TAHAP-TAHAP PEMBENTUKAN TIM KERJASAMA

1
TIM KENDALI MUTU
TIM KERJASAMA PERBAIKAN MUTU
Oleh Margono Slamet
2
PENGORGANISASIAN
Ini ceritera tentang empat orang yang
bernama Everybody, Somebody, Anybody dan
Nobody. Ada satu tugas penting yang harus
dikerjakan dan Everybody diminta untuk
mengerjakannya. Everybody yakin bahwa Somebody
akan mengerjakannya. Sebetulnya Anybody dapat
mengerjakannya, tetapi Nobody yang
mengerjakannya. Somebody
marah sebab itu tugas Everybody. Everybody pikir
bahwa Anybody dapat mengerjakannya, tetapi
Nobody sadar bahwa Everybody tidak akan
mengerjakannya. Akhirnya, Everybody menyalahkan
Somebody yang sebetulnya Nobody diminta oleh
Anybody.
3
TIM KENDALI MUTU(Gugus Kendali Mutu,
Kelompok Kendali Mutu, Tim Perbaikan Mutu)
Q

• APA TKM ITU ?
• TKM adalah suatu kelompok kerja kecil yang
  secara sukarela mengadakan kegiatan
  pengendalian mutu di dalam tempat kerja mereka
  sendiri.
• Tiap anggota kelompok kecil ini
  berpartisipasi sepenuhnya secara terus-menerus
  (bersinambungan), sebagai bagian dari kegiatan
  kendali mutu menyeluruh dalam organisasi,
  mengembangkan diri serta mengem-bangkan bersama,
  pengendalian dan perbaikan di dalam tempat kerja,
  dengan menggunakan teknik-teknik kendali mutu.

1
4

KEGUNAAN TKM DALAM PENYULUHAN PEMBANGUNAN

• Wahana untuk berpartisipasi dalam perbaikan dan
  perkembangan penyuluhan pembangunan.
• Menghargai umat manusia serta membangun suatu
  kenyamanan tempat kerja yang cerah dan pe-nuh
  arti dalam bekerja.
• Mengaktualisasikan kemampuan manusia sepenuhnya
  yang akhirnya menggambarkan adanya
  kemungkinan-kemungkinan yang tak terbatas.

5
PEMBENTUKAN TKM
1. TKM dibentuk/terbentuk secara sukarela
di ling- kungan kerja masing-masing. 2.
Dibentuk di tiap unit secara ad-hoc atau
permanen. 3. Dibentuk dengan anggota dari
berbagai unit secara ad-hoc atau permanen.
BEDAKAN TIM PERBAIKAN MUTU DENGAN KOMISI MUTU.
6
ALAT KENDALI MUTU STATISTIKAL

• TKM bekerja dengan menggunakan data dan informasi
  lain yang disajikan dalam bentuk olahan statistik
  
• tabel, grafik, flowchart, dll.
• Data tertentu yang relevan perlu dikumpulkan
  secara kontinu.
• Data tersebut diolah secara periodik.
• Data olahan disajikan dalam bentuk tabel,
  diagram atau grafik.
• Tarik kesimpulan tentang kondisi, masalah,
  kekuatan, kelemahan, tantangan dan peluang.
• Keputusan-keputusan diambil berdasarkan data /
  statistik.
• Data / Statistik harus merupakan bukti-bukti
  yang benar dan dapat dipercaya.

7
TAHAP-TAHAP PEMBENTUKAN TIM KERJASAMA

• I. PEMBENTUKAN (FORMING)
• II. PENGGUGAHAN (STORMING)
• III. PENETAPAN NORMA (NORMING)
• IV. PELAKSANAAN (PERFORMING)

SYARAT-SYARAT BAGI ANGGOTA TIM
1. Saling percaya mempercayai. 2. Saling
terbuka. 3. Mengakui kelebihan dan menerima
kelemahan anggota lain. 4. Menerima umpan
balik. 5. Saling belajar. 6. Memupuk rasa
kebersamaan.
8
PEMBINAAN TIM KERJASAMA

• 1. Menghapus rasa cemas.
• 2. Menempatkan tim pada posisi yang tepat.
• 3. Menciptakan situasi yang kondusif.
• 4. Menumbuhkan rasa percaya diri.
• 5. Memberi kesempatan bagi setiap anggota Tim.
• 6. Mengadakan evaluasi terhadap perbedaan
  pendapat.

TUGAS-TUGAS TIM KERJASAMA
1. Mengumpulkan data. 2. Merumuskan
masalah-masalah. 3. Menentukan prioritas
masalah. 4. Menemukan cara-cara yang
memungkinkan Tim untuk bekerjasama. 5.
Menciptakan suasana yang harmonis. 6. Menyusun
upaya yang antisipatif terhadap masalah
baru yang mungkin terjadi.
9
TIM YANG EFEKTIF DAN EFISIEN

• 1. Tujuannya jelas.
• 2. Peran masing-masing anggota jelas.
• 3. Tersedia sumberdaya dasar.
• 4. Rencana kerja yang jelas.
• 5. Tanggung jawab dan batas-batas wewenang
  yang jelas.
• 6. Aturan main yang disepakati bersama.
• 7. Alat yang sesuai untuk menangani masalah.
• 8. Perilaku Tim yang bermanfaat.

10
Q
PEDOMAN UNTUKMUTU PERTEMUAN TKM
1. Mulai dan berakhir tepat waktu. 2. Sesuai
dengan agenda pertemuan. 3. Menetapkan alokasi
waktu untuk setiap mata acara. 4.
Menggunakan Aturan Permainan 5. Tetap pada
mata acara batasi pembicaraan yang
menyimpang dari acara. 6. Keputusan diambil
secara konsensus. 7. Catat informasi yang
muncul. 8. Up-date dan evaluasi.

C\TQM\TKM
11
Q
PERATURAN PERMAINAN BAGITIM KENDALI MUTU
Kawasan Aman Tiada Gelar Semua
Berpartisipasi Tak Ada yang Mendominasi Tetap
pada Jalur Mendengarkan dengan Tekun Satu
Pembicara Setiap Saat
12
PERTANYAAN-PERTANYAAN MENDASAR UNTUK EVALUASI TIM
KENDALI MUTU

• 1. Apa tujuan Tim Kerjasama.
• 2. Hasil apa yang diharapkan dari Tim.
• 3. Hasil apa yang telah dicapai.
• 4. Metoda apa yang telah digunakan.
• 5. Komponen-komponen mana yang perlu diganti.

TAHAPAN EVALUASI
1. Menentukan ruang lingkup. 2. Mengumpulkan
informasi. 3. Menyimpulkan hasil evaluasi.
13
SEPULUH LANGKAH PELAKSANAAN EVALUASI

• 1. Membuat spesifikasi hal-hal yang akan
  dievaluasi.
• 2. Menentukan informasi yang diperlukan.
• 3. Menetapkan kapan dan bagaimana teknik pengum-
  
• pulan informasi.
• 4. Menentukan alat pengumpul informasi.
• 5. Melakukan pengumpulan informasi.
• 6. Analisis informasi yang telah terkumpul.
• 7. Memutuskan informasi yang layak digunakan.
• 8. Membuat pertimbangan-pertimbangan.
• 9. Mengambil keputusan.
• 10. Menarik kesimpulan hasil evaluasi.

14
APAKAH TIM KERJA MANDIRI ITU ?

• Sama dengan Tim Kendali Mutu tekanan pada
  kemandirian.
• Tim Kerja Mandiri adalah kelompok kerja alami
  yang bekerja bersama melaksanakan suatu fungsi
  atau menghasilkan suatu benda atau
  jasa/pelayanan.
• Mereka memfokuskan diri pada upaya memenuhi atau
  melebihi harapan pelanggannya kepuasan pelanggan
  adalah prioritas utama mereka.
• Tim ini mandiri dalam arti memiliki kewenangan
  mengatur dirinya sendiri, serta menentukan
  sendiri apa yang perlu mereka lakukan. Mereka
  juga memiliki akses langsung pada informasi yang
  memungkinkan mereka untuk merencanakan,
  mengendalikan dan memperbaiki kerja mereka.

mgs / 95 2
15
TEAMWORK

• Together Bersama-sama
• Empathy Berempati
• Assist Bantu-membantu
• Maturity Matang / Dewasa
• Willingness Berkemauan baik
• Organization Beraturan
• Respect Saling menghargai
• Kindness Berbaik hati

16
Hanya Sekian Saja
Terima kasih Atas Perhatian Anda
Semoga Bermanfaat