DIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION Y FINANZAS

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DIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION Y FINANZAS
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DESCRIPCION ORGANIZACIONAL DE LA UNIDAD
ADMINISTRATIVA DIRECCION GENERAL DE
ADMINISTRACION Y FINANZAS
DESCRIPCION ORGANIZACIONAL DE LA UNIDAD
ADMINISTRATIVA
UNIDAD ADMINISTRATIVA DIRECCION GENERAL DE
ADMINISTRACION Y FINANZAS
FECHA DE ACTUALIZACION SEPTIEMBRE 2007
DATOS GENERALES UNIDAD ADMINISTRATIVA DE
DEPENDENCIA SECRETARIA GENERAL DE VINCULACION
Y ADMINISTRACION. PUESTO INMEDIATO SUPERIOR
SECRETARIO GENERAL DE VINCULACION Y
ADMINISTRACION. UNIDADES ADMINISTRATIVAS BAJO SU
COORDINACION DIRECCION DE FINANZAS, DIRECCION
DE RECURSOS HUMANOS Y LA DIRECCION DE
RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
GENERALES. COORDINACION HORIZONTAL DIRECCION
GENERAL DE VINCULACION, DIRECCION GENERAL
ACADEMICA, DIRECCION GENERAL REGIONAL NORESTE,
DIRECCION GENERAL REGIONAL NOROESTE. .
ORGANIGRAMA
NIVEL JERARQUICO
SECRETARIA GENERAL DE VINCULACION Y
ADMINISTRACION.
II
DIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION Y FINANZAS.
III
IV
DIR. DE RECURSOS HUMANOS
DIR. RECURSOS. MATERIALES
DIRECCION DE FINANZAS
OBJETIVOS DE LA DIRECCION GENERAL
ADMINISTRACION Y FINANZAS

• ADMINISTRAR EFICIENTEMENTE LOS RECURSOS
  HUMANOS, MATERIALES Y FINANCIEROS EL SERVICIO
  DE PAGO DE REMUNERACIONES Y EL ESTABLECIMIENTO DE
  LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS Y AUTOMATIZADOS
  REQUERIDOS PARA LA OPERACION DEL ORGANISMO, A
  EFECTO DE GARANTIZAR EL OPTIMO ABASTECIMIENTO DE
  LOS RECURSOS A LA INSTITUCION, COADYUVANDO AL
  CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS Y PROGRAMAS DE EL
  COLEF.

• VIGILAR LA CORRECTA Y OPORTUNA OPERACION DEL
  SISTEMA DE REGISTRO Y CONTROL DE LAS OPERACIONES
  CONTABLES, A FIN DE GENERAR UNA AGIL, ADECUADA
  Y OPORTUNA EMISION DE INFORMACION PARA LA
  ELABORACION Y PRESENTACION DE LOS INFORMES Y
  ESTADOS FINANCIEROS DE EL COLEF.

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ADMINISTRATIVA DIRECCION GENERAL DE
ADMINISTRACION Y FINANZAS

• CREAR Y SUPERVISAR LOS MECANISMOS DE COMPRAS,
  CONTRATACION DE SERVICIOS GENERALES Y DE
  MANTENIMIENTO, QUE SE APEGUEN A LA NORMATIVIDAD
  ESTABLECIDA Y CON LAS AUTORIZACIONES
  CORRESPONDIENTES.

• SUPERVISAR EL CUMPLIMIENTO DE LOS COMPROMISOS
  FINANCIEROS EN FORMA OPORTUNA.

• GARANTIZAR QUE EL COLEF CUENTE CON LAS
  HERRAMIENTAS FINANCIERAS NECESARIAS PARA FINES DE
  INFORMACION Y TOMA DE DESICIONES.

• CREAR Y SUPERVISAR LOS MECANISMOS DE SELECCION,
  CONTRATACION, REMUNERACION DEL PERSONAL DE EL
  COLEF, PARA GARANTIZAR LA ADECUADA ATENCION DE
  SOLICITUDES DEL PERSONAL DE LAS DISTINTAS AREAS.

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DESCRIPCION ORGANIZACIONAL DE LA UNIDAD
ADMINISTRATIVA DIRECCION GENERAL DE
ADMINISTRACION Y FINANZAS
FUNCIONES DE LA DIRECCION GENERAL DE
ADMINISTRACION Y FINANZAS

• EMITIR, AUTORIZAR, DIFUNDIR Y VIGILAR LAS
  POLITICAS, NORMAS, SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS
  PARA LA ADMINISTRACION Y PRESTACION DE LOS
  RECURSOS HUMANOS, MATERIALES Y FINANCIEROS A LAS
  AREAS DE EL COLEF.
• INSTRUMENTAR POLITICAS Y NORMAS QUE GUIEN EL
  DESARROLLO DEL PROCESO DE PROGRAMACION
  PRESUPUESTAL DE EL COLEF, ASI COMO VIGILAR SU
  CABAL CUMPLIMIENTO POR PARTE DE LOS RESPONSABLES
  DE LAS DIRECCIONES A SU CARGO.
• VIGILAR E INFORMAR SOBRE EL EJERCICIO DEL
  PRESUPUESTO EN TODAS LAS AREAS DE EL COLEF.
• ATENDER Y SOLICITAR APROBACION DE LAS PROPUESTAS
  EN RELACION A LAS MODIFICACIONES PROGRAMATICAS Y
  PRESUPUESTALES QUE SE PRESENTEN.
• PRESENTAR LOS INFORMES, DICTAMENES Y REPORTES
  CORRESPONDIENTES EN MATERIA FINANCIERA Y
  PRESUPUESTAL.
• VIGILAR QUE LOS ESTADOS FINANCIEROS, INFORMES DEL
  EJERCICIO PRESUPUESTAL Y ELABORACION DE
  PRESUPUESTOS SE EMITAN EN LOS TIEMPOS
  ESTABLECIDOS.
• SUPERVISAR Y AUTORIZAR LA CORRECTA APLICACION DE
  LOS LINEAMIENTOS DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL,
  ASI COMO CONTROLAR, CONSOLIDAR, ANALIZAR E
  INTERPRETAR LOS ESTADOS FINANCIEROS QUE RESULTEN
  DEL SISTEMAS.
• INSTAURAR, CONTROLAR Y EVALUAR LOS SISTEMAS Y
  PROCESOS PARA REALIZAR EL RECLUTAMIENTO Y
  SELECCION DE PERSONAL ADMINISTRATIVO A INCORPORAR
  A LA INSTITUCION.
• VIGILAR QUE SE APLIQUEN CORRECTAMENTE LOS METODOS
  Y SISTEMAS DE INDUCCION DE PERSONAL, QUE COADYVEN
  A LA INTEGRACION DE LOS SERVIDORES PUBLICOS DE
  NUEVO INGRESO A LAS ACTIVIDADES DE EL COLEF DE
  LA FRONTERA NORTE.
• AUTORIZAR LAS ADECUACIONES PRESUPUESTALES.

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ADMINISTRACION Y FINANZAS
FUNCIONES DE LA DIRECCION GENERAL DE
ADMINISTRACION Y FINANZAS

• VIGILAR EL CORRECTO DESARROLLO Y APLICACION DE
  LOS PLANES GENERALES DE CAPACITACION,
  ADIESTRAMIENTO Y DESARROLLO DEL PERSONAL A LOS
  SERVIDORES PUBLICOS DE EL COLEF.
• GESTIONAR ANTE LAS INSTANCIAS CORRESPONDIENTES DE
  LA CREACION O ELIMINACION DE PLAZAS DE TAL FORMA
  QUE LA ESTRUCTURA ORGANICO-FUNCIONAL CORRESPONDA
  A LA ESTRUCTURA ORGANIZADA.
• VIGILAR, COORDINAR Y CONTROLAR QUE LOS
  MOVIMIENTOS DE ALTAS, BAJAS, CAMBIOS, SANCIONES,
  PLAZAS, MODIFICACIONES DE SUELDOS Y PROMOCIONES
  SE REALICEN DE CONFORMIDAD A LAS AUTORIDADES
  OBTENIDAS Y AL PRESUPUESTO AUTORIZADO PARA EL
  COLEF, ASI COMO CONTROLAR LAS LICENCIAS,
  PERMISOS, ECONOMICOS E INCIDENCIAS QUE SE OTORGAN
  AL PERSONAL DE LA INSTITUCION.
• VIGILAR QUE EXISTA Y ESTE VIGENTE EL REGLAMENTO
  INTERNO DE TRABAJO.
• COORDINAR LA DIFUSION DEL REGLAMENTO INTERNO DE
  TRABAJO VIGILANDO SU CUMPLIMIENTO POR PARTE DEL
  PERSONAL DE LA INSTITUCION.
• VIGILAR QUE LA PROGRAMACION Y EJECUCION DE LAS
  OBRAS Y LAS ACTIVIDADES DE MANTENIMIENTO
  PREVENTIVO Y CORRECTIVO, DE REMODELACION Y
  ACONDICIONAMIENTO DE LAS INSTALACIONES,
  MAQUINARIA Y EQUIPO PERTENECIENTE A EL COLEF, SE
  REALICE DE ACUERDO A LOS PLANES APROBADOS.
• VIGILAR EN FORMA PERMANENTE QUE LOS BIENES
  PERTENECIENTES A EL COLEF SE ENCUENTREN
  DEBIDAMENTE RESPALDADOS POR POLIZAS DE SEGUROS.
• VIGILAR QUE TODOS LOS PAGOS DE SEREVICIOS SE
  REALICEN DE MANERA OPORTUNA.

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ADMINISTRACION Y FINANZAS
FUNCIONES DE LA DIRECCION GENERAL DE
ADMINISTRACION Y FINANZAS

• VIGILAR QUE SE INTEGRE EL PROGRAMA ANUAL DE
  ADQUISICIONES DE EL COLEF, PARA ASEGURAR LA
  ADQUISICION Y ABASTECIMIENTO DE RECURSOS
  REQUERIDOS PARA EL DESARROLLO DE LOS PROGRAMAS DE
  LAS AREAS ADMINISTRATIVAS DE EL COLEF INFORMAR
  LOS PRESUPUESTOS CORRESPONDIENTES.
• PRESIDIR EL COMITE DE ADQUISICIONES,
  ENAJENACIONES Y SERVICIOS DE EL COLEF.
• VIGILAR LA CORRECTA ADMINISTRACION DE LOS
  ALMACENES GENERALES DE EL COLEF ASI COMO
  VERIFICAR QUE EL SISTEMA DE CONTROL DE
  INVENTARIOS DE BIENES MUEBLES, INMUEBLES Y EQUIPO
  PERTENECIENTE A EL COLEF, QUE RESPONDA A LAS
  NECESIDADES INTERNAS Y CUMPLA CON LA NORMATIVIDAD
  ESTABLECIDA.
• NORMAR Y VIGILAR PERMANENTEMENTE LOS CRITERIOS DE
  ASIGNACION DE TRANSPORTE Y SU CORRECTO USO.
• APROBAR, COORDINAR Y VERIFICAR LOS PLANES ANUALES
  Y LA EJECUCION DE LOS MISMOS EN MATERIA DE
  AUDITORIA INTERNA INSTITUCIONAL.
• APROBAR LOS INFORMES FISCALES ASI COMO VIGILAR EL
  PAGO OPORTUNO DE LOS IMPUESTOS
  CORRESPONDIENTES.
• IMPLEMENTAR UN SISTEMA DE COSTEO DE LOS PROYECTOS
  QUE DESARROLLA EL COLEF.
• ATENDER DE MANERA INTEGRA E INMEDIATA TODA
  OBSERVACION COMPETENTE A SU AREA QUE LA
  SECRETARIA DE LA CONTRALORIA Y DESARROLLO
  ADMINISTRATIVO O CUALQUIER OTRA INSTANCIA
  FISCALIZADORA QUE REALICE A TRAVES DE SUS
  AUDITORIAS Y REVISIONES PERIODICAS, ASI COMO
  DARLE SEGUIMIENTO A CUALQUIER REQUERIMIENTO.
• EVALUAR EL FUNCIONAMIENTO DE LA DIRECCION A SU
  CARGO, Y EN SU CASO PROPONER LA CREACION,
  MODIFICACION, ORGANIZACION, FUSION O DESAPARICION
  DE LOS ORGANOS DE SU ADSCRIPCION.

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DESCRIPCION ORGANIZACIONAL DE LA UNIDAD
ADMINISTRATIVA DIRECCION GENERAL DE
ADMINISTRACION Y FINANZAS
DESCRIPCION DEL PUESTO DE LA DIRECCION
GENERAL DE ADMINISTRACION Y FINANZAS
DATOS GENERALES
ESCOLARIDAD
HABILIDADES
EXPERIENCIA
DENOMINACION DEL PUESTO DIRECTOR GENERAL DE
ADMINISTRACION Y FINANZAS. NIVEL JERARQUICO III.

• LICENCIATURA EN AREA ECONOMICO-ADMINISTRATIVA.
• ESPECIALIDAD EN ADMINISTRACION, PROGRAMACION
  Y PRESUPUESTO Y/O FINANZAS.

• HABER DESEMPEÑADO UN PUESTO SIMILAR O AFIN MINIMO
  DE 3 A 5 AÑOS EN AREAS DE ADMINISTRACION.
• EXPERIENCIA EN NORMATIVIDAD GUBERNAMENTAL Y EN
  ASPECTOS FISCALES.

• MANEJO DE COMUNICACION ORAL Y ESCRITA.
• HABILIDAD PARA LA TOMA DE DECISIONES.
• HABILIDAD PARA COORDINAR GRUPOS.
• CONOCIMIENTOS TECNICOS EN EL AREA
  ADMINISTRATIVA.
• MOTIVACION AL PERSONAL.
• VISION INSTITUCIONAL.

RESPONSABILIDAD
REQUISITOS

• TITULO PROFESIONAL.
• DOCUMENTOS PARA EXPEDIENTE.
• DISPONIBILIDAD PARA VIAJAR.
• DISPONIBILIDAD DE TIEMPO COMPLETO.

• ASEGURAR QUE LOS RECURSOS FINANCIEROS, MATERIALES
  Y EL PERSONAL SE ADMINISTRE DE MANERA
  ADECUADA Y CONTRIBUYAN AL CUMPLIMIENTO DE
  LOS OBJETIVOS DEL AREA ACADEMICA Y DE EL
  COLEF EN SU CONJUNTO.
• GARANTIZAR EL CONTROL DE LA EJECUCION DEL
  PRESUPUESTO APROBADO.
• GARANTIZAR QUE LA INFORMACION FINANCIERA SE EMITA
  OPORTUNAMENTE Y SEA UN FIEL REFLEJO DE LA
  OPERATIVIDAD DE EL COLEF.
• GARANTIZAR EL CUMPLIMIENTO DEL APEGO A LA
  NORMATIVIDAD EN MATERIA DE LA COMPRAS Y
  CONTRATACIONDE SERVICIOS.
• GARANTIZAR LA OPORTUNA ATENCION A A COMPROMISOS
  FISCALES.
• GARANTIZAR QUE EL COLEF CUENTE CON UN SISTEMAS DE
  COSTOS QUE SE ADECUE A LAS NECESIDADES Y CUMPLA
  CON LA NORMATIVIDAD QUE EN MATERIA DICTE LA
  S.H.C.P.
• IMPLEMENTAR LOS PLANES DE AUDITORIA INSTITUCIONAL
  ANUAL.

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DESCRIPCION ORGANIZACIONAL DE LA UNIDAD
ADMINISTRATIVA DIRECCION GENERAL DE
ADMINISTRACION Y FINANZAS

• ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO.
• INFORMES, DICTAMENES Y REPORTES DEL EJERCICIO DEL
  PRESUPUESTO.
• ESTADOS FINANCIEROS.
• DECLARACIONES DE IMPUESTOS.

• REGLAMENTO INTERNO.
• PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES.
• SOLVENTACION DE OBSERVACIONES.
• POLITICAS DE CONTRATACION DE PERSONAL E INFORMES
  DE GESTION.
• INFORMES DE ASAMBLEA DE ASOCIADOS.
• PLAN DE TRABAJO ANUAL.
• MEMORIA DE LABORES.
• REPORTE ANUAL DE MOVIMIENTO DE PERSONAL.
• INFORME ANUAL DEL ESTADO DE LOS SEGUROS.
• REPORTE DE SEGUIMIENTO DE OBSERVACIONES.
• REPORTE SOBRE EL COSTEO DE PRODUCTOS, EVENTOS Y
  PROYECTOS.
• INFORME MENSUAL SOBRE EL AVANCE DE ASPECTOS
  ORGANIZACIONALES DEL AREA ADMINISTRATIVA.

DOCUMENTOS A GENERAR
DOCUMENTOS A APROBAR