EL CONTROL

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EL CONTROL
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CONCEPTO DE CONTROL

• El control consiste en verificar si todo ocurre
  de conformidad con el PLAN adoptado, con las
  instrucciones emitidas y con los principios
  establecidos. Tiene como fin señalar las
  debilidades y errores a fin de rectificarlos e
  impedir que se produzcan nuevamente. Henry Fayol
• El proceso para determinar lo que se está
  llevando a cabo, valorizarlo, y, si es
  necesario, aplicar medidas correctivas, de manera
  que la ejecución se desarrolle de acuerdo con lo
  planeado. George F. Terry
• Implica la medición de lo logrado en relación con
  lo estándar y la corrección de las desviaciones,
  para asegurar la obtención de los objetivos de
  acuerdo con el plan. Koontz y ODonell.
• El control es una función administrativa es la
  fase del proceso administrativo que mide y
  evalúa el desempeño y toma la acción correctiva
  cuando se necesita. De este modo, el control es
  un proceso esencialmente regulador. Chiavenato
• Una función administrativa, ya que conforma parte
  del proceso de administración, que permite
  verificar, constatar, palpar, medir, si la
  actividad, proceso, unidad, elemento o sistema
  seleccionado está cumpliendo y/o alcanzando o no
  los resultados que se esperan.

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• El control es un proceso dinámico que consiste en
  comparar lo realizado con lo programado y
  detectar desviaciones o diferencias. SAMUEL C.
  CERTO

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CARACTERISTICAS DEL CONTROL

• ORIENTACION ESTRATEGICA HACIA LOS RESULTADOS
• COMPRENSION
• ORIENTACION RAPIDA PARA LAS EXCEPCIONES
• FLEXIBILIDAD
• AUTOCONTROL
• NATURALEZA POSITIVA
• CLARIDAD Y OBJETIVIDAD

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ELEMENTOS DEL CONCEPTO

• Relación con lo planteado
• Siempre existe para verificar el logro de los
  objetivos que se establecen en la planeación.
• Medición
• Para controlar es imprescindible medir y
  cuantificar los resultados.
• Detectar desviaciones
• Una de las funciones inherentes al control, es
  descubrir las diferencias que se presentan entre
  la ejecución y la planeación.
• Establecer medidas correctivas
• El objeto del control es prever y corregir los
  errores.

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IMPORTANCIA

• CIERRA EL CICLO DE LA ADMINISTRACION, DE HECHO,
  LOS CONTROLES SON A LA VEZ MEDIOS DE PREVISION.
• SE DA EN TODAS LAS DEMAS FUNCIONES
  ADMINISTRATIVAS, HAY CONTROL DE LA ORGANIZACIÓN,
  DE LA DIRECCION, DE LA INTEGRACION, ETC., ES POR
  ELLO UN MEDIO PARA MANEJARLAS O ADMINISTRARLAS.
• CREA MEJOR CALIDAD, LAS FALLAS DE PROCESO SE
  DETECTAN Y EL PROCESO SE CORRIGE PARA ELIMINAR
  ERRORES.
• ENFRENTA EL CAMBIO, LA FUNCION DE CONTROL SIRVE A
  LOS GERENTES PAA RESPONDER A LAS AMENAZAS O LAS
  OPORTUNIDADES DE TODO ELLOS, PORQUE LES AYUDA A
  DETECTAR LOS CAMBIOS QUE ESTAN AFECTANDO LOS
  PRODUCTOS Y LOS SERVICIOS DESUS ORGANIZACIONES.
• FACILITA LA DELEGACIÓN Y EL TRABAJO EN EQUIPO
  EL PROCESO DE CONTROL PERMITE QUE EL GERENTE
  CONTROLE EL AVANCE DE LOS EMPLEADOS, SIN
  ENTORPECER SU CREATIVIDAD O PARTICIPACION EN EL
  TRABAJO.

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PRINCIPIOS

• DEL CARÁCTER ADMINISTRATIVO DEL CONTROL.
• ES NECESARIO DISTINGUIR LAS OPERACIONES DE
  CONTROL DE LAS FUNCIONES DE CONTROL. LA FUNCION
  ES DE CARÁCTER ADMINISTRATIVO Y ES LA RESPUESTA
  AL PRINCIPIO DE LA DELEGACION. LAS OPERACIONES
  SON DE CARÁCTER TECNICO.
• DE LOS ESTANDARES.
• EL CONTRO ES IMPOSIBLE SINO EXISTEN ESTANDARES DE
  ALGUNA MANERA PREFIJADOS Y SERA TANTO MEJOR
  CUANTO MAS PRECISOS Y CAUNTITATIVOS SEAN DICHOS
  ESTANDARES.
• DEL CARÁCTER MEDIAL DEL CONTROL.
• UN CONTROL DEBERA USARSE SI EL TRABAJO, GASTO,
  ETC., QUE IMPONE, SE JUSTIFICAN ANTE LOS
  BENEFICIOS QUE DE EL SE ESPERAN.
• DEL PRINCIPIO DE EXCEPCION.
• EL CONTROL ADMINISTRATIVO ES MUCHO MAS EFICAZ Y
  RAPIDO CUANDO SE CONCENTRA EN LOS CASOS EN QUE NO
  SE LOGRO LO PREVISTO, MAS BIEN EN LOS RESULTADOS
  QUE SE OBTUVIERON COMO SE HABIA PLANEADO.

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PREMISAS DEL CONTROL

• UN CONTROL DEBE SER CONSISTENTE, USANDO SIEMPRE
  LA MISMA UNIDAD DE MEDIDA, SIN MEZCLAR MANZANAS
  CON PERAS.
• UN BUEN CONTROL DEJA REGISTRO HISTORICO IMPRESO
  PARA ANALISIS DE LARGO PLAZO.
• UN BUEN CONTROL SISTETIZA LA INFORMACION
  RELEVANTE.
• EL CONTROL DEBE SER ECONOMICO, EN OTRAS PALABRAS,
  DEBE SALIR MAS BARATO EL CALDO QUE LAS
  ALBONDIGAS.
• EN CONTROL DEBE SEÑALAR TENDENCIAS Y FRECUENCIAS.
• EL CONTROL EFECTIVO PREVEE MEDIDAS CORRECTIVAS
  ANTE LS DESVIACIONES.
• EL CONTROL EFECTIVO ES ESTRATEGICO, NO SOLO
  OPERATIVO.
• EL CONTROL EFECTIVO SIGUE EL PRINCIPIO DE LA
  EXCEPCION.
• UN CONTROL EFECTIVO DISTINGUE ENTRE SINTOMAS Y
  CAUSAS.
• UN CONTROL ES OPORTUNO Y JERARQUICO, DESPUES DEL
  NIÑO AHOGADO, TAPAR EL POZO.
• LOS PROBLEMAS DE HOY, DERIVAN DE LAS SOLUCIONES
  DE AYER.

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ETAPAS

• EL PROCESO DE CONTROL PRESENTA CUATRO ETAPAS O
  FASES
• ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS O ESTANDARES DE
  DESEMPEÑO.
• EVALUACION O MEDICION DEL DESEMPEÑO ACTUAL.
• COMPARACION DEL DESEMPEÑO ACTUAL CON LOS
  OBJETIVOS O ESTANDARES ESTABLECIDOS.
• ACCION CORRECTIVA PARA SUPERAR LOS POSIBLES
  DESVIOS O ANORMALIDADES.

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PROCESO DE CONTROL
ESTABLECER OBJETIVOS Y ESTANDARES DE DESEMPEÑO
ADOPTAR LA ACCION CORRECTIVA NECESARIA
EVALUAR EL DESEMPEÑO ACTUAL
COMPARAR EL DESEMPEÑO ACTUAL CON LOS OBJETIVOS
O ESTANDARES
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• ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS Y ESTANDARES
• LOS OBJETIVOS, SON PUNTOS DE REFERENCIA PARA EL
  DESEMPEÑO O RESULTADO DE UNA ORGANIZACIÓN, UNIDAD
  ORGANIZACIONAL O ACTIVIDAD INDIVIDUAL.
• EL ESTANDAR ES UN NIVEL DE ACTIVIDAD ESTABLECIDO
  PARA SERVIR COMO MODELO DE LA EVALUACION DEL
  DESEMPEÑO ORGANZACIONAL.
• ESTANDAR SIGNIFICA NIVEL DE REALIZACION O DE
  DESEMPEÑO QUE SE PRETENDE TOMAR COMO
  REFERENCIA.
• LOS ESTANDARES DEFINEN LO QUE SE DEBE MEDIR EN
  TERMINOS DE CALIDAD, CANTIDAD, CALIDAD, TIEMPO Y
  COSTO EN UNA ORGANIZACIÓN Y CUALES SON LOS
  INSTRUMENTOS DE MEDIDA ADECUADOS.

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TIPOS DE ESTANDARES
NUMERO DE EMPLEADOS VOLUMEN DE PRODUCCION VOLUMEN
DE VENTAS PORCENTAJE DE ROTACION DE
INVENTARIOS ROTACION DE CAPITAL
CANTIDAD
ESTANDARES DE
ESTANDARES DE CALIDAD DE PRODUCCION CALIDAD DEL
PRODUCTO O SERVICIO INDICE DE MANTENIMIENTO DE
MAQUINAS Y EQUIPO. ATENCION AL CLIENTE ASISTENCIA
TECNICA
CALIDAD
TIEMPO MEDIO DE PERMANENCIA DE LOS EMP. TIEMPO
ESTANDAR DE PRODUCCION TIEMPO DE PROCESAMIENTO DE
PEDIDOS CICLO FINANCIERO O CICLO
OPERACIONAL TIEMPO MEDIO DE CREACION DE NUEVOS
PRODUCTOS.
TIEMPO
COSTO DE ALMACENAMIENTO DE MATERIA PRIMAS COSTO
DE PROCESAMIENTO DE CADA PEDIDO COSTO DE CADA
SOLICITUD DE MATERIAL COSTOS DIRECTOS E
INDIRECTOS DE PRODUCCION RELACION COSTO-BENEFICIO
COSTOS
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• PARA MARISELA BARROS, LAS PRINCIPALES FUNCIONES
  DE ESTOS OBJETIVOS Y ESTANDARES SON
• PRESENTAR UNA SITUACION FUTURA Y ESPERADA, PARA
  INDICAR A LAS PERSONAS LO QUE LA ORGANIZACIÓN
  PRETENDE QUE EJECUTEN Y CONSIGAN.
• SEVIR COMO REFERENCIAS QUE PERMITAN A LAS
  PERSONAS EVALUAR EL ÉXITO DE SU TRABAJO,
  RENDIMIENTO Y EFICIENCIA.
• SERVIR COMO UNIDADES DE MEDIDA PARA VERIFICAR Y
  COMPARAR LA PRODUCTIVIDAD DENTRO DE LA
  ORGANIZACIÓN.
• CONSTITUIR UNA FUENTE DE LEGITIMIDAD QUE
  JUSTIFIQUE LAS ACTIVIDADES DE CADA PERSONA O
  UNIDAD ORGANIZACIONAL.

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EVALUACION DEL DESEMPEÑO

• EL PROPOSITO DE EVALACION DEL DESEMPEÑO ES
  VERIFICAR SI SE OBTIENEN LOS RESULTADOS Y CUALES
  SON LAS CORRECCIONES NECESARIAS QUE SE DEBEN
  INTRODUCIR EN EL PROCESO. LA MEDICION PUEDE SER
  UN MOTIVADOR O UNA AMENAZA PARA LAS PERSONAS.
• EL SISTEMA DE MEDICION DEL DESEMPEÑO DEBE ACTUAR
  MAS COMO REFUERZO DEL BUEN DESEMPEÑO, Y NO
  SIMPLEMENTE COMO AMENAZA A LAS PERSONAS.

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QUE MEDIR

• LA PREOCUPACION PRINCIPAL DE LAS ORGANIZACIONES
  SE ORIENTA HACIA LA MEDICION, EVALUACION Y
  CONTROL DE TRES ASPECTOS PRINCIPALES
• RESULTADOS
• RESULTADOS CONCRETOS Y FINALES QUE SE PRETENDEN
  ALCANZAR DENTRO DE CIERTO PERIODO.
• DESEMPEÑO
• COMPORTAMIENTO O MEDIOS INSTRUMENTALES QUE SE
  PRETENDEN PONER EN PRACTICA.
• FACTORES CRITICOS DEL ÉXITO
• ES DECIR, ASPECTOS FUNDAMENTALES PARA QUE LA
  ORGANIZACIÓN SEA EXITOSA EN SU RESULTADO Y EN SU
  DESEMPEÑO.

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ASPECTOS DEL DESEMPEÑO ORGANIZACIONAL

• LOS ASPECTOS MAS FOCALIZADOS DEL DESEMPEÑO
  ORGANIZACIONAL SON
• RENTABILIDAD
• VOLUMEN DE DINERO GENERADO DESPUES DE DEDUCIR LOS
  GASTOS.
• COMPETITIVIDAD
• ÉXITO DE UNA EMPRESA FRENTE A SUS COMPETIDORES.
• EIFICIENCIA
• CONSECUCION DE RESULTADOS CON EL MINIMO DE
  RECURSOS PLAENADOS PARA SER UTILIZADOS.
• EFICACIA
• PORCENTAJE DE SALIDA REAL SOBRE LA SALIDA
  ESPERADA.
• CALIDAD
• ADECUACION A LAS ESPECIFICACIONES O REQUISITOS O
  SUPERACION DE ELLOS

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• INNOVACION
• GRADO EN QUE SE PRODUCEN NUEVAS IDEAS O SE
  ADAPTAN VIEJAS IDEAS PARA CREAR RESULTADOS
  LUCRATIVOS.
• PRODUCTIVIDAD
• RELACION ENTRE LAS SALIDAS Y LAS ENTRADAS DEL
  SISTEMA.
• CALIDAD DEL VIDA EN EL TRABAJO
• ASPECTOS DEL AMBIENTE FISICO Y PSICOLOGICO DEL
  TRABAJO QUE SON IMPORTANTES PARA LOS EMPLEADOS.

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CATEGORIAS DEL CONTROL
ANTES DE LA OPERACION
DURANTE LA OPERACION
DESPUES DE LA OPERACION
OBJETIVOS Y ESTANDARES
FINES O RESULTADOS
MEDIOS O DESEMPEÑOS
SECUENCIA DE LA OPERACIÓN O PROCESO
INSUMOS DE TRABAJO
PROCESOS DE TRABAJO
RESULTADOS DEL TRABAJO
CONTROLES PREVIOS
CONTROLES A COMPETIDORES
CONTROLES POR RETROALIMENTACION
ASEGURAR LA DIRECCION ADECUADA Y LOS RECURSOS
E INSUMOS NECESARIOS
GARANTIZAR LA EJECUCION CORRECTA DE LAS
OPERACIONES DEL FLUJO DE TRABAJO
GARANTIZAR LOS RESULTADOS FINALES DENTRO DE LOS
OBJETIVOS Y ESTANDARES ESPERADOS
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DURANTE LA OPERACION
ANTES DE LA OPERACION
DESPUES DE LA OPERACION

• PLAN ESTRATEGICO
• PLANES TACTICOS Y
• OPERACIONALES
• PLANES DE ACCION
• PRESUPUESTOS
• DESCRIPCION DE
• CARGOS
• OBJETIVOS DE
• DESEMPEÑO
• PLANES DE
• ENTRENAMIENTO

• INFORMES MENSUALES
• INFORMES ANUALES
• AUDITORIA PERIODICAS
• INVESTIGACIONES
• REVISION DEL
• DESEMPEÑO
• EVALUACION DE LOS
• RESULTADOS DEL
• ENTRENAMIENTO

• OBSERVACION
• ACOMPAÑAMIENTO
• INSPEC Y CORRECCION
• REVISION DEL
• PROGRESO
• REUNIONES DE STAFF
• SISTEMAS DE DATOS E
• INF. INTERNAS
• PROGRAMAS DE
• ENTRENAMIENTO

CONTROL POR RETROAL
CONTROL SIMULTANEO
CONTROL PREVIO
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ACCION CORRECTIVA

• EL CONTROL BUSCA MANTENER LAS OPERACIONES DENTRO
  DE LOS ESTANDARES ESTABLECIDOS PARA CONSEGUIR LOS
  OBJETIVOS DE LA MEJOR MANERA POSIBLE.
• LA ACCION CORRECTIVA ES LA ACCION ADMINISTRATIVA
  QUE BUSCA MANTENER EL DESEMPEÑO DENTRO DEL NIVEL
  DE LOS ESTANDARES ESTABLECIDOS PARA GARANTIZAR
  QUE TODO SE HAGA EXACTAMENTE DE ACUERDO A LO
  PLANEADO.
• EL CONTROL BUSCA ALCANZAR DOS FINALIDADES
  PRINCIPALES
• CORRECCION DE FALLAS O ERRORES
• PREVENCION DE NUEVAS FALLAS O ERRORES.

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SUBSISTEMA DE CONTROL
ENTRADAS PERSONAS, DINERO, MATERIA PRIMA,
MAQUINAS
PROCESO DE CONTROL
COMIENZO DEL CONTROL
SALIDAS
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CONTROL COMO SISTEMA DE RETROALIMENTACION

• EL CONTROL ADMINISTRATIVO ES BASICAMENTE UN
  PROCESO CIBERNETICO, LOS CUALES ESTAN DOTADOS DE
  RETROALIMENTACION Y HOMEOSTASIS.
• RETROALIMENTACION O RETROINFORMACION ES EL
  MECANISMO QUE PROPORCIONA INFORMACION RELACIONADA
  CON EL DESEMPEÑO PASADO O EL PRESENTE, CAPAZ DE
  INFLUIR EN LAS ACTIVIDADES FUTURAS O EN LOS
  OBJETIVOS FUTUROS DEL SISTEMA. LA
  RETROALIMENTACION ES UN INGRESO ESENCIAL EN
  CUALQUIER PROCESO DE CONTROL, PUES PROPORCIONA LA
  INFORMACION NECESARIA PARA TOMAR DECISIONES Y
  PROMOVER EL AJUSTE DEL SISTEMA.
• HOMEOSTASIS TENDENCIA DE TODOS LOS ORGANISMOS Y
  ORGANIZACIONES A AUTORREGULARSE, ES DECIR, A
  RETORNAR A UN ESTADO DE EQUILIBRIO ESTABLE,
  DESPUES DE SER SOMETIDOS A LA PERTURBACION DE
  ALGUN ESTIMULO EXTERNO.

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(No Transcript)