PELAN PENGGANTIAN UPM (Succession Planning)

1
PELAN PENGGANTIAN UPM(Succession Planning)
2
Pengenalan

• Agenda PSPTN (Pelan Strategik Pengajian Tinggi
  Negara) Teras Ke-4 iaitu memperkasakan
  kepimpinan Institusi Pengajian Tinggi (IPT)
  dibawah CAP (Projek Agenda Kritikal) Kepimpinan
• Pekeliling Perkhidmatan Bil. 3 tahun 2006
• Panduan mewujudkan search committee dan proses
  pelaksanaan Pelan Penggantian
• (Succession Planning)

3
Definisi

• Pelan Penggantian Satu perancangan penggantian
  bagi jawatan strategik dalam Kumpulan Pengurusan
  dan Profesional bagi memenuhi keperluan
  Universiti pada masa kini dan akan datang.

Himpunan Bakat bermaksud kumpulan bakat yang
telah dikenalpasti yang berpotensi untuk menjadi
pelapis pemimpin pelan penggantian.
4
Sasaran KPT
Bil. KPI Definisi Operasi (OD) Sasaran 2012
1 Bilangan bakal pemimpin tertinggi di IPTA yang telah diprofilkan untuk tujuan pelan penggantian Bakal Pemimpin tertinggi didefinisikan sebagai calon pengganti bagi NC/ TNC / Pendaftar/ Bendahari/ Ketua Pustakawan Minimum 3 orang untuk setiap jawatan 420 orang (7 jawatan tertinggi x 3 calon setiap IPTA x 20 IPTA)
2 Bilangan bakal pemimpin di IPTA (akademik dan bukan akademik) yang telah diprofilkan untuk tujuan pelan penggantian Bakal Pemimpin didefinisikan pegawai kategori Pengurusan Profesional (akademik) Contohnya Dekan/ Pengarah / Timb. Dekan/ Timb. Pengarah/ Ketua Jabatan dan kategori Pengurusan Profesional (bukan akademik) Contohnya Pengarah/ Timbalan Pengarah/ Ketua Pentadbiran/ Ketua Bahagian dan jawatan yang setara Minimum 2 orang untuk setiap jawatan 960 orang 8 jawatan akademik dan 16 jawatan bukan akademik x 2 calon setiap IPTA x 20 IPTA
5
Sasaran UPM
Bil. KPI Definisi Operasi (OD) Sasaran 2012
1 Bilangan bakal pemimpin tertinggi di IPTA yang telah diprofilkan untuk tujuan pelan penggantian Bakal Pemimpin tertinggi didefinisikan sebagai calon pengganti bagi NC/ TNC / Pendaftar/ Bendahari/ Ketua Pustakawan Minimum 3 orang untuk setiap jawatan 24 orang (8 jawatan tertinggi x 3 calon)
2 Bilangan bakal pemimpin di IPTA (akademik dan bukan akademik) yang telah diprofilkan untuk tujuan pelan penggantian Bakal Pemimpin didefinisikan pegawai kategori Pengurusan Profesional (akademik) Contohnya Dekan/ Pengarah / Timb. Dekan/ Timb. Pengarah/ Ketua Jabatan dan kategori Pengurusan Profesional (bukan akademik) Contohnya Pengarah/ Timbalan Pengarah/ Ketua Pentadbiran/ Ketua Bahagian dan jawatan yang setara Minimum 3 orang untuk setiap jawatan 203 orang (3 calon bagi setiap jawatan Dekan Timbalan Dekan x 16) 96 orang ( Pentadbir semua skim yang bergred 48 ke atas yang akan bersara wajib dalam tempoh lebih dari 3 tahun)
6
Skop Pelan Penggantian UPM

• Skop Pengurusan dan Pelaksanaan Pelan Penggantian
  UPM meliputi Pengurusan Pelan Penggantian Jawatan
  Kumpulan Pengurusan dan Profesional (Akademik
  Bukan Akademik)

7
Objektif Pelan Penggantian

• Mengenalpasti dan menilai bakat bakal-bakal
  pemimpin akademik dan Pegawai Pentadbir yang
  berpotensi tinggi dalam gred jawatan berkaitan
  bagi mengisi jawatan-jawatan kepimpinan utama,
  jawatan strategik dan kritikal
• Merapatkan jurang kompetensi dengan membangunkan
  kualiti dan kompetensi kepimpinan demi
  meningkatkan bakat dan potensi bakal-bakal
  pemimpin Universiti pada masa hadapan
• Memastikan kesinambungan pemimpin cemerlang UPM
  dan mengekalkan bakal-bakal pemimpin yang
  berpotensi tinggi supaya terus berkhidmat dengan
  UPM

1
2
3
8
Objektif Pelan Penggantian

• Memastikan pertimbangan pencarian staf/pegawai
  dari luar UPM untuk jawatan strategik akademik
  dan bukan akademik hanya diberi pertimbangan
  setelah dipastikan tiada calon dalaman yang
  sesuai dan berkelayakan
• Dapat memastikan kepimpinan PTJ berorientasikan
  perkhidmatan dan pengurusan dijalankan oleh
  pentadbir yang berbakat dan mengurangkan
  kebergantungan pelantikan staf bukan pentadbir
  mengetuai PTJ bukan entiti akademik.

4
5
9
Jawatankuasa Pelan Penggantian di UPM

• Jawatankuasa Carian akan bertanggungjawab untuk
  mempertimbangkan himpunan bakat untuk mengisi
  jawatan strategik pentadbir dan jawatan strategik
  akademik.
• Bagi Jawatankuasa Carian Jawatan Strategik
  Pentadbir, keanggotaan terdiri dari
• Pengerusi Pendaftar 
• Ahli-ahli Bendahari
• Ketua Pustakawan dan
• Wakil bagi Skim Perkhidmatan yang
  dipertimbangkan
• Urusetia Bahagian Pengurusan Sumber Manusia,
  Pejabat Pendaftar
• Manakala bagi Jawatankuasa Carian Jawatan
  Strategik Akademik, Jawatankuasa Carian yang
  sedia ada perlu memainkan peranan dalam membuat
  pemillihan.

10
Kerangka Umum Pelaksanaan Pelan Penggantian

• Tindakan pencarian bakat bagi keperluan
  Universiti dan himpunan kumpulan bakat bagi pelan
  tindakan penggantian akan melalui lima (5)
  peringkat proses pelaksanaan. Peringkat
  pelaksanaan pelan penggantian adalah seperti
  berikut
• Pengenalpastian (Identification) 
• Penilaian (Assessment)
• Pembangunan (Development)
• Pelaksanaan dan Pemantauan (Implementation and
  monitoring)
• Kajian keberkesanan dan Penambahbaikan.

1
2
3
4
5
11
Rajah kerangka carta alir proses tindakan Pelan
Penggantian UPM
12
Jawatan Strategik yang dikenalpasti dibahagikan
kepada tiga (3) kategori

• Kategori 1 Naib Canselor dan Timbalan Naib
  Canselor.
• Kategori 2 Pentadbir Akademik (Dekan, Pengarah,
  Timbalan Dekan,
• Timbalan Pengarah, Ketua
  Jabatan).
• Kategori 3 Jawatan Strategik dalam Kumpulan
  Pengurusan Profesional (Bukan Akademik) seperti
  jawatan Pendaftar, Bendahari, Ketua Pustakawan
  serta Jawatan Pentadbiran di Pusat/Bahagian.
• Jawatan strategik yang akan menggunapakai Dasar
  Pelan Penggantian UPM adalah bagi jawatan
  kategori 2 dan 3 sahaja. Bagi kategori 1,
  pemilihan dilaksanakan oleh pihak kerajaan.
• Profil bagi penyandang jawatan strategik
  disediakan yang mengandungi maklumat dari mula
  dilantik dan tarikh tamat tempoh lantikan. Profil
  ini akan digunakan sebagai panduan untuk
  jawatankuasa carian membuat persediaan
  penggantian bagi pemegang jawatan yang tempohnya
  akan tamat.

13
Kenalpasti Himpunan Bakat

• Calon Himpunan bakat Jawatan Strategik Akademik
• Pencalonan bagi Himpunan Bakat jawatan strategik
  akademik dibuat melalui pencalonan dari pihak
  fakulti di mana fakulti diminta membuat
  pencalonan 3 orang calon bagi setiap jawatan
  Dekan dan Timbalan Dekan. Himpunan bakat yang
  dicalonkan oleh fakulti ini juga akan digunakan
  bagi mengenalpasti calon bagi Ketua Jabatan,
  Pengarah, Timbalan Pengarah Pusat dan Institut.

14
Calon Himpunan Bakat Jawatan Strategik Bukan
Akademik

• Pegawai yang menyandang gred jawatan 48 ke atas
  secara automatik akan masuk ke dalam Himpunan
  Bakat.
• Walau bagaimanapun, jawatankuasa carian boleh
  mencalonkan pegawai yang menyandang gred jawatan
  yang lebih rendah sebagai Himpunan Bakat jika
  pegawai tersebut mempunyai potensi untuk menjadi
  bakal pemimpin.

15
  Pemakluman Kepada Himpunan Bakat

• Himpunan Bakat akan dimaklumkan bahawa mereka
  telah dipilih untuk masuk ke dalam himpunan
  (Pool). Pemakluman akan mengandungi perkara
  berikut -
• Himpunan Bakat akan diprofilkan
• Himpunan Bakat hendaklah menjalani ujian
  inventori personaliti dan kepimpinan
• Himpunan Bakat hendaklah mengikuti semua program
  pembangunan yang dianjurkan di dalam pelan
  pembangunan latihan himpunan bakat

16
  Pemakluman Kepada Himpunan Bakat

• Akan dipertimbangkan untuk Kenaikan Pangkat atau
  mengisi jawatan strategik, namun keputusan
  pemilihan tertakluk kepada Jawatankuasa
  Berkenaan dan
• Calon akan dikeluarkan dari pool sekiranya calon
  dikenakan tindakan tatatertib, LNPT yang tidak
  memuaskan 3 tahun berturut-turut atau tidak
  mengikuti program pembangunan latihan yang
  ditetapkan atau atas permohonan calon
•  
• (bakat yang terkeluar boleh dipertimbangkan untuk
  dimasukkan semula ke dalam himpunan selepas 3
  tahun)

17
Keperluan Ujian Profil

• Kaedah Pengenalpastian Kompetensi Kepimpinan
  Himpunan Bakat
• Tahap kompetensi Himpunan Bakat akan dinilai
  melalui penilaian jurang kompetensi kepimpinan
  Himpunan Bakat untuk menjadi pemimpin.
• Penilaian dibuat melalui ujian inventori
  personaliti dan kepimpinan.

18
Penilaian Himpunan Bakat

• Penilaian akan dilaksanakan sebaik sahaja calon
  masuk ke dalam Himpunan Bakat dan akan dinilai
  semula setiap tahun bagi menilai keberkesanan dan
  melihat jurang kompetensi yang perlu
  dipertingkatkan.
• Hasil Penilaian akan mengukuhkan tahap kesediaan
  samada
• (i) telah bersedia
• (ii) berpotensi

Untuk menjadi pemimpin
19
Program Pembangunan Kepimpinan

• Himpunan Bakat perlu mengikuti program
  pembangunan yang dirancang.
• Program pembangunan adalah seperti berikut.
• Latihan / kursus anjuran dalaman
• Latihan / kursus anjuran pihak luar
• Program Sangkutan/Attachment
• Pusingan Kerja (Pentadbir)
• Pelaksanaan Projek Khas
• Menjadi mentor/coach
• Menjadi Penceramah/tenaga pengajar/fasilitator
• Pendedahan Luar Negara
• Team building/Experiential Learning
• Dan lain-lain

20
Keperluan Kompetensi Himpunan Bakat

• Menerajui Perubahan (Leading Change)
• Kemampuan untuk membawa perubahan strategik
  kepada organisasi bagi mencapai visi dan misi
  organisasi.
• Kreatif dan Inovatif
• External Awareness
• Fleksibiliti
• Daya Tahan (Resilience)
• Pemikiran Strategik
• Kepimpinan (Leading People)
• Kemampuan untuk memimpin orang bawahan ke arah
  mencapai visi dan misi organisasi.
• Memanfaatkan Kepelbagian (Leveraging Diversity)
• Membangunkan Orang Bawahan (Developing Others)
• Pembentukan Pasukan (Team Building)

21
Keperluan Kompetensi Himpunan Bakat

• Daya Penggerak (Results Driven)
• Keupayaan untuk menjadi penggerak ke arah
  mencapai visi dan Misi Organisasi.
• Akauntabiliti
• Pengurusan Pelanggan
• Ketegasan (Decisiveness)
• Keusahawanan (Entrepreneurship)
• Pembuat Keputusan (Problem Solving)
• Business Acumen
• Keupayaan mengurus sumber manusia, kewangan dan
  teknologi secara strategik.
• Pengurusan Kewangan
• Pengurusan Sumber Manusia
• Pengurusan Teknologi

22
Keperluan Kompetensi Himpunan Bakat

• Membentuk Jaringan (Building Coalition)
• Keupayaan membentuk jaringan dalam dan luar
  organisasi untuk mencapai visi dan misi
  organisasi.
• Membentuk Hubungan
• Influencing /Negotiating
• Kemahiran Insaniah (Soft Skill)
• Kemahiran Interpersonal/Intrapersonal
• Komunikasi (verbal/ penulisan)
• Integriti /Kejujuran

23
Keperluan Himpunan Bakat Melengkapkan Program
Pembangunan Kepimpinan

• Himpunan Bakat perlu menghadiri program
  pembangunan kepimpinan samada program yang
  dianjurkan secara dalaman atau anjuran luaran
  sekurang-kurangnya 7 hari (42 jam) setahun.
  Himpunan Bakat akan diberi keutamaan untuk
  menghadiri program pembangunan kepimpinan di luar
  negara.

24
Kelebihan Himpunan Bakat

• 1. Keutamaan mengikuti program pembangunan
  latihan yang strategik dan berimpak tinggi
• 2. Berpeluang terlibat dalam perancangan dan
  pelaksanaan projek strategik universiti
• 3. Meningkatkan motivasi dan self-esteem
• 4. Meningkatkan pembangunan diri dari aspek
  pengetahuan, kemahiran dan sikap melalui aktiviti
  kepimpinan yang diikuti
• 5. Berpeluang menyerlahkan potensi diri dalam
  aktiviti perancangan dan pembuatan keputusan
  serta memberi idea-idea kreatif dan inovatif.

25
Impak kepada Himpunan Bakat dan UPM

• Berkemampuan untuk membawa perubahan strategik
  bagi mencapai visi dan misi organisasi
• Berkemampuan untuk memimpin orang bawahan ke arah
  mencapai visi dan misi organisasi
• Berkeupayaan untuk menjadi penggerak ke arah
  mencapai visi dan misi organisasi (result
  driven)
• Keupayaan membentuk jaringan dalam dan luar
  organisasi untuk mencapai visi dan misi
  organisasi
• Kemahiran Insaniah yang tinggi

26
SEKIAN, TERIMA KASIH