Erate Desde la Perspectiva del Proveedor de Servicio Erate from the Service Provider Perspective Cyn

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E-rate Desde la Perspectiva del Proveedor de
Servicio (E-rate from the Service Provider
Perspective)Cynthia Schultz

Taller de Formación del Instructor 27-29 de
septiembre de 2004 Schools Libraries Division
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PARA COMENZAR

• Pregunte! Obtenga respuestas!
• Use la herramienta de búsqueda SPIN
• Si el Proveedor (SP) no figura en la lista, llame
  a CSB
• Comuníquese con su proveedor de servicio

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PLANES TECNOLÓGICOS

• El SP puede ofrecer asistencia técnica NEUTRA.

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EL PROCESO DE LICITACIÓN COMPETITIVA

• El SP no debería preparar ni bosquejar una RFP.
• El SP no debería preparar, bosquejar ni
  proporcionar su propio modelo de RFP.
• El SP debe permanecer NEUTRO en todo momento.
• El SP no puede interferir con el deber
  alternativo del solicitante de realizar un
  proceso de licitación justo y abierto.
• El SP no puede ejercer influencia indebida sobre
  un solicitante.

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EL PROCESO DE LICITACIÓN COMPETITIVA

• El SP no puede proporcionar fondos para la
  porción sin descuento del solicitante.
• El SP no puede ignorar la porción sin descuento
  del solicitante.
• El SP no puede proporcionar incentivos ocultos,
  como por ejemplo servicios no elegibles gratuitos.

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EL PROCESO DE LICITACIÓN COMPETITIVA -
PREASIGNACIÓN

• FORMULARIO 470
• El SP puede ofrecer información básica, como
  cronologías y fechas límite.
• El SP puede aportar información sobre asuntos
  técnicos.
• El SP o su consultor no pueden completar el
  Formulario 470.
• El SP o su consultor no pueden firmar el
  Formulario 470.
• El SP o su consultor no pueden presentar el
  Formulario 470.

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REQUISITOS DE LICITACIÓN COMPETITIVA -
PREASIGNACIÓN

• El solicitante debe considerar todas las
  licitaciones viables durante el periodo de espera
  de 28 días.
• El precio de los bienes y servicios elegibles
  debe ser el factor primario, es decir, debe tener
  la mayor ponderación de todos los factores.

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REQUISITOS DE LICITACIÓN COMPETITIVA

• El solicitante debe cumplir con el periodo de
  espera de 28 días después de presentar el
  Formulario 470 para seleccionar un proveedor de
  servicio y entablar un contrato, según sea
  aplicable.
• Contrato no requerido para servicios mensuales.
• Contrato no requerido para servicios de tarifa.

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ASISTENCIA DEL PROVEEDOR DE SERVICIO

• El SP debe proporcionar siempre los SPIN e
  información de contacto correctos.
• El Formulario 498 está disponible en línea desde
  noviembre de 2003 y la certificación en línea
  estará disponible en otoño de 2004.
• Importante para compañías con varios SPIN.

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ASISTENCIA DEL PROVEEDOR DE SERVICIO

• Se recomienda al SP que ayude proporcionando
  información para el adjunto del Item 21 del
  Formulario 471 para sus servicios.
• Se recomienda al solicitante que proporcione el
  adjunto del Item 21 pertinente al proveedor si
  así lo solicita.
• Nivel de detalle claro en el adjunto del Item 21
  puede avanzar el trámite de la factura.
• Un ejemplo de este detalle sería incluir el
  elemento (n de modelo), cantidad y precio por
  unidad.

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ASISTENCIA DEL PROVEEDOR DE SERVICIO

• Los solicitantes no recibirán apoyo para
  contratos que proporcionan solamente un precio
  para un paquete que incluye servicios elegibles y
  no elegibles juntos.
• El SP y el solicitante deberían colaborar para
  crear condiciones de precio en el contrato que
  separen los servicios elegibles de los no
  elegibles.
• También se recomienda al SP que ayude a
  proporcionar al solicitante números de cuenta de
  facturación y de contrato.

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REQUISITOS DEL CONTRATO

• Las reglas de la FCC exigen que el solicitante
  firme un contrato antes de presentar un
  Formulario 471. 47 C.F.R. 54.504(c).
• El 5 Reporte y Orden de la FCC requiere que el
  solicitante y el proveedor firmen el contrato
  antes de presentar un Formulario 471.
• Esta regla no se aplica a servicios de tarifa o
  mensuales.
• No se aceptan los acuerdos verbales.
• No se aceptan las estimaciones.
• Se aceptan pedidos de compra si se consideran
  como un contrato en virtud de leyes de compra
  estatales y locales y de la legislación
  contractual estatal.

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REQUISITOS DEL CONTRATO

• El proveedor de servicio y el solicitante deben
  cumplir con la legislación contractual estatal.
• El proveedor de servicio y el solicitante deben
  cumplir con las leyes de compra estatales y
  locales.
• Otra palabra para contrato es un acuerdo de
  vinculación legal.

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REQUISITOS DEL CONTRATO

• El solicitante debe proporcionar contratos
  firmados y fechados para revisiones y auditorías.
• El solicitante debe estar preparado para
  demostrar que su contrato cumple con los
  requisitos de la legislación contractual estatal.
• El solicitante certifica que ha firmado un
  contrato en su Formulario 486.

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FECHA DE CONCESIÓN DEL CONTRATO

• La fecha de concesión del contrato no puede ser
  anterior a 28 días después de la publicación del
  Formulario 470.
• Si un solicitante presenta su propio 470 y opta
  por un contrato estatal básico nuevo o
  pre-existente como la licitación más asequible,
  debería
• memorializar su decisión de comprar del contrato
  estatal básico después de haberse completado el
  proceso y
• registrar la fecha de la memorialización como la
  fecha de concesión del contrato relevante en su
  solicitud del Formulario 471 presentada.

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ENMIENDAS DEL CONTRATO

• Los servicios del contrato pueden enmendarse si
  el contrato permite tal enmienda, pero si no se
  publicaron los servicios en el Formulario 470
  original, el solicitante debe publicar un nuevo
  Formulario 470.
• Si el Formulario 470 o RFP originales no
  incluyeron los servicios o entidades elegibles
  ahora, el solicitante deberá publicar un nuevo
  Formulario 470 para esos servicios.

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ENMIENDAS DEL CONTRATO (cont.)

• Si el contrato permite sustituciones de servicio
  y se produce un cambio en el adjunto del Item 21,
  el solicitante o proveedor de servicio debería
  presentar una sustitución de servicio, según sea
  aplicable a las reglas de SLD.
• Las fechas del contrato pueden enmendarse si el
  contrato permite tales enmiendas.
• Si el solicitante y el proveedor de servicio
  extienden la fecha del contrato, el solicitante
  debe presentar un Formulario 500.

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CONTRATOS CON EXTENSIONES VOLUNTARIAS

• Un contrato con extensiones voluntarias significa
  que el contrato vence al final de su duración
  original y puede ser extendido voluntariamente
  por uno o más años en virtud de las disposiciones
  del mismo.
• El solicitante debería indicar en el Item 7b del
  Formulario 470 si busca un contrato de varios
  años o uno con extensiones voluntarias. Puede
  proporcionar más detalles en su RFP o Item 13 del
  Formulario 470 sobre la duración del contrato de
  varios años y de las extensiones voluntarias.
• Mejores prácticasRFP o Formulario 470 deberían
  proporcionar un rango de años, por ejemplo, una
  extensión de uno a tres años, de tres a cinco
  años.

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CONTRATOS DE VARIOS AÑOS

• Un contrato de varios años significa que cubre
  más de un año.
• Por ejemplo, un contrato de tres años vencería al
  final del tercer año.
• El solicitante debería indicar en el Item 7b del
  Formulario 470 si busca un contrato de varios
  años o uno con extensiones voluntarias. Puede
  proporcionar más detalles en su RFP o Item 13 del
  Formulario 470 sobre la duración del contrato de
  varios años o extensiones voluntarias.

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REEMBOLSOS Y DESCUENTOS

• El proveedor de servicio debe permitir al
  solicitante antes del envío del Formulario 471
  que elija el método de pago BEAR o SPI para
  servicios descontados
• El 2 Reporte y Orden de FCC recomienda al
  solicitante y al proveedor de servicio que
  colaboren para determinar el método de pago.
• El 2 Reporte y Orden de FCC recomienda a las
  partes que incluyan el método de pago en el
  contrato.
• Notifique a SLD por e-mail si el SP se niega a
  permitir que el solicitante elija el método.

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DISCREPANCIAS CONTRACTUALES

• Conozca sus derechos.
• SLD no interviene en discrepancias contractuales,
  sino en las basadas en las reglas del programa.
• Las discrepancias contractuales deberían
  presentarse en tribunales locales y estatales, no
  ante SLD o la FCC.

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CONTRATOS ESTATALES BÁSICOS

• Supuesto A. Si el estado presentó un Formulario
  470, el solicitante puede citarlo en su
  Formulario 471.
• El solicitante debe seguir las disposiciones
  aplicables del contrato estatal básico y las
  leyes de compra estatales y locales.
• No se requieren documentos o contratos separados
  del solicitante que citen el Formulario 470 del
  estado, a no ser lo que se requiera en el
  contrato estatal básico y en virtud de las leyes
  de compra estatales y locales.
• El contrato estatal básico firmado entre el
  estado y los proveedores de servicios cumple con
  el requisito de contrato firmado de FCC.

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CONTRATOS ESTATALES BÁSICOS

• Supuesto B. Si el solicitante presenta un
  Formulario 470 y considera un contrato estatal
  básico como una de las licitaciones
• El solicitante debe cumplir los requisitos de
  licitación competitiva
• El precio debe ser el factor primario y debe
  tener más preponderancia que los otros factores.
• Si el solicitante selecciona el contrato estatal
  básico
• El solicitante debe cumplir las disposiciones
  aplicables del contrato estatal básico y las
  leyes de compra estatales y locales.
• El contrato estatal básico firmado entre el
  estado y los vendedores cumple con los requisitos
  de contrato firmado de FCC.

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CONTRATOS ESTATALES BÁSICOS

• Si el contrato estatal básico requiere emitir
  pedidos de compra o contiene otros requisitos
  para los solicitantes
• Los solicitantes deben cumplir las fechas
  aplicables estipuladas en el contrato estatal
  básico.
• Por ejemplo, si el contrato estatal básico
  requiere que el solicitante emita un pedido de
  compra antes del 1 de julio, el solicitante debe
  cumplir con esa fecha.

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PROVEEDOR DE TELECOM. ELEGIBLE

• Proveedor de Telecom. Elegible es una
  nomenclatura de USAC.
• El término de la FCC es Empresa de
  Telecomunicaciones.
• SLD cambiará el uso de este término de ETP a
  Empresa de Telecomunicaciones para que coincida
  con las definiciones legales y reguladoras de
  FCC.

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EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES

• El SP no puede proporcionar servicios de
  telecomunicaciones si no ha sido designado como
  empresa de telecomunicaciones en la base de datos
  de Empresas de Telecomunicaciones.
• La nueva base de datos de búsqueda TC en el sitio
  web de SLD proporcionará
• El estado de designación sobre el Nombre del SP y
  SPIN
• Fecha de designación USAC
• Lista de estados aplicables

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EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES (cont.)

• Los requisitos de FCC y SLD para designación de
  TC son
• El SP debe proporcionar servicios de
  comunicaciones como empresa de servicios comunes.
• El SP debe presentar un Formulario 499 y
  garantizar que el 498 refleje la ID de
  Solicitante del 499.
• El SP debe ser designado como TC en la base de
  datos de SLD.

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EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES (cont.)

• Solicitante Ojo! Si un solicitante solicita
  servicios de telec. de un proveedor no elegible,
  se denegarán los fondos para esas FRN.
• Cuando busque servicios de telecom., el
  solicitante debe comprobar el estado de
  designación de telecom. en el sitio Web de SLD.

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TRABAJAR CON SU PROVEEDOR DE SERVICIO

• Revise contratos, facturas, enmiendas,
  certificaciones de servicio todo lo que tenga
  que firmar o revisar
• Revise todas las certificaciones antes de firmar
• BEAR
• El solicitante debe proporcionar toda la
  documentación al SP, no solamente la página de
  certificación de SP del Bloque 4.

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TRABAJAR CON SU PROVEEDOR DE SERVICIO

• Asegúrese de compartir los documentos con los
  departamentos correctos.
• Trabaje con el proveedor en sustituciones de
  servicio.
• Trabaje con el proveedor en el adjunto del Item
  21.

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POLÍTICA DE RETENCIÓN DE DOCUMENTOS

• Recuerde el requisito de retención de 5 años para
  todos los documentos.
• Es ESENCIAL guardar los documentos.
• Guarde copias de TODO.
• Guarde estos documentos con archivos de E-rate, o
  copias de los mismos, si el departamento de
  contabilidad tiene los archivos.

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POLÍTICA DE RETENCIÓN DE DOCUMENTOS

• Vea el 5 Reporte y Orden de FCC para una lista
  detallada.
• Los tipos de registros a retener incluyen
• Documentos de licitación competitiva
• RFP, licitaciones, estimaciones, propuestas, etc.
• Cotnratos firmados y pedidos de compra
• Facturas del proveedor de servicio a los clientes
• Detalle de los servicios/productos y lugares
• Indicar entidades que reciben los
  servicios/productos
• Fechas de entrega/instalación
• Pagos del solicitante
• Cheques canelados
• Créditos de servicio por cualquier motivo

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TIPOS DE CAMBIOS DE SPIN

• Cambios de SPIN globales fusiones o
  adquisiciones totales o parciales
• Considerados como cambios correctivos de SPIN
• Cambio correctivo de SPIN para corregir errores
  de entrada de datos o si el solicitante usó el
  SPIN incorrecto para el proveedor seleccionado
• Cambio operacional de SPIN refleja el cambio en
  el proveedor de servicio por el solicitante y
  sólo está disponible después de recibir la FCDL.

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CAMBIOS CORRECTIVOS DE SPIN

• No limitados sólo a RAL puede hacerse el cambio
  en CUALQUIER momento antes de la última fecha de
  factura.

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CAMBIOS OPERACIONALES DE SPIN

• Para cambios a un nuevo proveedor de servicio
• El solicitante debe hacer tres certificaciones
• Cambio permitido en virtud de leyes de compra
  locales
• Cambio permitido en virtud de los términos del
  contrato
• SP original notificado de la intención de cambio
• Nuevas pautas en el sitio Web que requieren fecha
  y forma de aviso.
• NO puede utilizarse para servicios de telecom. si
  el nuevo SPIN no es un proveedor de telecom.
  elegible.

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PAUTAS DE CAMBIO DE SPIN

• Las solicitudes deben recibirse antes de la
  última fecha de factura.
• NO puede usarse si la FRN se denegó originalmente
  para el proveedor no elegible las denegaciones
  deben tratarse por medio del proceso de apelación

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PREGUNTAS