Title: Sin ttulo de diapositiva
1Administración electrónica - Proyecto SPIGA
Febrero de 2006
LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS EN LA
E-ADMINISTRACIÓN
Principado de Asturias
Gobierno del Principado de Asturias I Seminario
Internacional de Archivos y Documentos
Electrónicos Colombia, Bogotá, Universidad de la
Salle, 11 al 13 de marzo de 2009
Principado de Asturias
GESTIÓN DEL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
PROYECTO SPIGA
2La gestión documental es el corazón de la
Administración electrónica. La sangre, la
información. Y los especialistas de qué nos
ocupamos?
- Boletín Oficial electrónico
- archivo y custodia expedientes
- Base de datos legislativa
- Base de datos organizativa
- Biblioteca digital
- Catálogos corporativos
- Gestión contenidos web
- Memoria Digital
- Repositorio Institucional
3- e-BOPA
- Sistema para la Gestión y Edición del
- Boletín Oficial del Principado de Asturias
4 - Situación inicial
- PERSONAL Necesidad de una reestructuración de la
plantilla que es una las mayores debilidades del
sistema. - PROCESOS Fotocomposición, fotomecánica,
impresión y montaje basados en procesos manuales
heredados de la concepción tradicional de la
imprenta. - SOFTWARE Sistema de edición antiguo (PAGLEX) de
los años 90 que carecía de soporte y
mantenimiento. - HARDWARE estaciones de trabajo aisladas sin
integración en el proceso editorial. - PORTAL www.asturias.es Las estadísticas de uso
del portal sitúan siempre al BOPA como la sección
más visitada, pero no se conseguía la puntualidad
y calidad digital que dicha publicación requiere.
5 Oportunidades de mejora
- Automatización del proceso de edición desde los
organismos gestores de la Admón. del PA (envío
disposiciones en formato electrónico,
autenticación electrónica, acceso web a la
aplicación SIGBOPA) y progresiva incorporación
al mismo de la Administración Local y la
Administración de Justicia. - Creación de un Decreto que de soporte jurídico a
la publicación digital -fundamentada en la Ley
11/2007, de acceso electrónico de los ciudadanos
a los servicios públicos-, entendido el BOPA como
el primero de ellos, pues actúa como puerta del
resto. - Elaboración de la Guía de Estilo y Normalización.
- Desarrollo de servicios electrónicos de pago de
tasas por suscripción, inserción de anuncios, etc.
6 - Gestión de los anuncios a publicar.
- Edición de anuncios.
- Montaje de boletines.
- Histórico de anuncios y/o Boletines.
- Elaboración de informes.
- Exportación a distintos formatos.
- Recepción de anuncios multicanal.
Necesidades
7 La solución
eBOPA Sistema para la Gestión y Publicación del
Boletín Oficial del Principado de Asturias
miBOPA
Suscripción
eBOPA
Word, Excel, pdf,
publiBOPA
Web
Originales
XML PDF
Otros sistemas
workflow
Web Service
Catálogo servicios Formulario digital
8 Proceso de publicación del BOPA
9 El Workflow
10 El Sistema
SERVIDORES Plataforma J2EE Base de datos
Tamino Gestor Documental DOGMA
CLIENTES Windows Xp Navegador Web Adobe
InCopy Adobe InDesign
11 Los perfiles
- Registrador
- Aprobador
- Asignador
- Corrector
- Operador de edición
- Montador
12 Registrador
- Recepción de originales.
- Registro en el sistema.
- Consultas al sistema.
13 Aprobador
- Control de anuncios registrados.
- Aprobación de anuncios a publicar.
- Extracción de Informes.
- Consultas al sistema.
14 Asignador
- Control de anuncios registrados.
- Aprobación de anuncios a publicar.
- Asignación de anuncios a operadores.
- Elaboración de estadísticas e Informes.
- Exportación de boletines, anuncios
- Mantenimiento de la información
15 Corrector
- Corrección de anuncios editados.
- Corrección de boletines.
16SISTEMA DE INFORMACION Y GESTION DE ARCHIVO
(SIGIA)
17Exp. ciudadano
18BD TERRITORIO
BD TERCEROS
BD ORGANIZACIÓN
SIGAP
ISAD (G)
19(No Transcript)
20- 750 usuarios distribuidos en la organización
- 7.820 m/l de documentos organizados
- 1.552.354 expedientes clasificados
- 40.471 expedientes eliminados
- 4.279 servicios prestados en el año 2006
- 235 consultas de antecedentes documentales
- 5.833 copias de documentos
- 756 órganos administrativos conectados al
sistema - 362 series evaluadas
21(No Transcript)
22Carga de Unidades Documentales desde Sistema
Tramitador
Reserva y Ubicación en Depósito
23Unidades Documentales en Transferencias
24Unidades Documentales en Depósito
Unidades Documentales en Fondos
25Elementos de Fondos
26Reuniones órgano de procedencia
Comisión de expurgo
27SISTEMA DE INFORMACIÓN DOCUMENTAL EN RED DE
ASTURIAS (SIDRA)
28Situación de Partida
- Administración del Principado de Asturias 33.000
empleados - Funciones distintas directivas,
administrativas, jurídicas, técnicas, educativas,
sanitarias... - Necesidades comunes obtener información,
gestionar documentación, compartir conocimiento - Recursos documentales y bibliográficos Censo
2004 - 59 órganos gestores de documentos especializados
- 15 centros de documentación profesionalizados
- 7000 metros lineales de publicaciones
- Materias diversas administración, agricultura,
asuntos europeos, empresa, estadística, consumo,
drogas, llingua asturiana, mujer, juventud,
riesgos laborales - Soportes heterogéneos papel, audio, vídeo,
electrónico - Problemas detectados aislamiento, sistemas de
gestión caseros, distinta naturaleza jurídica
29Objetivos
- Dar servicio a la sociedad asturiana facilitando
el acceso a información de valor añadido
disponible en los centros de documentación de la
Administración directa e institucional del
Principado de Asturias - Dar soporte a la organización y a la dirección de
la Administración del Principado de Asturias para
la gestión y la toma de decisiones basadas en el
conocimiento
30- CENTROS QUE FORMAN PARTE DE LA RED
- ACADEMIA DE LA LLINGUA ASTURIANA
- AGENCIA DE SALUD AMBIENTAL Y CONSUMO
- AUTORIDAD PORTUARIA DE GIJON
- COORDINADORA DE ONGDs DE ASTURIAS
- CONSEJERÍA DE ECONOMÍA Y ADMINISTRACIÓN PÚBLICA
- CONSEJO ECONOMICO Y SOCIAL (CES)
- CONSEYU DE LA MOCEDA DEL PRINCIPÁU DASTURIES
- DIRECCIÓN GENERAL DE INFORMATICA
- DIRECCIÓN GENERAL DE TRANSPORTES
- ENTE TRIBUTARIO
- GABINETES DE LOS CONSEJEROS
- INSTITUTO ASTURIANO DE ADMINISTRACION PUBLICA
"ADOLFO POSADA - INSTITUTO ASTURIANO DE LA JUVENTUD
- INSTITUTO ASTURIANO DE LA MUJER
- INSTITUTO ASTURIANO PREVENCIÓN RIESGOS LABORALES
- INSTITUTO DE DESARROLLO ECONOMICO DEL PRINCIPADO
DE ASTURIAS (IDEPA) - RED DE OFICINAS DE INFORMACIÓN JUVENIL
31- Gestión documental restringida/ Gabinetes,
directivos - Actas e informes, proyectos, noticias de prensa,
notas de prensa, intervenciones parlamentarias - Dossieres (temáticos, cronológicos, de prensa)
- Gestión documental específica/ Gestores,
colectivos - Catálogos de salud (Servicio Sanitario de
atención Ciudadana) - Sentencias (Servicios Jurídicos)
- Difusión Selectiva (Relaciones exteriores y
Asuntos europeos) - Convocatorias (Red Asturiana de Información
Juvenil) - Materiales de formación (IAAP Adolfo Posada)
- Gestión documental básica/ Centros de
documentación, Bibliotecas especializadas - Monografías
- Publicaciones seriadas
- Informes, proyectos y dictámenes
- Normas y patentes
- Artículos de revista y noticias de prensa
- Recursos electrónicos
- Materiales gráficos y audiovisuales
32- Tecnología estándar universal XML
- INET servicios web de acceso multicanal
- Módulos parametrizables y escalables
- Repositorio único de información
- Integración con Portal, Terceros, LDAP, CRM
- Tratamiento documental catalogación, indexación
- Captura automática y almacenamiento de documentos
en diferentes formatos word, ppt, pdf, excel,
jpg, gif, vídeo - Digitalización asistida por OCR
- Campos controlados y ayudas configurables
- Gestión de tesauros y listas de materias
- Soporte de flujos de trabajo (WorkFlows)
- Versionado de documentos
- Difusión selectiva (listas rápidas)
- Circulación de documentos y gestión del préstamo
- Definición de perfiles de usuarios y niveles de
seguridad. - Generación de informes y estadísticas
33- Catalogación compartida
- Racionalización de los esfuerzos
- Trabajo en red
- Comisión Coordinadora
- Grupos de trabajo
- Lista de distribución
- Resolución de incidencias
- Formación de las personas
- Plan de Formación Específica del IAAP Adolfo
Posada - Formación en el puesto de trabajo
- Talleres
- Intercambio de buenas prácticas
34- Auditorías de información por departamentos
- Gestión y difusión de la información pública
- Privacidad de documentos de ámbito restringido,
con posibilidad de - Compartirlos
- Hacerlos públicos
- Indicadores de gestión
- Apoyo a la toma de decisiones
- Saber y experiencia compartidos
- Socialización del conocimiento tácito
- Información de valor añadido
- Apoyo a la innovación y creatividad
- Estrategia y cambio de cultura
35- AUDITORÍAS DE INFORMACIÓN
- Identificación de las personas
- Identificación de los servicios
- Identificación de los procesos
- Identificación de los tipos documentales
- Identificación de los flujos de trabajo
36(No Transcript)
37(No Transcript)
38(No Transcript)
39LA PLATAFORMA RIA
RIA y buscaRIA
40Justificación Son varios los motivos que nos han
llevado a plantearnos la idea de crear un
repositorio institucional. A la ya mencionada
inexistencia de herramientas de este tipo en
nuestra comunidad, habría que añadir
- El insostenible coste de las suscripciones a
revistas científicas y técnicas que repercute en
los presupuestos de nuestras instituciones de
investigación. - Los beneficios que el movimiento por el acceso
abierto aporta a los diferentes actores del
sistema de comunicación científica
investigadores/autores, universidades, revistas y
editores, profesores y estudiantes, ciudadanos
Una mayor audiencia, el incremento de la
visibilidad de la producción científica, el
retorno de la inversión realizada en
investigación, son algunos ejemplos. - El interés de nuestra administración por
contribuir a la consolidación del movimiento por
el acceso abierto. - La posibilidad de implicar a los diferentes
organismos de investigación de nuestra comunidad
en un proyecto común, que fomente y mejore la
colaboración entre ellos.
41- Objetivos
- Con la creación del RIA nos hemos planteado
alcanzar estos objetivos - Crear un espacio que facilite la gestión y
difusión de los contenidos digitales generados
por la actividad investigadora de esta Comunidad
Autónoma. - Proporcionar soporte a las iniciativas de
comunicación científica en acceso abierto para el
personal investigador de la Comunidad Autónoma. - Incrementar la visibilidad, difusión e impacto de
la literatura científica, garantizando su
preservación, organización y libre acceso. - Promover el retorno de la inversión efectuada por
la Comunidad Autónoma en estudios y
publicaciones, facilitando la reutilización de la
información y el conocimiento generados por el
sector público. - Promocionar y apoyar el movimiento mundial por el
libre acceso a la información. - Dar visibilidad a los contenidos del RIA mediante
la recolección de los mismos en directorios como
Directorio y recolector de recursos digitales
ROAI del Ministerio de Cultura, la futura
Biblioteca Digital Europea
42- Participantes
- Universidad de Oviedo.
- Oficina de Investigación Biosanitaria de la
Fundación para el Fomento en Asturias de la
Investigación Científica Aplicada y la Tecnología
(OIB-FICYT). - Red de Bibliotecas Sanitarias del Principado de
Asturias. - Consejería de Educación y Ciencia del Gobierno
del Principado de Asturias. - Servicio Regional de Investigación y Desarrollo
Agroalimentario (SERIDA). - Ente Público de Servicios Tributarios del
Principado de Asturias. - Servicio de Publicaciones, Archivos
Administrativos y Documentación del Gobierno del
Principado de Asturias.
43(No Transcript)
44(No Transcript)
45DOGMA Herramienta de gestión documental de SIDRA
Proveedor de datos OAI-PMH
Repositorio Institucional de Asturias
Otros repositorios
Recolección basada en el protocolo OAI-PMH
Proveedor de servicios
46Resolución de 2 de febrero de 2009, de la
Consejería de Administraciones Públicas y
Portavoz del Gobierno, por la que se crea el
Repositorio Institucional del Principado de
Asturias
Primero.Crear el Repositorio Institucional del
Principado de Asturias, plataforma digital de
acceso abierto a la literatura científica y
técnica producida en el ámbito del Principado de
Asturias con la finalidad de recoger los
contenidos digitales generados por la actividad
investigadora del Principado de Asturias y
facilitar la gestión y difusión de dichos
contenidos, incluyendo su preservación,
organización, acceso y distribución. Segundo.Apro
bar las políticas de acceso al Repositorio
Institucional del Principado de Asturias que se
incorporan como anexo de la presente Resolución.
47Acuerdo del Consejo de Gobierno de 11 de febrero
de 2009, por el que adoptan medidas para
favorecer el fomento del acceso abierto a la
investigación fomentada por el Principado de
Asturias
Primero.- En las bases de ayudas y subvenciones
financiadas con fondos públicos, otorgadas o
gestionadas por la Administración del Principado
de Asturias y cuyo objeto sea fomentar la
investigación, se incluirá una cláusula por la
cual la persona beneficiaria se compromete a
depositar mediante su autoarchivo los resultados
de la investigación en el Repositorio
Institucional del Principado de Asturias (RIA),
con el fin de permitir la difusión de la obra
entre la comunidad científica con fines de
estudio e investigación. En el caso de que los
trabajos sean objeto de publicación, el Gobierno
del Principado de Asturias respetará, siempre que
sea necesario, un período de embargo no superior
a los 6 meses antes de proceder a su divulgación
a través del Repositorio Institucional del
Principado de Asturias (RIA).
48Segundo.- En los pliegos de contratación o en su
caso en los contratos que formalice el Principado
de Asturias que tengan por objeto la realización
de trabajos de investigación se incluirá una
cláusula por la cual el contratista se compromete
a ceder a la Administración del Principado de
Asturias gratuitamente con carácter de exclusiva,
sin limite de tiempo y para todo el ámbito
territorial universal los derechos de explotación
de la propiedad intelectual e industrial de los
trabajos realizados para la Prestación del objeto
contractual, en cualquier forma, y en especial en
todas sus modalidades de explotación, incluida la
explotación en red de internet, del derecho de
reproducción, distribución, comunicación pública
y transformación. El importe de la adjudicación
incluye la participación que pudiera corresponder
al autor en los ingresos de explotación. La
Administración del Principado procederá al
depósito de los trabajos en el Repositorio
Institucional del Principado de Asturias, siempre
que se ajusten a la política de contenidos del
mismo.
49MEMORIA DIGITAL DE ASTURIAS
50Memoria Digital de Asturias supone la creación
un espacio web de referencia para la ciudadanía
asturiana y todas aquellas personas interesadas
en la comunidad autónoma. Aprovechando las
nuevas oportunidades que ofrece Internet y que se
materializan en lo que conocemos como web social
o Web 2.0, Memoria Digital de Asturias surge
como un instrumento para potenciar el proceso de
socialización que actualmente vive la Red.
51- Objetivos generales
- Fomentar la Sociedad de la Información a partir
de la creación de un portal web que permita a los
ciudadanos intercambiar sus imágenes y documentos
relacionados con Asturias y los asturianos. - Promover su participación activa en la Red,
gracias a la simplicidad y facilidad de uso de la
herramienta. - Despertar el interés por el uso de las
Tecnologías de la Información y la Comunicación
especialmente entre aquellos colectivos más
afectados por la brecha digital. - Impulsar la imagen del Principado de Asturias en
Internet, a través de contenidos y aportaciones
realizadas por los ciudadanos. De este modo, las
personas interesadas en nuestra Comunidad
Autónoma, además de acceder a esta información a
partir de los canales tradicionales como por
ejemplo portales de turismo, podrán tener acceso
a otros contenidos proporcionados directamente
por la ciudadanía asturiana.
52- Objetivos específicos
- Crear un espacio web específico orientado a la
participación de la ciudadanía asturiana que
permita la gestión, publicación y visualización
web de sus archivos digitales. - Ofrecer un repositorio para los contenidos
digitales existentes en el Principado de Asturias
y que están en poder de su ciudadanía. - Favorecer las relaciones intergeneracionales que
permitan compartir información en un doble
sentido por un lado, los mayores transmiten a
las jóvenes generaciones sus vivencias,
conocimientos y las tradiciones orales, y por
otro lado los jóvenes asumen la faceta de acercar
a los mayores a la Sociedad de la Información. - Promover la participación. Este es el objetivo
global del proyecto. - Ampliar la información que la ciudadanía
asturiana u otras personas tienen sobre la
Comunidad Autónoma del Principado de Asturias,
mejorando así el conocimiento sobre su historia,
tradiciones, pueblos y ciudades etc. - Motivar a los ciudadanos en la participación en
la Sociedad de la información mediante el uso de
las nuevas tecnologías aumentando así la
confianza en el uso de las TIC. - Dar visibilidad a los recursos documentales
privados que los ciudadanos aportan
voluntariamente, ya que de otra forma no estarían
accesibles.
53Secciones Los contenidos del portal Memoria
Digital están estructurados en 8 secciones que
intentan recoger todos los ámbitos del Principado
de Asturias
- Pueblos y ciudades Nuestro entorno rural y
urbano aldeas, pueblos, villas, ciudades - Producción artística Artesanía, Música, Cine,
Teatro, Artes plásticas - Patrimonio cultural Bienes de interés artístico,
histórico y cultural - Oficios y tradiciones El trabajo, las
costumbres, la vida cotidiana en Asturias a
través de sus gentes - Naturaleza y paisaje Rincones y lugares de la
geografía asturiana, parques naturales, fauna y
flora - Memoria Histórica Como éramos antes de 1975,
nuestra historia y sus acontecimientos - Gastronomía La cocina asturiana productos,
platos, recetas, fiestas gastronómicas - Deportes El deporte individual y colectivo, los
deportes autóctonos, la historia de nuestro
deporte
54- Impacto socioeconómico y territorial
- Desarrollando un espacio de compartición de
contenidos y conocimiento para 500.000 personas
potencialmente usuarias . - Contribuyendo a la creación de un instrumento de
alto interés potencial para personas no
integradas en la Sociedad de la Información. - Creando un repositorio documental para aglutinar
los múltiples archivos digitales que, con una
temática relacionada con el Principado de
Asturias, obra en poder de miles de ciudadanos y
ciudadanas. Evitando su pérdida y facilitando el
acceso a estos recursos al resto de la población.
55(No Transcript)
56(No Transcript)
57EL PORTAL CORPORATIVO
PORTAL DEL GOBIERNO, PUERTA DE LA E-ADMON
58- Escaparate de la Administración
- Imagen institucional del Gobierno coherente y
única - Presencia normalizada en Internet
- Al servicio de la ciudadanía
- Integración de backoffice y frontoffice
- La información, clave para la gestión
- Gestor de contenidos corporativo
- Normalización de contenidos
- Workflows de validación y publicación
- Progresiva incorporación de portales temáticos
- Ahorro de costes, al aprovechar los recursos y
utilidades disponibles
59- Fases del proyecto de rediseño del Princast
- Planificación
- Inventario de contenidos
- Análisis del Usuario
- Perfiles de Usuario
- Reuniones con Princast y Temáticos
- Estudio del sector otras webs institucionales
- Árbol de contenidos
- Análisis de los procesos claves
- Definición Arquitectura de la Información
- Desarrollos, integraciones y web services,
plantillas - Consolidación AI, creatividad,
- Migración y carga de contenidos
60Entrevistas en profundidad Focus Group (grupos de
discusión o enfoque)
61- Conclusiones generales
- Consideran una gran ventaja poder consultar
información y realizar trámites online - Acceden en busca de información concreta o para
realizar algún trámite, por lo que adquiere gran
importancia la organización de la información. - Diferencian dos áreas de información una
administrativa y otra temática - El proceso de búsqueda debe ser intuitivo y
sencillo. Las definiciones y la terminología
empleada deben ser cercanas y comprensibles. - El verde es el color que más identifican con
Asturias. - Las secciones más visitadas son las de búsqueda
de empleo, el BOPA , Turismo, Sanidad y los
Trámites en la Web. - Consideran complicado el lenguaje administrativo
- Los formularios deberían ser más claros y
sencillos. - Señalan como grave la falta de actualización de
la información. - El proceso de búsqueda debería ser mas simple,
más intuitivo y sencillo. - Se deberían potenciar los contenidos, los
trámites, la imagen corporativa, las
recomendaciones de ayuda y los teléfonos de
consulta.
62- El primer grupo, el más joven
- Tiene una actitud abierta hacia Internet, la
utiliza de forma activa y sin desconfianza. - Muestran un nivel alto de exigencia respecto a
los contenidos y la imagen. - Creen que los trámites que se pueden hacer online
todavía son insuficientes y desearían que se
potenciaran al máximo. - El segundo grupo ( gt40 años)
- Considera Internet como una herramienta útil pero
no sustitutiva del trato personal. - Consideran que tramitar online resulta complicado
y muestran cierta desconfianza. - Ven bien la administración online pero no creen
que su uso se pueda generalizar.
63- ARQUITECTURA DE INFORMACIÓN (I)
- Prototipos o funcionales?
- Prototipos high-fidelity
- Sistemas de navegación
- Sistemas de etiquetas
- Sistemas de organización e indexación
- Métodos de búsqueda
- gtComplejidad del back gtsencillez del front
- Navegación y calidad de desplazamiento
- Organización general
64- ARQUITECTURA DE INFORMACIÓN (II)
- Utilizar Hojas de Estilo en Cascada (CSS)
- Número de opciones en cada sección
- Uso de chunks
- Tratamiento de los idiomas
- Usuario logueado
- Elementos de Orientación Rastro Migas y gestión
de títulos - Gestión de enlaces
- Paginación
- Descargas
- Ventanas nuevas
- Formularios y Controles
- Gráficos, imágenes, multimedia
- Barras de Desplazamiento
- Directorios, Buscadores y Noticias
65- USABILIDAD
- No me hagas pensar
- Diseño centrado en el usuario
- Un, dos, tres..YA!
- Entrevistas en profundidad
- Focus group
- Estudios de usuarios
- Presencial
- En línea
- Eye-tracking
El gestor de contenidos también ha de ser
usable!! (plantillas, carpetas, campos
controlados, workflow)
66- GUÍA DE ESTILO
- Identidad visual
- Estructura reticular
- Disposición de los elementos
- Crecimiento y escalabilidad
- Navegación
- Zonas de navegación
- Niveles de profundidad (mapa web)
- Diseño gráfico
- Tipografía
- Color
- Tratamiento imágenes
- Plantillas
- Esquemas fijos
- Varía el contenido
67- NORMAS DE PUBLICACIÓN
- Uniformidad, concisión, brevedad, claridad,
- Normas de estilo (formatos, oraciones, títulos,
párrafos, tratamiento) - Normas de presentación del texto (gramática,
ortografía, siglas, acrónimos, cargos, sexismo,
extranjerismos..) - Normas de presentación de elementos auxiliares
(referencias, ficheros, enlaces, imágenes,
gráficos )
68- ACCESIBILIDAD
- W3C. Recomendaciones
- Alternativas de texto (alt, longdesc)
- Metadatos
- Hojas de estilo CSS
- Lenguaje claro
- Tablas, datos, cuadros, colores, imágenes,
formularios, multimedia, applets, scripts
- A, AA, AAA (Prioridades 1,2 y 3)
69Administración electrónica - Proyecto SPIGA
Febrero de 2006
Gobierno del Principado de Asturias Muchas
gracias por su atención. Pilar Sánchez Vicente
Jefa del Servicio de Publicaciones, Archivos
Administrativos y Documentación . Dirección
General de Modernización, Telecomunicaciones y
Sociedad de la Información. Consejería de
Administraciones Públicas y Portavoz del Gobierno.
Principado de Asturias
Principado de Asturias
GESTIÓN DEL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
PROYECTO SPIGA