Prosessin kehitt

1
Prosessin kehittäminen
2
Mitä prosessissa kehitetään

• Pohjana esim. CMM
• Projektien hallinta
• Prosessin kuvaus, toimintaohjeet
• Laadunvarmistus
• Mentelmät
• Riskinhallinta
• Yms.

3
Kehittämisen tavoitteita

• Tuotannon tehokkuus
• Prosessin mitattavuus
• Ylläpidettävyyden paraneminen
• Laadun paraneminen
• Luotettavuus (prosessikuvauksen kehittäminen)
• Ongelmatilanteiden hallinta
• Prosessin käytettävyys/käyttö

4
Perusasioita kehittämisessä

• Ymmärretään todelliset kustannukset
• Kehittäminen täytyy liiketoiminnassa nähdä
  sijoituksena, jonka on maksettava itsensä
  takaisin
• Ei muuteta liikaa kerralla
• Varataan muutokseen riittävästi aikaa ja
  resursseja
• Perustellaan muutokset, joille toivottavasti on
  hyvät perusteet
• Tunnistetaan muutosprosessin luonne
• Esim. varaudutaan muutosvastarintaan
• Mieluusti kokemustietoa muutosprosessin
  läpiviemisestä omassa yrityksessä

5
Kehittämisen laajuus

• Arkipäiväiset muutokset
• Esim. Prosessin jonkin osa-alueen parantaminen
• Kysymys on jatkuvasta muutoksesta
  (kehittymisestä)
• Tähän voi olla mallinnettu prosessi
• Kehittämishankkeet
• Suurempia muutoksia
• Lähdetään liikkeelle ongelmasta, johon etsitään
  ratkasua
• Esim. Uusien menetelmien käyttöönotto

6
Prosessin kehittämisprosessi (Sommerville 2001)
Introduce process change
Analyse process
identify improvements
Tune process model
Train engineers
Process model
Process change plan
Training plan
Feedback on improvements
Revised process model
7
Sommervillen prosessimallista

• Jokainen vaihe saattaa kestää useita kuukausia
• Toteutus vaatii organisaation sitoutumista ja
  resursseja
• Malli ei käsittele kehittämishanketta kovin
  laajasti

8
Demingin laatuympyrä
Huomaa kokeilu ennen laajamittaista käyttöönottoa!
9
Kehityshankkeen vaiheet
Hankkeen valmistelu
Analyysi- vaihe
Käyttöön- otto
Hankkeen suunnittelu
Prosessin suunnittelu
Jatko- kehitys
10
1. Hankkeen valmistelu

• Johdon sitoutuminen
• Tietoisuuden levittäminen
• Tavoitteiden asettaminen
• Siis jo tässä vaiheessa toimenpiteillä tähdätään
  muutosvastarintaan valmistautumiseen

11
1. Hankkeen valmisteluJohdon sitoutuminen

• Ilman johdon sitoutumista hanke ei onnistu
• Resurssien varaaminen
• Riittävästi resursseja
• Henkilökohtaisiin työsuunnitelmiin
• Viestintä johdon aito asenne kaikilla tasoilla
• Johdon läsnäolo
• Ilmapiiri

12
1. Hankkeen valmisteluTietoisuuden levittäminen

• Avoin tiedottaminen koko organisaatioon
• Meillä ollaan tekemässä tällaista
• Motivointi
• Miksi sen toteuttaminen meillä kannattaa (esim.
  Laatukustannusten tiedostaminen)
• Miksi juuri sinun kannattaa olla aktiivinen tässä
  uudistuksessa
• Positiivinen viestintä
• Ensin yhteisymmärrys johtajistossa sitten
  tiedottaminen koko organisaatioon
• Erimielisyys johtajistossa hajottava tekijä

13
1. Hankkeen valmisteluAlustavien tavoitteiden
asettaminen

• Mitä hankkeella halutaan saavuttaa?
• Realistinen asenne aikatauluun ja budjettiin jo
  tässä vaiheessa.
• Hyvä tilaisuus saada koko johtajisto mukaan jo
  tässä vaiheessa, myös väliportaan johtajat mukaan

14
2. Kehityshankkeen suunnittelu

• Suunnitelmien luominen
• Hankkeesta vastuussa olevan tiimin kasaaminen
• Resurssien varaaminen
• Koulutus- ja opiskelu

15
2. Hankkeen suunnitteluSuunnitelmien luominen

• Suunnitelmien luominen
• Budjetti, aikataulu, riskit, tavoitteet
• Hyödynnetään kokemustietoa omasta
  organisaatiosta, jos mahdollista
• Usein resurssien kulutus aliarvioidaan
• Priorisoidaan tavoitteet
• Kehittäminen on sijoitus - kustannusarvio ja
  tavoitteet on perustettava odotetulle hyödylle
• Tarpeeksi pitkäjänteinen ajattelu
• Kustannushyöty tulee viiveellä
• Kovin suuria muutoksia ei voi toteuttaa kerralla
• Mittarit muutoksen mittaamiseen

16
2. Hankkeen suunnitteluTiimin kasaaminen

• Vastuutiimiin muitakin kuin johtajia
• Huomioidaan eri osaamisalueet
• Huomioidaan myös ihmissuhteet
• Tiimin sisällä
• Tiimin vaikutus organisaatioon
• Valintaan vaikuttavat seikat täytyy priorisoida,
  koska liian suuri tiimi ei toimi

17
2. Hankkeen suunnitteluResurssien varaaminen

• Työaikaa vaaditaan muiltakin, kun johtajilta ja
  vastuutiimiltä
• Varattava aikaa työsuunnitelmiin
• Kannattaisiko sijoittaa tässä vaiheessa ihmisten
  osallistumiseen muutovastarinnan lieventämiseksi?

18
2. Hankkeen suunnitteluKoulutus ja opiskelu

• Vastuullinen tiimi tutustuu kehitettävään
  aihealueeseen
• Tieteellinen materiaali
• Muiden kokemukset
• Tarkoitus on kehittää yleistietoa ennen oman
  organisaation toiminnan syvällistä analysointia

19
3. Analyysivaihe

• Analysoidaan organisaation nykytila
  kehitettävällä osa-alueella
• Mittaustieto
• Haastattelut (Kuinka meillä oikeasti toimitaan?)
• Kuinka tällä toimitaan
• Mitä ongelmia toiminnassa on
• Analysoinnin tarve riippuu kehityshankkeesta
• Onko tarkkaa tietoa oman organisaation
  toiminnasta jo olemassa?
• Tarvitaanko nykyisen toiminnan tuntemusta?
• Suunnitelmien tarkentaminen

20
4. Prosessin kehittäminen

• Kehityskohteesta riippuvaa toimintaa
• Pohjana analyysivaihe
• Ei liian suuria muutoksia kerralla
• Työntekijät mukaan
• Esim. analyysivaiheen haastattelujen hyödyntäminen

21
5. Käyttöönotto ja koulutus

• Oltava suunnitelmallista toimintaa
• Testiprojektit ennen laajamittaista
  käyttöönottoa!
• Esimerkki etenemisestä
• Koulutetaan osa työntekijöistä testiprojekteja
  varten
• Toteutetaan testiprojektit ja arvioidaan tulokset
• Tehdään tarvittaessa muutoksia ja palataan 1.
  kohtaan
• Koko johtajiston koulutus (onko aina
  tarpeellista?)
• Koko henkilöstön koulutus
• Laajamittainen käyttöönotto

22
6. Jatkokehitys

• Aina jää asioita, joita ei ehditä toteuttaa
  rajallisen hankkeen puitteissa
• Toteuttamatta jääneiden asioiden listaus ja
  priorisointi