PROSEDUR DAN PROSES PELELANGAN (TENDER)

1
PROSEDUR DAN PROSES PELELANGAN (TENDER)

• Proses dan prosedur pelelangan dapat dijelaskan
  dengan diagram sebagai be-rikut
• Prakwalifikasi,Pengumuman pelelangan, Penjelasan
  pekerjaan, Pembukaan ten-der, Proses evaluasi
  tender, Penetapan dan pembukaan pemenang.

2
PRAKWALIFIKASI

• Untuk mengidentifikasi kemampuan dan ruang
  ling-kup pekerjaan, maka diperlukan
  prakwalifikasi badan2/organisasi seperti
  konsultan perencana, pengawas maupun pemborong.
• Yang dimaksud dengan kemampuan dapat dijabar-kan
  seperti modal kerja, jumlah tenaga ahli, jum-lah
  peralatan, pengalaman kerja dan fasilitas ker-ja.
  
• Sedangkan ruang lingkup pekerjaan meliputi
  bi-dang2 keahlian pekerjaan yg dikuasai oleh
  badan badan tersebut.

3
PENGUMUMAN LELANG

• Cara yang dipakai untuk mengumumkan pelela-ngan
  sebuah proyek biasanya memakai iklan di media
  massa yang ditujukan kepada publik seperti
  misalnya lewat surat kabar, majalah teknis
  profesi dsbnya.
• Bila proyeknya bersifat internasional, maka
  iklannya dibuat dalam bahasa inggris dan juga
  lewat bantuan kedutaan asing yang ada.

4
TENDER TERBUKA

• Tender Terbuka adalah tender yang diumum-kan
  kepada publik, dimana pekerjaan proyek tersebut
  dapat dikerjakan oleh umum. Tentu-nya oleh
  badan-badan yang sudah lulus pra-kwalifikasi.
  Biasanya tender terbuka dilakukan oleh
  proyek-proyek pemerintah dan perusa-haan
  swasta yang besar.

5
lanjut

• Dalam undangan untuk tender terbuka yang
  di-iklankan, disebutkan antara lain apa hakekat
  pekerjaannya, siapa pemiliknya, dan siapa
  pemberi dananya (misalnya dana proyek yang
  dipinjam dari bank luar negeri). Para peminat
  dapat mengambil dokumen tender dari proyek yang
  akan dilelang dan setelah mempelajari-nya
  sampailah pada tahapan yang ketiga yaitu Rapat
  Penjelasan Pekerjaan.

6
TENDER TERTUTUP

• Tender tertutup merupakan kebalikan dari ten-der
  terbuka, dimana pekerjaan yang akan di-lelangkan
  hanya dapat dikerjakan oleh bebera-pa badan yang
  sudah dikenal dan memiliki ke-khususan tersendiri
  (keahlian khusus yang be-lum dimiliki badan
  lain).
• Pemberitahuannya lewat surat undangan/ seca-ra
  lisan , lewat telepon dsbnya. Proyek kons-truksi
  dgn cara tender tertutup ini banyak di-lakukan
  oleh pihak swasta dan pemerintah yg membangun
  proy yg sifatnya rahasia.

7
RAPAT PENJELASAN PEKERJAAN (AANWYZING)

• Pertemuan ini diadakan untuk tatap muka anta-ra
  para peminat pekerjaan/calon kontraktor dengan
  pihak pemilik. Dalam hal ini pemilik diwakili
  oleh konsultan perencana. Biasanya untuk proyek2
  pemerintah rapat ini diseleng-garakan oleh
  panitia pelelangan. Pembicaraan berkisar kepada
  dua bidang yaitu bidang ad-ministratif dan bidang
  teknis proyek.

8
Bidang Administratif

• Pada bidang administratif dijelaskan akan
  persyaratan persyaratan yang tercantum dalam
  dokumen tender seandainya terdapat hal hal yang
  masih meragukan misalnya tentang syarat2
  pelelangan, bentuk surat penawaran, referensi
  bank, NPWP dan lain-lain.

9
Bidang Teknis

• Pada bidang teknis proyek dijelaskan antara lain
  modifikasi baru atau ukuran ukuran gambar yang
  tidak cocok dengan yang tertulis dalam
  spesifikasi teknis pelaksanaan, gambar2
  konstruksi yang sulit dimengerti/dibaca serta
  kesalahan2 tulis yang terjadi.

10
lanjut

• Hasil dari pertemuan ini dibuatkan Berita Acara
  Penjelasan (aanwijzing) dan ditanda tangani oleh
  dua wakil dari calon peserta pekerjaan,
  tergantung dari peraturan pelelangan setempat.
  Dokumen Berita Acara ini kemudian menjadi bagian
  yang mengikat sebagai dokumen tender tambahan
  (addendum).

11
lanjut

• Seandainya pada rapat penjelasan pekerjaan yg
  pertama ini dirasakan belum menyelesaikan semua
  masalah pelelangan dengan tuntas, maka dapat
  diadakan pertemuan yang kedua. Biasanya hal itu
  dapat terjadi setelah diadakan peninjauan ke
  lapangan oleh calon peserta. Peninjauan ke
  lapangan oleh calon kontraktor sebelum mereka
  membuat penawarannya amat penting artinya. Banyak
  hal2 yang tdk dpt dilihat dg jelas di lapangan.

12
PEMBUKAAN TENDER (BID-OPENING)

• Pada hari yang telah ditentukan, semua calon
  peserta membawa penawarannya dan dimasukkan ke
  dalam kotak pelelangan yang telah disediakan dan
  dilakukan sebelum tender dibuka.
• Pada jam yang telah ditentukan dimana pemasukan
  surat2 penawaran dinyatakan ditutup, barumasing2
  amplop penawaran dibuka satu persatu dihadapan
  yang hadir.

13
lanjut

• Rekanan yang ikut dalam penawaran pekerjaan
  pemborongan ini diharuskan untuk memberi-kan
  jaminan tender (Tender/Bid-Bond) kepada pemilik.
• Pada dasarnya jaminan ini merupakan pernyata-an
  bahwa mereka sungguh2 dlm melakukan pekerjaan ini
  dan bilamana mereka mengun-durkan diri, maka
  jaminan tender tsb akan masuk ke kantong Pemilik.
  Besarnya jaminan berkisar 1 - 3 dr biaya
  total pek fisik proy.

14
PROSES EVALUASI TENDER

• Pada proyek2 yang besar, kadang2 terdapat data
  penawaran yang meragukan dan umumnya calon
  kontraktor dimintai keterangan secara tertulis
  (clarification letters).
• Jangka waktu evaluasi bisa memakan waktu
  be-berapa hari atau lebih. Sistem evaluasi bisa
  bermacam-macam caranya dan umumnya ca-ra yang
  banyak dipakai yaitu dg cara sistem bobot/sistem
  skoring.

15
lanjut

• Masing masing aspek dari calon kontraktor dibe-ri
  nilai misalnya metode kerjanya, peralatan yang
  dipakai, kwalifikasi personil yang akan di-pakai,
  bonafiditas perusahaan, harga pena-warannya,
  kelengkapan administrasinya dan lain-lain.
• Calon kontraktor yang paling banyak mengum-pulkan
  angka biasanya yang ditunjuk sebagai calon
  pemenang.

16
PENETAPAN DAN PENUNJUKAN PEMENANG

• Untuk proyek2 pemerintah, berdasarkan hasil
  evaluasi diatas, maka Panitia pelelangan
  me-netapkan calon-calon pemenang yang diusul-kan
  kepada instansi yang berwenang, yang ke-mudian
  menetapkan pemenangnya.
• Dari hasil keputusan pemenang tadi, panitia
  Pe-lelangan mengumumkan hasilnya. Bila tidak a-da
  sanggahan atau penolakan atau apabila se-mua
  sanggahan telah dijawab maka tugas pa-nitia
  Pelelangan telah selesai.

17
Proyek Non Pemerintah

• Calon peserta yang telah diputuskan untuk
  me-menangkan tender ini oleh panitia evaluasi
  ke-mudian diberitahu secara tertulis, dan
  sifat pemberitahuannya dapat terdiri dari dua hal
  yaitu
• - Dengan memakai SPK (Surat Perintah Kerja).
• - Dengan memakai Surat Pemberitahuan (Let-ter
  of Award) yang isinya menjelaskan bahwa calon
  kontraktor telah menang.