Gestin Estratgica de Compras II Foro Logstico Minero

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Gestión Estratégica de Compras II Foro Logístico
Minero

• Lima, 9 Julio de 2008

Blas Cerdeña 365 101 San Isidro, Lima 27,
Perú Teléfono [phone] e-mail
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La Gestión Estratégica de Compras y
Contrataciones consiste en apoyar a la
Estrategia de la Empresa

• Requiere un entendimiento explícito de la
  Estrategia de la Empresa
• La Estrategia de la Empresa puede llevar a una
  Gestión de Compras más enfocada en costos, en
  innovación, en rapidez, en disponibilidad de
  materias primas, entre otros
• Estos objetivos pueden tener matices para los
  distintos productos y servicios que compramos
• Sin embargo en cualquier caso, siempre será
  importante comprar bien y atender de manera
  rápida y confiable

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La primera pregunta es cuál es la Estrategia de
nuestra Empresa
Creación de Valor
Willigness to Pay (WTP)
Estrategia Competitiva

• A quién queremos atender
• Qué producto ofrecer
• Con qué modelo de negocio

Valor Generado
Costo
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El Modelo de Negocio tiene profundas implicancias
para la Gestión de Compras y Contrataciones
Ejemplo de Ducati
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En cualquier caso, siempre será importante
comprar bien y atender de manera rápida y
confiable
Por qué?
Cómo?

• Desarrollo de la Organización
• Capacitación de compradores
• Especialización
• Equipos con usuarios
• Rediseño de Procesos y Sistemas
• Ordenes de Compras Abiertas (contratos marco)
• Menos firmas/autorizaciones y papeleos
• Trazabilidad, proyección de fechas y visibilidad
• Uso de e-Compras
• Gestión de Categorías
• Análisis del Sector
• Rol del producto/servicio en la empresa
• Costo-total del Producto

• La importancia de comprar bien
• Las compras y contrataciones representan entre un
  50 y 80 de los egresos de una empresa
• La generación de ahorros en ellas se refleja en
  un incremento directo en las utilidades
• Los impactos positivos/negativos en función de
  llegar a tiempo con el producto correcto
• Industria la producción parada (o caminando con
  deficiencias) esperando el repuesto correcto
• Construcción la cuadrilla esperando a la llegada
  del concreto
• Minería menor índice de recuperación por no
  disponer de los reactivos apropiados
• Textil prendas a la espera de tags para ser
  exportadas

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Nos centraremos hoy en la Gestión de Categorías

• Primero Identificar cuánto es lo que realmente
  compramos y contratamos, y estimar ahorros
  potenciales
• Segundo Priorizar las Categorías, formar equipos
  y establecer cronogramas
• Tercero El Análisis de la Categoría
• Estrategias genéricas
• Costo-total del producto-ejemplos
• Estrategias particulares-ejemplos
• Cuarto La estrategia de negociación
• Quinto La firma del convenio/contratos
• Sexto El seguimiento

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Cuánto realmente compramos?
Monto Total de Compra
Listado de Ordenes de Compra
Target de Compra
Target de compra gtgt Total U por O/C

• Incluye
• Ordenes de compra
• Mat. Prima
• Compras Varias
• Servicios
• Telefonia
• Vigilancia
• etc

Desagregando el Target de Compra podemos
identificar las compras totales de la empresa
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Estimación inicial de ahorro. Estimaciones más
precisas vendrán con el análisis de cada categoría
Ejemplo de cliente
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No todo se puede hacer al mismo tiempo, debemos
priorizar
Datos supuestos
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Primer bloque
Segundo bloque
14
8
12
5
11
6
3
1
Facilidad de conseguir ahorro
7
4
4
13
10
9
2
6
15
8
-
0
250,000
500,000
750,000
1,000,000
1,250,000
1,500,000
1,750,000
2,000,000
2,250,000
Total US anual

• Contratas
• Alquileres
• Servicios en mina
• Equipos
• Activos fijos
• Madera
• Servicios planta
• Servicio transporte
• Combustibles

• Seguros
• Administración mina
• Artículos ferretería
• Repuestos
• Telefonía
• Agua

Facilidad para calcular ahorro generado Revisión
continua para calcular ahorro Dificultad para
calcular ahorros generados
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La Estrategia por Categoría es la piedra angular
para mejorar las compras
Proceso de Adquisición
Análisis inicial

• Análisis externo
• Drivers de costo del proveedor
• Proveedores alternativos
• Nivel de competencia

Fase I Identificar oportunidades de ahorro
Fase II Evaluación
Fase III Estrategia de adquisición
Fase IV Selección del proveedor
Fase V Implementa- ción del contrato
Proceso de Desarrollo de Proveedores
Fase III Definir relación y apoyo
Fase I Evaluación de desempeño
Fase V Implementación
Approach
Fase IV Programa de mejora
Estrategia de la Categoría
Fase II Revisar Costos y Oportunidades
Fase VI Compartir beneficios

• Análisis interno
• Necesidades funcionales
• Especificaciones técnicas
• Costo total del producto

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Existen estrategias genéricas normalmente basadas
en monto y frecuencia de pedidos u O/C
Ejemplo de Cliente
Procura Compra por especialista técnico Fuerte
negociación con cada pedido
Compras de mayor impacto Compra por especialista
en compras y en el producto O/C
abiertas Costo-total de producto Desarrollo con
proveedor

Compras de menor importancia Proceso puede quedar
en la operación Establecer precios
referenciales, análisis de dispersión y guías de
proceso
Compras repetitivas de poco valor
individual Compra por especialista en compras O/C
abiertas Simplificar el proceso
U por O/C
-
-

Número de O/C
La estrategia también depende de la importancia
del insumo, de su criticidad, y del rol del
proveedor en el desarrollo de nuevos productos
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Relevancia del Costo Total de Producto Fierro
de Construcción
Ejemplo de Cliente
U/Ton
corte
merma
doblado
18 de ahorro con fierro cortado a la medida
Costo por excedente que se corta en obra
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Costo Total de Producto Volquetes (I)
45
3
Aceites ,Grasas
Costo Mantenimiento
12
7
Costo Neumáticos
Costo Combustible
24
15
40
Costo Operador
13
Valor de rescate
Costos Variables
Costos Fijos
Inversión
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Costo Total de Producto Volquetes (II)
Número de Volquetes
U/m3
Número de Volquetes
Inversión
VAN U
Producción m3
Valor de Rescate
Costos Operativos
Horas de vida útil
Gastos Generales
Horas al año
Viajes por Hora
Capacidad de carga/volquete
Horas efectivas al año
Horas de trabajo al mes
Factor de Operatividad
Meses de trabajo en el año
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Estrategias particulares por categoría de producto
Ejemplos de Clientes
100
7
3
2
88
100
12
17
71
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Estrategia de Negociación La Subasta
electrónica, una alternativa potente
Ejemplo de Clientes
1
3
2
Las ofertas de salida fueron las ofertadas en
primera ronda En los primeros treinta minutos no
se realizan muchas ofertas Después de los
primeros treinta minutos las ofertas se hacen en
intervalos menores a 5 minutos
1
2
3
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sin embargo, siempre debemos considerar en qué
momento es recomendable hacer uso de ella
Riesgos

• Resistencia de proveedores a participar
• Dificultad si son muchos items o condiciones
  variadas
• Proveedores pueden entrar en precios demasiado
  agresivos
• Acuerdos entre proveedores

Cuándo usarlas?
Recomendaciones

• Varios proveedores competitivos
• Producto claramente especificado
• Monto atractivo para proveedores

• Asistencia a proveedores durante el concurso
• Conversar y convencer proveedor previamente
• Usarlo selectivamente

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Completando la Tarea los Contratos y el
Seguimiento
Los Contratos
El Seguimiento

• Reuniones de gestión de la relación
• Los problemas habituales
• Deterioro en calidad
• Cumplimiento en abastecimiento
• Variaciones de precio
• Atacando los problemas
• Anticipación (análisis de riesgos)
• Resolución
• Objetivizando lo conseguido
• Ahorros, considerando Costo-Total
• Calidad de servicio indicadores de performance

• Marco de estabilidad a la relación
• Claridad en las especificaciones
• Producto, precios, lugar de entrega, crédito,
  disponibilidad de stocks y/o rapidez de entrega
• Compromisos también del cliente
• Monto estimado a comprar y a asignar
• Información que debe proporcionar
• Indicadores de performance
• Penalidades y Premios alinear intereses
• Manejo de excepciones
• Cláusulas de término

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Algunos otros temas

• Pruebas de validación
• Coopetition que el Conjunto sea más eficiente,
  luego negociamos el beneficio
• Cuando tengo un solo proveedor
• Desarrollo de Proveedores
• Certificación
• Apoyo
• Nuevos proveedores

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Muchas Gracias !!