Prsentation DSIV Livelink LinkUp 2004

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Partage de la connaissance DSIVOutil collaboratif
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Agenda

• Contexte et enjeux
• Démarche utilisée
• Solution mise en uvre
• Premiers retours dexpérience
• Le référentiel Dinoutoo

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Contexte et enjeux
Démarche
Mise en oeuvre
REX
Dinoutoo
Pourquoi un partage des connaissances ?

• Constat
• Des référentiels disséminés et organisés
  historiquement selon le périmètre des entités
• Des statuts documentaires parfois difficilement
  identifiables (ex en cours de validation)
• Des moyens d échanges hétérogènes (mails,
  réseaux, papier)
• Un volume d information croissant et des
  informations pertinentes noyées dans la masse
• Des réseaux de partage et d échange non
  maîtrisés

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Contexte et enjeux
Démarche
Mise en oeuvre
REX
Dinoutoo
Besoins/enjeux

• Amélioration des circuits dinformation
• Accès sécurisé, simple et rapide aux informations
• Catalyseur de partage et d échange
• Optimisation du travail en équipe
• Une gestion centralisée de la documentation
• Un référentiel unique pour la documentation DSIV,
  accessible à tous avec différents rôles/profils
• Une gestion intégrée des versions
• Des zones déchange et de partage autour des
  projets et thèmes métiers

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Contexte et enjeux
Démarche
Mise en oeuvre
REX
Dinoutoo
Objectifs

• Construction despaces dédiés aux projets (bureau
  virtuel)
• Mise à disposition de fonctions ouvertes
  collaboratives
• Partage, diffusion et ré-utilisation des
  documents
• Forums de discussion, Sondages
• Tâches collégiales...
• Formalisation du retour dexpérience et
  ré-utilisation des meilleures pratiques
• Favoriser lexpression, la participation et
  léchange

• Vision tactique la mise à disposition dun
  environnement de type collaboratif
• Vision stratégique un chantier pour contribuer à
  lamélioration de la qualité dans le cadre de
  lévolution des processus DSIV

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Contexte et enjeux
Démarche
Mise en oeuvre
REX
Dinoutoo
Démarche de consolidation

• Cadrage des besoins toutes entités DSIV
• Définition des axes de publication
• Projets et Thèmes métiers (constitution groupes
  de travail)
• Cible périmètre échange collaboratif
• Constituer en priorité un référentiel unique
• Evoluer selon les besoins vers les domaines de
  gestion de contenu et portail d entreprise
• Appel doffres
• Phase pilote puis généralisation en 2 étapes
  (lotissement )

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Contexte et enjeux
Démarche
Mise en oeuvre
REX
Dinoutoo
Idées clés du concept de partage de connaissance
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Contexte et enjeux
Démarche
Mise en oeuvre
REX
Dinoutoo
Projet de conduite du changement avec des palliers
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Contexte et enjeux
Démarche
Mise en oeuvre
REX
Dinoutoo
Organisation de linformation

• Espace projet ou bureau virtuel
• Espace entreprise

Espace Entreprise
Bureau virtuel
Publication
Responsable Partage des Connaissances (Projets,
Thèmes)
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Contexte et enjeux
Démarche
Mise en oeuvre
REX
Dinoutoo
Principales fonctionnalités utilisées

• Gestion du plan de classement, des droits
  d accès, et catégories
• Gestion dynamique des intervenants et rôles
  (bureau virtuel)
• Tâches collégiales (bureau virtuel)
• Gestion Electronique de Documents (réservation,
  gestion de version, audit)
• Recherche (indexation automatique des documents)
• Intégration avec la suite bureautique Office
• Forums de discussions
• Sondages
• Chaînes de nouvelles
• Notification (abonnement personnalisé ou par
  projets sur des plan de classement, documents,
  versions, discussions...

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Contexte et enjeux
Démarche
Mise en oeuvre
REX
Dinoutoo
Dinoutoo en quelques chiffres

• 750 licences utilisateurs
• 50 projets/applications pour le référentiel
• 90 Bureaux virtuels (projets et thèmes)
• 85 000 documents (15 Go)
• 150 abonnements
• 30 chaînes de nouvelles
• 25 forums

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Contexte et enjeux
Démarche
Mise en oeuvre
REX
Dinoutoo
Le partage de la connaissance nest pas un projet
technique

• Le partage de connaissance.....
• .... c'est plus qu'un projet technique de
  déploiement de l'outil Livelink. C'est une
  démarche, un projet qui concerne les
  fonctionnements, les habitudes.
• Les différents axes de travail
• Conduite du changement
• Relais, responsables de ressources, animateurs...
• Déploiement technique
• Licences, exploitation, administration...
• Règles et fonctionnement
• Charte de publication, organisation
• Pilotage projet
• Décisions, indicateurs, suivi...

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Contexte et enjeux
Démarche
Mise en oeuvre
REX
Dinoutoo
Conditions de réussite

• Simplicité et proximité de la solution
• Loutil nest quun moyen (catalyseur)
• La solution appartient aux utilisateurs
• Une démarche soutenue
• Sponsors à tous les niveaux hiérarchiques
• Favoriser et reconnaître la contribution
• Valorisation des compétences (forum,
  expertise...) à travers une représentation
  visible par toute la DSIV
• Faire vivre la solution
• Une équipe adéquate et mobilisée implication
• Une équipe officiellement reconnue légitimité

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Contexte et enjeux
Démarche
Mise en oeuvre
REX
Dinoutoo
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Contexte et enjeux
Démarche
Mise en oeuvre
REX
Dinoutoo
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Contexte et enjeux
Démarche
Mise en oeuvre
REX
Dinoutoo
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Contexte et enjeux
Démarche
Mise en oeuvre
REX
Dinoutoo
Fin de la présentation

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• Questions/Réponses