Sin ttulo de diapositiva

1
Beneficios de utilizar un sistema de cómputo en
el establecimiento de la Norma ISO 9000
Lic. Víctor Alfonso Faudoa Arzate
2
Los Beneficios...
Los beneficios de utilizar un sistema de cómputo
en el establecimiento de ISO 9000 es la de
garantizar a los gerentes de calidad, auditores,
gerentes de generales y a los propios empleados
tener una herramienta para lograr la calidad de
manera más fácil.
3
Qué es lo que debe contar el sistema de cómputo?

• Contar con la vinculación nata entre los
  diferentes niveles de documentación. Esto
  nos brinda una guía excepcional de seguimiento,
  rastreabilidad y organización de la
  información del sistema de calidad.
• Facilitar la apreciación de los procedimientos en
  los manuales de calidad para que estos sean mejor
  captados y entendidos, con esto ahorrará
• a) Costos en la capacitación de nuevo personal
  que ingrese a su empresa.
• b) Tiempo en que el personal adquiera los nuevos
  conceptos de calidad y como llevarlos a
  cabo, así como sus responsabilidades y
  obligaciones.
• c) Actualizaciones en línea.
• Guías de desarrollo para el Manual de Calidad,
  Procedimientos, Instrucciones de Trabajo,
  Formatos, Planes de Control.
• Matrices de Responsabilidades.
• Programación de Auditorías Internas.
• Manejo de No Conformidades.

4
Por dónde empezar?
Clasificación de usuarios El sistema debe
permitir manejar diferentes niveles de acceso a
la información, dependiendo de las
responsabilidades que son asignadas, según el
papel que se representa ante el sistema de
calidad. La clasificación es la siguiente
1. Gerente
2.
Administradores del sistema de calidad
3. Usuarios del
sistema 4.
Auditor Interno El Gerente tendrá acceso a la
inspección y verificación de la información,
auditorías, reportes de no conformidades, las
bitácoras de los cuatro niveles de documentación
del sistema. Este tipo de usuario no puede
modificar ninguna parte del sistema, pero tiene
acceso a todas ellas. El Administrador ó
Coordinador de Documentos y Datos es la persona
en quien recae la responsabilidad de actualizar,
editar, modificar y poner al tanto la
información, (previa revisión por parte de los
que generarán el cambio y autorización con firma
de aprobación en el documento original o copia
controlada), además es quien asigna los derechos
de acceso a los usuarios. Los Usuarios
del sistema tienen un acceso limitado sobre el
sistema, ya que sólo pueden consultar y
buscar información sobre la norma de
referencia, manual de calidad, procedimientos,
instrucciones de trabajo, formatos y
planes de calidad, así como hacer consultas de
cambios y participar en foros de
discusión. El Auditor tiene acceso a
todo el sistema, sin poderlo modificar (a
excepción del módulo de elaboración de
preguntas y auditorías internas).
5
Conociendo la Pantalla
6
Ventana de exploración de la Norma de Calidad
Es importante mencionar que usted deberá
referenciar todo su Manual de Calidad,
Procedimientos e Instrucciones de Trabajo a los
manuales del sistema de calidad ISO9000 que le
convengan, pudiendo ser una buena opción la norma
NMX-CC que se encuentra en el Instituto Mexicano
de Normalización y Certificación en la ciudad de
México, si considera instalar el sistema en el
idioma Español. (Es requisito del Sistema de
Calidad que posea sus manuales originales como
referencia)
7
El Manual de Calidad
El Manual de Calidad es el primer documento que
debe de generarse y que muestra los compromisos
de la empresa para instalar el sistema de
calidad ISO9000. Es importante que posea su norma
oficial original y que su asesor de calidad le
oriente, siguiendo la secuencia que aparece en
esta pantalla.
Cada documento del sistema de calidad ISO 9000,
requiere de una codificación, siendo ésta la
identificación inequívoca de cada documento del
sistema.
Para iniciar la documentación del manual de
calidad es necesario que se codifique el manual.
8
La Plantilla del MAC
Cuando inicie la captura del Manual de Calidad,
lo primero que debe hacer es desplegar la
plantilla que deberá ser llenada. Nota Para
cuando esté usted generando los puntos del Manual
de Calidad referente a la norma ISO 9000 (4.1,
4.2. ... 4.20) deberá referenciar sus
compromisos de calidad sobre sus manuales
oficiales ISO 9000 y con el apoyo de su Asesor
de Calidad
9
Lista de Distribución del MAC
10
MAC, Relación de Procedimientos.
Listado de procedimientos que se encuentran
registrados para el manual de procedimientos.
11
Los Procedimientos
Dentro del desarrollo del Manual de Calidad
existe la opción de explicar, de forma práctica y
sencilla, cómo generar los procedimientos que
soportan los compromisos establecidos en el
Manual de Calidad, (para este punto debe de ser
apoyado por su asesor de calidad).
Recuerde que la forma de codificar un
procedimiento es Primero definir a qué punto de
la norma corresponde el procedimiento (4.1...
4.20) y, si aplica, deberá identificar el
procedimiento (PRO) para luego definir el numero
natural cronológico de dicho procedimiento
(iniciando con el 001), y finalmente deberá
definir qué área o departamento es responsable
de su ejecución (ING, CAL, DIR), como se muestra
en esta pantalla.
12
Los Procedimientos
Deberá completar los datos que se le solicitan
en la siguiente pantalla. Al momento de codificar
su procedimiento verá como el sistema le
proporcionará una plantilla para que usted haga
su auto llenado y no pierda tiempo en la
clasificación y estructura de su documento.
13
Lista Maestra y Lista de Distribución
Aquí se desplegarán todos nuestros
procedimientos, visualizando el nombre del
procedimiento, su fecha de elaboración, la fecha
de revisión y el número de revisión.
Se nos mostrará quienes son las personas que
tienen o cuentan con una copia de algún
procedimiento.
14
Procedimientos, Las opciones del Menú Contextual
Esta opción nos mostrará las diferentes
relaciones que guarda un procedimiento con un
MAC, Procedimientos, Instrucciones de Trabajo,
Planes de Calidad y/o Formatos.
Opción que se utilizará para crear las diferentes
relaciones que tiene un Procedimiento con un MAC,
Procedimiento, Instrucciones de Trabajo, Planes
de Calidad y/o Formatos.
Aplicar esta opción para cuando quiera relacionar
o anexar un procedimiento a un área determinada,
como puede ser un departamento de su empresa, o
bien hacer la relación directa a un procedimiento.
15
Procedimientos, Propiedades
Esta es una forma de proporcionar los atributos
de las propiedades que guarda nuestro
procedimiento, con ello podemos identificar a
quién le pertenece, quién lo aprobó, en qué fecha
fue creado, en qué fecha fue aprobado, en qué
revisión se encuentra, a cuál proceso dentro de
la empresa está orientado y cuál será la cláusula
que le pertenece al ISO 2000.
16
Instrucciones de Trabajo
Dentro del desarrollo del Manual de Calidad
existe la opción de explicar de forma práctica y
sencilla cómo generar Instrucciones de Trabajo
que soportan los compromisos establecidos en los
Procedimientos, (para este punto debe de ser
apoyado por su asesor de calidad).
17
Procedimientos, La Plantilla
Los datos para la elaboración de la Instrucción
de Trabajo deberán incluir el nombre del puesto
de la persona que revisa y autoriza la
Instrucción (seleccionándolo con el mouse en el
espacio que lo indica), las fechas de elaboración
y revisión y el número de revisión.
Recuerde que la forma de codificar una
Instrucción de Trabajo, es Primero definir a qué
punto de la norma corresponde la Instrucción de
Trabajo (4.1... 4.20), si aplica, deberá
identificar la Instrucción de Trabajo (ITR),
luego definir el número natural cronológico de
dicha Instrucción de Trabajo (iniciando con el
001), y finalmente deberá definir qué área o
departamento es responsable de su ejecución (ING,
CAL, DIR).
18
Procedimientos, El Menú Contextual
Estas opciones permitirán tener un mayor control
y seguimiento de las Instrucciones de trabajo,
por ejemplo ver la relación que se tiene con un
procedimiento o bien un plan de calidad, además
de agruparlo dentro de alguna área en especial.
Módulo principal de relación entre
Procedimientos, Formatos y Departamentos.
Organizar Instrucciones de trabajo de acuerdo al
Departamento.
19
Formatos
El sistema permite anexar cualquier tipo de
formato que se desee, los formatos pueden ser
desde hojas de cálculo de Excel, Power Point,
Word, solo basta que sean documentos ó formatos
para Windows 95/98 o bien que sean de la familia
de Microsoft. Para formatos más especializados,
(como lo pueden ser planos, diagramas de flujo
desarrollados en otras aplicaciones), solo basta
con que se anexe la utilería de PREVIEW de la
aplicación para que el sistema lo tome como
propia.
20
Planes de Control
Dentro del desarrollo de los documentos del
sistema de calidad, existe la opción para
documentar los planes de calidad a través de su
diseño en cualquier herramienta de Microsoft
Office de Windows.
21
Matrices de Relación
Las matrices de relación permiten tener un
panorama más amplio en relación a la situación
que el sistema de calidad guarda entre sus
diferentes componentes humanos, de calidad y de
trabajo.
22
Matrices de Relación
Procedimientos vs Manual de Aseguramiento de
Calidad.
Esta matriz muestra la relación que guardan los
procedimientos contra el Manual de Aseguramiento
de calidad. Se relaciona cada uno de los
procedimientos existentes en el sistema contra
cada uno de los puntos del manual de
aseguramiento de calidad.
Procedimientos vs Procedimientos
Esta matriz nos proporcionará la relación que se
tiene de procedimientos contra procedimientos.
Esto nos reflejará de manera gráfica como es que
se relacionan los procedimientos entre sí. Guía
excepcional para todos los usuarios del sistema
de calidad.
23
Tablero de Cambios
Uno de los módulos más importantes del Sistema es
el Tablero de cambios, este permite dar a conocer
a los usuarios los cambios que ha sufrido el
Manual de Calidad, el de Procedimientos y la
Instrucción de Trabajo, teniendo como resultado
una excelente rastreabilidad de cualquier
modificación en el Sistema de Calidad.
24
Búsquedas Avanzadas
El módulo de búsquedas avanzadas es la
herramienta perfecta para todo aquel usuario que
desee encontrar una palabra, frase o concepto en
cualquier parte del Sistema de Calidad. Tiene
varias opciones de búsqueda.
Cuando se presenta la pantalla final del
resultado de la búsqueda, el sistema
automáticamente marcará la palabra o frase
encontrada dentro del texto en color azul.
25
Aplicación de Auditorías Internas
En esta sección, los auditores podrán dar de alta
su catálogo de preguntas y clasificarlas de
acuerdo a las cláusulas de la norma ISO 9000. No
existe ninguna restricción en cuanto al tamaño de
la pregunta o al número de preguntas que se deba
hacer.
26
No Conformidades
La disponibilidad de contar con un módulo de
control y seguimiento de las No Conformidades,
permitirá al auditor llevar en forma ordenada y
secuencial las No Conformidades encontradas en
sus auditorías.
27
Fechas de Compromiso de Auditorías
El sistema les permitirá a los auditores del
sistema de calidad saber cuáles son los
compromisos de cierre de auditorías, ya que al
momento de abrir éste módulo se desplegarán todas
aquellas No Conformidades que se programaron para
ser cerradas en la fecha indicada en el reporte
de la No Conformidad.
28
Reportes
Con la generación de éste reporte, los auditores
y los directores de la empresa podrán saber qué
tanto el personal de la empresa está consultando
la Norma de calidad.
Para saber si nuestros clientes internos están
utilizando el sistema de calidad para el
desarrollo de las actividades de nuestra empresa,
el sistema muestra evidencias de hora, fecha,
documentos, procedimientos, instructivos y
formatos consultados, así como la persona que los
consultó. Los responsables de las evidencias del
sistema de calidad, aquí podrán imprimir todas
las No Conformidades, que van de abiertas a
cerradas. Estas pueden ser clasificadas por
departamento o área.
Este reporte nos indicará cuántos accesos se
tienen a una determinada cláusula del manual de
calidad, así como quiénes entraron a ésta y a qué
hora.
29
Reportes, No Conformidades
El sistema permite llevar un control y
seguimiento de las No Conformidades, de acuerdo a
si están abiertas, con avance, cerradas o todas
las No Conformidades encontradas en el ejercicio
de la evaluación de nuestro sistema de calidad.
Dependiendo de los criterios de selección,
se mostrarán todas aquellas No Conformidades que
se encuentren en nuestro sistema.
30
Control y Manejo de Usuarios
Para la administración y seguridad de accesos
al sistema de calidad, los Administradores deben
proporcionar el nombre del cliente interno, el
departamento al que pertenece y, muy importante,
el puesto que ocupa dentro de la empresa. Sí
así lo desean, pueden incluir la fotografía del
cliente, o bien, un icono representativo que sea
de su agrado. Q-soft, ofrece algunos iconos
distintivos. Dependiendo de la definición del
tipo de usuario que se indique, éste podrá
accesar parte del sistema o su totalidad.
Usuario Solo puede accesar la barra superior
del sistema Q-Soft. Administrador Son todos
aquellos clientes internos que tienen todos los
privilegios sobre el
sistema. Gerente Tienen acceso a todas las
opciones del sistema Q-Soft, pero en la modalidad
de Solo lectura. Auditor
Tiene acceso únicamente a las opciones del
sistema Q-Soft en lo referente a
auditorias internas.
31
Calibración y Mantenimiento
Con esta opción, los ingenieros encargados de las
calibraciones y mantenimientos de los
instrumentos de medición y prueba, programan, de
acuerdo al mes, los diferentes instrumentos que
se utilizan para este fin.
32
Foro de Preguntas y Respuestas