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SEGUIMIENTO AL PLAN ESTRATÉGICO 2005
Bogotá D.C. noviembre 21 de 2005
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A septiembre de 2005 la Vicepresidencia de
Cartera ha ejecutado 11 proyectos (con 13
indicadores) alcanzando un cumplimiento del 92
del PE
Resultados Vicepresidencia de Cartera (enero
septiembre de 2005)
Eficic. Financ
Satisfac Cliente
Consolid. Institucion.
Fortalec Tecnológ
Total
Mejor Continuo
Objetivos
de Indicadores
0
6
3
1
3
13
3
Resultados y Avances PE-05 VP Cartera

• Satisafacción del Cliente el cumplimiento de las
  metas relacionados con este primer objetivo fue
  del 92, como resultado de la subejecución del
  presupuesto de recaudos de Cartera Masiva (94),
  Especial (61) y de venta de Cartera (90).
• Es importante precisar que la línea de
  recuperación que presenta los más bajos
  resultados, es reestructuraciones, toda vez que
  los trámites operativos necesarios para
  instrumentarlas y contabilizarlas en el sistema
  retardan las negociaciones.
• Con el fin de mejorar los resultados de recaudo
  en el último trimestre la Vicepresidencia de
  Cartera ha adoptado las siguientes medidas
• - Depuración detallada de los portafolios de
  cartera especial asignados a cada ejecutivo (se
  encontró que el porcentaje de ilocalización de
  los clientes vigentes es del 22 y que existen
  1.294 obligaciones que se consideran
  irrecuperables).
• - Contratación de una firma de localización de
  clientes, cuyo servicio está soportado en
  numerosos cruces de bases de datos, que permiten
  la ubicación de personas y entidades.

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Resultados y avances PE-05 VP Cartera
- Contratación de una firma de Investigación de
bienes con el objeto de evidenciar los muebles e
inmuebles que componen el patrimonio de los
clientes, y así establecer si las propuestas que
éstos presentan son favorables o no para CISA y
alimentar el proceso de cobro jurídico de las
obligaciones. - Implementación de las nuevas
políticas comerciales sustentadas en el estudio
de segmentación de las obligaciones, las cuales
fueron aprobadas recientemente por la Junta
Directiva. - Realización de la brigada
simultánea o Feria de Descuentos a nivel
nacional, con el fin de atraer masivamente a los
clientes y darles a conocer las nuevas políticas
de la compañía. - Diseño de un concurso
comercial, con la participación de las áreas
comerciales y de apoyo, con el que se busca
incentivar el cumplimiento de las metas de
normalización y recaudo de la cartera, para el
periodo comprendido entre los meses de octubre y
diciembre de 2005. Finalmente, la meta de
localización de clientes en brigadas se viene
cumpliendo satisfactoriamente, superando en un
14 lo proyectado.
5
Resultados y avances PE-05 VP Cartera

• Fortalecimiento Tecnológico Los proyectos
  relacionados con este objetivo muestran un
  cumplimiento del 114, explicado por el avance en
  la especificación y desarrollo de los
  requerimientos tecnológicos (de los 30
  programados para el año, 17 se han completado y 8
  están en desarrollo), por la ejecución y
  actualización en Vigila de las auditorías
  procesales y por la segmentación de cartera
  (queda pendiente hacer el desarrollo para que se
  actualice automáticamente en el aplicativo).
• Mejoramiento Contínuo a septiembre alcanzó un
  cumplimiento del 79. Está conformado por 4
  proyectos, 3 de los cuales corresponden a los
  demás planes de la compañía, los cuales muestran
  en términos generales, avances de acuerdo con lo
  previsto.
• El proyecto restante, que tiene que ver con el
  seguimiento y Control a los Procesos Jurídicos,
  cuyo propósito fundamental es movilizar los
  procesos de una etapa a otra, tenía como meta
  disminuir los tiempos de desviación a 200 días,
  no obstante el resultado a septiembre fue 289
  días.

6
Resultados y avances PE-05 VP Cartera
De acuerdo con lo informado por la VP el
resultado anterior se explica por hecho de que el
personal requerido para reforzar las áreas
jurídicas, e impulsar dichos procesos, sólo
ingresó a mediados de septiembre a la
Compañía. Así mismo, con las nuevas compras de
cartera realizadas recientemente a Cofinpro,
Interbanco e IFI, que incluyen obligaciones
judicializadas, se prevé que para final del año,
la desviación en los procesos jurídicos continúe
en niveles similares a los actuales (afectando a
su vez el resultado del plan de riesgos)
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A septiembre de 2005 la Vicepresidencia de
Inmuebles ha ejecutado 10 proyectos (con 10
indicadores) alcanzando un cumplimiento del PE
del 93
Resultados Vicepresidencia de Inmuebles (enero
septiembre de 2005)
Eficic. Financ
Satisfac Cliente
Fortalec Tecnológ
Total
Consolid. Institucion.
Mejoram. Continuo
Objetivos
de Indicadores
1
3
0
2
4
10
8
Resultados y avances PE-05 VP Inmuebles

• Eficiencia Financiera se desarrolló el modelo de
  optimización de precios, el cual considera
  variables tales como tiempo de comercialización y
  tipo de inmueble. No obstante para su efectiva
  aplicación, se requiere de la alimentación en
  Centauro de los gastos por inmueble en Centauro.
• En lo que tiene que ver con el proyecto de
  Mantenimiento de Inmuebles, aunque no registra
  resultados pues se medirá en enero próximo, se ha
  avanzado en la elaboración de la política que
  sustenta el programa, en la selección de los
  inmuebles y en el cronograma de trabajo.
• En cuanto a la meta de ventas, durante el
  período analizado se alcanzó un cumplimiento del
  95 con un total de 102.702 millones.
• Estos resultados se vieron afectados por la
  interrupción en la venta del lote del Salitre, el
  cual tenía una oferta de 7.000 millones (50 de
  la meta de ventas de septiembre), la cual se
  espera retomar entre noviembre y diciembre.
• No obstante, de acuerdo con lo informado por la
  Vicepresidencia, se esperan ventas de negocios
  aprobados sin prometer y de negocios en proceso
  por valor de 16 MM y 5 MM respectivamente.
  Adicionalmente, en octubre tuvo lugar la semana
  inmobiliaria en simultánea nacional, con cuyos
  resultados se espera cubrir el faltante.

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Resultados y avances PE-05 VP Inmuebles

• En cuanto al proyecto de ampliación de la red
  inmobiliaria se tienen a la fecha 14 nuevos
  inmobiliarios adscritos, para un total de 101,
  con un cumplimiento del 74. Se espera una
  mejoraría de dicho indicador en los próximos
  meses, centrando todo el esfuerzo en la Sucursal
  Bogotá.
• Por otra parte, en desarrollo del proyecto CAS,
  se firmó un convenio el 15 de junio pasado con el
  Banco del Estado. No obstante, éste aun no ha
  sido ejecutado.
• Fortalecimiento Tecnológico De los 10
  requerimientos programados para el año, 6 ya
  están terminados, 2 están en desarrollo y 2 están
  pendientes de iniciación.
• Consolidación Institucional En este objetivo se
  enmarcan la conformación del área Técnica y la
  Implementación de los procesos de Plexus, los
  cuales se han desarrollado conforme a los
  previsto.
• Mejoramiento Continuo El proyecto de Saneamiento
  Jurídico presenta un cumplimiento del 107, por
  lo que fue necesario modificar la meta incluyendo
  inmuebles no saneados de compras nuevas.
  Igualmente los Planes tanto de Riesgos como de
  Mejoramiento han mostrado niveles de resultado
  acordes con lo esperado.

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A septiembre de 2005 la Vicepresidencia de
Operaciones ha ejecutado 8 proyectos (con 9
indicadores) alcanzando un cumplimiento del PE
del 101
Resultados Vicepresidencia de Operaciones (enero
septiembre de 2005)
Eficic. Financ
Satisfac Cliente
Consolid. Institucion.
Fortalec Tecnológ
Total
Mejoram. Continuo
Objetivos
de Indicadores
2
0
0
7
9
0
11
Resultados y avances PE-05 VP de Operaciones

• Eficiencia Financiera Los proyectos que tienden
  a cumplir con este objetivo son en su orden,
  Medición y Control del Gasto y Análisis y
  Evaluación de Resultados, cuyo cumplimiento
  alcanzó el 100. Los aspectos más relevantes de
  estos proyectos han sido
• En el primero, se planearon actividades
  orientadas hacia la creación y divulgación de un
  nuevo sistema de medición, categorización y
  evaluación del gasto, a través del COPAC, en
  donde las áreas reciben reportes de gastos para
  su análisis. Con estas acciones se establecerán
  estrategias y mecanismos concretos para el debido
  control o corrección del gasto. Las bondades del
  sistema se evidenciarán a partir del 2006.
• En desarrollo del segundo, se han realizado
  entre otros análisis, el de la comisión de
  convenios de administración y saneamiento de
  inmuebles a terceros, la evaluación de la oferta
  de venta del local de Montería (alquilado a
  Carulla Vivero), la evaluación de los gastos por
  sucursal los cuales sirvieron de base para los
  estudios del área de procesos en la definición
  del cambio de estructura y el del estado de
  resultados por área de negocio con compensación
  para determinar el resultado real (utilidad o
  pérdida) de cada negocio.

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Resultados y avances PE-05 VP de Operaciones

• Fortalecimiento Tecnológico en cuanto al apoyo
  tecnológico a las áreas, cuya meta es desarrollar
  48 proyectos con prioridad A durante este año,
  muestra un avance del 83.3 habiendo finalizado
  27 (17 en Cartera, 6 en Inmuebles y 4 de las
  otras áreas) y 13 que están en proceso, de los
  cuales el 99 se encuentra en pruebas de usuarios
  y ajustes finales.
• Los problemas principales que se han presentado
  durante la ejecución de este proyecto, tienen que
  ver por una parte, con la falta de tiempo de los
  usuarios para realizar las pruebas
  correspondientes, y de otra, con que hay
  proyectos que se encuentran en espera por falta
  de una decisión, como es el caso del aplicativo
  de nómina.
• Consolidación Institucional Aquí se encuentra
  enmarcado el proyecto de Rediseño Organizacional,
  el cual todavía no registra resultados pues se
  medirá en noviembre, sin embargo, puede decirse
  que a la fecha se ha cumplido la primera fase de
  implementación de procesos, tanto en D.G. como en
  las sucursales. La terminación de la segunda fase
  auditoría se tiene estimada para febrero de
  2006.

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Resultados y avances PE-05 VP de Operaciones

• En cuanto a las estructuras y plantas de
  personal se han implementado de acuerdo con el
  estudio entregado por la Firma Plexus, aunque ha
  sido necesario hacer ajustes de acuerdo con
  algunas necesidades detectadas. Paralelemente se
  han entregado a los funcionarios las
  correspondientes funciones y responsabilidades
  que serán la base para la descripción de cargos
  que está adelantando la compañía.
• Así mismo y con el fin de estandarizar los
  procedimientos, se han validado los procesos del
  área de Inmuebles en lo que tiene que ver con
  administración, comercialización y formalización
  de Ventas, y de la Jurídica. Del área de Cartera
  los de Cartera Masiva, Especial y Cobranza
  Judicial, y en el área de Operaciones los de las
  Coordinaciones de Operaciones.
• Por último se revisaron e implementaron
  indicadores de gestión correspondientes a las
  áreas que se han validado, los cuales servirán
  para medir el año próximo las bondades del
  proyecto, y determinar los ajustes que sean
  necesarios

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Resultados y avances PE-05 VP de Operaciones

• Mejoramiento Continuo aquí se encuentra
  enmarcado el proyecto de Optimización y Control
  de Entrada de Datos que consiste en la validación
  e identificación de los clientes no
  sistematizados directamente desde las cajas de
  Bancafé, contribuyendo así a evitar que se sigan
  presentando nuevas partidas pendientes por
  identificar, el cual se finalizó
  satisfactoriamente en el mes de septiembre. Para
  los próximos meses se ampliará este programa en
  las cajas de Granahorrar.
• El indicador de aplicación de pagos, con las
  partidas recibidas en los últimos 90 días, se ha
  mantenido durante el año de acuerdo con las
  expectativas, sin embargo en el mes de septiembre
  cerró con el 99 de cumplimiento, en razón a que
  el último día ingresaron un mayor número de
  partidas que no se alcanzaron a aplicar, y
  contabilidad recortó los plazos de entrega para
  los cierres mensuales de los Estados Financieros.

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A septiembre de 2005 la Vicepresidencia jurídica
ha ejecutado 4 proyectos (con 6 indicadores)
alcanzando un cumplimiento del PE del 100
Resultados Vicepresidencia Jurídica (enero
septiembre de 2005)
Objetivos
de Indicadores
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Resultados y avances PE-05 VP Jurídica

• De los 4 proyectos ejecutados, 3 se orientaron al
  cumplimiento del Objetivo de Mejoramiento
  Contínuo y 1 a la implementación de programas de
  Desarrollo del Recurso Humano.
• Mejoramiento Continuo los proyectos ejecutados,
  cuyo cumplimiento está conforme con lo previsto
  inicialmente, fueron la revisión de la Política
  de Seguros, la implementación del Manual de
  Contratación y el cumplimiento de los Planes de
  Riesgos y Mejoramiento.
• Los resultados de la revisión de la política de
  seguros se reflejan en la disminución de las
  tasas de vida, al pasar de 6.06 a 5.18, y de
  incendio que bajó de 1.82 a 1.39.
• En lo que tiene que ver con el Manual de
  Contratación, si bien éste ya fue publicado y se
  avanzó en la capacitación, el área se ha visto en
  la necesidad de reforzar este programa,
  orientándolo hacia estudio de casos específicos
  con las personas encargadas de realizar los
  contratos en cada área. Dicha capacitación se
  realizará entre octubre y diciembre en las
  sucursales y en Dirección General.

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Resultados y avances PE-05 VP Jurídica

• Desarrollo del Recurso Humano en desarrollo del
  plan educativo de la compañía, se viene
  ejecutando el programa de inducción mediante un
  video institucional presentado a todos los
  funcionarios que se vinculan. El programa de
  entrenamiento en el cargo se espera iniciar en
  noviembre, una vez se terminen los ajustes al
  software del Rally del Conocimiento, adaptándolo
  a las necesidades particulares de cada cargo.
• Igualmente, en septiembre comenzó el programa de
  formación en habilidades gerenciales con 27
  funcionarios (Presidente, Vicepresidentes y
  Gerentes) y en noviembre se espera vincular al
  programa a otros 27 (Jefes de Depto y
  Coordinadores).
• Para el mes de octubre se tenía planeado inicar
  el diseño, montaje e implementación del programa
  Formación de Formadores con un grupo de
  funcionarios de todas las dependencias, asesorado
  por la firma Dynamic Training, quien capacitará
  en actualización y procesos.

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Resultados y avances PE-05 VP Jurídica
En lo que tiene que ver con la mejora en el
Clima Organizacional, se continuaron las
reuniones con las áreas de Dirección General y
sucursales, en las que se concretaron 46 planes
de acción para mejorar el clima, cuyos resultados
se medirán en el mes de marzo del próximo año.
El programa de Difusión de Valores comenzó con
el lanzamiento, divulgación e interiorización de
los valores y principios de la Compañía,
simultáneamente con la entrega del Código de
Conducta, Etica y Buen Gobierno a cada
funcionario y una actividad de bienestar e
integración relacionada con el tema. Para lo
que resta del año, se tiene programado realizar
un módulo del Rally y reforzar la interiorización
y recordación a través de afiches y mensajes en
la intranet y la entrega del mouse pad.
Finalmente, el proyecto de Gestión del
Desempeño inició en agosto con 6 funcionarios,
cerrando el mes de septiembre con la firma de 36
acuerdos de desempeño en la Dirección General. Se
espera finalizar este programa durante octubre y
noviembre.
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Resultados y avances PE-05 VP Jurídica

• Consolidación Institucional Dentro de este
  objetivo se enmarca el programa de Compensación
  Salarial, cuyo punto de partida fue la
  descripción de cargos en Auditoría Interna,
  Servicio al Cliente y Mercadeo, continuando con
  los cargos tipo para proceder finalmente a la
  valoración y elaboración de la curva salarial, se
  espera terminar en diciembre con la presentación
  ante la Junta Directiva de un programa de
  políticas de compensación alineado a los
  objetivos corporativos.
• Satisfacción del Cliente se diseñó el proyecto
  de Cultura de Servicio al Cliente, a través del
  cual se pretende mejorar la actitud y el
  compromiso de Servicio, iniciando con una primera
  fase dirigida hacia atención telefónica y
  relaciones con el cliente, cuya metodología
  consiste en realizar talleres de sensibilización
  sobre este tema enfocados hacia la atención
  telefónica, con la presentación de las políticas
  corporativas de atención telefónica. Su medición
  se está realizando a nivel nacional nacional
  mediante la llamada de Presidencia.
• Paralelamente se están efectuando talleres de
  Relación con el Cliente para funcionarios de
  alto impacto en el negocio.

20
Resultados y avances PE-05 Mercadeo

• Esta dependencia ha ejecutado hasta la fecha 3
  proyectos con 5 indicadores, todos ellos
  orientados hacia el objetivo de Satisfacción del
  Cliente. A septiembre presenta un cumplimiento
  del 106.
• El primero de estos proyectos se relaciona con el
  diseño e imagen de la página Web de la compañía,
  el cual no obstante haberse terminado, ha
  requerido ajustes atendiendo sugerencias de
  presentación dadas por los usuarios.
• El segundo proyecto corresponde al Plan
  Estratégico Creativo y de Medios, que a su vez
  está asociado con las metas comerciales de
  Brigadas y Semanas Inmobiliarias cuyos resultados
  superaron las metas en un 14 y un 5
  respectivamente.
• Para el mes de octubre, aunque no estaba
  programado, se decidió hacer el lanzamiento de
  las Brigadas y Semanas Inmobiliarias simultáneas
  a nivel nacional.
• Así mismo, con el fin de apoyar la gestión
  comercial de cartera e incentivar a los clientes
  que tengan acuerdo de pago y obligaciones al día,
  se está adelantando el montaje y lanzamiento del
  sorteo de un vehículo, el cual se hará el 22 de
  diciembre.

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Resultados y avances PE-05 Mercadeo

• En lo que tiene que ver con el proyecto de manejo
  de la imagen de CISA, que espera mejorar el
  conocimiento de la marca y sus productos (cuyos
  resultados se medirán el próximo año) se viene
  trabajando en medios publicitarios como prensa,
  radio y televisión nacional, impactando
  positivamente en las brigadas y semanas
  inmobiliarias.
• Simultáneamente se ha participado en ferias
  inmobiliarias en Cartagena, Cali y en el
  exterior, abriendo las puertas para la imagen de
  la compañía, generando contenido noticioso que
  repercutirá finalmente en la medición del
  conocimiento de la marca de CISA que se realizará
  en enero del 2006.
• A partir del mes de julio, se dio inicio a la
  medición del proyecto de Fortalecimiento del
  Servicio al Cliente, mediante el cual se busca
  reducir en un 10 el tiempo de atención de las
  SQR, cerrando el tercer trimestre con un
  cumplimiento del 110, al obtener en promedio 10
  días en el tiempo de respuesta.
• Igualmente, se tiene programado mantener una
  efectividad del 90 en la atención de las
  solicitudes, quejas y reclamos presentadas por
  los clientes, esta medición se está realizando
  sobre estadísticas generadas por el aplicativo
  del SQR, cuyo resultado a septiembre fue del 91.

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Resultados y avances PE-05 Auditoría Interna

• Esta dependencia diseñó 2 proyectos con 4
  indicadores para ejecutar durante el año, todos
  orientados al cumplimiento del objetivo de
  Mejoramiento Contínuo, a través de los cuales
  espera optimizar los mecanismos de control,
  seguimiento y retroalimentación a la gestión, en
  especial mediante la implementación de los nuevos
  planes de fortalecimiento.
• En dichos planes las áreas adquieren compromisos
  con acciones y fechas concretas con miras a
  subsanar las debilidades encontradas por la
  Auditoría en el Sistema de Control Interno.
• El primer proyecto corresponde al programa de
  visitas y auditorías tanto a las sucursales, como
  a las áreas, el cual se ha desarrollado conforme
  con lo previsto en Barranquilla y Manizales,
  auditando las áreas de cartera, inmuebles,
  disponible, derechos de autor y cumplimiento de
  la Circular 48 relacionada con pagos. Así mismo,
  y con carácter permanente, se han realizado
  auditorías en Contratación e Informática.
• Dentro del programa de auditorías figuran
  también las de Tesorería, Nómina y seguimiento al
  Plan de Riesgos. Con base en estos informes se
  construyeron los Planes de Fortalecimiento, cuya
  medición se realizará en enero del 2006.

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Resultados y avances PE-05 Auditoría Interna

• El segundo proyecto está relacionado con el
  fomento a la cultura de autocontrol, mediante el
  cumplimiento de dos indicadores
• - El diseño del módulo del Rally del
  Conocimiento sobre control interno, cuyo
  lanzamiento está programado para el mes de
  noviembre.
• - Publicación de boletínes. Durante el año se
  han publicado 5 el No. 35 en febrero, de
  Administración y Control de la información
  Institucional, los Nos. 36 y 37 en abril y junio
  respectivamente, relacionados con autocontrol
  asociado a procedimientos y métodos de trabajo e
  implementación del modelo de administración de
  valores, el No. 38 en el mes de julio sobre el
  tema de cómo crear una contraseña a prueba de
  hackers y por último en septiembre el No. 39 de
  construir catedrales, cumpliendo así con el
  programa de boletines bimestrales.

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Resultados y avances PE-05 Planeación

• A septiembre de 2005 se han ejecutado 3
  proyectos con 4 indicadores (todos relacionados
  con el Mejoramiento Continuo), que arrojaron un
  cumplimiento del Plan del 99.
• El primero tiene que ver con la gestión de
  planes, que integra la coordinación y seguimiento
  de los distintos planes suscritos por la Compañía
  (estratégico, riesgos, desarrollo administrativo
  y de mejoramiento), cuyo resultado acumulado a
  septiembre fue del 99. En este punto vale la
  pena resaltar la gestión desarrollada por el área
  en la evaluación del Plan de Mejoramiento por
  parte de la Contraloría y en el diseño y firma
  del nuevo Plan.
• El segundo programa, con el que se busca fomentar
  la cultura de planeación en la Compañía, presenta
  un avance de acuerdo con lo proyectado, en cuanto
  a la presentación de informes trimestrales de
  seguimiento a los planes, diseño y actualización
  trimestral de la presentación y del informe de
  Gestión de CISA 2000-2005, y el diseño y
  publicación de la plantilla para unificar
  presentaciones.
• El proyecto de participación ciudadana cuyo
  compromiso es publicar mensualmente en la
  página Web la información de la gestión de
  CISA, se ha cumplido de acuerdo con lo previsto

25
Resultados y avances PE-05 Planeación

• Con respecto al avance del proyecto de
  sistematización del seguimiento a los planes,
  vale decir que con la ayuda de la Gerencia de
  Sistemas se ha diseñado el aplicativo Sócrates
  el cual se encuentra actualmente en etapa de
  pruebas y ajustes.
• Finalmente dentro del proyecto de desarrollo,
  investigación y asesoría a las áreas, la Gerencia
  de planeación prestó su apoyo en proyectos como
  la microsegmentación de cartera e inmuebles, la
  definición de la planta de personal y su
  sustentación ante la Junta Directiva y
  Minhacienda, diseño del modelo de precio óptimo
  de inmuebles, diseño del área de gestión
  organizacional y seguridad, preparación del
  presupuesto 2006 de inmuebles con base en la
  segmentación, entre otros.

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A septiembre de 2005 la Compañía cumple el
PE-2005 en un 99.
Resultado Consolidado por Objetivos (enero
septiembre de 2005)
Eficic. Financ
Satisfac Cliente
Consolid. Institucion.
Fortalec Tecnológ
Total
Mejor Continuo
Desarr Rec Humano
Objetivos
de Indicadores
3
14
3
3
24
2
49
27
A septiembre de 2005 la Compañía cumple el
PE-2005 en un 99.
Resultado Consolidado por Áreas (enero
septiembre de 2005)
VP CARTERA
VP INMUEBLES
VP JURIDICA
VP OPERAC.
MCDEO
PLANEACION
AUDITORIA
TOTAL
Objetivos
de Indicadores
13
10
6
9
4
5
2
49