AGENDA

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AGENDA

• 1 HISTORIQUE
• 2 EVOLUTION DE LA REGLEMENTATION
• 3 SITUATION ACTUELLE
• 5 MOUVEMENTS INFORMATISES PROPOSITION
• 6 MOUVEMENTS MANUELS - PROPOSITION
• 7 DISCUSSION

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1- 1 SITUATION GEOGRAPHIQUE
Deux sites de part et dautre de la frontière
reliés par un tunnel permettant le passage des
marchandises.
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1-2 SOURCES DE LA REGLEMENTATIONDocuments
officiels

• Voie de passage (tunnel) reliant les différentes
  parties du domaine du CERN Réglement concernant
  les mouvements de matériel, FI-M/84/6260, Mars
  1985
• The tunnel linking the CERN sites, Use of the
  tunnel,CERN/DSU-DO/RF/8200. May 1998
• Information note on the Rules for use of the
  Tunnel linking the CERN sites, CERN/DSU-DO/RH/8201
  ,May 1998
• The tunnel linking the CERN sites new rules for
  use,CERN/DSU-DO/RH/8297, June 1998
• Memorandum relating the conditions for using the
  Tunnel pending issue or renewal of Swiss and/or
  French legitimation documents, DSU-DO/RF/10360,
  18 April 2001
• Passage par le Tunnel dans lattente de
  létablissement de documents de légitimation
  suisse et/pu françaisRéf. CERN/DSU-DO/RH/11131
  (17 octobre 2002)

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1-3 REGLES DUTILISATION

• Lutilisation du tunnel est limitée aux
  catégories de matériel ci-dessous
• Matériel standardisé disponible aux magasins du
  CERN
• Matériel déjà mis à la consommation et
  appartenant aux différents Divisions/Départements
  ou aux groupes Visiteurs
• Document daccompagnement requis
• Document Fiche de transfert établi en 2
  exemplaires minimum et signé par un membre du
  personnel de lOrganisation

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2-1 EXTENSION DUTILISATION

• A partir de 1984 (cf FI-M/84/6260), sont
  notamment autorisés en lieu et place de la fiche
  de transfert officielle, les documents suivants
  
• Demande de matériel Magasins
• Retour de matériel Magasins
• Fiche de livraison Magasins

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2-2 EXTENSIONS TOLEREES

• Au cours des années, les autorités douanìères,
  dans le but de faciliter les opérations, ont
  toléré les documents supplémentaires suivants
• Demande dexpédion ou de transport (Sce
  Import/export)
• Unpacking List (Réception des marchandises)
• Bulletin de livraison pour arrivage nominatif
  (Réception des marchandises)

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3.1 INFORMATISATION DU TRANSPORT ET DE LA
DISTRIBUTION INTERNES

• Depuis novembre 2002, les services transport et
  distribution internes sont informatisés.
• Ces services assurent les fonctions suivantes
• Transport et/ou manutention de matériel sur les
  différents sites du CERN
• Livraison du matériel des magasins aux
  utilisateurs
• Enlèvement des retours de matériel aux magasins
• Livraison des arrivages réceptionnés (liés à une
  commande officielle ou nominatifs)
• Enlèvement des expéditions jusquau point
  demballage

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3.2 IMPACT DE CETTE INFORMATISATION

• Transport et distribution internes utilisent le
  même système informatique que les services achats
  et import/export -gt Intégration renforcée
• Chaque transport interne (sauf effectué
  directement par lutilisateur)
• Fait lobjet dune demande électronique
  spécifique saisie par lutilisateur et validée
  par une signature électronique
• Ou est initié par une autre application
  informatique (magasins, achat, import/export))
  mais résulte également dune demande electronique
  initiale (demande dexpédition, demande dachat
  interne, demande de matériel)

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3.3 SCHEMA DES FLUX DINFORMATION
EDH
Système de gestion électroniques de documents
DEMANDE DE TRANSPORT INTERNE
DEMANDE DACHAT INTERNE
DEMANDE DE MATERIEL
DEMANDE DÉXPEDITION
Système de gestion achats/import-export
Système de gestion des magasins
Système de gestion Transport interne/Distribution
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3.4 - SITUATION ACTUELLE(Types de transport
interne)
Entierement informatisé Traçabilité totale Objet
dune demande EDH Validé par signature
électronique
TRANSPORT EFFECTUE PAR DISTRIBUTION/TRANSPORT
INTERNE
Aucune saisie de linformation Pas de traçabilité
TRANSPORT EFFECTUE DIRECTEMENT PAR LUTILISATEUR
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3.5 - SITUATION ACTUELLE(Documents produits si
passage tunnel)
TRANSPORT EFFECTUE PAR DISTRIBUTION/TRANSPORT
INTERNE
FICHE DE TRANSFERT PAPIER
TRANSPORT EFFECTUE DIRECTEMENT PAR LUTILISATEUR
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4.1 BESOINS DES UTILISATEURS

• Linformatisation de la distribution interne
  permet de satisfaire les besoins exprimés par les
  utilisateurs dans le domaine de la logistique
• Suivi des composants LHC
• Traçabilité INB
• Statistiques de transport, contrôle des coûts,
  suivi des contrats de service
• Vision globale des différents flux logistiques
  (voir schéma dans le slide suivant)

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4.2 - FLUX LOGISTIQUES

web EDH
Saisie demande exp/transport, DAI
Distribution interne
Transport
Passage tunnel
Fabrication
Stockage
Tests
Traçabilité
WEBINTERFACE
Assemblage
Montage exp.
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4.3 DISPONIBILITE DE LINFORMATION

• Tous les mouvements (à lexception des transferts
  de matériel effectués par lutilisateur lui-même)
  sont maintenant gérés informatiquement , donc
• Disponibilité des informations correspondantes
  dans la base de données
• Accessibilité à la source (document EDH initial,
  créateur, approbateur)
• Possibilité de produire listes, statistiques,
  regroupements en vue de satisfaire tout contrôle
  éventuel

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5.1 MOUVEMENTS INFORMATISES PROPOSITION

• Remplacement de la fiche de transfert papier
  par un document informatisé (cf modèle slide 17)
  
• Génération automatique de ce document si le
  mouvement rentre dans les catégories autorisées
  pour le passage du tunnel
• Plus de signature manuscrite mais référence à une
  procédure générale à définir entre le CERN et les
  autorités douanières Suisses et Françaises

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5.2 MOUVEMENTS INFORMATISES PROCEDURE A
DEFINIR

• Réactualisation du document FI/M/84-6260
• Pas de modification dans la réglementation de
  base, uniquement sur des points de
  détail(signature, documents autorisés, )
• Deux documents autorisés pour le franchissement
  du tunnel
• Fiche de transfert électronique (transport et
  distribution internes)
• Fiche de transfert papier (transports effectués
  par les utilisateurs)

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5.3- FICHE DE TRANSFERT ELECTRONIQUE PROTOTYPE
Référence à la procédure
LE CERN CERTIFIE QUE LE MATERIEL OBJET DE CE
DOCUMENT RENTRE DANS LE CADRE DE LA PROCEDURE
XX-NN DU JJ/MM/YYY
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5-4 SIGNATURE ELECTRONIQUE VS SIGNATURE MANUSCRITE

• AVANT Signature manuscrite
• iMPLIQUE une intervention manuelle sur chaque
  document
• NECESSITE la disponibilié dun membre de
  lorganisation
• MAINTENANT Plus de signature manuscrite
• Validité du document garantie par mention de la
  procédure sur la fiche de transfert
• Disponibilité des informations relatives à
  lapprobation du document EDH initial (voir
  slide suivant)
• Créateur
• Approbateur (donc signature électronique
  initiale)

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5-5 SIGNATURE ELECTRONIQUEDétail des
informations
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5-6 AVANTAGES

• Production automatique de la fiche de transfert
• Identification individuelle de chaque mouvement
• Respect de la réglementation garanti par le
  système
• Possibilité de trâcer chaque mouvement (créateur,
  approbateur, historique, etc)
• Génération de listes périodiques pour faciliter
  les contrôles douaniers éventuels
• Facilitation de la procédure actuelle de contrôle
  des fiches de transfert

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6-1 MOUVEMENTS MANUELS - PROPOSITION

• Pousser les utilisateurs à saisir linformation
  dans EDH dans le cas où ils transportent
  eux-mêmes la marchandise
• En contre-partie, leur offrir la possibilité
  dimprimer une fiche de transfert à partir dun
  bouton dans lécran EDH
• Avantages
• Mouvements intégrés dans le système
• Traçabilité assurée
• Contrôles éventuels facilités