Prsentation PowerPoint

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Progiciel de Gestion pour les sociétés de négoce,
de location et de prestations techniques liées
Matériel de manutention, levage, lavage, BTP, etc
Contact Rémy Arbellot
13 Avenue Albert Einstein 69100
Villeurbanne Tel  [phone] Fax  04 78
93 17 74 e mail  accen_at_dra.fr
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Mode demploi

• Cette documentation vous permet de faire un tour
  dhorizon sur les multiples fonctionnalités que
  vous offre ACCEN 2005.
• Lordre des diapositives est cohérent avec les
  boutons de choix de la page daccueil.
• Pour tout renseignement complémentaire,
  démonstration, etc, nhésitez pas à nous
  contacter au 04 78 93 13 07 ou accen_at_dra.fr

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• ACCEN est un logiciel multiposte conçu pour être
  utilisé par les différentes composantes de
  lentreprise, autour dune base de données
  partagée.
• ACCEN est un logiciel modulaire spécialisé qui
  couvre les fonctions suivantes 
• La gestion du Parc qui permet le suivi de la
  rentabilité, des révisions et des contrôles
  techniques avec la gestion des alertes,
• Le service après vente avec la gestion complète
  des ordres de réparation facturables ou en
  cession interne, le suivi des techniciens,
  lanalyse par marque, type, etc ainsi que la
  gestion des appels téléphoniques, et des demandes
  dinterventions SAV,
• La gestion des retours de pièces sous garantie,
• La gestion des stocks du magasin central et des
  magasins agences avec la création dun bon de
  transfert automatique inter- magasins,
• La gestion des demandes de prix et des commandes
  fournisseur pour les pièces et pour les
  transports,
• Les contrats de locations , forfaitaire, courte
  ou longue durée avec édition des contrats et de
  létat du matériel au départ et au retour, du bon
  de livraison et du bon de retour.
• - Les travaux dadministration des ventes (
  facturation),

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Voici un exemple de processus que suit ACCEN Le
processus de réparation décrit met en uvre
plusieurs  rôles , et il couvre toutes les
opérations de la demande dintervention à la
clôture.
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ACCEN 2005 ECRAN DACCUEIL
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Fichier Prospects
Le  fichier prospects  répertorie lensemble
des contacts de lEntreprise (prospects), avec
leurs coordonnées complètes, et toutes les
informations importantes pour vos commerciaux.
La fonction  recherche  permet de trouver un
contact précis ou une liste de contacts ciblés
suivant différents critères . Le fichier prospect
permet l envoi de mailing sous publipostage Word
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Catalogue / Tarifs
La base de donnée  catalogue contient les
configurations de base ainsi que toutes les
options possibles pour chacun des matériels.
Le prix est calculé automatiquement avec une
prise en charge des remises sil y a lieu.
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Devis Matériel
Accen vous offre la possibilité de configurer vos
matériels en automatique grâce à la base de
données  Tarifs  associée

• Sur cet écran figurent
• Les coordonnées de lentreprise avec une liaison
  directe vers sa fiche commerciale.
• Les références du devis et de la commande.
• La désignation du matériel et de ses
  caractéristiques techniques.
• Le calcul en automatique des locations avec
  multi-durées damortissement

Ce module propose aussi limpression de devis
commerciaux formatés automatiquement .
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Activité commerciale

• La gestion de lactivité commerciale est utile
  pour suivre les actions entreprises par la force
  de vente ( visites, relances téléphoniques,
  démonstrations) ainsi que les résultats obtenus.
• Ce module prend en charge
• La recherche multicritère par nom de
  représentant, par type de société, par date de
  visite
• La recherche des relances à effectuer par
  commercial, date de relance département
• La gestion des frais et des heures des
  commerciaux.

Vous avez la possibilité déditer sur papier vos
fiches détaillées concernant vos  prospect .
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Pièces Détachées et Bons de Livraison
Le module Pièces détachées et BL gère la saisie
des ventes de pièces détachées, la création de
bons de livraison ou de bons de retour du
matériel ainsi que la création et lédition de
factures. Les pièces vendues sont automatiquement
déstockées.
Les bons de livraison, de sortie ainsi que les
factures sont automatiquement formatés selon des
modèles définis. Les bons de livraison peuvent
être valorisés ou non.
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Devis Location
Accen propose la création de devis de location.
Si le devis concerne plusieurs matériels, Accen
offre la possibilité de grouper les dates, il
sagit de dupliquer la date de départ et de
retour saisie pour le premier matériel sur les
autres matériels. Le bouton Générer Contrat
créé un contrat de location à partir du devis.
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Devis et Ordres de Réparation S.A.V
Accen vous offre aussi la possibilité deffectuer
des recherches multicritères sur le SAV.
Accen offre également la possibilité dobtenir
la liste complète des devis.
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Contrat Location
Le logiciel ACCEN propose la création automatique
de contrats de location ainsi que leur
facturation. Ces contrats peuvent être de courte
durée, de longue durée, forfaitaires, etc. Des
liens rapides sont proposés avec la fiche client,
les conditions de règlement La création des bons
de livraison et des bons de retour se fait de
manière automatique ainsi que la facturation
associée au contrat.
Le bouton Vers consommables donne la
possibilité de saisir les frais (facturés ou
non) inhérents à la location lassurance, le
transport, le carburant
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Contrat Location
Le bouton Vers Matériel permet de revenir sur
les informations utiles pour la location du
matériel, tel que la date de retour, de départ,
le tarif
Comme pour le devis, le contrat de location offre
la possibilité de grouper les dates mais aussi
les stocks. Accen propose également la
possibilité de visualiser la disponibilité du
matériel, ce ci grâce au planning.
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Contrat Location
Planning du matériel sélectionné.
Visualisation du planning complet.
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Devis et Ordres de Réparation S.A.V
Cette fonction assure la gestion du centre
dappel et la prise en compte des demandes
dintervention . A partir de la demande
dintervention, lécran devis et OR S.A.V est
automatiquement généré. Il deviendra alors un
devis, ou directement un ordre de réparation qui
sera renseigné en fin de réparation et facturé.
Lécran Devis et OR SAV assure la création de
devis, de demandes et de bons dintervention
ainsi que la facturation des pièces et de la
réparation. Depuis cet écran on peut accéder
directement à la fiche client, au parc matériel,
à lanalyse du prix de revient de la réparation,
au rapport dactivité du technicien ainsi quà la
facture de lintervention.
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Devis et Ordres de Réparation S.A.V
Accen vous offre aussi la possibilité deffectuer
des recherches multicritères sur le SAV.
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Garantie
Le module garantie prend en charge le suivi du
retour de pièces défectueuses sous garantie ou
hors garantie. La fonction recherche donne accès
aux demandes de garanties existantes triées sur
de nombreux critères type de garantie ,
référence de la pièce, date de retour, n de la
garantie
Cette section offre la possibilité de créer et
déditer des demandes de garantie pour les pièces
défectueuses retournées.
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Activité Technicien
Le module Activité technicien permet à chaque
technicien de renseigner son rapport
dactivité. Ce rapport permet de consigner au
jour le jour le nombre dheures imputées par les
techniciens sur les différentes activités
réparation à latelier, déplacements, achats, SAV
téléphonique Il donne aussi la possibilité de
saisir les différents frais engagés par les
techniciens ( frais de route, de restauration)
La synthèse mensuelle présente la ventilation de
lactivité des techniciens ainsi quun
récapitulatif mensuel des frais engagés.
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Gestion des appels et des demandes dintervention
Le module Gestion des appels est une messagerie
propre à Accen. Elle permet aux intervenants de
la société de saisir et de consulter leurs
messages téléphoniques provenant de lextérieur
ou internes, ou les demandes dinterventions
Une recherche multicritère permet de retrouver
les messages selon le destinataire, la date,
lheure
Cet écran de saisie, accessible à partir de la
gestion des appels permet à celui qui reçoit
lappel du client de saisir directement les
demandes dintervention pour le SAV. Les
informations nécessaires sur le client et sur le
matériel qui nécessite lintervention y sont
consignées. Latelier, en consultant ses messages
est tenu au courant des nouvelles demandes.
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Gestion Parc

• La Gestion parc offre la possibilité de saisir
  toutes les informations techniques sur tous les
  types de matériel ( Manutention , BTP, TP,
  Levage, Laveuses, Véhicules) ainsi que les
  révisions, les contrôles et les remarques
  technico-commerciales
• De nombreuses fonctions diverses aident à la
  gestion du parc
• Gestion des révisions à venir.
• Disponibilité des matériels
• Liste des tarifs de location
• Inventaire.
• Liste des interventions SAV réalisées sur le
  matériel
• Rentabilité
• Etc

 
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Gestion Parc
Historique des OR et Suivi des révisions
Historique et Suivi des contrôles
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Gestion Parc
Fiche synthétique destinée à la présentation de
matériel doccasion. De nombreuses photos
(abaques, documents,etc) peuvent être adjoints
au fiches de parc.
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Fichier Client
La fonction Fichier client donne accès à
lannuaire des clients et permet datteindre
rapidement les fiches. Cette fonction permet bien
entendu la création, la modification et la
suppressions des clients et des informations
associées. Parmi ces informations, se trouvent
les conditions de règlement des clients, au suivi
des encours, à lhistorique du chiffre daffaires
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Fichier Client
Les conditions de règlement et de remise ainsi
que les adresses de chaque client sont gérées. La
partie VTC permet la saisie et la consultation de
la vente comptoir.
Accen offre aussi la possibilité daffecter le
client à un groupe de remise ou daffecter des
remises par famille.
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Fichier Client
Lhistorique récapitule toutes les interventions
du SAV, tous BL effectués ou toutes ventes et
locations réalisées.
Comme pour la plupart des fonctions, une
recherche multicritères permet daccéder
rapidement aux clients.
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Suivi de la maintenance
La fonction Suivi de la maintenance récapitule
les entretiens effectués sur le matériel. Une
recherche sur le suivi de la maintenance peut
également être réalisée.
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Gestion Stock
La fonction Gestion stock administre les stocks
de pièces, quil sagisse du stock central ou des
stocks externes ou roulants. La gestion de stock
permet dobtenir une valorisation automatique
ainsi que dobtenir aisément linventaire de fin
dannée. On accède ici aux fiches  Article 
des pièces où lon visualise la quantité des
stock (central et externe), au suivi des
mouvements
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Gestion Stock
On accède également au mouvement central et
externe du stock.
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Gestion Stock
Des transferts peuvent être effectués du stock
central au stock externe, ou inversement.
Un inventaire peut être réalisé sur le stock
central, externe, ou sur le stock total.
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Fichier Fournisseurs
Lécran Fichier Fournisseur donne laccès aux
fiches  Fournisseur  par ordre alphabétique.
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Commande Fournisseur
Lécran Commande fournisseur aide à effectuer
des demandes de prix et des commandes de pièces,
de matériels (avec mise en stock automatique à
larrivée des pièces), ou encore des demandes de
transports .
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Commande Matériel
Plus particulièrement destinée aux importateurs
et aux fabricants, cette fonction aide à la
création des commandes de matériel pour la
fabrication, directement à partir de la commande
interne. Le bouton importer permet de
récupérer les informations du catalogue en
saisissant le type de matériel que lon veut
importer.
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Facture/Comptabilité
La fonction Facture /Comptabilité, propose la
liste des factures ainsi que les interfaces de
transfert vers les logiciels de comptabilité
externe ( Sage, Ciel)
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Analyse Exploitation
Accen donne des possibilités danalyse du Chiffre
daffaires facturé par codes comptable.
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Configuration
Aide
Le manuel dutilisation du logiciel ACCEN est
accessible depuis la rubrique  Aide .

• La fonction Configuration donne la possibilité
  de paramétrer le logiciel aux caractéristiques de
  lentreprise
• Coordonnées
• Logotypes
• Droits dutilisation
• Gestion des taux de taxes
• Création de familles
• Etc

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Configuration
Liste et création de famille pour le parc.
Liste et création de famille pour le stock et
prestations.