a) Relacionadas con la operatoria de la empresa en general

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• a) Relacionadas con la operatoria de la empresa
  en general
• Separar las funciones de registro, operación y
  custodia en sectores y personal diferente. La más
  conocida dice quien registra no debe tener
  acceso a los fondos ni autorización para disponer
  de ellos.
• Procurar que toda actividad esté dividida en
  fases de modo que no quede su totalidad a cargo
  de una misma persona.

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• a) 1. La documentación comercial
• Prenumerar y preimprimir toda documentación
  emitida por la empresa para respaldar operaciones
  debe estar prenumerada y preimpresa. Existe
  reglamentación de AFIP que ordena la impresión de
  determinada documentación (facturas, remitos,
  etc). (Ver Anexo Documentos Comerciales.)
• Clasificar la documentación anulada la
  documentación anulada debe ser clasificada como
  tal y conservada según las disposiciones vigentes
  para el resto de la documentación.

3

• La documentación comercial

• Denunciar la pérdida de documentación para
  prevenir su uso fraudulento, la pérdida de
  documentación debe ser denunciada públicamente.
• Nombrar autorizados se aconseja determinar
  expresamente a los autorizados o encargados de
  utilizar la documentación comercial (y
  eventualmente apoderados).
• Controlar documentación ingresante la
  documentación que ingrese a la empresa debe ser
  cuidadosamente controlada antes de su aceptación
  y registro.

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• La documentación comercial

• Custodiar la documentación importante o crítica
  debe existir un correcto control de acceso a los
  sectores donde se encuentre la documentación y
  valores de la empresa.
• Proteger información confidencial la información
  confidencial debe ser protegida correctamente, si
  se utilizan sistemas informáticos, la misma se
  debe encontrar protegida por passwords, y en caso
  de estar archivada, sólo personal autorizado debe
  tener acceso a los mencionados archivos. (Ver
  cap. VI.)

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• La documentación comercial

• Custodiar documentos comerciales su custodia
  debe estar separada de quien la usa, y su entrega
  deberá hacerse contra la firma de quien los
  recibe. También es conveniente que contra entrega
  de un talonario nuevo, en el caso que se utilicen
  estos soportes, se proceda a la devolución del
  talonario agotado. Se deberá llevar un registro
  de la existencia de la documentación.

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• a) 2. El personal y sus responsabilidades
• Determinar expresamente facultades se deben
  conocer las facultades y funciones de cada
  integrante de la organización así como también su
  responsabilidad por las mismas.
• Comunicar desvinculaciones cuando alguien se
  retira de la empresa el hecho deberá informarse
  con rapidez a todo eventual interesado o
  relacionado con el mismo.
• Rotar personal es aconsejable la rotación del
  personal encargado del manejo de los fondos, ya
  que si siempre es realizado por la misma persona,
  un error u omisión puede pasar inadvertido.

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• a) 3. Los activos monetarios
• Limitar la circulación de dinero es necesario
  que la circulación de dinero y/o documentación,
  dentro de la empresa, se limite al mínimo.
• Custodiar los fondos es conveniente la
  concentración de la responsabilidad sobre la
  custodia de fondos en una sola persona. Por
  excepción se puede delegar en más de una.

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• Los activos monetarios

• Controlar a los responsables una vez designado
  un responsable para la tenencia de valores, se
  deberá controlar mediante las registraciones
  contables si todo lo que tiene es lo que debe
  tener y si todo lo que debe tener lo tiene.
• Separar manejos dinerarios de la registración el
  otorgamiento de créditos seguimiento de cobranzas
  , planificación de los pagos, y todo otro manejo
  financiero debe estar separado de quienes
  realizan los registros contables.

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• Los activos monetarios

• Separar fondos de diferentes procedencias para
  un mejor control de los fondos es recomendable la
  separación de los fondos provenientes de
  cobranzas, de los utilizados para pagos.
• Disponer doble firma en los cheques puede
  establecerse como regla general, siempre y cuando
  sea posible, que los cheques deban ser firmados
  por dos personas autorizantes.

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• Los activos monetarios

• Autorizar firmas la firma de los cheques debe
  realizarse por persona autorizada y con firma
  registrada en el banco. Es conveniente que los
  cheques los firmen dos personas como mínimo
  (orden conjunta).
• No dejar cheques firmados o endosados nunca se
  deben dejar firmados con anticipación. En
  circunstancias en que los autorizados a firmar
  los cheques deban ausentarse por un tiempo
  prolongado los cheques que deje firmados deben
  ser guardados en la caja fuerte.

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• Los activos monetarios

• Custodiar documentos a cobrar y valores la
  custodia de los documentos a cobrar y todo tipo
  de valores debe ser independiente del área de
  Tesorería y del área de Contaduría.
• Para los cheques de pago diferido debería
  aplicarse la misma norma, pero, en la práctica,
  no suele hacerse así y se hace cada vez más
  frecuente su uso como medio de pago.

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• Los activos monetarios

• Cruzar cheques recibidos los cheques que quedan
  en poder de la empresa deben ser cruzados y
  colocárseles un sello que diga Únicamente para
  ser depositado en la Cta. Cte. (esto siempre y
  cuando la situación financiera de la empresa lo
  permita, y no deban ser utilizados como medio de
  pago a proveedores).
• Documentar la entrega de bienes cada persona que
  recibe dinero o valores, deberá formar un recibo
  que quedará en poder de la que lo/s entrega,
  asegurando así el cumplimiento de las normas de
  control interno por oposición de intereses.

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• Los activos monetarios

• Separar la confección de cheques de su entrega
  la emisión de la orden de pago debe realizarse
  por personas que no manejen valores ni los
  entreguen.
• Realizar conciliaciones bancarias y arqueos las
  conciliaciones bancarias no sólo deben ser
  realizadas por quienes manejan los fondos, sino
  también por el sector de contaduría y de
  auditoría. Los arqueos de caja sorpresivos son
  una buena herramienta de control interno. La
  tecnología de operación por redes permite
  hacerlo, si es necesario, en tiempo real.

14

• Los activos monetarios

• Verificar valores en cartera para verificar la
  cantidad de valores en cartera deben realizarse
  arqueos sorpresivos.
• Respaldar y documentar la cancelación de deuda o
  declaración de incobrabilidad la cancelación de
  cuentas y la declaración de incobrabilidad deben
  ser aprobadas por un responsable que no
  pertenezca al área de créditos y con la
  documentación de respaldo que lo avale. Téngase
  presente que las normas impositivas exigen agotar
  las instancias legales razonables en función de
  la significatividad de los montos involucrados.

15

• Los activos monetarios

• Contratar seguros en algunos casos puede ser
  necesario que para aquellos que tengan manejo
  directo de valores se tomen seguros de
  fidelidad que cubran a la empresa contra
  posibles pérdidas por comportamiento desleal. No
  son prácticas habituales en nuestro país, aunque
  sí lo son en compañías globales.

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• a) 4. Los activos físicos
• Controlar la mercadería ingresante se debe
  controlar la cantidad y calidad de productos que
  ingresan en la empresas y su coincidencia con los
  pedidos realizados, y básicamente, con las
  especificaciones exigidas.
• Controlar los bienes físicos controlar que se
  encuentren adecuadamente localizados en sitios
  especialmente determinados a tal fin y el acceso
  a los mismos restringidos a los responsables de
  su custodia o gestión.

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• b) Algunos tips de control interno para el
  procedimiento de Ventas
• Crédito a clientes
• Quien concede lo créditos no debe ser quien
  autoriza las ventas, cuando sea posible la
  separación de funciones.
• Controlar el límite de crédito del cliente antes
  de aceptar nuevos pedidos de mercaderías, ayuda a
  evitar nuevos incobrables o al menos, a reducir
  la magnitud del daño. El límite de crédito del
  cliente debe haber sido determinado siguiendo
  pautas explícitamente fijadas para tal fin.

18

• Crédito a clientes

• Imputar previamente el crédito al cliente una vez
  realizado todo nuevo pedido. No hacerlo puede
  elevar el límite de crédito y la falta de su
  imputación puede permitir, incluso, posteriores
  otorgamientos de nuevos créditos que sobrepasen
  aún más dicho límite.
• Registrar el débito definitivo de la deuda del
  cliente en el momento de la facturación del
  pedido o confección del remito que lo sustituya.

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• Inventarios
• Controlar el stock de mercadería existente antes
  de concretar el pedido para evitar desatender al
  cliente (cuando la entrega sea inmediata) o para
  poder programar su disponibilidad en tiempo y
  forma convenida. La aceptación del pedido por
  parte del vendedor implica para el mismo el
  compromiso de entrega de la mercadería. Su
  incumplimiento puede provocar, además de la
  pérdida de credibilidad por parte de la empresa,
  erogaciones y quebrantos por resarcimiento de
  daños y eventuales lucros cesantes por no haber
  puesto a disposición la mercadería en el momento
  acordado.

20

• Inventarios

• Disminuir previamente el stock de mercaderías
  cuando se acepta un pedido. De no hacerlo podrían
  aceptarse nuevos pedidos comprometiendo el stock
  necesario para cumplir con el concentrado en
  forma previa.
• Disminuir definitivamente el stock cuando se
  retiran las mercaderías y se remiten al cliente.
  De no realizarse la disminución definitiva del
  stock, se provocará una distorsión entre las
  registraciones y la realidad, por ejemplo, al
  tomar un inventario.

21

• Documentación respaldatoria
• En caso que el vendedor cobre comisiones según
  las ventas realizadas, tiene derecho a retener
  copia documental que acredite la venta, la cual
  deberá ser conformada o formada por el sector que
  autorice la misma para tener validez (leyes 12651
  y 14546 del viajante de comercio y sus
  modificaciones). En algunas empresas se suele
  reemplazar la copia firmada que acredite la venta
  confeccionando un listado detallando las ventas
  realizadas, el que es firmado por el sector que
  las autoriza y que será conservado por el
  vendedor para acceder a las comisiones.

22
Documentación respaldatoria

• Cuentas Corrientes debe verificar que todas las
  Facturas estén acompañadas por los remitos
  correspondientes con la firma y conformidad del
  cliente antes de ser archivadas. El importe de
  las mismas deberá coincidir con el importe
  debitado en la cuenta corriente del deudor. El
  remito con firma y conformidad, prueba la
  recepción de la mercadería por parte del cliente
  y da derecho a la facturación que permitirá el
  posterior cobro de la misma.

23
Documentación respaldatoria

• El importe de las facturas deberá coincidir con
  el importe debitado en la cuenta corriente del
  deudor.
• Los sectores de Almacenes o de Expedición, cuando
  despachen mercaderías para ser entregadas por
  intermedio de fleteros, deben emitir y retener
  algún tipo de constancia (usualmente firmada por
  quien retira los bultos o paquetes) para avalar
  el retiro de mercadería de la empresa e incluso
  como probable resguardo para casos de pérdida,
  robo o extravío.

24
Documentación respaldatoria

• El detalle físico de las mercaderías enviadas
  según remito debe ser igual a la disminución
  evidenciada en los registros de stock o
  inventarios.
• El sector que factura debe retener el comprobante
  que avale la emisión de la misma (puede tratarse
  de una orden de pedido autorizado o documento
  equivalente).

25

• Circulación de la mercadería
• Toda circulación de mercadería debe realizarse
  con remito o documento equivalente, y su entrega
  se hará contra la firma de dicho comprobante (por
  quién debe estar autorizado a recibirla). La
  mercadería es activo circulante que debe
  protegerse.
• El transportista o fletero debe controlar la
  mercadería que recibe para su entrega y firmar de
  conformidad el remito para asegurar que no le sea
  reclamada mercadería que no le fue entregada y la
  empresa asegurarse que no le falte mercadería que
  ya entregó (usualmente el control por oposición
  de intereses se limita al control y conteo de
  bultos o paquetes cerrados).

26

• Control de Contaduría
• Diariamente Contaduría verifica que el listado de
  facturación (con el total diario facturado)
  coincida con el total en que aumentó el saldo de
  las cuentas corrientes de clientes que la
  disminución del stock en cantidades coincida con
  la disminución que se generó con los remitos
  emitidos y verificar que toda la mercadería
  incluida en dicho remito coincida con

27

• Control de Contaduría

• la totalidad de la mercadería facturada.
  Cuando el sistema de computación es sometida a
  auditoría frecuente y está validado como
  correcto, al emitir la factura y el remito
  simultáneamente, bajará el stock de inventario y
  coincidirá el total facturado con el total
  remitido y la única gestión de auditoría
  pertinente es la realización de un inventario
  físico y la auditoría del sistema informático.

28

• c) Algunos tips de control interno para el
  procedimiento de Cobranzas.
• Ingreso de valores
• Los ingresos de dinero por atención directa de
  público deben realizarse utilizando máquinas
  habilitadas especialmente para ello (usualmente
  llamadas cajas registradoras). En el caso de
  ventas a consumidores finales, la AFIP exige el
  uso de máquinas con memoria, cinta testigo y
  bloqueo de determinadas operaciones, denominadas
  controladores fiscales.

29

• Ingreso de valores

• Si la cobranza se realiza fuera de la empresa, se
  recomienda que la misma sea rápidamente
  depositada en el banco más cercano o entregado en
  la Tesorería de la empresa. Se tiende cada vez
  más a realizar cobranzas y pagos electrónicos,
  eliminando riesgos de traslado físico de valores.

30

• Ingreso de valores

• Cuando la cobranza la realizan cobradores de la
  empresa, es responsabilidad de los mismos
  verificar la correcta emisión y validez aparente
  de los cheques que reciben por parte de los
  clientes. Se recomienda en lo posible no recibir
  cheques de terceros, salvo que mejores razones
  indiquen lo contrario. En caso de que los cheques
  sean entregados por el cobrador en la empresa,
  quien los reciba deberá repetir los mencionados
  controles de confección y validez.

31

• Ingreso de valores

• En aquellos casos que se contrate los servicios
  de un intermediario para gestionar cobranzas, las
  mismas no deberán ser rendidas (entregadas) a
  los encargados de cobranzas o de contabilidad,
  sino a los responzables de Tesorería o
  depositadas en entidad bancaria.
• Si se reciben valores producto de cobranzas por
  correspondencia, su recepción debe efectuarse en
  un sector ajeno a Contaduría y a Tesorería
  (generalmente suele ser en el área de Gerencia o
  de Dirección General).

32

• Cheques
• Los cheques de pago diferido que quedan en poder
  de la empresa deben ser cruzados con un sello que
  diga Únicamente para ser depositado en la Cta.
  Cte. (cuando las finanzas de la empresa lo
  permitan y no sean utilizados como medio de pago
  o crédito) y guardados en lugar seguro y
  controlado al que no tenga acceso personal no
  autorizado. Debe tenerse presente que ésta es una
  opción ideal desde el punto de vista del
  finaciamiento empresario (o directamente
  imposible de cumplir).

33

• Cheques

• Los cheques recibidos deben registrarse (en
  libros o planillas denominados comúnmente
  Registro de cheques), detallando emisor, su
  número, fechas, entidad bancaria pagadora e
  importe (y eventualmente habilitar columnas para
  efectuar el registro de su salida sea por
  depósito en propia cuenta o endoso-).

34

• Cheques

• Es el cobrador, antes de extender el recibo,
  quien debe verificar la correcta emisión del
  cheque que el cliente le entrega y quien debe
  aplicar las normas de control interno recibidas a
  los mismos. Verificar que el cheque tenga fecha
  cierta de emisión y de pago, que no han
  transcurrido más de treinta días contados desde
  la fecha indicada para el pago o contados desde
  la fecha de emisión (en el cheque comun), que
  el importe en números y letras coincida,y que
  estén correctamente escritos, que esté firmado,
  que si se trata de un cheque de terceros (y la
  empresa lo acepta como práctica habitual) se
  encuentre correctamente endosado (y no exceda el
  número de endosos permitidos), etcétera.

35

• Documentación respaldatoria
• El duplicado de las facturas (pendientes de cobro
  o no) no debe salir del área donde se archivan
  (usualmente el área de facturación). Éste es el
  documento que certifica el crédito y por lo tanto
  es incorrecto entregarlo a la persona encargada
  de gestionar su cobro, pues puede extraviarse y/o
  ser utilizado inadecuada o fraudulentamente.
• Para emitir el recibo deberá haber verificado que
  el cheque está correctamente confeccionado (ver
  acápite anterior Cheques).

36

• Autorizaciones
• Las notas de crédito y los descuentos deben ser
  correctamente autorizados por el sector
  determinado o autoridad prefijada en las normas
  de procedimiento de la empresa y acuerdo con las
  mismas.

37

• Autorizaciones

• Asimismo no deben tener autorización ni acceso a
  las cuentas corrientes de los clientes aquellas
  personas que manejan a los fondos. Principio
  general quien registra no debe tener acceso a
  los fondos. Debe tenerse presente, como norma
  básica de control interno, que la eventual
  autorización para emitir un listado no implica ni
  debe permitir la posibilidad de modificarlo. El
  crédito en una cuenta corriente de un cliente (la
  disminución de la deuda de ese cliente) sólo lo
  debe hacer aquella persona que no tenga acceso a
  los fondos vale decir que se cumpla el principio
  básico de oposición de intereses.

38

• Controles de Contaduría
• Contaduría debe verificar que el importe total
  cobrado es igual a la disminución del crédito en
  las cuentas corrientes de los clientes e igual al
  importe depositado en el banco más los cheques
  diferidos que quedaron en custodia en la empresa.
  La suma de los cheques en cartera más la cantidad
  de depósitos bancarios debe coincidir con el
  total de las cobranzas efectuadas y ser igual al
  monto total en que disminuyó la deuda de nuestros
  clientes.

39

• Controles de Contaduría

• Para un mejor control, Contaduría puede y debe
  realizar arqueos sorpresivos para verificar la
  existencia y el monto total de los cheques en
  cartera y valores o disponibilidades (en Caja o
  Tesorería según se denomine al sector).

40

• d) Algunos tips de control interno para el
  procedimiento de Compras
• Pedido de compra
• Quien realice el pedido de compra debe ser una
  persona autorizada (a realizar esa actividad) y
  de ser posible no ser quien tiene a su cargo la
  custodia o el manejo de los bienes y la
  registración de los mismos.
• Compras o el sector encargado de realizar la
  compra deben verificar que quien realizó el
  pedido se encuentre debidamente autorizado para
  hacerlo, así como también verificar la existencia
  de mercaderías en stock para evitar compras
  innecesarias (se recomienda la fijación de puntos
  de pedido, de stock mínimo, de emisión automática
  de órdenes de compra, etc., cuando sea posible).

41
Pedido de compra

• El solicitante de la mercadería deberá retener
  una copia de su solicitud firmada por compras o
  el sector encargado de tal actividad como forma
  de control interno y para deslindar
  resposabilidades ante crisis de producción por la
  eventual falta de stock just in time y por
  omisión o demora en el trámite de su pedido.
• Debe evaluarse cuidadosamente las cantidades a
  comprar. Una compra escasa puede generar nuevas
  compras rápidamente y por lo tanto, por ejemplo,
  mayores costos de transporte y pérdidas de
  beneficios por cantidad y una compra excesiva
  puede generar capital inmovilizado o pérdida y
  deterioro de materiales (según el tipo de
  productos de que se trate).

42

• Elección de proveedores
• La empresa debe tener un registro de proveedores
  detallando en que categorías esta habilitado para
  cotizar o que servicios puede ofrecer. El
  mencionado registro debe ser autorizado
  periódicamente y en la medida de lo posible se
  deben renovar, actualizar y de ser necesario
  cambiar los proveedores.

43

• Elección de proveedores

• Es necesario, toda vez que sea posible, requerir
  cotización a más de un proveedor. Se sugiere que
  la elección del proveedor se realice luego de
  consultar al menos tres distintos.
• Se debe intentar asegurar la inexistencia de
  vínculos comerciales y/o relaciones familiares o
  laborales entre funcionarios de la empresa y el
  proveedor elegido.

44

• Orden de compra
• De ser política empresaria o de ser aconsejable
  se recomienda que, antes de realizar una compra,
  se obtenga autorización de Finanzas o del sector
  encargado de gestionar los fondos de la empresa.
• Se sugiere que quien autorice la erogación o la
  afectación financiera conserve una copia del
  pedido de materiales y/o del cuadro comparativo
  de ofertas recibidas de los proveedores
  consultados y/o de la orden de compra emitida y a
  enviar.

45

• Recepción de la mercadería
• Es imprescindible controlar la mercadería
  recibida quien la recibe debe conocer la
  cantidad y características de los productos a
  recibir para poder efectuar un correcto control
  de los mismos (cotejando lo recibido con una
  copia del pedido o, preferentemente de la orden
  de compra emitida).
• Se recomienda que quien recibe la mercadería no
  firme el remito al proveedor sin haber controlado
  la mercadería, y en caso de no tener los recursos
  necesarios para hacerlo deberá firmar el remito
  colocando la leyenda ltMercadería a revisar,
  sujeto a aprobación de calidad, cantidad y
  condicionesgt, y/o un sello similar que indique
  que la recepción no implica conformidad.

46

• Recepción de la mercadería

• En casos especiales y de requerirse un detallado
  control de calidad de la mercadería, quien firme
  el remito deberá hacerlo con la aclaración
  sujeto a su posterior análisis.
• De existir un sector solicitante deberá controlar
  que la mercadería recibida coincida con su pedido
  y con el parte confeccionado por recepción. Luego
  del control lo firmará como constancia que
  acredite su recepción de la mercadería.

47

• Recepción de la mercadería

• Una vez recibida y aceptada la mercadería debe
  realizarse el correcto registro (aumento y
  actualización del stock y del saldo de la cuenta
  corriente del proveedor).
• El importe de crédito de inventario y de pasivo
  debe ser idéntico, y será igual al importe
  imputado de la orden de compra y de la factura
  recibida del proveedor.
• Cuando se trate de compras de mercaderías
  adquiridas en origen y riesgo propio se aconseja
  contratar el pertinente seguro.

48

• Deuda con el proveedor
• Al recibir la factura, cuentas a pagar debe
  controlar la misma con la documentación que avale
  la recepción de la mercadería, controlando
• que se estén facturando los productos requeridos
  por la empresa
• que los productos facturados hayan sido recibidos
  sin objeción o restricción

49

• Deuda con el proveedor

• que los productos facturados correspondan a los
  cotizados en la solicitud de cotización y
  coincidan con los de la orden de compra emitida.
• Una vez recibida la factura se debe aumentar el
  saldo de la cuenta corriente del proveedor y
  actualizar el libro IVA Compras (o subdiario
  equivalente), previo chequeo de los puntos del
  paso anterior y de verificar que se ha
  incrementado el stock (el valorizado).

50

• Control de Contaduría
• Es el sector que asegura el control por oposición
  de intereses y además se encarga de verificar
• que el importe en el que aumentó el saldo de las
  cuentas a pagar corresponde con el aumento
  monetario del stock (inventario valorizado)

51

• Control de Contaduría

• Que las facturas recibidas coincidan con la
  descripción de artículos y cantidades que figuran
  en el parte de recepción, que el mismo coincida
  con el remito firmado por recepción, con el
  pedido realizado por el sector solicitante
  debidamente autorizado por Compras y Finanzas, y
  con la orden de compra.

52

• e) Algunos tips de control interno para el
  procedimiento de Pagos
• Cuentas a pagar
• Se debe verificar el vencimiento de las facturas
  pendientes de pago con el fin de evitar el
  incremento de las deudas por intereses generados
  por falta de pago en término, o pérdida de
  descuentos por pronto pago o similares y cuya
  tasa de retorno sea conveniente.
• Autorización del pago
• Se recomienda la existencia de un área, sector o
  responsable que, con el genérico Finanzas o
  equivalente, debe autorizar el pago.

53

• Medios de pago
• Para evitar errores y/o fraudes los pagos deben
  realizarse con cheques. Las normas AFIP los hacen
  de uso obligatorio para un determinado (a abril
  2006 de 1.000).
• La norma citada en el punto anterior evita
  prácticas antes habituales de pago en efectivo,
  que implicaba riesgo de robo, pérdida o extravío,
  no justificándose el traslado de dinero en
  efectivo salvo que el costo de hacerlo fuera
  menor al del seguro de traslado (no olvidar la
  existencia del llamado impuesto a los débitos y
  créditos bancarios). Actualmente, la mayoría de
  los bancos prestan el servicio de pago a
  proveedores mediante el cobro de una comisión, y
  son de uso común las transferencias electrónicas
  de fondos prestados por las redes Banelco y otras.

54

• Medios de pago

• Se aconseja no utilizar los valores provenientes
  de cobranzas para realizar pagos, para reducir
  riesgos financieros y mejorar el control interno,
  toda vez que la empresa pueda hacerlo y no le sea
  más gravoso o perjudicial.
• La compensación de operaciones de cobranza con
  pagos a realizar no debe efectuarse y no está
  autorizada por las disposiciones legales
  vigentes.

55

• Emisión de cheques
• Antes de emitir el cheque debe contarse con la
  autorización de Finanzas, quien regula el flujo
  de egresos financieros de la empresa.
• De ser posible, es conveniente la emisión de
  cheques propios. Los pagos serán o deberían ser
  nominativos, no a la orden y cruzados para que
  sea cobrado sólo por la persona a cuya orden se
  emitió y mediante su depósito en una cuenta
  bancaria.

56
Emisión de cheques

• Se aconseja crear o implementar sistemas de fondo
  fijo o de caja chica para el pago de gastos y
  otras erogaciones que, por su pequeño monto, no
  se justifiquen la emisión de un cheque.
• Al momento de firmarse un cheque deben
  presentarse a su firmante la documentación que
  respalde el mismo.
• Para un mejor control, los cheques confeccionados
  deben registrarse en el Registro de cheques, aun
  los anulados.

57
Emisión de cheques

• Al confeccionar un cheque debe disminuirse el
  saldo de la cuenta corriente bancaria (en el
  libro Bancos o equivalente).
• Cuando se emite un cheque, lo que implica
  cancelar una deuda, automáticamente se debe
  cancelar la acreencia sin esperar la eventual
  recepción del recibo extendido por el proveedor.

58

• Documentación
• Debe controlarse la correcta confección del
  recibo por parte del proveedor y verificarse la
  firma del mismo, cuando este documento es el
  único comprobante que acredita, al menos
  temporariamente, el pago efectuado.

59

• Documentación

• La inutilización de los comprobantes que
  conforman un pago con el sello de Pagado debe
  realizarse en forma simultánea con la firma del
  cheque emitido para la cancelación de la deuda.
  Conforme con el sistema de control interno
  existente en algunas empresa podrá hacerse con
  anterioridad (en el sector que emite la orden de
  pago).

60

• Disminución de la deuda
• Emitida la orden de pago correspondiente, se
  suele recomendar realizar la disminución de la
  cuenta corriente del proveedor (para evitar
  duplicar pagos).
• Efectuando el pago (aunque no se haya recibido el
  recibo del proveedor) debe disminuirse la deuda
  existente.

61

• Control de Contaduría
• Se debe controlar que los importes que disminuyen
  los saldos de las cuentas a pagar por la omisión
  de órdenes de pago, representan una cifra
  exactamente igual a la baja que se produce en el
  saldo del libro bancos (o en la caja), e idéntica
  a la suma de los cheques emitidos, comparando los
  movimientos de baja de las cuentas a pagar con
  los cheques emitidos y, cuando se reciban, con
  los extractos bancarios (u on line cuando se
  utilicen sistemas informáticos).