LA MEJORA CONTINUA EN EL LUGAR DE TRABAJO MEDIANTE LA METODOLOGIA GEMBA KAIZEN

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LA MEJORA CONTINUA EN EL LUGAR DE TRABAJO
MEDIANTE LA METODOLOGIAGEMBA KAIZEN
IÑAKI DIEZ UNZUETA DIRECTOR DEL DEPARTAMENTO
idiez_at_vitoria-gasteiz.org CARMEN
ESCOBAR SARRALDE JEFA DE SERVICIO
cescobar_at_vitoria-gasteiz.org
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• DEFINICION DEL PROBLEMA
• Retraso, al menos, de 60 días en las
  liquidaciones.
• Incidencia en la desactualización de datos
  necesarios para la liquidación de otros tributos
  (IBI, tasa de basuras, etc)
• Se difiere el cobro de las liquidaciones 3 meses
  desde el devengo del impuesto. Incidencia en los
  planes de tesoreria
• Importantes incidencias negativas con las
  notificaciones de las liquidaciones, traslados y
  cambios de domicilio.
• Notables diferencias en el nivel de formación del
  personal según los expedientes que cada uno
  liquidase.

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METODOLOGIA GEMBA KAIZEN GEMBA Lugar, espacio
físico y tangible KAIZEN Mejorar, producir una
mejora evidente y evaluable en el lugar de
trabajo. CENTRADO en un producto o
servicio DEFINIR el fluno IDENTIFICAR EL MUDA
Eliminable o no eliminable IDENTIFICAR EL DATO DE
EVALUACION DE LA MEJORA PROPONER
SOLUCIONES IMPLANTAR LAS MEJORAS
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• VENTAJAS DE LA METODOLOGIA
• PARTICIPACION de las personas implicadas
• SENCILLEZ del procedimiento Acotado, Asumible y
  Reflexivo
• EN EL LUGAR DE TRABAJO
• APLICA los resultado de manera inmediata
• RESULTADOS evaluables y transparentes
• MEJORA del desempeño y la calidad del puesto de
  trabajo
• COSTE REDUCIDO

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Se debe reducir del tiempo de resolución los
trámites relacionados con los expedientes de
plusvalía.
? PROBLEMA A RESOLVER
Normativa La normativa esta basada en más de una
ordenanza y puede cambiar de uno a otro ejercicio
Recursos Humanos 10 personas con diversa
dedicación
PROVEEDORES evaluar su número, su importancia
relativa y la calidad de sus prestaciones
respecto a las necesidades de la unidad
Salidas Notificaciones, recibos
Entradas Solicidudes o instancias, escrituras
públicas
PROCESO Se distinguen 19 trámites distintos
relacionados con la plusvalía
Recursos Materiales Mesas, sillas, armarios
Recursos Tecnológicos Aplicaciones, PCs
SALIDAS evaluar los resultados. CLIENTES
evaluar su número. En todos y cada uno de los
niveles del análisis del esquema se pueden cifrar
los volúmenes, los tiempos.
ENTRADASs apreciar las cargas que se han de
tratar, los documentos o elementos recibidos,
para llevar a término el trabajo que ha de
realizar.
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• ? OBJETIVOS BÁSICOS

I. Asesoramiento de la empresa GRUPO GALGANO
con el sistema GEMBA KAIZEN. II. La prioridad
absoluta del sistema es la VELOCIDAD. No sólo
como un elemento de satisfacción
de clientes sino porque 1. Para
alcanzar la máxima velocidad es necesario
trabajar con stocks mínimos (en la
Administración las horas de trabajo). Supone
eliminar todos los colchones, todas las
seguridades, es decir, reducir plazos de
tramitación. Trabajar sin colchones supone no
permitir ningún fallo. El sistema y los
procesos que soportan la tramitación han de ser
PERFECTOS. 2. La base de todo el sistema
de producción es la eliminación sistemática del
desperdicio, de las pérdidas EL
MUDA. 3. Esta organización se debe desarrollar
trabajando sobre los tres elementos fundamentales
de cualquier sistema productivo ?
PERSONAS ? MATERIALES ?
MÁQUINAS 4. Para conseguir un SISTEMA DE
PRODUCCIÓN que pulse con el mercado, respondiendo
a sus variaciones con un desperdicio
mínimo en la organización interna.
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• ? ACTUACIONES PLANTEADAS

• PRESENTACIÓN DEL EQUIPO DE PROYECTO
• BREVE FORMACIÓN EN EL SISTEMA DE TRABAJO
• DESCRIPCIÓN DE LAS TAREAS A REALIZAR EN CUALQUIER
  TRÀMITE RELACIONADO CON LAS PLUSVALÍAS
• CALCULAR LA CAPACIDAD DE PRODUCCIÓN
• IDENTIFICAR LAS FAMÍLIAS DE TRÁMITES
• MEDIR LOS TIEMPOS DE TRAMITACIÓN SEGÚN LA
  CLASIFICACIÓN
• Empezar a proponer medidas y ponerlas en marcha
• ESTABLECER EL INDICADOR QUE NOS PERMITA VER EL
  IMPACTO EN EL PROCESO DE IMPLANTACIÓN DE MEJORAS
  PROPUESTAS.
• IDENTIFICAR EL MUDA

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• ? IDENTIFICACIÓN DE LOS MUDA

• Falta de centralización de la documentación que
  llega via fax y correo
• Falta de documentación de los expedientes de obra
  nueva
• Los trámites de herencia y de compra- venta no se
  reciben a la vez
• Hay duplicidad al hacer la separción de
  tipologias de (familias) de escrituras
• Los trámites de rústica estan centralizados en
  una sóla persona
• Falta de polivalencia del personal en ciertos
  expedientes
• En el aplicativo informático aparecen referentes
  al censo de basuras exentas
• Falta una vista general de todas las propiedades
  de un mismo contribuyente
• Hay que repetir la introducción de datos
  múltiples veces para diferentes tareas (p.e.
  herencias cuando hay más de un beneficiario con
  la misma participación)
• Compartición de fichas de plusvalía

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FÁCILES
DIFICULTAD MEDIA
COMPRA VENTA DONACIÓN PERMUTA LIQUIDACIÓN DE SOCIEDAD DE GANANCIALES DISOLUCIÓN DE COOPERATIVA APORTACIÓN A GANANCIALES APORTACIÓN A SOCIEDAD / AMPLIACIÓN DE CAPITAL USUFRUCTO TEMPORAL CONCESIÓN ADMINISTRATIVA HERENCIA EXTINCIÓN DE USUFRUCTOS CAMBIO DE DENOMINACIÓN ADJUDICACIONES JUDICIALES /SUBASTA EXPROPIACIONES
COMPRA VENTA DONACIÓN PERMUTA LIQUIDACIÓN DE SOCIEDAD DE GANANCIALES DISOLUCIÓN DE COOPERATIVA APORTACIÓN A GANANCIALES APORTACIÓN A SOCIEDAD / AMPLIACIÓN DE CAPITAL USUFRUCTO TEMPORAL CONCESIÓN ADMINISTRATIVA SEGREGACIÓN / AGRUPACIÓN FUSIÓN / ABSORCIÓN LIQUIDACIÓN DE COMUNIDAD DE BIENES ESCISIÓN
DIFICULTAD ALTA
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• ? MEDIDA DE TIEMPOS DE TRAMITACIÓN SEGÚN
  FAMÍLIAS

Para la medición de tiempos se utilizaron dos
técnicas ? Medición real de tiempo, para los
grupos de familías fáciles y de dificultad media.
Para ello se controló el tiempo que un trabajador
empleaba en realizar un trámite correspondiente a
cada familia. Ese fue lo que se denominó TIEMPO
MEDIDO. Además, en base a la experiencia de los
trabajadores y teniendo en cuenta las posibles
incidencias se calculó, lo que llamamos el TIEMPO
ACORDADO. ? Medición según la experiencia para
la família de trámites de dificultad alta, debido
a su complejidad se estimó el tiempo en base a la
experiencia de los trabajadores.
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• ? ACTUACIONES PLANTEADAS

? Seguimiento de la implantación de las
soluciones informáticas ? Vigilar la puesta
en marcha del nuevo procedimiento de trabajo ?
Asegurar que llegan los nuevos materiales
necesarios para el puesto de trabajo tipo (
mesa, bandejas) ? Montar el puesto de trabajo
tipo ? Trabajar sobre el resto de mudas
identificados ? Continuar con la identificación
de nuevo muda ? Medir y completar el diagrama
input / output
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MODELO DE ACTUACION SEGUIDO
SOLUCIÓN PUESTA EN MARCHA
MUDA IDENTIFICADO

• Falta de polivalencia del personal en ciertos
  expedientes

• Realización de una matriz de polivalencia
• Elaboración de un procedimiento de formación
  operativa en el que se aprende haciendo
• Completar la formación del personal técnico más
  polivalente por parte de la jefatura de servicio

RESULTADOS

• Se debe obtener un mayor conocimiento práctico de
  la diferentes casuísticas
• Permitirá una mayor adaptación a la demanda, ya
  que habrá más personas que sepan hacer más cosas

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? Realizar la matriz de polivalencia a partir de
la cual se diseñará el plan de formación
aprende haciendo. Se preguntó a cada una de las
personas relacionadas con el ámbito de plusvalias
sus conocimientos de cada uno de los trámites
identificados, utilizando un código de colores se
elaboró la matriz de polivalencia.
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? A partir de la matriz de polivalencia
resultante se establecieron dos niveles de
formación Formación de reciclaje o
perfeccionamiento para el personal más
polivalente Formación de capacitación del
personal menos polivalente, estableciendo
tutores a los que puedan consultar dudas y que
les puedan ayudar en la tramitación, por parte
del personal más polivalente
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MUDA IDENTIFICADO
SOLUCIÓN PUESTA EN MARCHA

• Las escrituras de compra / venta y las de
  herencia no llegan de manera coordinada por lo
  que se pierde tiempo buscando la documentación

• Priorizar la tramitación de las herencias para
  que se tramiten antes que la compra / venta.
• Se establece un protocolo a seguir

RESULTADOS

• Se evitan pérdidas de tiempo en la búsqueda de
  documentos y duplicidad de tareas

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SOLUCIÓN PUESTA EN MARCHA
MUDA IDENTIFICANDO

• Se describe el proceso de trabajo, explicando los
  criterios de clasificación y reparto

• No existe una preclasificación de las entradas se
  escogen a la carta por el personal.

RESULTADOS

• Agilizar el proceso de trabajo, equilibrar cargas
  de trabajo procurando la polivalencia del
  personal
• Al agrupar en un mismo lugar físico la
  documentación necesaria para el trabajo se ahorra
  tiempo en los desplazamientos.
• Se visualiza mejor el trabajo en curso y las
  fichas de calles que se estan utilizando

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• ? SOLUCIONES PLANTEADAS

El personal del registro de entrada clasificará
la documentación según las tres famílias
identificadas (Fácil A Dificultad Media B
Dificultad Alta C) La persona responsable del
área de plusvalías repartirá cada día según la
polivalencia del personal (simpre pensando en
potenciarla) los diferentes expedientes. Dejará
la documentación en la bandeja de entrada que hay
sobre cada una de las mesas de trabajo, con ello
se obtendrá una mejor gestión visual del trabajo
en curso por posición de trabajo y de la
documentación utilizada. Sobre el achivador de
las fichas de calle se pondrán tres bandejas con
las letras A, B, C, donde estarán los expedientes
de entrada, al lado se pondrá el archivo de los
expedientes finalizados. Con ello se conseguirá
una gestión visual del trabajo a realizar y
realizado, además de una reducción de los
desplazamientos. Al final del día se
contabilizarán los expedientes finalizados, y la
ocumentación entrada.
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MUDA IDENTIFICADO
SOLUCIÓN PUESTA EN MARCHA

• Distribución y puesto de trabajo inadecuados para
  los requerimientos de las tareas a realizar

• Nuevo diseño del puesto de trabajo

RESULTADOS
Mejorar las condiciones de trabajo, permitir más
espacio en las mesas para poder dejar sobre ellas
la documentación necesaria y evitar
desplazamientos contínuos para recoger y dejar la
documentación
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? ESTABLECER UN INDICADOR PARA CONOCER LA
EVOLUCIÓN DEL TRABAJO
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GESTION DE EXPEDIENTES DE PLUSVALIA 2006

MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO

ENTRADA 406 591 371 0 0
SALIDA 274 422 366 0 0

WIP 132 169 5 0 0