1992) Sistem informasi adalah kerangka kerja yang mengkoordinasikan sumberdaya (manusia, komputer) untuk mengubah masukan (input) menjadi keluaran (informasi), guna mencapai sasaran-sasaran perusahaan.
14
Tugas Kelompok hari ini

• Setiap kelompok orang
• Mendiskusikan Film Old School Friends
• Pada adegan film, mana saja yang termasuk sistem
  informasi
• Mungkinkah diterapkan di Indonesia?
• Apa saja prasyaratnya jika diterapkan di
  Indonesia?

15
Information Classifications

• Source internal, external, primary, secondary,
  government etc
• Level strategic, tactical, operational etc.
• Time historical, present, future
• Frequency continuous (real time) hourly, daily,
  monthly, annually etc.

Lucey 2002
16
Information Classifications

• Use planning, control, decision making etc.
• Form written, oral, visual, sensory etc.
• Occurence at planned intervals, occasional, on
  demand etc.
• Type detailed, summarised, aggregated,
  abstracted etc.

17
Problem Solving Information Comes in Many Forms
Internal Sources
External Sources
Written Media
Oral Media
Tours
Voice Mail
Business Meals
Periodicals
Telephone
Scheduled Meetings
Electronic mail
Letters Memos
Noncomputer reports
Computer Reports
Unscheduled Meetings
Problem Solving
18
Data Characteristics

• Data are facts obtained by
• Reading
• Observation
• Counting
• Measuring
• Weighing etc
• Called raw or basic data
• Records of day to day transactions of the
  organisation
• Attendance list of lecture (university), medical
  records (hospital), selling and buying (super
  market)

Recorded
19
How Data Information are Managed

• Diperoleh
• Dirangkai
• Disimpan
• Digunakan secara maksimal
• Diganti
• Dihancurkan

20
Value of Information
Match the Problem Understanding by user Value of information
None None None (still data)
High None None (still data)
None Some None
High Good High
Critical Good Maximum
21
Characteristics of Good Information

• Relevant for its purpose
• Sufficiently accurate for its purpose
• Complete enough for the problem
• From a source in which the user has confidence
• Communicated to the right person
• Communicated in time for its purpose
• That which contains the right level of detail
• Communicated by an appropriate channel of
  communication
• That which is understandable by the user

22
Relevance

• Harus sesuai dengan problem yang sedang dihadapi
• Sampah informasi

23
(No Transcript)
24
(No Transcript)
25
Accuracy

• Almost exactly to fact or to a standard
• Informasi tentang jumlah mahasiswa dan IPK harus
  sama dengan faktanya

26
(No Transcript)
27
(No Transcript)
28
(No Transcript)
29
Perbedaan jalur masuk dan IPK
30
Completeness

• Idealnya semua informasi yang dibutuhkan untuk
  pengambilan keputusan tersedia dengan lengkap
• Example
• Informasi tentang mahasiswa yang mengsisi KRS
  untk semester ini per program studi harus lengkap
  sehingga dapat dijadikan bahan pengambilan
  keputusan pimpinan universitas

31
(No Transcript)
32
(No Transcript)
33
Peengisi KRS per Fakultas (6 Sept)
34
Confidence in the Source

• The source has been realiable in the past
• There is good communication between the
  information producer and the manager
• Need triangulation of the source

35
Communicate to the right person

• Setiap manajer mempunyai beban kerja dan tanggung
  jawab masing-masing
• Membutuhkan informasi untuk melancarkan tugasnya
• Sering terjadi informasi dikomunikasikan kepada
  pegawai yang tidak tepat

36
Login akses

• Dengan account, sumber informasi dapat
  dipercaya
• Yang berhak akses informasi juga dapat dikontrol

37
Timing

• In time to be used
• Conflict with accuracy
• But with modern processing quick and accurate
• Delay make waste time and money

38
(No Transcript)
39
Detail

• Untuk bidang tertentu, informasi harus disediakan
  secara detail
• Informasi yang kurang detail menimbulkan multi
  interpretasi
• Semakin rendah hirarki membutuhkan informasi yang
  lebih detail

40
(No Transcript)
41
Factors Stimulating Interest in Information
Management

• Increasing complexity of organization
• Ekonomi internasional
• Kompetisi global
• Kemajuan iptek
• Bertambahnya ukuran organisasi
• Improved computer capabilities
• Size
• Speed

42
Pengguna Sistem Informasi

• Manajer
• Non Manajer
• Pekerja
• Individu dan organisasi dalam suatu lingkungan
  organisasi
• Internal
• External

43
The Influence of Management Level on Information
Source
Strategic planning level
Environtmental
Management control level
Operational control level
Internal
44
Information Services ada pada setiap tingkat
Strategic planning level
Management Control Level
Operational Control Level
Finance Function
Information Services Function
Manufacturing Function
Marketing Function
Human Resources Function
45
What Managers do -- Mintzbergs Roles

• Interpersonal roles
• Figurehead
• Leader
• Liaison
• Informational roles
• Monitor
• Disseminator
• Spokesperson

• Decisional roles
• Entrepreneur
• Disturbance handler
• Resource allocator
• Negotiator

46
Management Skills

• Communications
• Problem solving

Supported by information specialist
47
Keahlian yang harus dimiliki

• Computer literacy
• Internet literacy
• ICT literacy
• Information literacy

48
ICT Literacy

• Pengetahuan tentang ICT
• Memahami terminologi ICT
• Mengenal keunggulan dan kelemahan ICT
• Mampu menggunakan ICT

49
Information Literacy

• Kelanjutan pengetahuan tentang ICT
• Harus dimiliki oleh manajer modern dan siapa
  saja
• Meliputi
• Pemahaman untuk menggunakan ICT pada setiap
  langkah dalam proses penyelesaian masalah
• Di mana informasi dapat diperoleh?

50
Era End-User Application

• Pengembangan software diperuntukkan bagi pengguna
  tingkat akhir
• User friendly
• Easy to use

51
IS and End-User
Information Specialists
Support
User
Communication
Computer