MENGAPLIKASIKAN KETERAMPILAN DASAR KOMUNIKSI

1
MENGAPLIKASIKAN KETERAMPILAN DASAR KOMUNIKSI

• Mengidentifikasi proses komunikasi
• Menerima dan menyampaikan informasi
• Memilih media komunikasi
• Melakukan komunikasi melalui telepon

2
KD 1. Mengidentifikasi Proses Komunikasi

• INDIKATOR 1.1 Persyaratan kemampuan
  berkomunikasi ditempat kerja
  teridentifikasi
• 1.2 Berkomunikasi dengan penyelia dan rekan
  kerja teridentifikasi
• 1.3 Meminta saran peralatan berkomnikasi yang
  paling sesuai
• 1.4 Teknik bertanya, mendengarkan dan
  keterampilan berbicara digunakan dlam
  mengumpulkan dan menyampaikan informasi
• 1.5 Menggunakan bahasa yang sesuai
• 1.6 Memakai umpan balik yang membangun
• MATERI - Komunikasi
• - Teknik bertanya
• - Umpan balik yang membangun
• KEGIATAN - Menjelaskan pengertian komunikasi
• PEMBELAJARAN - Menyebutkan jenis dan ciri
  komunikasi
• - Menyebutkan unsur-unsur komunikasi
• - Menyebutkan kemampuan berkomunikasi
• - Menjelaskan teknik bertanya
• - Menjelaskan penggunaan bahasa verbal dan
  non verbal
• - Mengembangkan pendekatan proaktif untuk
  meningkatkan komunikasi

3

• Kamus Besar Bahasa IndonesiaBalai Pustaka 2002

Komunikasi adalah Pengiriman dan penerimaan pesan
atau berita antara dua orang atau lebih sehingga
pesan yang dimaksud dapat dipahami
4
Dnamika KomunikasiProf. Drs. Omong Uchjana. MA
Komunikasi adalah Proses penyampaian suatu pesan
oleh seseorang kepada orang lain untuk
memberitahu, untuk mengubah sikap pendapat atau
perilaku baik langsung secara lisan maupun tak
langsung melalui media
Bisnis dan Manajemen
5
William. C.H Wayne M Batty(Bussines
Communications Principles and Methoods)
komunikasi adalah suatu proses pertukaran
informsi antara individu individu melalui sistem
biasa baik dengan simbol-simbol, sinyal-sinyal
maupun perilaku atau tindakan
Bisnis dan Manajemen
6
Kesimpulan
Komunikasi adalah Proses pengiriman dan
penerimaan ide, pesan, informasi atau konsep di
tempat kerja, baik di dalam kelompok format
maupun informal
Bisnis dan Manajemen
7
Jenis-jenis Komunikasi

• Komunikasi Formal
• Komunikasi yang dapat berupa perintah, saran,
  laporan, rapat, atau konferensi.
• Komunikasi Informal
• Komunikasi yang tidak direncana dan tidak
  ditentukan dalam struktur organisasi.
• Komunikasi Non Formal
• Komunikasi antara resmi dan tidak resmi.

Bisnis dan Manajemen
8

• Ciri-ciri Komunikasi Formal

• Informasi yang disampaikan mempunyai sanksi
• Berhubungan erat dengan proses
• penyelenggaraan kerja untuk mencapai
  tujuan
• yang ditetapkan
• Bersumber dari perintah resmi yang diberikan
• oleh orang yang berwenang
• Banyak menggunakan sarana atau media
• komunikasi

Bisnis dan Manajemen
9

• Ciri-ciri Komunikasi Informal
• Merupakan komunikasi yang tidak resmi berupa
  kabar angin atau desas.
• Mengandung hubungan dan keterangan yang tidak
  resmi
• Terjadi melalui informasi dari mulut kemulut
• Mempunyai kemungkinan mengandung informasi yang
  bertentangan dengan kepentingan perusahaan

10

• Ciri Komunikasi Non formal
• Komunikasi bersifat antara resmi dan tidak resmi
• Merupakan sarana untuk mengarahkan komunikasi
  informal ke komunikasi formal
• Merupakan jembatan antara formal dan informal
  dalam memperlancar tugas resmi
• Merupakan saluran bagi pimpinan untuk mendapatkan
  ide atau metode baru

11

• Persyaratan Kemampuan Berkomunikasi
• Ada saling pengertian diantara sipengirim dan
  sipenerima informasi
• Ada persamaan makna tentang sesuatu yang
  dibicarakan
• Adanya kemampuan para karyawan dalam melakukan
  kegiatan komunikasi

12

• Komponen Komunikasi

1. Komunikator
2. Komunikan
3. Pesan
4. Saluran
5. Sikap atau Respon
13

• Komunikator
• Yaitu seseorang yang menyampaikan
  berita,informasi, atau pesan
• Komunikan
• Yaitu seseorang yang menerima berita, informasi,
  atau pesan

14

• 3. Pesan
• Yaitu isi berita atau informasi yang
• akan disampaikan
• Saluran
• Yaitu media yang digunakan sebagai perantara
  penyampaian informasi
• 5. Sikap atau respon
• Yaitu jawaban dari si penerima informasi

15

• Teknik Bertanya Efektif
• Teknik mengajukan pertanyaan-pertanyaan
  diantaranya
• Pertanyaan Langsung
• Pertanyaan Umum
• Pertanyaan Terbuka
• Pertanyaan yang diajukan kembali
• Pertanyaan Faktual
• Pertanyaan Retoris
• Pertanyaan Pancingan
• Pertanyaan yang bersifat menggerakkan

16
KD 2. Menerima dan Mengaplikasikan Informasi

• INDIKATOR 2.1 Penertian Informasi
  diidentifikasi dengan benar
• 2.2 Cara penerimaan informasi diidentifikasi
  dengan tepat
• 2.3 Cara Penyampaian informasi dilakukan
  dengan benar
• MATERI - Pengertian Informasi
• - Cara penerimaan informasi yang baik
• - Cara Penyampaian informasi yang baik
• KEGIATAN - Menjelaskan Pengertian Informasi
• PEMBELAJARAN - Menjelaskan penerimaan informasi
  yang baik
• - Menjelaskan cara penyampaian informasi
  yang baik

17

• Menurut Burch dan Starter
• Informasi adalah pengumpulan dan pengolahan data
  untuk memberikan pengetahuan atau keterangan
• G.R Terry
• Informasi adalah data yang penting yang
  memberikan pengetahuan yang berguna

18

• The Liang Gie
• Kamus Administrasi Perkantoran
• Informasi adalah rangkaian perkataan , kalimat,
  gambar, atau tanda tertulis lainnya yang
  mengandung pengertian buah pikiran atau
  pengetahuan apapun yang dapat dipergunakan oleh
  pemimpin organisasi dalam mengambil keputusan

19

• Teknik Penyampaian Informasi
• Berbagai cara dalam menyampaikan
• informasi melalui
• Surat
• Gerak-gerik
• Lambang/gambar

20

• Dalam menyampaikan informasi ada
• beberapa prinsip yang harus
• diperhatikan, yaitu
• Menggunakan cara yang mudah
• Alat komunikasi yang sederhana
• Kesamaan pengertian
• Penggunaan alat komunikasi yang sederhana
• Bermanfaat dan menguntungkan

Bisnis dan Manajemen
21

• Dalam menerima informasi ada beberapa hal
• Harus diperhatikan
• Kecakapan komunikasi
• Sikap penerima
• Pengetahuan Penerima
• Sistem sosial
• Keadaan lahiriah

Bisnis dan Manajemen
22

• Faktor penghambat Informasi
• Kecakapan yang kurang baik
• Sikap yang kurang tepat
• Pengetahuan yang kurang
• Kurang memahami sistem sosial
• Sakwasangka (prejudice) yang tidak mendasar
• Kesalahan bahasa
• Jarak dan Penerima
• Informasi yang berlebihan
• Informasi yang berlebihan
• Informasi satu arah

23
KD 3. Memilih Media Komuniasi
INDIKATOR 3.1 Memilih Media yang
sesuai 3.2 Menggunakan media
komunikasi MATERI - Pengertian Media
Komunikasi - Jenis Media Komunikasi
- Fungsi Media Komunikasi KEGIATAN
- Menjelaskan pengertian Media
Komunikasi PEMBELAJARAN - Menyebutkan
jenis-jenis Media Komunikasi -
Menyebutkan Fungsi Media Komunikasi
24
Pengertian Media Komunikasi
Media Komunikasi adalah media yang dipergunakan
dalam proses komunikasi untuk mencapai suatu
tujuan
Bisnis dan Manajemen
25
Fungsi Media Komunikasi
1. mempermudah penyampaian dan informasi
kepada komunikan 2. mengefektivkan proses
penyampaian pesan/informasi kepada
komunikan. 3. mempersingkat waktu penyampaian
pesan/informasi kepada komunikan. 4.
membangkitkan daya tarik pesan/informasi
yang akan disampaikan. 5. mengkonkritkan isi
berita/pesan yang bersifat abstrak. 6.
memperjelas isi dan maksud informasi/pesan
yang akan disampaikan. 7. menghubungkan
komunikator dan komunikan yang saling
Bisnis dan Manajemen
26

• Jenis-Jenis Media Komunikasi
• Menurut Cara Penggunaannya/Eksternal
• Menurut Kegiatan Sehari-hari/Internal
• Menurut Sasarannya

27
Menurut Cara Penggunaannya/ Eksternal

• Media Audio
• Contoh Radio, Telepon, Tape
• Recorder
• Media Visual
• Contoh Surat, Chart, Poster,
• Transparancy
• Media Audio Visual
• Contoh Film, Televisi, Video

Bisnis dan Manajemen
28
Menurut Kegiatan Sehari-hari / eksternal

• Surat Prive
• Telepon
• Pertemuan
• Wawancara
• Kunjungan

Bisnis dan Manajemen
29
Menurut Sasarannya
Media Umum/Nirmasa Contoh Telepon, Telegraph,
Tape Recorder Media Massa Contoh
Surat Kabar, Majalah, Film
Bisnis dan Manajemen
30

• Keuntungan dan kerugian Media Komunikasi
• Media Audio
• Keuntungan
• harganya relatif murah
• dapat membangkitkan fantasi pendengaran
• mudah dibuat dan digunakan
• alatnya sangat sederhana

Bisnis dan Manajemen
31

• Kerugian
• agak sulit dikontrol
• kualitas suaranya cenderung menurun atau
  berkurang
• apabila ada kesalahan harus membuat naskah baru
• tidak dapat diperkenalkan dalam visual

32

• Media Visual
• Keuntungan
• informasi yang disampaikan lebih jelas
• biaya pembuatan relatif murah
• pelaksanaannya dapat menghemat tenaga
• pembuatannya dan penggunaannya lebih mudah

33

• Kerugian
• perlu waktu guna menafsirkan pengertiannya
• menimbulkan rasa bosan atau jenuh
• menimbulkan gangguan-gangguan yang tidak
  diinginkan

34

• Media Audio Visual
• Keuntungan
• pemakaiannya tidak membosankan
• hasilnya dapat dimengerti dan dipahami
• informasi yang diterima lebih jelas dan cepat
  dimengerti
• informasi dapat diterima sesuai dengan
  kenyataannya

35

• Kerugian
• kejelasan suaranya terkadang samar-samar
• pelaksanaannya perlu waktu yang cukup lama
• pelaksanaannya memakan tempat yang cukup luas
• biayanya relatif mahal

36

• Macam-macam Media Komunikasi
• Media Komunikasi Tradisional
• Contoh Surat, HT, Beduk, Surat Kabar/Koran,
• Kentongan, Peluit.
• Media Komunikasi Modern
• Contoh Komputer, Televisi, Handphone, Radio,
• Faximile,Pesawat telepon,
  OHP, LCD,
• Laptop, Microphone.

37
Contoh Gambar Media Komunikasi Tradisional
38

• Contoh Gambar
• Media Komunikasi Modern

39
KD 4. Melakukan Komunikasi Melalui Telepon

• INDIKATOR 4.1 Mampu Menjelaskan jenis-jenis
  Komunikasi dengan
• telepon
• 4.2 Mampu menerima panggilan telepon
• 4.3 Mampu melakukan panggilan keluar
• 4.4 Mampu mengakhiri dan menutup pembicaraan
  telepon
• 4.5 Mampu menyampaikan pesan telepon
• MATERI - Jenis-jenis komunikasi dengan telepon
• - Penjelasan cara menerima panggilan
  telepon
• - Penjelasan prosedur mengakhiri dan
  menutup
• 
  pembicaraan telepon
• - Penjelasan penyampaian pesan telepon
• KEGIATAN - Mendiskusikan jenis-jenis
  komunikasi dengan telepon
• PEMBELAJARAN - Mendiskusikan prosedur menerima
  panggilan telepon
• - Praktek Menerima panggilan telepon dalam
  berbagai
• situasi
• - Mendiskusikan prosedur melakukan
  panggilan telepon

40

• Pengertian Hubungan telepon
• Hubungan telepon adalah cara mengadakan
• Hubungan langsung jarak jauh untuk
• menyampaikan dan menerima pembicaraan
• melalui alat elektronik dari satu pihak kepada
• pihak lain.

41

• Jenis-Jenis Pesawat Telepon
• Pesawat Tunggal
• PMBX (Private Manual Branch Exchange)
• PABX (Private Automatic Branch Exchange)

42

• Hubungan Telepon dapat dibedakan
• menjadi
• Hubungan antar bagian (Intern)
• Hubungan Lokal
• Hubungan Interlokal
• Hubungan Internasional

43

• Ditinjau dari segi peletakkannya
• Telepon Meja (Table Phone)
• Telepon Dinding (Wall Phone)
• Ditinjau dari segi kapasitasnya
• Satu jalur
• Telepon dengan banyak tuts
• Sistem hunting
• Telepon dengan pengeras suara

44

• Hal-hal yang perlu diperhatikan pada
• waktu bertelpon
• Jangan membiarkan telepon berdering lebih dari
  tiga kali
• Bersikaplah wajar dan ramah dalam berbicara,
  seakan-akan berbicara berhadapan muka
• Bersikaplah wajar dan ramah dalam bicara
• Bersikaplah bijaksana dalam menanggapi telepon
• Bicara seperlunya sesuai dengan maksud
  pembicaraan

45

• Hal-Hal yang harus diperhatikan ketika
• menerima telepon
• Mengangkat gagang telepon sesegera mungkin.
  Jangan biarkan telepon berdering lama, maksimal
  tiga kali.
• Menyampaikan salam
• Menyebutkan identitas diri
• Gunakan bahasa yang resmi, komunikatif (jelas,
  singkat, dapat dipahami, dan tepat)
• Mencatat hal-hal penting dalam lembar pesan
  telepon (LPT)

46

• Alat-alat yang digunakan dalam
• menerima telepon
• Pesawat Telepon
• Kalender Meja
• Jam dinding atau jam meja
• Alat tulis
• Lembar pesan telepon (LPT)
• Daftar nomor telepon ekstention internal
• Buku daftar telepon masuk

47

• Melakukan Panggilan Telepon atau
• Menelpon
• Siapkan nomor telepon yang hendak dituju,
  perhatikan bahwa nomor telepon sudah tepat.
• Siapkan peralatan menulis berupa kertas, dan
  ballpoint

48

• Pelaksanaan menelpon
• Tekan nomor telepon yang dituju dengan tepat
  sesuai dengan alamat yang dimaksud
• Bila telah tersambung penelpon harus memberikan
  salam dan menyebutkan identitas diri
• Mengemukakan maksud dan tujuan menelpon secara
  jelas, singkat, dapat dipahami dan tepat
• Mencatat hal-hal penting
• Mengakhiri pembicaraan dengan ucapn terimakasih
  dan salam
• Meletakkan gagang telepon dengan perlahan

49

• Mencatat Pesan Telepon
• Mencatat tanggal, waktu, nama lengkap penelpon,
  nama perusahaan, nomor telepon, isi pesan untuk
  pimpinan, tanda tangan penerima telepon
• Memindahkan segera lembar pesan telepon
• Meletakkan pesan telepon di atas meja orang yang
  dituju atau di atas meja pimpinan agar mudah
  terlihat
• Meletakkan pesan telepon pada tempatnya kembali

50

• Contoh Lembar Pesan Telepon (LPT)
• Lembar Pesan Telepon (LPT)
• Kepada Tanggal ..
• .. Jam ..
• Ditelepon Dikunjungi
  Penting
• Oleh .
• Perusahaan ............................
  ..........................
• Alamat/No. TelP .
• Akan Menelpon Minta Ditelepon
• Minta Janji
• Catatan
• Diterima Oleh .

51

• Telephone Message
• Date ...... Time
  
• To ......................
  ................
• Mr/Mrs/Ms
• From
• Phone .................................
  ..............................................
• - Telephone
• - Please Call
• - Will Call Again
• - Want to See You
• - Returned Your Call
• - Urgen
• Message

52

• Contoh Buku Ekspedisi

BUKU EKSPEDISI EKSTERN BUKU EKSPEDISI EKSTERN BUKU EKSPEDISI EKSTERN BUKU EKSPEDISI EKSTERN BUKU EKSPEDISI EKSTERN BUKU EKSPEDISI EKSTERN
Tanggal Kepada Alamat Dari No. Diterima/ Nama Jelas

53

• Mendaftar E-mail

54

• Membuka E-mail

55

• Mengirim E-mail

56

• Membaca E-mail

57

• Menutup E-mail