Prsentation PowerPoint

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Les outils de pilotage au service du RSG
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Une obsession sorganiser pour gagner du temps
et de lefficacité

• Pour cela vous avez besoin doutils
• Objectifs

• Optimiser votre temps et la qualité de prestation

• Uniformiser vos méthodes de travail

• Permettre au RSG de se consacrer à ses clients
  internes

• Promouvoir les Services Généraux dans
  l'entreprise

• Communiquer efficacement

• Garder du temps pour anticiper, innover et
  améliorer

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Une problématique un outil
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Préparer son plan pluriannuel de renouvellement

• Solution Le rapport détat des lieux technique
• Objectifs

• Faire un point zéro sur létat des équipements

• Préparer vos budgets pour la remise en état des
  équipements

• Avoir un outil pour argumenter vis-à-vis de votre
  Direction

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• Contenu du rapport détat des lieux

• Observations générales

• Analyses graphiques

• Tableaux synthèses

• Photos

• Synthèse pour suivi de la remise en état

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Gérer et optimiser la maintenance technique

• Solution la GMAO
• Objectifs

• Définir la fréquence du préventif à réaliser et
  en suivre lavancement

• Saisir les interventions correctives réalisées

• Présenter une synthèse de lactivité

• Méthodologie

• Recollement et inventaire des équipements

• Création des gammes et planning de maintenance

• Intégration des données dans la GMAO

• Elaboration et personnalisation du compte rendu
  dactivité

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Gérer et optimiser la maintenance technique

• Solution la GMAO
• Autres fonctionnalités

• gestion des tournées de relevés compteurs

• gestion des demandes de devis travaux

• organisation des ressources (personnel, suivi des
  stocks, des contrôles réglementaires, des
  garanties)

• gestion du parc technique (fiche technique et
  documentation technique, inventaire,
  localisation)

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Gérer les demandes des occupants

• Solution le portail workflow associé à la GMAO
• Objectifs

• Solution conviviale pour que les occupants dun
  bâtiment puissent transmettre leur demandes
  dintervention

• Assurer un reporting et un suivi sur chaque
  demande dintervention

• Mesurer les délais dintervention (délais de
  réactivité)

• Apporter des solutions pour améliorer
  lenvironnement de travail des occupants dun
  bâtiment (Gestion des salles de réunion, Accueil
  visiteur, Docs on line)

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Contenu possible du catalogue de services

• Signaler un évènement électricité,
  climatisation, plomberie, propreté, etc
• Réserver une salle de réunion
• Solliciter un déménagement
• Demander laménagement dun espace
• Commander une boîte darchivage
• Gérer les badges
• Commander des outils (des moyens)
• Commander des transports

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Piloter lamélioration continue

• Solution loutil de suivi SLA avec indicateurs
  qualité KPI associés
• Objectifs

• Mesurer la qualité des prestations pour
  identifier les axes damélioration

• Mettre en place les plans daction pour
  saméliorer

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Assurer le reporting de lactivité du site

• Solution le rapport dactivité
• Objectifs

• Mesurer la qualité des prestations

• Contrôler la volumétrie ou lactivité dune
  prestation

• Faire prendre conscience des volumes traités

• Servir à lamélioration continue des services
  

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Accueillir les nouveaux occupants

• Solution le Welcome book
• Objectifs

• Donner au nouvel entrant toutes les consignes
  inhérentes à la vie du bâtiment

• Donner un meilleure image des services généraux

• Vous simplifier votre mission en évitant les
  demandes chronophages et intempestives

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Suivi des demandes de devis

• Solution loutil Followorks
• Objectifs

• Demander un devis et suivre sa réalisation
  jusquà la réception
• Selon une typologie normalisée ou non, avec une
  zone descriptive du besoin
• des pièces jointes libres
• Le devis proposé est mis à disposition dans le
  portail
• Un processus de validation  à n niveaux 
  (workflow) paramétrable par
• interlocuteur ou Service selon son organisation,
  et montant
• Lacceptation du devis se fait par la libération
  du workflow dans le portail
• La réalisation est suivie dans le portail selon
  une représentation simple des
• différents statuts
• Le processus de réception des travaux se fait
  dans le portail (Réception
• totale / partielle / avec ou sans réserve) Un
  reporting est adressé à la gestion
• pour facturation

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Assurer le suivi des appels en garantie

• Solution loutil de suivi GPA
• Objectifs

• Recenser et suivre les demandes et leur
  réalisation

• Pouvoir générer des alertes pour relancer

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Vous guider pour la déclaration ICPE

• Solution lanalyse ICPE
• Objectifs

• Vérifier les caractéristiques (puissance, volume..
  .) des équipements potentiellement soumis
  (chaudières, GE, onduleurs...) afin de déterminer
  leur régime  Non Applicable, Déclaration ou
  Autorisation
• Vérifier les conformités réglementaires à
  respecter sils sont soumis (ex  présence
  d'extracteur, d'extincteur, sens d'ouverture de
  porte...)
• Identifier, hiérarchiser et vous proposer les
  améliorations nécessaires à la remise en
  conformité de vos installations.
• Identifier les risques potentiels pour
  l'environnement (Développement durable...)
• Identifier les risques juridiques potentiels pour
  vous (En cas de contrôle de la DRIRE)
• Effectuer des travaux damélioration si besoin

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Loutil de pilotage intégré lexemple du projet
FMAO dExprimm
17
Projet FMAO ?
Facility ManagementAssisté par Ordinateur
moderniser les outils de support à
lexploitation de notre activité
construire le futur socle standard de SI Métier
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Cartographie SI existant
transmissions manuelles
CLIENT
GESTION
exports automatiques
exports manuels
saisies manuelles
tableau de bord
rapport dactivité / pénalités
n sites
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Briques fonctionnelles / outils
 Portail 
Outil de reporting
workflow
Gestion de tâches
Prisme / Atoll / Chronex
GMAO
Facturation
workflow
Gestion de tâches
HA
PPR / GTA
Gestion du parc / logistique
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Objectifs

• Etudier
• Les besoins (interviews)
• Les concepts proposés par les éditeurs de
  solutions (maquette)
• Les attentes de vos Clients internes (interviews)
• pour en déduire la cible du futur SI métier
• Quels processus à industrialiser dans un socle
  commun ?
• Quelles capacité de reporting ? A quels niveaux ?
• Quelle démarche projet pour atteindre la cible ?
  Quel périmètre ?
• Quelles solutions ? Quelles exigences ? Quelle
  intégration ?

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Technologies cibles

• Architecture centralisée / Base de données unique
• Clients légers full web voire PC banalisés
• Infocentre unique
• Reporting paramétrable contrat par contrat
• GMAO intégrée
• Interfaçage avec les outils de gestion Corporate
• Processus paramétrable
• Ouverture aux clients internes, partenaires et
  sous-
• traitants

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Solutions envisageables
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Plusieurs alternatives

• ERP portail (SAP ou ? // Maximo ?)
• GMAO portail workflow (COSWIN FM // INFOR
  EAM)
• Portail avec GMAO light et workflow intégrés
  (VIZELIA)
• Portail GMAO lourde (intégration VIZELIA
  COSWIN //
• INFOR EAM)
• Offre modulaire complète