Teor

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Teoría de Sistemas y Organizaciones(IEC-35)
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Conceptos Importantes a tratar en este curso

• 1. Teoría Organizacional
• 2. Cultura Organizacional
• 3. Modelo de Porter
• 4. Teoría de Sistemas
• 5. Paradigmas
• 6. Conceptos de Reingeniería
• 7. Calidad
• 8. Modelo de Control Organizacional
• 9. Estructuras de una Organización

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Teoría de Organizaciones

• Parte1 Introducción a las organizaciones
• 1.1. La organización y la teoría de la
  Organización
• Parte 2 El sistema abierto
• 2.1 La administración estratégica y la
  efectividad organizacional.
• 2.2 El ambiente externo.
• Parte 3 Estructura y diseño organizacional
• 3.1 Fabricación, servicio y tecnologías
  avanzadas de información.

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Teoría de Organizaciones

• 3.2 Tamaño de la organización, ciclo de vida y
  declinación.
• 3.3 Fundamentos de la estructura
  organizacional.
• 3.4 Diseños contemporáneos para la competencia
  global
• Parte 4 Proceso de diseño de la organización
• 4.1 Innovación y cambio
• 4.2 Tecnología de información y control
  organizacional
• 4.3 Cultura organizacional y valores éticos

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Teoría de Organizaciones

• Parte 5 El manejo de procesos dinámicos
• 5.1 Procesos para la toma de decisiones
• 5.2 El poder y la política
• 5.3 Relaciones y conflictos interdepartamental
  es.
• Parte 6 Estrategia y estructura para el futuro
• 6.1 Relaciones Ínter organizacionales
• 6.2 Hacia la organización de aprendizaje

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Introducción a las Organizaciones

• QUE ES UNA ORGANIZACION?
• Definición Tradicional Dice relación con la
  forma en que la gente interactúa para desempeñar
  funciones esenciales que le ayuden a alcanzar
  metas
• Enfoque Sistémico Es un conjunto de elementos
  interactuantes que adquiere insumos del ambiente,
  los transforma y descarga su producto en el
  ambiente externo. Es por lo tanto dependiente del
  medio ambiente.

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Motivación

• Desafíos Actuales
• Competencia Global
• Renovación Organizacional
• Relaciones de los empleados
• Diversidad
• La Ética y la responsabilidad social

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Introducción a las Organizaciones

• Según su características principales, comprende
• 1. Entidades Sociales.
• 2. Dirigidas a Metas.
• 3. Diseñadas con una estructura deliberada
  y con sistemas de actividad coordinados.
• 4. Vinculadas con el ambiente externo.

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Conceptos importantes dentro de la Teoría de las
Organizaciones

• Teoría del Caos
• Vivimos en un mundo complejo, lleno de
  aleatoriedad e incertidumbre sorpresa , cambio
  rápido, confusión, disminuida capacidad de
  control. Ej. Efecto Mariposa

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Que podemos hacer para controlar el caos?

• Empowernt
• Proveer información para la toma de decisiones en
  equipos de trabajo (team work)
• Acercamiento hacia el cliente y proveedores
  (enlace sobre los limites de la organización).
• Estructura basada en trabajos horizontales

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Concepto de Adaptación

• Las organizaciones pueden ser vistas como
  sistemas de control, los cuales crean mecanismos
  de adaptación según las condiciones externas del
  medio ambiente (variables independientes), para
  producir una respuesta deseada (variables
  dependientes).

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Concepto de Adaptación

• Tipos de sistemas de control
• Adelantado (feedforward) Ej. Método Científico.
  Produce el ajuste del sistema una vez detectadas
  las variables independientes del sistema (input).
• Ventaja exactitud del método cuando el método
  predictivo es exacto(método científico).
• Desventaja rango de aplicabilidad del modelo
  predictivo lleva a respuestas no deseadas.

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Concepto de Adaptación

• Prueba y error (backforward) Ej. Curva de
  experiencia.. Produce los ajustes en el sistema
  una vez detectada la respuesta (variables
  dependientes o output).
• Ventajas No depende de una formula empírica y
  por lo tanto de los rangos de aplicabilidad de la
  misma..
• DesventajasLentitud y sesgo en la generación del
  valor deseado, dado que las correcciones se toman
  después que la respuesta se produjo.

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Concepto de Adaptación

• Controlador Mixto. Ej. Teoría de la
  Contingencia. El sistema se ajusta de acuerdo a
  la respuesta que produjo (output) y a la medición
  de las variables de entrada (input).
• Ventajas Controlador de gran efectividad ya que
  es rápido y exacto al mismo tiempo.
• DesventajasComplejidad en los algoritmos hace
  que la inercia al cambio sea alta. Lo bueno es
  enemigo de lo óptimo.

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Porque son Importantes las Organizaciones?

• Porqué son importantes las Organizaciones?
• 1. Reúne los recursos para alcanzar metas y
  resultados deseados
• 2. Produce bienes y servicios con eficiencia
• 3. Facilita la innovación.

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Porque son Importantes las Organizaciones?

• 4. Utiliza fabricación moderna y tecnología
  basada en computadora
• 5. Se adapta e influye en un ambiente cambiante
• 6. Crea valor para los propietarios, clientes y
  empleados
• 7. Acomoda los desafíos constantes de
  diversidad, ética, patrones de desarrollo
  profesional y la motivación y coordinación de los
  empleados.

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Subsistemas Organizacionales

• Toda Organización está formada por varios
  subsistemas que cumplen funciones básicas para la
  supervivencia de la misma. Estas son
• Enlace sobre los limites mercadotecnia y compras
• Producción Sistema productivo o de manufactura.
• Mantenimiento todo aquello que esta al servicio
  de la preservación de la organización como la
  seguridad, el aseo, las necesidades humanas
  (recursos humanos)

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Subsistemas Organizacionales

• Adaptación Es responsable del cambio
  organizacional. Detecta avances tecnológicos,
  problemas, oportunidades. Ej. Investigación y
  desarrollo de mercados.
• Administración Planificación, dirección,
  organización y control
• Estos subsistemas frecuentemente interactúan
  entre si.

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Dimensiones de una Organización

• Dimensiones Estructurales
• Proporcionan una etiqueta para distinguir las
  características internas de una organización.
  Crean una base para medirlas y compararlas.
• Dimensiones Contextuales
• Caracterizan a toda la organización, incluso su
  tamaño, tecnología, ambiente y metas. Describen
  el marco organizacional que influye y modela las
  dimensiones estructurales.

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Dimensiones Estructurales

• Formalización Se refiere a la cantidad de
  documentación escrita en la organización
• Especialización Es el grado en que las tareas
  organizacionales se subdividen en puestos
  separados.
• Estandarización Es la manera en que se
  desempeñan actividades similares de trabajo de
  manera uniforme. Ej. Mac Donald's.

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Dimensiones Estructurales

• Jerarquía de Autoridad Describe quién controla a
  quién y el tramo de control de cada gerente.
• La complejidad se refiere al numero de
  actividades o subsistemas dentro de la
  organización y puede medirse en 3 dimensiones
  vertical, horizontal y espacial.

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Dimensiones Estructurales

• La centralización Tiene relación con el nivel
  jerárquico que tiene autoridad para tomar
  decisiones.
• El profesionalismo Nivel de educación formal y
  capacitación de los empleados.
• Proporciones de Personal Se refiere a la
  dedicación de gente a varias funciones y
  departamentos.

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Dimensiones Contextuales

• El Tamaño Es la magnitud de la organización que
  se refleja en el numero de personas en la misma.
• La tecnología organizacional Es la naturaleza
  del subsistema organizacional que se refleja en
  las acciones y técnicas para transformar insumos
  organizacionales en productos.

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Dimensiones Contextuales

• El entorno incluye todos los elementos fuera de
  los límites de la organización.
• Las metas y estrategias de la organización
  definen el propósito y técnicas competitivas que
  la distinguen de otras organizaciones.
• La cultura de una organización Es el conjunto
  subyacente de valores, creencias, puntos de vista
  y normas claves compartidas por los empleados.

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Principios administrativos

• Se refiere a una forma de ver y analizar las
  organizaciones, lo cual se basa en patrones y
  regularidades en el diseño y comportamiento
  organizacional.
• I. Administración Tradicional
• Estudiemos la organización desde el punto de
  vista tradicional, la cual tiene 3 vertientes La
  administración científica, la administración
  burocrática y la administración gerencial o
  escuela del proceso administrativo.

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1. Administración científica

• Frederick Taylor fue el pionero. Planteaba que
• Las decisiones de la organización y el diseño
  del trabajo se base en procedimientos
  científicos, después de un estudio cuidadoso de
  las situaciones individuales.
• Características Principales
• Encontrar la mejor manera de hacer las cosas.
• Adecuada selección y capacitación de personal.
• Eficiencia en costos y mayor productividad

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1. Administración científica

• Ventaja enfoque administración científica
• Optimización de resultados (buscar la mejor
  manera de realizar las tareas).
• Estudio de Movimientos y Tiempos.
• División del trabajo y reglas claras.

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1. Administración científica

• Desventajas Administración Científica
• impersonalización.
• Falta de liderazgo y motivación.
• Supuesto errado de que la satisfacción laboral
  esta ligada sólo al dinero.

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2. Administración Burocrática

• Enfoque Burocrático fundada por Max Weber
• Características
• Sistema formal de reglas
• Impersonalidad
• División del trabajo
• Estructura Jerárquica
• Estructura de Autoridad
• Compromiso de por vida
• Racionalidad

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2. Administración Burocrática

• Ventaja enfoque administración burocrática
• Consistencia y predicibilidad
• La fijación de reglas permite la uniformidad
• de procedimientos y operaciones y la
• estabilidad organizacional, sin importar los
• deseos personales de administradores o
• empleados.
• Impersonalidad, lo cual implica imparcialidad,
  dejando de lado las consideraciones personales.

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2. Administración Burocrática

• Ventaja enfoque administración burocrática
• División del Trabajo o fragmentación de deberes
  en tareas más simples y especializadas permite un
  uso eficiente de recursos humanos y capacitación.
• Estructura jerárquica permite mayor control del
  desempeño por favorecer una mejor ubicación
  dentro de la organización.
• Estructura de autoridad permite definir quien
  tiene derecho a tomar decisiones y quienes no
  (claridad de mando).

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2. Administración Burocrática

• Ventaja enfoque administración burocrática
• Compromiso profesional para toda la vida
  compromete al empleado y a la compañía fomentando
  la estabilidad laboral.
• Racionalidad asegura que se usen los medios más
  eficaces para el cumplimiento de metas dentro de
  una organización. Además cumplir objetivos
  específicos asegura éxito de objetivos mas
  generales.
• Buen funcionamiento cuando es preciso realizar
  muchas tareas rutinarias con una calidad estándar
  (alta) y en la cantidad necesaria. (dividir para
  reinar).

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2. Administración Burocrática

• Desventajas de enfoque de administración
  burocrática
• Rigidez de reglas y trámites Deja escaso margen
  de libertad y creatividad individuales con
  consecuente baja en la motivación, empleados
  aferrados a sus puestos, fomentar círculos
  viciosos ( Ej.alta rotación entre buenos
  empleados y productos de mala calidad ).
• Protección de la autoridad Se refiere a darle
  mas importancia a mantener y ampliar la autoridad
  de los administradores en vez de preocuparse por
  la productividad de los empleados.

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2. Administración Burocrática

• Desventajas de enfoque de administración
  burocrática
• No hay responsabilidades compartidas lo cual
  fomente la inercia de la mediocridad ya que cada
  empleado atribuye a otros las responsabilidades.
• No funciona para ambiente inestables ya que un
  cambio en el ambiente precisa una readecuación
  de las tareas y procedimientos.
• Lentitud en toma de decisiones Las reglas cobran
  vida por sí solas.

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2. Administración Burocrática

• Desventajas de enfoque de administración
  burocrática
• Incompatibilidad con la nueva tecnología ya que
  genera desconfianza al no depender de ellos el
  manejo de la información (Ej.. computadores).
• Incompatibilidad con valores profesionales Se
  confía mas en la autoridad jerárquica que en la
  autoridad profesional.

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2. Administración Burocrática

• Condiciones Administración Burocrática
• Se procesan grandes volúmenes de información
  estándar y se cuenta con un método eficiente para
  ello.
• Se conocen con detalle las necesidades de los
  clientes y es poco probable que estas cambien.
• La tecnología es rutinaria y estable
• Coordinación de numerosos empleados para brindar
  a los clientes un servicio estandarizado

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3. Administración Gerencial

• Fundada por Fayol en 1949. Su pensamiento puede
  resumirse en 14 principios
• División del trabajo (la especialización resulta
  en eficiencia)
• Autoridad (tanto la formal que permite ordenar,
  como la personal que se deriva de la
  experiencia)
• Disciplina (liderazgo, acuerdos, sanciones) (se
  deben respetar las reglas que gobiernan la
  organización)
• Unidad de mando (cada persona con un solo jefe)
• Unidad de dirección (un jefe para actividades
  con el mismo propósito)

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3. Administración Gerencial

• Subordinación del individuo al bien común de la
  organización (primero se cumplen los objetivos de
  la organización, después los del empleado)
• Remuneración (la compensación debe ser justa
  tanto para el empleado como para la organización)
• Centralización (en lo posible el poder y la
  autoridad deben concentrarse en los niveles altos
  de la organización)
• Cadena de autoridad (jerarquía de autoridad desde
  arriba)

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3. Administración Gerencial

• Orden (los rrhh y materiales deben coordinarse
  para que estén en el lugar y tiempo deseados)
• Equidad (los directivos deben ser justos cuando
  tratan con subordinados)
• Estabilidad evitar rotación
• Iniciativa (se debe dar libertad para tomar
  iniciativas)
• Espíritu de cuerpo (esprit de corps) (el trabajo
  en equipo y un espíritu de unidad y conjunto
  deben estimularse y mantenerse)

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Características Administración Tradicional
Burocrática Científica Gerencial
Reglas Rutinas y reglas Funciones administrativas
Impersonalidad El mejor método División del trabajo
División Trabajo Motivación Financiera Jerarquía
Estructura Jerárquica Autoridad
Estructura de Autoridad Equidad
Compromiso Profesional de por vida
Racionalidad
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Características Administración Tradicional
Centro de atención Centro de atención Centro de atención
Burocrática Científica Gerencial
Organización Entera Empleados Administradores
Beneficios Beneficios Beneficios
Burocrática Científica Gerencial
Consistencia Eficiencia Productividad Eficiencia Estructura clara Profesionalismo Administrativo
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Características Administración Tradicional
Inconvenientes Inconvenientes Inconvenientes
Burocrática Científica Gerencial
Rigidez Lentitud Menosprecio por necesidades sociales Centro de atención interno Exageración de comportamiento racional de administradores
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II. Enfoque administrativo basado en el
comportamiento humano

• Características
• Se ocupa de un trato mas eficaz de los
• aspectos humanos de las organizaciones, de
• cómo se dirigen a sus subordinados y se
• comunican con ellos.
• Contribuciones
• De Follet
• 1. Participación de trabajadores en solución de
  problemas.
• La dinámica de la administración.

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II. Enfoque administrativo basado en el
comportamiento humano

• Contribuciones
• De Follet
• 3. Principios de coordinación.
• 1. Principio de contacto directo con línea de
  acción
• 2. Coordinación en etapas previas de
  implementación y planeación
• 3. Debe comprender todos los aspectos
• 4. Se debe ejercer permanentemente

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II. Enfoque administrativo basado en el
comportamiento humano

• De Follet
• Permitir a empleados participar en las decisiones
  que los afectaran
• De Barnard
• Comunicación ,cooperación y motivación son
• esenciales para alinear objetivos personales con
  la
• metas de la organización.
• Teoría de aceptación de la autoridad basado en
• 1. Si entienden lo que se les esta pidiendo
• 2. Creen que las ordenes son congruentes con los
  objetivos organizacionales.
• 3. Advierten beneficios reales para ellos en su
  ejecución

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II. Enfoque administrativo basado en el
comportamiento humano

• De Hawthorne
• Pruebas de iluminación concluyeron
• Que si a los empleados se les concede especial
  atención, es probable que su productividad cambie
  independientemente de que cambien o no sus
  condiciones de trabajo (efecto Hawthorne).
• El entorno social de los empleados influye
  enormemente en la productividad.
• El grupo de trabajo establece sus propias normas
  para media entre las necesidades individuales y
  la situación de trabajo, mediante símbolos de
  prestigio y poder.

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II. Enfoque administrativo basado en el
comportamiento humano

• Resumen
• Los empleados son motivados por necesidades
  sociales y obtienen un sentido de identidad
  mediante sus asociaciones entre sí.
• Los empleados son más sensibles a las fuerzas
  sociales ejercidas por sus compañeros que a los
  incentivos financieros y reglas de dirección.
• Los empleados responderán con mayor probabilidad
  a administradores que los ayuden a satisfacer sus
  necesidades.
• Los administradores deben coordinar
  participativamente el trabajo de sus subordinados
  a fin de elevar la eficiencia.

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III. Enfoque administrativo basado en Teoría de
Sistemas

• Soluciona problemas mediante su diagnóstico
• dentro de un marco que incluya insumos,
• procesos de transformación, productos y
• retroalimentación.
• Este sistema puede ser aplicado a un individuo,
• un grupo de trabajo, un departamento o una
• organización entera.
• Los insumos incluyen recursos físicos, humanos,
• materiales, financieros y de información que
  intervienen
• en el proceso de transformación

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III. Enfoque administrativo basado en Teoría de
Sistemas

• Los procesos de transformación comprenden las
  tecnologías usadas para convertir insumos en
  productos
• Los productos son los insumos transformados
• La retroalimentación es información sobre el
  estado y desempeño de un sistema.
• Tipos de Sistemas
• Sistema cerrado limita sus interacciones con el
  entorno.
• Sistema abierto interactúa con el medio ambiente.

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III. Enfoque administrativo basado en Teoría de
Sistemas

• Técnicas Cuantitativas
• Son técnicas destinadas a apoyar la toma de
• decisiones. Poseen 4 características
• La atención fundamental se dirige a la toma de
  decisiones.
• Las alternativas se basan en criterios económicos
• Se utilizan modelos matemáticos.
• Las computadoras son esenciales.

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III. Enfoque administrativo basado en Teoría de
Sistemas

• Evaluación General
• El análisis de sistemas y técnicas cuantitativas
  han
• sido utilizados principalmente en los procesos de
• administración. Sin embargo son ineficientes para
• solucionar los problemas relacionados con los
  aspectos
• humanos de la administración. Área investigación
  y
• desarrollo ha desarrollado sistemas de
  información para las
• empresas, asimismo el CAD y el CAM y los software
• inteligentes están siendo de gran aporte en la
  industria.

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III. Enfoque administrativo basado en Teoría de
Contingencias

• El enfoque de Contingencias o Situacional fue
  creado a mediados de 1960 por administradores que
  trataban infructuosamente de aplicar el modelo
  tradicional o de sistemas a sus empresas.
• El verdadero significado de este enfoque es todo
  depende y plantean que situaciones diferentes
  suponen prácticas diferentes, además propone el
  empleo de los otros enfoques de administración,
  ya sea en forma independiente o en combinación
  según se necesite.

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IV. Enfoque administrativo basado en Teoría de
Contingencias

• Variables de Contingencias
• La esencia de este enfoque es que las
• prácticas administrativas deben ser
• congruentes con los requerimientos del
• entorno externo, la tecnología empleada para
• elaborar un producto o un servicio y las
• personas que trabajan en una organización

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IV. Enfoque administrativo basado en Teoría de
Contingencias

• Definición de tecnología
• Método usado para la transformación de
• insumos organizacionales en productos. Es
• más que maquinaria, también está compuesta
• por los conocimientos, instrumentos,técnicas
• y acciones aplicados a la transformación de
  materias
• primas en bienes y servicios terminados.

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IV. Enfoque administrativo basado en Teoría de
Contingencias

• Tipos de Tecnologías
• Tecnología Simple Implica reglas de toma de
  decisiones que ayuda a los empleados a realizar
  tareas rutinarias.
• Tecnología compleja Aquella que requiere de los
  empleados la toma de numerosas decisiones, a
  veces con limitada información de referencia.

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IV. Enfoque administrativo basado en Teoría de
Contingencias

• Otros Tipos de Tecnologías
• Tecnología de Tandas Reducidas Realizar
  Operaciones Fabriles en las que trabajadores
  altamente calificados aplican sus conocimientos y
  habilidades a la producción de bienes sobre
  medida.
• Tecnología de producción en series Fabricación
  de bienes estandarizados en una línea de montaje.
• Tecnología de proceso Continuo Se basa en la
  automatización y programación. El producto es
  altamente predecible.

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IV. Enfoque administrativo basado en Teoría de
Contingencias

• Aporte de Joan Woodward
• Una empresa que elige un diseño organizacional
• complementario de su tecnología tiene más
• probabilidades de éxito que aquélla que opta por
• un diseño incompatible con su tecnología
• Veamos un ejemplo

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Variables de Contingencia vs. Tecnología
Tecnología Tecnología Tecnología
Característica Organizacional 3 4 6
Número de Niveles Jerárquicos 3 4 6
Números de Reglas y Ordenes Pocas Muchas Pocas
Grado de comunicación verbal entre trabajadores y administradores Alto Bajo Alto
Grado de comunicación verbal entre administradores y trabajadores Bajo Alto Bajo
Grado de comunicación escrita entre administradores y trabajadores Baja Alta Baja
Orientación burocrática Baja Alta Baja
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IV. Enfoque administrativo basado en Teoría de
Contingencias

• Resumen
• Es importante debido a su enfoque de diagnóstico
  ya que insta a los administradores a analizar y
  comprender las diferencias en las situaciones y a
  elegir la solución más acorde con la empresa, el
  proceso, y el individuo involucrados en cada
  situación
• Se dice que su principal falencia es que se
  reduce a una combinación de técnicas de los demás
  enfoques de la administración.

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V. Enfoque administrativo basado en la Calidad

• El punto de vista de la calidad hace hincapié en
  el logro de la satisfacción del cliente por medio
  del ofrecimiento de bienes y servicios de alta
  calidad.. El cliente es lo mas importante en este
  enfoque ya que es el quid decide en última
  instancia la calidad en el mercado.
• La capacitación, el diseño de productos, la
  planeación estratégica, los sistemas de
  información administrativa, la comercialización y
  otras actividades clave desempeñan un importante
  papel en el desarrollo de metas de calidad.

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V. Enfoque administrativo basado en la Calidad

• El padre del movimiento fue Edwarda Deming y
  postulaba
• 1. .La mala calidad es inaceptable. No se deben
  tolerar habilidades, productos y servicios
  defectuosos.
• 2. Durante el proceso, y no al final de este,
  deben reunirse evidencias estadísticas de la
  calidad. Cuanto más anticipadamente se detecte un
  error, tanto menos costará corregirlo
• 3. .Para determinar la calidad de cada entrega se
  debe depender de calidad históricamente
  garantizada, no de la inspección de muestras.
• 4. .Para mejorar la calidad se debe depender de
  la capacitación y re-educación de los empleados
  en el uso de métodos estadísticos en sus labores,
  no de lemas.
• 5. Los empleados deben sentirse libres de
  informar acerca de cualesquiera condiciones que
  atenta contra la calidad