Prservation de linformation numrique

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Préservation de linformation numérique

• Le cas du Groupe Cossette communication

2
Le Groupe Cossette communication?

•   

Avoir la passion et le courage de réinventer,
jour après jour, avec nos clients, les solutions
de communication les plus remarquables et les
plus performantes.
3
Divisions du Groupe

• Cossette ? création de publicités
• Cossette médias ? soccupe du placement médias,
  i.e. où les publicités doivent apparaître, à
  quelles heures, etc.
• Blitz ? promotion
• Graphème ? design
• Nucleus ? gestion de la marque, stratégie
• Interactif ? spécialiste du web
• Impact Recherche ? sondages, groupes de discussion

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Divisions du Groupe (suite)

• Optimum relations publiques ? gestion de crise,
  gestion dimage, organisation dévénements
  (conférences de presse, lancement de produits,
  etc.)
• Fusion Marketing dAlliances (commandites)

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SIRA...

• Mais quest-ce que signifie le S, I, R et le A?
• Catalogue sur le serveur File Maker
• contenu 740 documents!
• Post-mortem
• plan de communication
• études, articles (cherchables par mots-clés)
• etc.

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(No Transcript)
7
SIRA.suite

• Recherche
• Développement
• profil dentreprise pour mieux connaître son
  client et lindustrie
• profil biographique, pour savoir à qui vous avez
  affaire ou pour les concurrents.
• Ponctuelle
• si vous avez besoin de savoir le de personnes
  qui possèdent un téléphone cellulaire au Québec,
  par exemple
• pour obtenir une revue de presse (un peu
  délectronique maintenant)

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SIRA.suite

• (Recherche ponctuelle suite)
• pour en savoir plus sur la tendance du cocooning!
• Veille collecte, organisation, analyse et
  diffusion
• par exemple, votre client a entendu une rumeur de
  fusion dentreprises la surveillance de ce sujet
  dans les médias, à laide de rapports
  périodiques, lui permettra de suivre les
  mouvements de son industrie.

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SIRA.suite

• Sources d information accessibles à tous
• catalogue
• magazines et journaux (conservés 2 semaines,
  sauf J de Mtl) au centre de documentation
• Internet.
• Sources d information qui me sont accessibles
• Eureka journaux et magazines CBC radio et
  télé., CTV, SRC radio
• Factiva 6000 journaux et magazines É-U
  monde.

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SIRA.suite

• Diffusion dinformation
• Nouveautés du centre de doc. au 2 semaines
  nouveautés intéressantes au catalogue
• Bulletins dindustries
• pour les relations publiques, commandites
• pour les télécommunications.

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Politique informationnelle

• De façon générale, une politique dirige, au jour
  le jour, les activités vers les objectifs ? guide
• De façon plus précise, la politique
  informationnelle définit les objectifs et
  priorités organisationnelles en matière
  dinformation et établit les critères
  dévaluation ? elle dresse les lignes de conduite
  de la gestion de linformation

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Politique informationnelle (suite)

• À quoi sert-elle?
• à assurer une bonne coordination et une bonne
  cohérence dans le traitement et lutilisation de
  linformation
• à assurer une bonne qualité dinformation
  disponible et mise à jour régulièrement
• à ne pas perdre de vue les objectifs de
  lentreprise

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Politique informationnelle (suite)

• Développement - implantation
• Cest la partie la plus difficile.
• La première action nécessaire, est dobtenir
  lappui et limplication des dirigeants.

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Activités de gestion dinformation
1. Planifier les besoins dinformation
2. Créer, colliger, acquérir/ recevoir
linformation
6. Évaluer et contrôler linformation
3. Organiser, repérer, transmettre,
utiliser linformation
5. Stocker, protéger, conserver linformation
4. Accéder à linformation et diffusion
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La politique de gestion des archives (PGA)

•  () la façon concertée et réfléchie de mettre
  en place les moyens qui permettent dorganiser et
  de traiter, de façon équitable et rentable,
  lensemble des archives courantes, intermédiaires
  et définitives que génère une organisation dans
  le cadre de ses activités. Elle a pour but de
  planifier, de mettre en place, de tenir à jour et
  dévaluer toute action, toute intervention
  archivistique permettant de coordonner de façon
  rationnelle, efficace et rentable la création,
  lévaluation, lacquisition, la conservation, le
  traitement, le repérage et lutilisation des
  archives. () 1
•  
• 1 COUTURE, Carol.  La politique de gestion des
  archives  in COUTURE, Carol et collaborateurs.
  Les fonctions de larchivistique contemporaine.
  (Collection gestion de linformation) Québec,
  Presses de lUniversité du Québec, 1999, p. 10.
•  

16
Trois composantes de la PGA

• La législation et la réglementation
• Les ressources (humaines, matérielles et
  financières)
• Le plan daction

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Le plan daction(basé sur les fonctions
archivistiques)

• Lanalyse des besoins
• La création
• Lévaluation
• Laccroissement (acquisition)
• La classification
• La description et lindexation
• La diffusion
• La préservation

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Lanalyse des besoins

•  Lanalyse des besoins est une méthode qui
  permet détudier une situation reliée à
  linformation organique et consignée dans une
  administration, de lévaluer pour y apporter les
  correctifs ou les améliorations et les mettre en
  application. 2
•  
• Générale   qui donne une vue densemble de la
  situation
• Spécifique   point précis du plan daction
• (par ex.  le calendrier de
  conservation)
•  
• 2 ARÈS, Florence.  Lanalyse des besoins  in
  COUTURE, Carol et collaborateurs. Les fonctions
  de larchivistique contemporaine. (Collection
  gestion de linformation) Québec, Presses de
  lUniversité du Québec, 1999, p. 36.

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Les étapes de réalisationde lanalyse des besoins

• 1. La compréhension de la situation actuelle
•  
• 1.1 La connaissance du milieu
•  
• Linstitution et le personnel
• La localisation des archives
• Les ressources
•  
• 1.2  La planification
• Le diagramme de GANTT
• (pour échelonner et visualiser
  les étapes)
• Lanalyse des besoins Rapport
  préliminaire
• Linventaire Rapport détape

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Diagramme de GANTT
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Les étapes de réalisation(suite)

• 2. Lévaluation de la situation et lélaboration
  de la solution
•  
• 2.1 Les faits
• 2.2 Les solutions
• 2.3 Le plan daction Rapport danalyse
• 3. La mise en place de la solution retenue
•  
• 3.1 Limplantation (contrôle)
• 3.2 Lévaluation des résultats Rapport
  final

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Les paramètres de conservation

• Élaboration de règles de conservation
•  
• Examiner le contexte dans lequel le document a
  été créé
• Éviter la duplication de données sur de multiples
  supports et privilégier le support de
  conservation qui convient le mieux
•  Loriginal , cest-à-dire les documents
  source, et les exemplaires secondaires doivent
  faire partie des éléments à analyser

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Les supports de conservation

• Données dont il faut tenir compte 
•  
• Usage des données
• Délais de conservation
• Lentreposage
• La protection des données
• La conservation à long terme
• La problématique de relecture des données