Manajemen Integrasi Proyek

1
Manajemen Integrasi Proyek
2
Tujuan pembelajaran

• Menjelaskan kerangka kerja manajemen integrasi
  proyek dlm hub-nya dgn area manajemen proyek yg
  lain dan siklus hdp proyek
• Menjelaskan proses renc. Strategis menerapkan
  metode seleksi proyek yg berbeda
• Menjelaskan pentingnya membuat project charter
  utk mengawali proyek scr formal
• Menjelaskan proses membuat pernyataan awal
  lingkup proyek

3
Tujuan pembelajaran

• Menjelaskan pengembangan renc. Manajemen proyek,
  termasuk isi, menggunakan guidelines dan
  templates utk mengembangkan renc., dan melakukan
  analisis stakeholder utk membantu dlm hubungan
  kerja
• Menjelaskan eksekusi proyek, hub-nya dgn renc.
  Proyek, faktor-faktor utk kesuksesan hasil, tools
  dan teknik utk menunjang eksekusi proyek
• Menjelaskan proses monitoring dan pengendalian
  kerja proyek

4
Tujuan pembelajaran

• Menjelaskan proses kendali perubahan
  terintegrasi, perencanaan utk manajemen perubahan
  pd proyek TI, dan membangun serta menggunakan
  sistem kendali perubahan
• Menjelaskan pentingnya membangun dan mengikuti
  prosedur yg baik utk menutup proyek
• Menjelaskan bgmn software dapat membantu dlm
  manajemen integrasi proyek

5
9 Knowlegde Areas
6
Kunci sukses proyekManajemen Integrasi Proyek
yang Baik

• Manajer proyek hrs mengkoordinasi semua knowledge
  areas selama siklus hidup proyek
• Bbrp manajer proyek yg baru mpy masalah dlm
  melihat big picture dan ingin fokus ke banyak
  detail
• Manajemen integrasi proyek tdk sama dgn integrasi
  software

7
Proses Manajemen Integrasi Proyek

• Membuat project charter bekerja sama dgn
  stakeholder utk membuat dokumen yg scr formal
  memberikan kewenangan utk menjalankan proyek
• Membuat pernyataan awal ttg lingkup proyek
  bekerja sama dgn stakeholder, terutama user dari
  produk (jasa) hasil proyek utk mengembangkan
  lingkup proyek yg berkualitas tinggi dan membuat
  pernyataan awal ttg lingkup proyek
• Membuat rencana manajemen proyek mengkoordinir
  semua usaha perencanaan utk membuat sebuah
  dokumen yg koheren dan konsisten, yaitu rencana
  manajemen proyek

8
Proses Manajemen Integrasi Proyek (lanj.)

• Mengarahkan dan memanajemen eksekusi proyek
  menjalankan renc manajemen proyek dgn
  melaksanakan aktivitas-aktivitas yg tercakup di
  dalamnya
• Memonitor dan mengendalikan pekerjaan proyek
  memantau pekerjaan proyek utk menjaga kinerjanya
  tetap pd tujuan proyek
• Melaksanakan kendali perubahan terintegrasi
  mengkoordinir perubahan yg mempengaruhi
  hasil-hasil proyek dan aset-aset proses
  organisasional
• Menutup proyek mengakhiri semua aktivitas proyek
  utk scr formal menutup proyek

9
Rencana Strategis dan Seleksi Proyek

• Rencana strategis mencakup pendefinisian tujuan
  jangka panjang, memprediksikan kecenderungan di
  masa depan, dan memproyeksikan kebutuhan akan
  produk-produk atau jasa-jasa baru
• Organisasi seringkali melaksanakan analisis SWOT
• Strength Weaknesses Opportunities Threats
• Sbg bagian dr rencana strategis, organisasi hrs
• Mengidentifikasi proyek-proyek yg potensial
• Menggunakan metode yg realistis utk memilih
  proyek mana yg akan dikerjakan (proses seleksi)
• Memformalkan proyek dgn membuat project charter

10
Mengidentifikasi Proyek-proyek Potensial

• Bbrp organisasi mengikuti proses perencanaan utk
  memilih atau menyeleksi proyek-proyek IT
• Adl sangat penting utk menyelaraskan proyek IT
  dgn strategi bisnis
• Penelitian menunjukkan bahwa
• Dukungan thdp tujuan bisnis yg nyata mrpk alasan
  utama yg dipakai utk investasi dlm proyek IT
• Perusahaan dgn operasi IT terkonsolidasi mpy
  biaya operasional per user end 24 lebih rendah
• Penggunaan IT yg standar menurunkan biaya
  pengembangan aplikasi (41 per user)

11
Proses Perencanaan IT
12
Metode Seleksi Proyek

• Biasanya tdk tersedia cukup banyak waktu dan
  sumberdaya utk mengimplementasikan semua proyek
• Metode utk seleksi proyek mencakup
• Fokus pd kebutuhan organisasi scr meluas
• Membuat kategori proyek-proyek IT
• Melakukan net present value atau analisis
  finansial yg lain
• Menggunakan model penilaian dengan pembobotan
• Menggunakan penilaian berimbang

13
Fokus pd kebutuhan organisasi

• Seringkali sangat sulit utk menilai bbrp proyek
  IT, namun biasanya semua orang menyetujui bahwa
  proyek tsb mpy nilai yg tinggi
• Tiga kriteria penting utk sebuah proyek
• Bahwa proyek tsb mmg dibutuhkan
• Bahwa ada dana tersedia utk proyek tsb
• Bahwa ada keinginan kuat utk membuat proyek tsb
  sukses

14
Kategorisasi Proyek IT

• Salah satu kategorisasi adl bgmn proyek
  memberikan respon pd
• Problem atau masalah
• Peluang
• Pengarahan (directive)
• Kategorisasi yg lain berdasar pd waktu yg
  dibutuhkan utk menyelesaikan proyek atau tanggal
  penyelesaian proyek
• Kategorisasi juga bisa berdasar prioritas proyek
  scr keseluruhan

15
Analisis Finansial Proyek

• Pertimbangan finansial biasanya mrpk aspek
  penting dlm proses seleksi proyek
• Tiga metode utk menentukan nilai finansial
  proyek
• Analisis NPV (Net Present Value)
• ROI (Return on Investment)
• Analisis payback

16
Analisis Net Present Value

• Analisis Net Present Value (NPV) adl metode utk
  menghitung laba atau rugi scr moneter dr sebuah
  proyek dgn tanpa memperhitungkan cash inflows and
  outflows di masa mendatang
• Proyek dgn NPV positif dpt dipertimbangkan jika
  nilai finansial mrpk kriteria utama
• Semakin tinggi NPV maka akan semakin baik

17
Contoh analisis NPV
18
ROI

• ROI dihitung dgn mengurangi biaya proyek dari
  keuntungan kmd dibagi dgn biaya
• ROI (keuntungan biaya proyek)/biaya proyek
• Semakin tinggi ROI maka proyek makin baik
• Byk organisasi menentukan ROI minimum bagi
  proyek-proyek yg akan didanainya
• IRR (Internal Rate of Return) dpt dihitung dgn
  membuat NPV nol

19
Analisis Payback

• Periode Payback adl waktu yg dibutuhkan utk
  pengembalian modal (investasi) dlm sebuah proyek
• Payback terjadi jika kumulatif keuntungan atau
  laba dan biaya adl lebih besar daripad nol
• Byk organisasi menginginkan supaya proyek-proyek
  IT mpy periode payback yg cukup pendek

20
Contoh Grafik Periode Payback
21
Model Weighted Scoring

• Model weighted scoring adl tools yg menyediakan
  proses sistematis utk memilih proyek berdasar
  bbrp kriteria
• Langkah-langkah dalam identifikasi
• Identifikasi kriteris penting utk proses seleksi
• Menentukan bobot (persentase) utk setiap kriteria
  shg totalnya 100
• Menentukan nilai (skor) utk setiap kriteria utk
  setiap proyek
• Mengalikan skor dgn bobot utk memperoleh
  bobot-skor total
• Semakin tinggi bobot-skor, maka proyek semakin
  baik

22
Contoh Model Weighted Scoring
23
Implementasi Balanced Scorecard

• Dibangun utk membantu memilih dan memanajemen
  proyek yg selaras dgn strategi bisnis
• Balanced Scorecard adl metodology yg mengubah
  penggerak (drivers) organisasi spt layanan
  konsumen, inovasi, efisiensi operasional, dan
  kinerja finansial menjadi besaran-besaran yang
  terukur (defined metrics)
• Akses www.balancedscorecard.org