PowerPointprsentation

1
Formation Spécifique Fonctionnelle - Gestion des
ressources humaines
Atlas dans des pays en crise
2
Agenda
Objectifs Points dintégration Vue densemble
du projet Vue densemble du processus des
ressources humaines Rôles Responsabilités
3
Objectifs de la formation spécifique fonctionnelle

• Objectifs de la formation spécifique
  fonctionnelle
• Mettre en avant les changements clefs sous le
  système Atlas et leur impact sur les processus
  principaux
• Renforcer les compétences en termes du processus
  en mettant laccent sur les points d'intégration
• Pratiquer quelques transactions spécifiques du
  système en utilisant loutil OnDemand - permettre
  aux personnes deffectuer des transactions en
  Atlas dans leur domaine fonctionnel
• Parler des rôles et responsabilités
• Fournir un cadre pour une utilisation ultérieure
  de loutil OnDemand

4
Le scénario du bureau de pays de Cofokama servira
de base pour nos discussions

• Nous sommes le bureau de pays de Cofokama - nous
  sommes chargés de relever le défi d'aider le
  Cofokama à se reconstruire suite à la lutte pour
  l'indépendance
• Afin de reconstruire la région, administrer et
  gérer le pays à l'avenir, le Cofokama a
  énormément besoin de personnes qualifiées et
  instruites
• Le bureau de pays de Cofokama veut mettre en
  place un programme durgence déducation et de
  formation pour réaliser le suivant
• organiser un programme de formation
  professionnelle immédiate et de courte durée, et
• développer la politique de léducation et de la
  formation au Cofokama

5
L'équipe de P.M. nous a demandée de recruter un
FTE supplémentaire pour le projet - nous
passerons par les étapes principales dans le
processus de recrutement

Plan de travail

• Créer le poste

• Créer la demande de poste

• Saisir les données des candidats

• Embaucher un candidat

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Agenda
Objectifs Points dintégration Vue densemble
du projet Vue densemble du processus des
ressources humaines Rôles Responsabilités
7
Les transactions des projets dans le Schéma
opérationnel intégré
Projets
Les finances Ressources
Humaines Les Achats
Elaboration du projet
Gestion des événements personnels
Gérer les contributions
Gérer les talents la performance
Gérer lapprentissage
Financement du projet
Activer le projet
Gestion des fournisseurs
Gestion de la carrière
Gestion et suivi du projet
Initiative dachat
Gestion postes vacants
Effectuer audits financiers
Approuver un poste
Préparer traiter le bon de commande
Embaucher
Recevoir accepter les biens ou services
Gestion paiements
Traitement salaires
Finalisation du Projet
Gestion des Stocks
Gérer liquidités Investissements risques
financiers
Evaluation du projet
Gestion des événements professionnels
Séparation
Analyser fournir un compte-rendu des Rapports
financiers
8
Puisque toutes les activités découleront des
projets, il est essentiel de comprendre comment
divers éléments sont liés
PROJETS SUBVENTIONS
9
Agenda
Objectifs Points dintégration Vue densemble
du projet Vue densemble du processus des
ressources humaines Rôles Responsabilités
10
Vue densemble du projet durgence déducation et
de formation
Vue densemble du projet

• L'équipe de la gestion de projet (P.M.) a créé
  une proposition pour le programme durgence
  d'éducation et de formation
• La proposition a été copiée d'un projet précédent
  et a été modifiée pour ladapter aux besoins
  spécifiques du programme de Cofokama ceci a
  épargné l'équipe de P.M. une quantité
  considérable de travail et a facilité la
  préparation de la proposition dans un délais plus
  court
• L'équipe a alors commencé à définir les activités
  de projet et le budget afférent en détail et
  ensuite le projet était approuvé
• Vu que nous avons actuellement une nouvelle
  structure budgétaire, regardons à quoi
  ressemblera ce nouveau budget

11
Vue d'ensemble du projet détailler la hiérarchie
du projet
Définition PeopleSoft
Un résultat est obtenu grâce une série d'activités
CO
Entité Opérationnelle
Fournit la structure pour une activité
Projet
Budgets sont faits au niveau des activités
Analyse des tâches les taux GMS sont
assignables à ce niveau
Activité
Ressources allouées aux différentes activités
Toutes les transactions sont suivies et
rapportées dans les projets à ce niveau
Ressource
12
Maintenant créons le budget pour le projet pour
ce faire nous devons définir d'abord les activités
Préparer Proposition
Définir budget
Définir activités
Définir proposition
Évalua tion en interne
Négocier les conditions
Définir projet
Le budget seffectue au niveau des activités
13
L'équipe de P.M. a défini les activités et le
budget pour la proposition (1/3)
Préparer Proposition
Définir budget
Définir activités
Définir proposition
Évalua tion en interne
Négocier les conditions
Définir projet
Les activités de définition
14
Des projets peuvent être fractionnés en périodes
budgétaires multiples - un budget doit être
clôturé le dernier jour de l'année ou le dernier
jour du projet

• Vous pouvez fractionner la durée du projet en
  périodes budgétaires multiples, du moment que
  vous clôturez un budget d'ici le dernier jour (31
  décembre) de l'année
• Par exemple, un budget prévu pour courir du 1er
  octobre jusquau 31 janvier de l'année suivante
  doit être fractionné en deux budgets - un pour le
  1er octobre jusquau 31 décembre et un autre du
  1er janvier jusquau 31 janvier .
• La première période budgétaire doit commencer le
  même jour que le projet
• La date limite pour la dernière période
  budgétaire doit être le 31 décembre ou le dernier
  jour de ce projet
• Un projet peut avoir un certain nombre
  d'activités dans l'exemple ci-dessus des
  activités auraient pu avoir lieu au cours de la
  première période budgétaire seulement, au cours
  de la deuxième période seulement, ou au cours des
  deux périodes

15
L'équipe de P.M. a défini les activités et le
budget pour la proposition (2/3)
Préparer Proposition
Définir budget
Définir activités
Définir proposition
Évalua tion en interne
Négocier les conditions
Définir projet
Définition du budget Période Budgétaire 1
13/10/03 31/12/03
16
L'équipe de P.M. a défini les activités et le
budget pour la proposition (3/3)
Préparer Proposition
Définir budget
Définir activités
Définir proposition
Évalua tion en interne
Négocier les conditions
Définir projet
Définition du budget Période budgétaire 2
01/01/04 31/12/04
17
Le plan de travail annuel (AWP) remplacera
lactuel document de projet

• Le plan de travail annuel (AWP) contient
• Output prévu précisant
• Les objectifs annuels
• Activités pour atteindre loutput précisant
• Le temps nécessaire pour mener à terme les
  activités
• Objectifs réalisables par rapport à lactivité
• Ressources prévues précisant
• Personne responsable
• La source des fonds
• Description budgétaire
• Montant du budget
• AWP aura une page de couverture qui devrait se
  rapporter aux résultats appropriés d'UNDAF, les
  résultats de CP, et les output du projet en plus
  dune section narrative

18
Le Format proposé du budget proposition de SH
Nécessite de définitions précises des Output
Activités multiples pour soutenir la livraison
d'un output
Sources de financement identifiées par ligne
budgétaire
19
Conception du document budgétaire pour PS
Description des lignes de budget
Example
Fonds/Donateurs détails des Origine des fonds
Exemple
Ressources liées à l'activité budget centré
sur lactivité
Final report format may vary
20
Créons le plan annuel de projet et le budget
associé pour notre projet durgence déducation
et de formation
21
Le projet a été approuvé, le donateur a payé le
premier acompte et les activités sont maintenant
en cours
État du projet

• Léquipe de PM team a énuméré les détails
  spécifiques du projet (léquipe de projet, les
  activités, les délais, étc.)
• Le financement du projet a été boulé lUE est
  le seul donateur
• Le projet a été approuvé par tous les
  dépositaires principaux, les documents
  nécessaires ont été signés et le projet a été
  lancé
• Nous venons de recevoir de lUE le premier
  acompte pour notre projet maintenant l'équipe
  de P.M.fait en sorte que le plan de projet
  devienne une réalité
• L'équipe de P.M. cherche à acheter les
  marchandises et à embaucher quelqu'un pour le
  projet, ils veulent faire le suivant
• acheter 48 boites doutils et 96 bleus de
  travail, et
• Embaucher un expert ayant une expérience dans le
  développement de politiques

22
La nouvelle embauche pour le projet est à temps
plein - s'ils étaient sur un contrat SSA ou un
contrat de services ils seraient contrôlés dans
la module des achats

• La gestion des contrats SSA et des contrats de
  service
• Le paiement des SSA et des contrats de service de
  lembauche pour le projet seront faits à travers
  la module des achats dans PS
• Ceci pourrait être contrôlé par le RH ou l'équipe
  de CAPM, selon la façon dont le bureau décide de
  partager les responsabilités
• Si cest au RH de contrôler les SSA et les
  contrats de service ils devront faire ainsi à
  travers la module des achats

23
L'équipe de P.M. a demandé que nous les aidons à
embaucher à plein temps un expert en matière
éducatif de développement de politique

• Pour le poste de conseiller en politique
  d'éducation, le Programme des Nations Unies pour
  le développement (le PNUD) au Cofokama recrute un
  coordonnateur à long terme, responsable de la
  gestion d'un programme durgence d'éducation et
  de formation et du développement d'un programme
  de politique d'éducation en coopération avec le
  gouvernement de Cofokama

Passons par les étapes nécessaires du processus
de recrutement pour pouvoir embaucher le candidat
approprié en utilisant les détails fournis par
l'équipe de P.M.
24
Nous devons travailler avec les équipes de P.M.
et des finances pour créer le poste et la demande
de poste
Poste / Processus de création de la demande de
poste
Points dintégration Unité/région responsable
La gestion de projet
RH
Finances
Finances
RH
La gestion de projet
Note Quelques étapes peuvent être effectuées par
léquipe de P.M. aussi bien que par celle des
ressources humaines
25
Nous devons travailler avec l'équipe de P.M. pour
recruter un candidat approprié pour le projet
Processus de la création de poste
Mener entretiens
Réception des CV
Contrat
Offre
Approbation
Sélection candidat
Développer les critères de tri
Publier poste
Fixer les entretiens
Points dintégration Unité/région responsable
La gestion de projet
RH
RH
RH
RH
La gestion de projet
RH
Note Quelques étapes peuvent être effectuées par
léquipe de P.M. ou ou par celle des ressources
humaines
26
Agenda
Objectifs Points dintégration Vue densemble
du projet Vue densemble du processus des
ressources humaines Rôles Responsabilités
27
Il y a 9 processus principaux dans la gestion des
ressources humaines
La gestion des ressources humaines
1. La gestion des postes vacants
2. Embaucher
3. La gestion des talents et des performances
4. La gestion des connaissances
5. La gestion de carrière
6. La gestion des événements professionnels
7. La gestion des événements personnels
8. La séparation
9. Traitement Salaire
Les ressources humaines incorporent des procédés
pour développer et contrôler une stratégie
globale de ressources humaines basée sur des buts
du PNUD et des résultats désirés, identifiant
et développant les compétences requises pour
réaliser ces buts, lembauche et la rétention du
personnel, la gestion des contrats et des
systèmes d'évaluation de la performance.
28
Il y a quelques changements principaux qui se
produiront dans le domaine des ressources
humaines dus à l'exécution d'ERP
Des changements dans lenvironnement ERP
La gestion des ressources humaines

• Délégation des responsabilités au bureau de pays,
  utilisation des patrons, séparation des postes
  des individus

1. La gestion des postes vacants
2. Embaucher

• Moins de traitement par papier qui prend du
  temps, possibilité dutiliser le recrutement en
  ligne

3. La gestion des talents et des performances

• Systémisation, un processus profilé

4. La gestion des connaissances

• Systémisation, un processus profilé

5. La gestion de carrière

• Systémisation, un processus profilé

6. La gestion des événements professionnels

• Dépistage du personnel à travers lorganisation

• Systémisation, un processus profilé
• , pour garder une trace de lhistorique et
  permettre le libre-service

7. La gestion des événements personnels

• Systémisation, un processus profilé

8. La séparation

• Saisie de données par les bureaux de pays,
  différentes formes de paiement, une interface
  directe avec le GL, les revenus et les déductions
  effectué à travers le système de paie

9. Traitement Salaire
29
Agenda

• Objectifs
• Points dintégration
• Vue densemble du projet
• Vue densemble du processus des ressources
  humaines
• La gestion des postes vacants
• Embaucher
• Gérer les talents et les performances
• Gérer les connaissances
• Gestion de carrière
• La gestion des événements professionnels
• La gestion des événements personnels
• Séparation
• Traitement Salaire
• Rôles Responsabilités

30
La gestion des postes au PNUD/UNOPS/FNUAP

• A l'Onu, le peronnel est classifié par poste. Des
  codes de travail sont utilisés pour la
  classification générale, mais des postes sont
  utilisés pour lidentification unique de chaque
  rôle lié au code de travail. Par exemple, une
  position liée au code de travail de lassistant
  administratif pourrait se référer à un adjoint
  administratif au département de marketing ou à un
  adjoint administratif au service des ressources
  humaines. Les postes ont habituellement un
  rapport linéaire avec des employés, à la
  différence des codes de travail, qui ont
  habituellement un rapport multiple.
• L'Onu a décidé dutiliser la pleine gestion de
  postes, ceci signifie que chaque employé a besoin
  d'un poste. Pour le PNUD, la gestion de postes
  sera décentralisée au niveau des bureaux de pays
  pour des postes spécifiques, à savoir les postes
  financés à partir de ressources secondaires et de
  chacun des postes de niveau série 300.

31
La gestion de postes pour le Programme de
Cofokama

• Au cours de lélaboration de la proposition pour
  le programme durgence d'éducation et de
  formation, l'équipe de P.M. a décidé de recruter
  un FTE supplémentaire qui remplira un rôle
  double
• Servir de conseiller en politique d'éducation
  (rôle principal)
• Prendre en charge la gestion de projet de ce
  projet en particulier
• Aujourd'hui vous avez reçu une demande par e-mail
  de l'équipe de P.M. pour créer le poste pour ce
  FTE supplémentaire
• Allons voir en détail le processus commercial de
  gestion de postes vacants

32
La gestion des postes vacants
A détailler de façon complète
Processus de la création de poste
Approbation du poste
Création de la demande de poste
Vérification du budget pour le poste
Déterminer la source de financement
Poste vacant/ besoin identifié
Créer le poste
Contrôle des engagements
Points dintégration
RH
Finances
Finances
RH
La gestion de projet
La gestion de projet
Principales modifications sous ERP
Plan Comptable
Répertoire du ToR
Suppression de la certification
Approbation en ligne
Mise en projet
Décentralisation
Saisie des données à la source
Stockage électronique des documents
33
Déterminer les données nécessaires pour créer un
poste

• Avant qu'on ne puisse créer une position, on doit
  s'assurer que toutes les données nécessaires sont
  disponibles
• PeopleSoft vous oblige de finir la transaction
  dun seul coup, vous ne pouvez pas laisser la
  création de poste en suspens
• Pour ce scénario, les données requises pour créer
  le poste pour le nouveau membre du projet devront
  venir de l'équipe de P.M.
• Utilisons OnDemand pour déterminer les données
  nécessaires pour créer un poste. Au cours de
  l'exemple, préparez une liste de toute
  l'information requise

34
OnDemand comprend quatre étapes voyons au cours
de notre identification de ce quil faut pour
créer un poste
Comment faire
Voyez-le!
Essayez-le!
Sachez-le!
4ème étape à effectuer lorsque le système est
live
Faites-le!
35
Création de poste dans OnDemand

• Nous créerons maintenant un poste pour notre
  membre de projet supplémentaire dans OnDemand
• Cherchez http//ondemandweb.undp.org
• Cliquez sur Human Resources Management sous la
  colonne des titres à gauche de lécran
• Cliquez sur Position Management
• Cliquez sur Learn about Position Management
• Cliquez sur Create a Position
• Ici on vous montrera comment créer un poste

36
Avez-vous reçu toutes les informations
nécessaires?

• Vérifiez l'information que vous avez reçue de
  l'équipe de P.M. (polycopiés) avec la liste de
  données nécessaires que vous venez de créer.
  Avez-vous toutes les informations nécessaires
  pour la création de poste ?
• Si la réponse est non, il faudra recontacter
  léquipe de PM team avant de créer le poste

Match?
37
La création de poste la décentralisation pour
le PNUD

• Chacun des postes LOCAUX de série 100 peuvent
  être créés localement à lexception des postes
  approuvés par le Conseil exécutif, les postes
  non affectés et ceux de niveau général - Aucun
  besoin de venir voir lOBR
• Vérifiez le document de type de poste (polycopié)
  pour plus de détails
• La gestion des postes exigera dorénavant que des
  postes soient crées pour TOUT LE personnel qui
  sera payé à travers le livre de paie global
• Tout en améliorant le processus d'affaires, il
  décale également la responsabilité (c.-à-d. les
  bureaux de pays sont maintenant responsables)
• Le cadre de contrôle doit assurer la division de
  travail proportionnée et des points de contrôle
  financier suffisants (séparation des
  responsabilités)

38
Exercice il faut les faire avant de lancer le
Live Pilot

• Pour lexercice, vous devez créer la demande de
  poste
• dans OnDemand avant que nous ne fassions
  l'exercice
• dans Live pilot
• Cherchez http//ondemandweb.undp.org
• Cliquez sur Human Resources Management
• sous la colonne des titres à gauche de lécran
• Cliquez sur Vacancy Management
• Cliquez sur Learn about Job Requisitions in PS
• Cliquez sur Create a Job Requisition
• Ici on vous montrera comment
• créer une demande de poste

39
Rôle de l'administrateur de poste dans la gestion
des postes vacants

• Ladministrateur de poste va créer/modifier un
  poste ou son financement
• pour les NOUVEAUX postes changement de statut
  à PROPOSE
• Type de Contrat - Détermine le type de poste
• Niveau Détermine le groupe de paie
• Durée Détermine les dates réelles
• Plan Comptable - Détermine les lignes de
  distribution du poste
• Pourcentages Détermine le Pourcentage de
  chaque ligne de distribution
• Autres données fournit dautres données
  nécessaires pour pouvoir enregistrer le poste
• Transmettre à ladministrateur des finances pour
  approbation

40
Rôle de l'administrateur des finances dans la
gestion des postes vacants

• Ladministrateur des finances fera le suivant
• Vérifier le type de poste et les conditions
  budgétaires
• Vérifier les combinaisons du Plan Comptable
• Vérifier les fonds disponibles contre la
  disponibilité des fonds des combinaisons du Plan
  Comptable
• Approuver la création de poste ou le changement
  de répartition des fonds
• Informer ladministrateur de poste de son
  approbation ou des modifications effectuées
• Ensuite ladministrateur de poste changera le
  statut à Approuvé

41
Agenda

• Objectifs
• Points dintégration
• Vue densemble du projet
• Vue densemble du processus des ressources
  humaines
• La gestion des postes vacants
• Embaucher
• Gérer les talents et les performances
• Gérer les connaissances
• Gestion de carrière
• La gestion des événements professionnels
• La gestion des événements personnels
• Séparation
• Traitement Salaire
• Rôles Responsabilités

42
Le recrutement pour le Programme de Cofokama

• L'équipe de P.M. a créé le TOR pour le poste
  supplémentaire et a publié une annonce sur le
  site Web du PNUD
• Plusieurs candidats ont postulé et vous, en tant
  que l'équipe RH, avez fait une présélection des
  candidats appropriés
• Les informations sur les candidats
  pré-sélectionnés seront saisies dans le système
• Des entretiens dembauche avec les candidats
  restants ont été tenus et, dans un effort partagé
  avec l'équipe de P.M., vous avez choisi un
  candidat approprié pour le poste
• Le candidat choisi sera offert un contrat
• Voyons de près le processus dembauche

43
Le processur dembaucher
A détailler de façon complète
Le processus dembaucher
Offre
Sélection du candidat
Mener entretiens
Publier lannonce
Fixer entretiens dembauche
Contrat
Approbation
Réception CV
Développer critères de tri
Points dintégration
RH
La gestion de projet
RH
RH
La gestion de projet
RH
RH
Tout au long du processus il y a une interaction
intense avec l'équipe de P.M.
Principales modifications sous ERP
Décentralisation
Suppression de la certification
Approbation en ligne
Saisie des données à la source
Stockage électronique des documents
44
Réception des CV quel lien avec PeopleSoft?

• PeopleSoft nous permet de stocker et de dépister
  les informations sur les candidats (par exemple
  l'adresse, parcours éducatif, et même des CV et
  lettres de motivation complets)
• On peut décider d'enregistrer les informations
  sur tous les candidats reçus, seulement pour ceux
  qui ont été sélectionnés pour un entretien ou
  juste celles du candidat sélectionné pour le
  poste.
• Au Cofokama on a décidé de nenregistrer que les
  informations des candidats interviewés afin que
  le comité ait accès à toutes les informations
  avant la tenue des entretiens
• Passons à OnDemand pour voir comment enregistrer
  les informations de candidat. Créez une liste du
  des informations nécessaires de base pour
  enregistrer les informations de candidat

45
Ajouter un candidat externe à une demande de poste

• Nous ajouterons maintenant les candidats externes
  à la demande de poste pour notre membre de projet
  supplémentaire dans OnDemand
• Cherchez http//ondemandweb.undp.org
• Cliquez sur Human Resources Management sous la
• colonne des titres à gauche de lécran
• Cliquez sur Vacancy Management
• Cliquez sur Learn about Job Requisitions in PS
• Cliquez sur Add an External applicant
• Ici on vous montrera comment ajouter des
  informations sur les candidats externes

46
Création de loffre et du contrat

• Le candidat pour le poste de conseiller en
  politique d'éducation a été choisi par le comité
  et maintenant nous devons refléter ceci dans
  PeopleSoft
• Le statut du candidat sélectionné changera de
  020 Postulé (ou 060 Entretien) à 080
  Prêt pour lembauche
• Le statut des autres candidats à cette demande de
  poste changera de020 Postulé to 110 -
  Rejeté
• Vous préparerez le contrat du candidat sélectionné

47
Mise à jour des informations du candidat dans
OnDemand

• Nous mettrons à jour maintenant l'information sur
  un candidat pour notre membre de projet
  supplémentaire dans OnDemand
• Cherchez http//ondemandweb.undp.org
• Cliquez sur Human Resources Management sous la
• colonne des titres à gauche de lécran
• Cliquez sur Vacancy Management
• Cliquez sur Learn about Job Requisitions in PS
• Cliquez sur Update/View/Correct Applicant info
• Ici on vous montrera comment modifier les
  informations dun candidat

48
Lembauche dun candidat dans OnDemand

• Nous embaucherons maintenant lun des candidats
  en tant que membre de projet dans OnDemand
• Cherchez http//ondemandweb.undp.org
• Cliquez sur Human Resources Management colonne
  des titres à gauche de lécran
• Cliquez sur Hire
• Cliquez sur Learn about the Hire process
• Cliquez sur Hire 100/300 series local 300 IP
• Ici on vous montrera comment embaucher quelquun
  pour un poste spécifique

49
Agenda

• Objectifs
• Points dintégration
• Vue densemble du projet
• Vue densemble du processus des ressources
  humaines
• La gestion des postes vacants
• Embaucher
• Gérer les talents et les performances
• Gérer les connaissances
• Gestion de carrière
• La gestion des événements professionnels
• La gestion des événements personnels
• Séparation
• Traitement Salaire
• Rôles Responsabilités

50
Transactions pour gérer les talents et les
performances - pas lors du premier lancement de PS

• PeopleSoft
• Définir le cadre de nos compétences
• Assigner des compétences aux postes
• Évaluation des compétences personnelles
• Comparaison des compétences
• Exécuter la recherche de compétences

• En Externe
• RCA (Évaluation des résultats et des compétences)
• CRG (Groupe dexamen des carrières)
• RCAC (Centre dévaluation du Coordonnateur
  Résident)
• SME (Exercice de gestion de la succession)
• LEAD

Note Cette fonctionnalité sera ajoutée dans une
vague ultérieure et ne sera donc pas disponible
dans cette version d'OnDemand
51
Agenda

• Objectifs
• Points dintégration
• Vue densemble du projet
• Vue densemble du processus des ressources
  humaines
• La gestion des postes vacants
• Embaucher
• Gérer les talents et les performances
• Gérer les connaissances
• Gestion de carrière
• La gestion des événements professionnels
• La gestion des événements personnels
• Séparation
• Traitement Salaire
• Rôles Responsabilités

52
Transactions pour gérer les connaissances pas
lors du premier lancement de PS

• PeopleSoft
• Définition des ressources de formation
• Définition des détails du programme/du coût
• Gérer le Budget de formation
• Sélection des Participants
• Gérer la Participation
• Le traitement des demandes de formation
• Rapports de formation/de programme

• En externe
• Cours d'atelier
• La formation en externe
• VDA (École virtuelle du développement) / MDC
  (Centre de développement de la gestion)
• Congés sabbatiques / EAP (Programme d'Aide
  d'Éducation)
• ICDL
• Réseaux De Pratique
• CMSCW Atelier sur les qualités relationnelles et
  la gestion du changement
• MSP/MSMP (Prog.de gestion)
• Formation ERP

Note Cette fonctionnalité sera ajoutée dans une
vague ultérieure et ne sera donc pas disponible
dans cette version d'OnDemand
53
Agenda

• Objectifs
• Points dintégration
• Vue densemble du projet
• Vue densemble du processus des ressources
  humaines
• La gestion des postes vacants
• Embaucher
• Gérer les talents et les performances
• Gérer les connaissances
• Gestion de carrière
• La gestion des événements professionnels
• La gestion des événements personnels
• Séparation
• Traitement Salaire
• Rôles Responsabilités

54
Transactions pour la gestion de carrière pas
lors du premier lancement de PS

• PeopleSoft
• Évaluation des résumés de carrière
• Dépistage des compétences / Accomplissements
• Préparation du plan de carrière
• Rapports de carrière
• Identification des postes clés
• La planification de la succession

• En externe
• Consultation de carrière
• Recherche demploi
• SME (Exercice de gestion de la succession)

Note Cette fonctionnalité sera ajoutée dans une
vague ultérieure et ne sera donc pas disponible
dans cette version d'OnDemand
55
Agenda

• Objectifs
• Points dintégration
• Vue densemble du projet
• Vue densemble du processus des ressources
  humaines
• La gestion des postes vacants
• Embaucher
• Gérer les talents et les performances
• Gérer les connaissances
• Gestion de carrière
• La gestion des événements professionnels
• La gestion des événements personnels
• Séparation
• Traitement Salaire
• Rôles Responsabilités

56
La gestion des mandats (organisation
événementielle)

• Il y a différents changements d'organisation
  possibles qui sont reflétés dans la section des
  mandats
• Ré-affectations (avec et sans la demande de
  poste)
• Changements de salaire
• Promotions (y compris lindemnité de fonctions -
  SPA)
• Rétrogradations
• Congés spéciaux (avec ou sans paie)

Principales modifications sous ERP
Les données RH précises et à jour sur des postes
et les employés sont saisies et préservées
localement
Tout le personnel du bureau de pays (de séries
100 300) est géré dans un seul système
57
Exercices supplémentaires sur la gestion des
mandats dans OnDemand

• Pour lexercice, il faut réaffecter un employé
  dans
• OnDemand
• Cherchez http//ondemandweb.undp.org
• Cliquez sur Human Resources Management sous la
• colonne des titres à gauche de lécran
• Cliquez sur Manage Assignments (Organization
  Events)
• Cliquez sur Learn about Reassignments
• Cliquez sur Reassignments resulting from Ad
  Hoc/SME
• Re-organization
• Ici on vous montrera comment réaliser
• une ré-affectation

58
Agenda

• Objectifs
• Points dintégration
• Vue densemble du projet
• Vue densemble du processus des ressources
  humaines
• La gestion des postes vacants
• Embaucher
• Gérer les talents et les performances
• Gérer les connaissances
• Gestion de carrière
• La gestion des événements professionnels
• La gestion des événements personnels
• Séparation
• Traitement Salaire
• Rôles Responsabilités

59
Transactions pour gérer les événements personnels

• PeopleSoft
• Changement de statut marital
• Changement de statut de visa
• Changement de nationalité
• Modification des personnes à charge
• Congé annuel/maladie
• Octroi des indemnités
• Récupération des avances (octroyées dans la
  module des finances)

PAIE RH
60
Exercices supplémentaires sur la gestion des
événements de la vie dans OnDemand

• Comme exercice, il faut faire une changement
  personnel pour
• un employé dans OnDemand
• Cherchez http//ondemandweb.undp.org
• Cliquez sur Human Resources Management sous la
• colonne des titres à gauche de lécran
• Cliquez sur Manage Life Events
• Cliquez sur Learn about Personal Data
• Cliquez sur Enter a marital status change
• Ici on vous montrera comment changer
• les données personnelles

61
Agenda

• Objectifs
• Points dintégration
• Vue densemble du projet
• Vue densemble du processus des ressources
  humaines
• La gestion des postes vacants
• Embaucher
• Gérer les talents et les performances
• Gérer les connaissances
• Gestion de carrière
• La gestion des événements professionnels
• La gestion des événements personnels
• Séparation
• Traitement Salaire
• Rôles Responsabilités

62
Séparation et arrêt (1/2)

• La séparation désigné sous le nom Termination
  dans PeopleSoft
• La séparation change le statut de lemployé en
  inactif et l'employé reste sur le livre de paie
  jusquà la veille de la date réelle de l'arrêt
• La séparation déclenche également un avis
  d'e-mail aux directeurs des ressources humaines
• Une séparation ne calculera aucun montant dû à
  l'employé tel que les soldes exceptionnels de
  congé, l'indemnité de la séparation ni aucun
  montant à récupérer par l'organisation de
  l'employé tel que le paiement des factures de
  téléphone, les avances sur les déplacements ou la
  documentation (LP's, G4's)
• Ces calculs continueront à être effectués en
  dehors de du système et seront inclus dans le
  dernier chèque de règlement

63
Séparation et arrêt(2/2)

• Notez qu'à moins que l'administrateur du livre de
  paie en est informé, le dernier chèque de
  règlement sera transmis automatiquement à
  l'employé
• L'administrateur de livre de paie retiendra le
  salaire final jusqu'à ce que tous les calculs
  pour le chèque de règlement soient complet
• Si l'employé choisit de participer aux avantages
  post emploi (after service benefits), ceci doit
  être enregistré aux pages d'inscription des
  avantages

64
Exercices facultatifs vous pouvez vérifier le
processus dune séparation dans OnDemand

• Exercices facultatifs vous pouvez vérifier le
  processus
• darrêt dans OnDemand
• Cherchez http//ondemandweb.undp.org
• Cliquez sur Human Resources Management sous la
• colonne des titres à gauche de lécran
• Cliquez sur Separation Termination
• Cliquez sur Learn how to process terminations
• Cliquez sur Process separation or
• Process separation
  Separation
• package SLWFP
• Ici on vous montrera comment
• traiter une séparation

65
Agenda

• Objectifs
• Points dintégration
• Vue densemble du projet
• Vue densemble du processus des ressources
  humaines
• La gestion des postes vacants
• Embaucher
• Gérer les talents et les performances
• Gérer les connaissances
• Gestion de carrière
• La gestion des événements professionnels
• La gestion des événements personnels
• Séparation
• Traitement Salaire
• Rôles Responsabilités

66
Livre de paie Le Cycle de vie
Poste
Embaucher un employé
Budget
Inscription des avantages
Flux des informations
Inscrire lemployé dans le livre de paie
Effectuer le paiement de salaires
Lancer le livre de paie
Traiter les entrées du livre de paie
67
La structure de base du livre de paie (1/2)

• Pay Entity est la banque et la devise de
  source.
• Pay Group est un groupement logique des
  employés payés en même temps. Ils partagent les
  mêmes caractéristiques.
• Payee lemployé qui reçoit le salaire.
• Eligibility Group éléments spécifiques pour
  lesquels une certaine population de bénéficiaire
  peut être éligible.
• Element Group sont des groupes personnalisés de
  revenus, de déductions ou d'éléments d'absence.
• Element sont les modules du livre de paie.
  (codes de taux, dates, durées, formules, listes
  de processus, règles darrondissement, des
  revenus, des déductions)

Pay Entity
Pay Group
Payee
Eligibility Group
Element Group
Element Group
Element
Element
68
Lidée de base du livre de paie(2/2)

• Payroll Run Control Lancement du livre de paie
  ou du processus dabsence
• Calendar Group ID Quelles périodes seront
  traitées lors dun lancement spécifique du livre
  de paie.
• Calendar ID Quels bénéficiaires seront traités.
  Rassemble le groupe de salaire et la période.
• Run Type ID Quels éléments seront traités. Par
  exemple, le livre de paie ou les absences.
• Calendar Period ID Quelle période de paie sera
  traitée.

Payroll Run Control
Calendar Group ID
Calendar ID
Calendar Period ID
Run Type ID
69
Traductions dans la terminologie de lOnu

• Payroll Run Control Des processus en lots lancés
  au niveau global suivant un planning établi par
  le PNUD.
• Pay Group quels employés seront traités
• MAC_PM (personnel national)
• MAC_INT (personnel international ALDs)
• Calendar ID Quels employés seront traités et et
  pour quelle période.
• MAC_PM 2003M04 MAC_PMA 2003M04
• MAC (Pays)
• PM (paiement mensuel) PMA (Absences
  mensuelles)
• 2003 (année)
• M04 (Mois)

Payroll Run Control
Pay Group
Calendar ID
70
Exercices facultatifs exercices
supplémentaires sur le livre de paie dans OnDemand

• Exercices facultatifs exercices supplémentaires
  sur le
• livre de paie dans OnDemand
• Cherchez http//ondemandweb.undp.org
• Cliquez sur Human Resources Management sous la
• colonne des titres à gauche de lécran
• Cliquez sur Global Payroll
• Cliquez sur les différents sous-menus
• Ici on vous montrera comment changer
• les données du livre de paie

71
Mise à jour du projet
Mise à jour du projet

• Nous avons embauché un expert en matière de
  politique d'éducation pour le programme durgence
  d'éducation et de formation
• Nous avons acheté, et avons payé l'équipement de
  formation (léquipe de CAPM en coopération avec
  les équipes de P.M. et de FRM)
• Nous avons reçu et avons saisi léchéancier de
  remboursement des contributions et des
  contributions liées dans Atlas
• Le RR a demandé un rapport détaillant le progrès
  du projet par rapport aux activités exécutées
  aussi bien que létat financier du projet
• Le P.M. a créé un rapport en utilisant Atlas qui
  fournira au RR les informations à jour sur le
  programme durgence déducation et de formation

72
Agenda
Objectifs Points dintégration Vue densemble
du projet Vue densemble du processus des
ressources humaines Rôles Responsabilités
73
Rôles et Responsabilités au service des
ressources humaines

• 6 profils d'utilisateur ont été identifiés dans
  la module RH dAtlas
• Manager HRGP
• Administrateur des ressources humaines
• Administrateur du livre de paie global
• Administrateur de poste
• Responsable du traitement des absences
• Super-Utilisateur commercial

74
Schéma du processus RH - Rôles et responsabilités
Rôle Responsable du traitement des absences
Administrateur du livre de paie global
Rôle Administrateur des Ressources humaines
Rôle Administrateur De poste
Rôle Administrateur livre de paie global
Lancer le livre de paie Processus central en batch
Entrée du livre de paie Absences Revenus
Déductions
Établir lien Employé au groupe de salaire
Embauche de lemployé
Gestion de poste
Payer vos employés
Maintenant voyons en détail chaque profil
dutilisateur
75
HRGP Manager qui sera-t-il?

• Membres d'une équipe de gestion dans un bureau
  qui ont des responsabilités dans le domaine des
  ressources humaines et du livre de paie
• Les directeurs dun bureau de pays pourraient
  inclure le RC/RR, le directeur de pays, le DRR,
  le directeur des opérations, et dans quelques
  bureaux l'ARR. Les directeurs à cet égard
  pourraient être une ou plusieurs personnes. Dans
  l'un ou l'autre cas, il devrait y avoir un
  représentant de ce groupe avec l'accès sécurisé à
  n'importe quelle heure dans un bureau
• Ceci exige l'identification des remplacements ou
  des adjoints comme source de déblocage permanent
  pour ce profil d'utilisateur à tout moment

76
HRGP Manager que fera-t-il/elle dans PS?

• L'accès de HRGP Manager permet l'examen des
  données et des transactions, aussi bien que des
  rapports dans tout le système Atlas RH/ livre de
  paie global. Il permet les managers de regarder
  les dossiers historiques, actuels et futurs. Il
  permet également aux managers de mettre à jour
  des dossiers futurs
• Un manager peut aussi ajouter un dossier dans les
  domaines suivants Recrutement, RH, benefits, le
  livre de paie le traitement des absences
• Pour plus de détails veuillez vérifier à la
  polycopié sur les profils d'utilisateur

77
Administrateur des ressources humaines qui
sera-t-il?

• Un employé qui effectue un ensemble de
  transactions dans les domaines suivants -
  recrutement, ressources humaines et benefits. En
  fonction de la taille du bureau, elle peut être
  exécutée par un ou plusieurs employés
• Ladministrateur RH dans un bureau de pays peut
  être le chef du personnel, le responsable des
  ressources humaines ou le directeur des
  opérations. L'administrateur RH à cet égard
  pourrait être une ou plusieurs personnes. Dans
  l'un ou l'autre cas, il devrait y avoir un
  représentant de ce groupe avec l'accès sécurisé à
  n'importe quelle heure dans un bureau
• Ceci exige l'identification des remplacements ou
  des adjoints comme source de déblocage permanent
  pour ce profil d'utilisateur à tout moment

78
Administrateur des ressources humaines que
fera-t-il/elle dans PS? (1/2)

• Recrutement - écrit l'information des candidats
  sur la liste finale, enregistre le processus
  d'entretien, enregistre l'information RH de du
  candidat réussi. Dans la vague 2, E-Recrute aura
  automatisé toutes ces étapes
• Ressources humaines traite une embauche
  directement ou à partir dun tableau des
  candidats, saisit toutes les données personnelles
  et biographiques, prépare les contrats, saisit
  les coordonnées durgence, le passeport et les
  données de la carte didentité, saisit des
  données du poste (par exemple le poste, le
  département, le lieu, le plan de salaire, la
  catégorie). Traite tous autres Actions/Raisons
  (actions de personnel) qui ont lieu pendant la
  durée du service de lemployé, par exemple des
  promotions, des ré-affectations, du SLWOP et des
  séparations.

79
Administrateur des ressources humaines que
fera-t-il/elle dans PS? (2/2)

• Benefits - saisit des données sur des personnes,
  les bénéficiaires et les membres du ménage,
  traite des changements à ces derniers, inscrit
  les employés et dépendants/bénéficiaires dans
  l'assurance-maladie, la assurance-vie et les
  fonds de pension de retraite. Installent des
  indemnités telles que l'allocation de langue.
  Installent ASHI et ASLI pour des retraités et des
  employés dans SLWOP
• Traitement des fournisseurs Dans la Module des
  achats, saisit/modifie les données sur les
  fournisseurs dans le Tableau de fournisseur,
  lance des demandes, écrit des ordres d'achat,
  prépare les contrats. On accordera à
  l'administrateur RH l'accès sécurisé dans la
  module des achats pour traiter cette transaction
  particulière
• Pour plus de détails veuillez vous rapporter à la
  polycopié sur les profils d'utilisateur

80
Administrateur du livre de paie global qui
sera-t-il?

• Un employé qui exécute les fonctions de livre de
  paie qui sont habituellement déterminées avec
  l'aide du point focal RH. En fonction de la
  taille du bureau, cette fonction peut être
  effectué par un ou plusieurs employés.
• Administrateur GP dans un bureau de pays peut
  être le chargé des finances ou de la comptabilité
  ou le directeur des opérations. Ladministrateur
  GP à cet égard pourrait être une ou plusieurs
  personnes. Dans l'un ou l'autre cas, il devrait y
  avoir un représentant de ce groupe avec l'accès
  sécurisé à n'importe quelle heure dans un bureau
  
• Ceci exige l'identification des remplacements ou
  des adjoints comme source de déblocage permanent
  pour ce profil d'utilisateur à tout moment

81
Administrateur du livre de paie global que
fera-t-il/elle dans PS?

• Effectuer des transactions ayant un impact sur le
  livre de paie telles que les revenus et les
  déductions uniques ou récurrentes, les primes, le
  paiement d'heures supplémentaires et l'allocation
  de transport
• Administration de la rétroactivité, des
  récupérations et des ajustements
• Maintien des calendriers dabsence pour le lieu
  en question
• Validation des résultats d'essai du livre de paie
  avant le dernier lancement de la paie
• Maintien des données bancaires des employés
• Dépistage et ajustement des soldes de congé ayant
  un impact sur la paie
• Communication de lactivité du livre de paie aux
  Managers.
• Production de rapports et denquêtes de paie
• Production des fiches de paie pour les employés
• La gestion des recevables et des sommes à payer
  ayant un impact sur le livre de paie y compris la
  facturation des avantages pour les retraités et
  SLWOP
• Pour plus de détails veuillez vous rapporter à la
  polycopié sur les profils d'utilisateur

82
Ladministrateur des ressources
humainescontreLadministrateur du livre de paie
global

• Pour assurer une bonne séparation des
  responsabilités, il est vivement recommandé que
  l'administrateur GP et ladministrateur RH ne
  devraient pas être le même individu.

83
Administrateur de poste qui sera-t-il?

• Un employé qui exécute les fonctions de budget
  qui détermine les dispositifs de financement pour
  la création et les prolongements des postes clés
  et des postes secondaires au du PNUD (OBR
  seulement). En fonction du type du bureau, cette
  fonction peut être effectué par un ou plusieurs
  employés
• Ladministrateur de poste dans un bureau de pays
  peut être le chargé des finances ou de la
  comptabilité ou le directeur des opérations - ou
  quelqu'un dans le PSU.. L'administrateur de poste
  à cet égard pourrait être une ou plusieurs
  personnes
• Ladministrateur de poste au sein du PNUD (au
  niveau local) pourrait être aussi
  ladministrateur GP

84
Administrateur de poste que fera-t-il/elle dans
PS?

• Création ou mises à jour/modifications des postes
  dans le Tableau de postes
• Association du plan comptable aux postes sur le
  Tableau de distribution de poste
• Des ajustements/amendements du plan comptable si
  besoin est
• Reportage des données du poste
• Reportage des données du plan comptable par
  rapport à ces postes
• Des ajustements/amendements du GL si besoin est
• Pour plus de détails veuillez vous rapporter à la
  polycopié sur les profils d'utilisateur

85
Responsable du traitement des absences qui
sera-t-il?

• Un employé qui rassemble et surveille les
  dossiers dabsence pour les employés. En fonction
  du type du bureau, cette fonction peut être
  effectué par un ou plusieurs employés
• Les moniteurs de congé dans un bureau local
  peuvent être au niveau d'associé, dassistant ou
  de secrétaire. Les moniteurs de congé à cet égard
  pourraient être une ou plusieurs personnes. Dans
  l'un ou l'autre cas, il devrait y avoir un
  représentant de ce groupe avec l'accès sécurisé à
  n'importe quelle heure dans un bureau
• Ceci exige l'identification des remplacements ou
  des adjoints comme source de déblocage permanent
  pour ce profil d'utilisateur à tout moment

86
Le responsable du traitement des absences que
fera-t-il/elle dans PS?

• Entrer, modifier ou mettre à jour les dossiers de
  congé des employés
• Produire des équilibres de congé pour
  distribution et signature
• Pour plus dinformations veuillez consulter la
  polycopié sur les profils dutilisateur

87
Super-utilisateur qui sera choisi?

• Se rapporte à l'accès de plus haut niveau de
  sécurité à toutes les fonctionnalités et à toutes
  les actions dactylographiées dans Atlas
• Ce niveau de l'accès est global -- il fournit
  l'accès d'utilisateur à toutes les
  fonctionnalités au sein dAtlas
• Le profil de super-utilisateur sera accordé à
  quelques directeurs principaux au niveau du siège
  -- ce profil d'utilisateur sera également accordé
  par la suite au niveau sous-régional ou régional
• Les super-utilisateurs auront également des
  remplacements afin de garantir le déblocage
  permanent à tout moment

88
Super-utilisateur que fera-t-il/elle dans PS?

• Sera censé connaître ou apprendre toutes les
  transactions des profils d'utilisateur précédents
  
• Il/elle devra pouvoir exécuter toutes les
  transactions dans toute les modules concernées

89
Des exemples de la façon dont Atlas facilitera
les tâches du service des ressources humaines(1/2)
Nouvelles capacités/ Nouveaux outils
Avantages
Résultat
Mieux travailler!!
Accès en ligne aux données RH, au livre de
paie et aux rapports

• Plus besoin de chasser les gens linformation
  est au bout des doigts!

Tout en un seul système

• Possibilités augmentées de gestion de ressources
  humaines, procédures claires dans toute
  l'organisation

Partage global des données RH

• Partage des connaissances/ expériences avec
  dautres centres dactivité/bureaux de pays, le
  partage des données sur le personnel (p.ex. les
  transferts)

90
Des exemples de la façon dont Atlas facilitera
les tâches du service des ressources humaines
(2/2)
Nouvelles capacités/ Nouveaux outils
Avantages
Résultat
Mieux travailler!!

• Plus de responsabilité au niveau du bureau de
  pays permet plus d'agilité dans des processus RH.
  Le bureau de pays peut répondre plus rapidement
  et de manière plus précises aux situations
  spécifiques du pays/projet

Délégation de certaines tâches au bureau de
pays (p.ex.la création de poste)

• Permet la flexibilité parce que les fonctions
  principales peuvent être exécutées à distance.
  Les transactions RH peuvent être exécutées par
  d'autres bureaux de pays et être approuvées en
  ligne par lemployé désigné

Le système intégré tient compte des lieux
multiples d'accès simultanément
91
Questions-réponses