Como crear y administrar una oficina de gerencia de proyectos (PMO)

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Como crear y administrar una oficina de gerencia
de proyectos (PMO)

• II Jornada de gerencia de proyectos de TI

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Contenido

• Cuál es la situación???
• Que es una PMO???
• Cuál es el camino???

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Contenido

• Cuál es la situación???
• Que es una PMO???
• Cuál es el camino???

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Los proyectos se enfrentan a retos continuos y
los esfuerzos por superarlos generalmente son
individuales e insuficientes

• Los proyectos aún no terminan a tiempo y dentro
  del presupuesto.
• Proyectos no hacen parte del proceso de
  administración organizacional
• Aproximaciones consistentes y procesos comunes de
  administración no existen
• El rol del gerente de proyecto no es reconocido o
  definido
• El soporte de la alta gerencia no es consistente
  o no existe
• Los gerentes de proyecto se sienten
  frecuentemente frustrados
• Diferentes métodos de gerencia de proyectos que
  frustran las áreas funcionales sponsors de los
  proyectos.
• Cultura organizacional que no soporta la gerencia
  de proyectos
• Métricas no definidas
• Herramientas no estándares para el control de los
  proyectos

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La gran mayoría de las organizaciones administran
hoy sus proyectos de una manera NO estructurada
Cultura
Cultura
Procesos
Tecnología
Procesos
Tecnología
PYMES
Corporativos

• Proyectos que fallan
• Éxito en los proyectos aleatorio y no repetible
• Proyectos fuera de presupuesto
• Hitos no alcanzados
• Muchas actividades, pocos resultados
• Importante para la empresa

• Apenas iniciando a administrar proyectos
• Apenas iniciando
• Costo y velocidad una restricción
• Control solo de hitos claves
• Falta de tiempo de los recursos del proyecto
• Resolución de problemas puntuales

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En las empresas existe la necesidad de una PMO
como un conector organizacional de TI con la
estrategia de negocios

• El valor que dan los proyectos de TI como
  apalancador de la estrategia se logra
• Se tiene un portafolio de proyectos y un plan de
  tecnología claro y proyectado a varios años
• Objetivos de la PMO ligados a los objetivos
  estratégicos de la organización
• PMO actúa como un punto focal de los proyectos y
  programas
• PMO crea una consistencia de la practica de la
  gerencia de proyectos
• PMO trata de asegurarse de la entrega de los
  resultados prometidos a tiempo y dentro del
  presupuesto

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En las empresas existe la necesidad de una PMO
como un conector organizacional de TI con la
estrategia de negocios

• Los proyectos son los vehículos necesarios para
  los cambios organizacionales emprendidos por las
  empresas que quieren competir en un mundo con
  permanentes desafíos y de nuevas oportunidades

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Contenido

• Cuál es la situación???
• Que es una PMO???
• Cuál es el camino???

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Una oficina de gerencia de proyectos (PMO) se
define como.....

• Una estructura organizacional que asiste a la
  gerencia de proyectos y la empresa en el logro de
  los objetivos de negocio, tecnológicos y
  financieros proporcionando soporte en la
  iniciación, planeación, ejecución, control y
  cierre de los proyectos.
• Esta oficina
• Administra los recursos del proyecto y mantiene
  metodologías, estándares y procedimientos dentro
  del mismo.
• Desarrolla, selecciona y mantiene herramientas de
  gerencia de proyectos, plantillas y métricas.
• Provee entrenamiento en gerencia de proyectos
• Es la casa de los gerentes de proyectos, donde
  encuentran el respaldo necesario para administrar
  sus proyectos dentro del plazo, costo y calidad
  requeridos, por medio de la utilización de
  métodos y procesos de planeamiento,
  acompañamiento y control

Tiempo
Costo
Calidad
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La naturaleza y magnitud del rol de una PMO varia
de organización a organización
Planear el portafolio de proyectos y facilitar
la ejecución
Desarrollo, estandarización de procesos
y metodologías
Administración de recursos
Gerencia de proyectos
Reportar
Entrenar
Herramientas
Auditorias
Control
Soporte
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También los niveles de madurez de la PMO varia de
organización a organización
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Los principales procesos o actividades que una
PMO realiza tienen que ver con

• Herramientas centralizadas
• Gobierno y patrocinio
• Métodos y plantillas
• Cronogramas maestros
• Comités de calidad
• Análisis de riesgos
• Control de reportes y administración
• Seguimiento y control

• Métricas
• Reportes de status
• Comunicaciones
• Administración de calidad
• Entrenamiento y orientación
• Administración de problemas
• Administración del alcance
• Administración de los cambios

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Contenido

• Cuál es la situación???
• Que es una PMO???
• Cuál es el camino???

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El proceso de implementación de una PMO es
continuo
Mercadeo e introducción en la org
Mejoramiento continuo
Desarrollo de la capacidad
Planeación
Evaluación del estado actual
Implementación
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La evaluación de la madurez y del rol de la PMO
es un primer paso crítico junto con la definición
del objetivo a donde se quiere llevar
Estado Actual
Estado deseado

• Planee
• Introduzca en la org
• Desarrolle
• Implemente
• Mejore

• Gran cantidad de proceso manual para el reporte
  del estado de un proyecto
• Planes de proyecto creados individualmente

• Reporte de proyectos es centralizado y existen
  herramientas
• 80 de los proyectos son revisados por otros PMs

• Establezca una línea base contra la cual medir
• Provea un marco de trabajo para el mejoramiento
• Focalícese en el desarrollo de mejores prácticas
• Compárese contra el mercado y otras empresas del
  mismo sector

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Para establecer un objetivo y una línea base se
recomienda usar los 37 procesos del PMI
Ejemplo 10.3 Reporte de desempeño
Estado Actual Entradas Estado deseado
Plan de proyecto Resultados de la ejecución Otros registros del proyecto
Estado Actual Herramientas y técnicas Estado deseado
Revisiones de desempeño Análisis de varianza Análisis de tendencias Análisis de valor ganado Herramientas y técnicas de distribución de información
Estado Actual Salidas Estado deseado
Reportes de desempeño Requerimientos de cambio
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Planear la forma en que se enfrentara la
implementación de una PMO es el siguiente paso en
el proceso

• Entradas criticas al proceso
• Medidas de desempeño organizacional
• Estrategias y objetivos organizacionales
• Estrategia
• Establecer una visión para la gerencia de
  proyectos
• Desarrollar un Roadmap de mejoramiento
  (definición a nivel de programas)
• Definir un plan detallado de mejoramiento
  (proyectos individuales)
• Factores críticos de éxito
• Los proyectos deben apalancarse
• Debe soportar la función de la gerencia de
  proyectos
• Las iniciativas deben soportar las 3 Cs
• Consenso
• Comunicación
• Control
• Objetivos son atados a los hallazgos de la
  evaluación inicial
• Estructura de gobierno, liderazgo y protocolos de
  comunicación

Planeación
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Una de las tareas importantes en la etapa de
planeación es la defición de métricas y
mecanismos de reporte
Reporte mensual Presentacion cada
trimestre Reporte mesual Reporte ante comité de
IT Reporte de dirección de proyectos
PMO Revisión semanal

Los mecanismos de reporte Disiplina y rigor
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Reportes de la oficina de proyectos

• Semanal
• Reporte de status
• Reporte de valor ganado
• Gráficos de tendencias del proyecto
• Análisis de riesgos
• Asignación de reportes
• Análisis de ruta crítica

• Quincenal
• Reunion de dirección de proyectos

• Mensual
• Reporte mensual al comité de operaciones

• Trimestral
• Reporte de PMO al comité de gerencia

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Socializar y presentar ante la organización una
PMO es un reto cultural

• Entradas criticas al proceso
• Requerimientos de los steakholders
  (Necesidades, preocupaciones, expectativas,
  criterios de éxito)
• Estrategias organizacionales
• Estrategia
• Definición y comunicación de la estrategia
• Acuerdos de validación negociación
• Estar dispuestos a dar retroalimentación
  responder preguntas e incorporar ideas
• Factores críticos de éxito
• Comunicación con todos los steakholders y con
  toda la organización en general (Frecuentemente,
  diversamente)
• Lograr soporte y aceptación de una manera
  temprana. Desde la alta gerencia hasta los
  gerentes de proyecto
• Administrar las expectativas. Tiempo, alcance,
  involucramiento, impactos
• Responder proactivamente a dudas, preocupaciones
  y criticas

Mercadeo e introducción en la org
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La siguiente etapa en este proceso es desarrollar
las capacidades y habilidades que debe tener una
PMO

• Dimensiones
• Estructura, roles y responsabilidades de la PMO
• Procedimientos políticas y procesos
• Procesos de los proyectos, guías y metodologías
• Herramientas y Software
• Entrenamiento, coaching y mentoring
• Desarrollo de las capacidades de comunicación,
  liderazgo, generar reportes y de ser repositorio
  único de la la información de los proyectos
• Estrategia
• Administrar todo esto como si fueran proyectos
  individuales
• Iniciativas que hacen parte de todo el plan de
  mejoramiento
• Factores críticos de éxito
• Lograr la capacidad que sea usable y usado
  (Gestión del cambio)
• Integrado con todos los procesos de
  administración de la organización
• Soporte incremental de los objetivos planeados y
  definidos
• Brazo armado de la alta gerencia y/o de la
  gerencia de TI

Desarrollo de la capacidad
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Implementar se convierte en la ejecución y salida
en vivo del montaje de una PMO. Esta se hace por
fases de acuerdo a la planeación

• Soporte a la transición de una cultura de
  proyectos
• Estructuras organizacionales y de los proyectos
  tipo
• Descripciones de las funciones, roles y
  responsabilidades
• Desarrollo profesional y progreso dentro de la
  organización
• Evaluación del desempeño y retroalimentación
• Estrategias de reconocimiento, premios y planes
  de compensación
• Procedimientos y planes de escalamiento
• Dimensiones
• Gerentes de proyecto y equipos
• Staff del PMO
• Gerentes de departamentos y recursos de los
  proyectos
• Factores críticos de éxito
• Aceptación y adopción por parte de la
  organización. Mejor asegurar implementaciones de
  calidad de procesos adecuados
• Integración del marco de trabajo de los proyectos
  con la gerencia organizacional

Implementación
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Implementar se convierte en la ejecución y salida
en vivo del montaje de una PMO. Esta se hace por
fases de acuerdo a la planeación

• Factores críticos de éxito
• Lograr administrar el portafolio de proyectos de
  la organización
• Conexión entre el negocio y los proyectos que
  apuntan hacia apalancarla
• Resolución de issues organizacionales
• Casa de los gerentes de proyecto de la
  organización

Implementación
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Implementar se convierte en la ejecución y salida
en vivo del montaje de una PMO. Esta se hace por
fases de acuerdo a la planeación

• Estrategia
• Continuar evaluando comparando contra el mercado
  la PMO y las capacidades de la gerencia de
  proyectos
• Continuamente evaluando efectividad
• Proyectos a tiempo dentro del presupuesto y de la
  calidad esperada
• Hitos y entregables de acuerdo al plan
• Beneficios y valor al negocio
• Involucramiento de la organización
• Revisiones post-implementación
• Talleres, presentaciones, encuestas y grupos
  primarios
• Nunca estar satisfecho, siempre se puede más

Mejoramiento continuo
La PMO es responsable por hacer la conexión
entre el gerente de proyecto y la alta gerencia,
por medio de un sistema de feedback que permite
el perfeccionamiento continuo de la disciplina en
la organización
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El impacto de implementar una PMO en las
organizaciones hace que se empiecen a obtener
beneficios en el tiempo.
Estructurado
NO ESTRUCTURADO
Cultura

• Valor para el negocio alcanzado
• Objetivos del proyecto logrados
• Éxito de proyectos frecuente
• Estándares implementados
• Portafolio de proyectos administrado
• Velocidad y calidad de resultados
• Progreso predecible
• Riesgos administrado

Procesos
Tecnología
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Como crear y administrar una oficina de gerencia
de proyectos (PMO)Muchas gracias..

• II Jornada de gerencia de proyectos de TI