CARTE DACHAT LOUTIL ROP Phase de dploiement

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CARTE DACHAT LOUTIL ROP Phase de
déploiement
8 janvier 2009

• Strasbourg DR 10

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Les points abordés

• Se connecter à lapplication ROP
• Les données du ROP
• La méthode de rapprochement automatique
• Principe et critères
• Saisie des données dans XLab
• Les causes de non rapprochement
• Vérification des transactions sur lapplication
• Communication avec la délégation
• Informations utiles

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Se connecter 1/4
4
Se connecter 2/4
5
Se connecter 3/4
6
Se connecter 4/4
(marché missions)
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Accéder aux relevés
PAGE DACCUEIL DR
PAGE DACCUEIL UNITÉ
8
Vue intégrale dun relevé, côté délégation
Le relevé du mois de septembre
9
Liste des transactions dune unité
Consultation, côté unité
Consultation, côté DR
UMR 8542-1276
Colonne accessible uniquement en DR
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Les données du relevé
1 Les données de la transaction
Source BNPP (fond blanc)
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Les données du relevé
2 Les données de la commande
Source XLab fond bleu)
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La méthode de rapprochement
Principe et critères de rapprochement
Rapprochement AUTOMATIQUE journalier entre le
flux des transactions BNP et le flux XLab intégré
en BFC
1 Principe

• code division
• identifiant carte
• MONTANT TTC
• (SIRET du fournisseur)

2 Critères du  rapprochement
pour information 
1
2
3
4
13
La méthode de rapprochement
Principe et critères de rapprochement
CRITERES 1 et 2 la commande Xlab doit être
rattachée à la carte achat de la transaction
Données détaillées de la commande XLab,
affichables depuis ROP
3
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La méthode de rapprochement
Saisie dans XLab des données permettant le
rapprochement
1 Création de la carte dachat
Dossier administration / paramétrage/ contacts
N de carte exclusivement les 4 derniers
chiffres
Date de fin de validité au format mmaaaa
Nom du porteur 10 caractères maxi, sans espace,
sans apostrophe
(se référer à lestampillage de la carte, prévu
pour répondre aux limites de loutil XLab)
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La méthode de rapprochement
Saisie dans XLab des données permettant le
rapprochement
2 Saisie de la commande
pas de service fait lachat est déjà réalisé
Type commande commande prévisionnelle
pas de facture en création intégration de la
saisie de la ligne ROP correspondante traitée en
délégation
Fournisseur celui de lachat, pas le porteur de
la carte
Comme pour toute commande sassurer de
lexistence du fournisseur dans BFC, dans la
négative le faire créer
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La méthode de rapprochement
Saisie dans XLab des données permettant le
rapprochement
Mono ligne avec montant exact de la transaction
2 Saisie de la commande
Mono code le plus représentatif de lachat
TVA récupérable si précisée sur la facture et
si la facture est libellée au nom du CNRS (et si
taux unique)
!!!!!!! RATTACHÉE A LA CARTE DACHAT DU PORTEUR
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La méthode de rapprochement
Saisie dans XLab des données permettant le
rapprochement
3 les alertes dans XLab
COMMANDE EXCLUSIVEMENT PREVISIONNELLE
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La méthode de rapprochement
Saisie dans XLab des données permettant le
rapprochement
3 les alertes dans XLab
COMMANDE EXCLUSIVEMENT MONOLIGNE
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Les causes de non rapprochement 1/2
1 la commande Xlab na pas encore parcouru le
trajet Xlab / BFC / NOUBA (2 jours)
Attendre
2 la commande Xlab est bien intégrée dans BFC
mais nest pas formatée  carte dachat  (oubli
de saisie du n de la carte)
Saisir une commande conforme
3 aucune commande na encore été crée dans Xlab
Créer la commande
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Les causes de non rapprochement 2/2
4 la commande Xlab formatée  carte dachat 
nest pas du montant exact de la transaction
Modifier le montant de la commande
Transaction effectuée en devises, conseil
attendre son apparition sur le ROP et saisir la
commande avec le montant converti en euros indiqué
SIRET de la transaction différent du SIRET de la
commande
lapplication ROP effectue une proposition de
rapprochement si la commande est conforme à la
transaction sur tous les autres critères
(formatée  carte dachat , rattachée à la carte
dachat de la transaction et montant identique)
saffiche en rouge
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Vérification régulière des transactions sur
lapplication ROP
1 pour sassurer que toutes les transactions ont
été déclarées par le porteur
INDISPENSABLE
2 pour sassurer quil ny a pas eu dutilisation
frauduleuse de la carte
3 pour sassurer de la bonne intégration des
commandes dans BFC
Pour permettre le paiement du ROP par le SFC
 rapprochement pour transfert , étape préalable
au transfert des données du ROP de NOUBA vers la
BFC
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Communication avec la délégation
Lapplication ROP inclut un outil pratique
déchange dinformations entre gestionnaire et
SFC, la colonne  NOTE 
Chaque utilisateur peut laisser un commentaire,
leffacer, le modifier pour communiquer avec son
interlocuteur
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Informations utiles
Rubrique daide, accessible en permanence
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• MERCI DE VOTRE ATTENTION