Prsentation PowerPoint

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(No Transcript)
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LA LETTRE DINFORMATION ELECTRONIQUE un moyen
de communication efficace pour la
collectivité Intervenant Jean-François
Ferraille Toulouse 29 mars 2007
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• 1 - Les enjeux dune stratégie newsletter
• 2 - Comment réussir une newsletter?
• 3 - Lorganisation à mettre en place
• 4 - Comment améliorer lefficacité de la
  newsletter?

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Les enjeux dune stratégie newsletter
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• Lettre dinformation bulletin périodique envoyé
  par léditeur dun site Web dans la boîte aux
  lettres électronique dun internaute.
• Elle est adressée à la demande de lutilisateur
  (opt-in), ou, dans certains cas, par un
  abonnement, par défaut, à tous les particuliers
  et professionnels concernés par le contenu du
  support (opt-out).

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• Cette lettre contient généralement du texte et
  des liens renvoyant vers le site éditeur.
• Plusieurs appellations sont possibles 
  newsletter, lettre dinformation, e-zine
  (magazine électronique), ou encore, lettre de
  diffusion.

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Quels objectifs pour quelle newsletter ?

• La newsletter est devenue un véritable outil de
  communication et de promotion dun site Web.
• Elle permet dencourager lutilisation du site
  Web, de développer sa fréquentation et de
  fidéliser ses visiteurs.
• Cest un moyen de diffusion dinformation de type
   push .

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• Lidée centrale est doffrir  la bonne
  information, à la bonne personne, au bon
  moment .
• Il est indispensable de bien identifier les
  besoins et les objectifs assignés à chaque
  lettre. Le but premier est de satisfaire les
  besoins et la curiosité des lecteurs.

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Enjeux tactiques de la newsletter

• Les communicants territoriaux doivent sadresser
  à 3 groupes distincts
• - Usagers, entreprises, associations,
  agents territoriaux
• - Administrations déconcentrées,
  partenaires territoriaux, organismes
  consulaires
• - Médias, investisseurs étrangers,

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• Ce rôle de plus en plus important attribué à la
  communication passe par le développement efficace
  du réseau Internet.
• La généralisation des emails pose des problèmes
• Surcharge des boîtes de courrier électronique
• Tous les emails ne sont pas lus
• Les spams polluent le travail des personnes
• Doutes sur la fiabilité des informations données

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• Il faut donc trouver le bon équilibre entre la
  surinformation et linformation juste et utile.
• Il existe différents outils de communication qui
  sont complémentaires de la lettre dinformation
• - Forums de discussion
• - Blogs
• - Wiki

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Stratégies

• Il existe différents types de newsletter selon
  la cible envisagée
• La newsletter passive
• La newsletter active

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Avantages de la newsletter

• Facilité dinscription
• Transparence
• Liberté dutilisation
• Limplication émotionnelle
• Un lien permanent
• Source éventuelle de revenus

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Inconvénients de la newsletter

• Les spams
• Exigence élevée de lutilisateur
• Le refus de sinscrire sur le site web pour
  pouvoir recevoir la newsletter
• La possibilité de se désinscrire à tout moment

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Comment réussir une newsletter?
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La promotion

• Pour réussir une newsletter, il faut quelle soit
  lue. Il faut donc assurer sa promotion pour
  trouver les abonnés.
• Il faut associer des données aux adresses e-mail
  récupérées et créer une base de données
  susceptible de créer de la valeur pour les
  lecteurs.

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Les contenus

• Les mots dordre de la newsletter sont
  simplicité, clarté, brièveté et pertinence.
• La newsletter doit être conçue comme une matrice
  de la  Une de presse . Il est suggéré de
  proposer essentiellement des brèves dactualité,
  des synthèses et des résumés, chaque information
  étant agrémentée dun lien vers linformation
  complète.

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• Outre le contenu, la newsletter doit comporter
• - Lintitulé de lexpéditeur et le titre
• - Lintroduction de la lettre
• - Le sommaire
• - Le corps du message
• - Le pied de la lettre

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Les formats

• La newsletter passe toujours par lenvoi
  de-mail, mais trois solutions sont envisageables
  pour sa réalisation
• Un fichier PDF joint
• Un format HTML
• Une intégration au format Texte dans le corps du
  mail

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Labonnement

• Les procédures dabonnement englobent tous les
  outils dinscription et de désinscription à la
  newsletter.
• Linscription, comme la désinscription, doit
  avant tout être rapide et simple.

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La gestion des envois

• Il existe plusieurs solutions pour diffuser et
  gérer une newsletter
• - Utiliser son logiciel traditionnel
• Faire appel à un service de diffusion gratuit
• Faire appel à un prestataire spécialisé
• Héberger soi-même sa liste.

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• Utiliser son logiciel traditionnel
• - Solution la plus simple sil y a peu dabonnés
  à la lettre dinformation
• - Il faut gérer les abonnements et les
  désabonnements à la main
• - Copier ladresse de linternaute qui veut
  sinscrire et la coller dans le carnet dadresse.

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• Faire appel à un service de diffusion gratuit
• - Si la newsletter nest destinée à un usage
  commercial, on peut la faire héberger
  gratuitement.
• - Il existe de nombreux services gratuits
  dhébergement de listes de diffusion Splio
  List, PoP List, AutoWebmail, Mailinglist-FR, List
  Avenue, YourMailingListProvider.com, Bravenet,

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• Faire appel à un prestataire spécialisé dans le
  marketing direct
• - Offres destinées aux professionnels
• - Garantie dune bonne qualité denvoi
• - Possibilité de personnaliser les envois et de
  produire des statistiques précises
• - Quelques prestataires Splio, Dolist,
  Cabestan,

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• Héberger soi-même sa liste
• - Une des manières les plus économiques de
  diffuser une lettre dinformation
• - Deux solutions
• Installer un gestionnaire de listes Pegasus
  Mail, e-Spreader, Do List E-Mail List Server,
  Inbox Organizer,
• Utiliser une solution PHP ou ASP
  phpMyNewsLetter, Wanewsletter,

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• Lessentiel est dadopter une solution technique
  adaptée à la taille et aux moyens de la
  collectivité.
• Il faut aussi définir la fréquence de diffusion
  de la newsletter, en fonction de la quantité
  dinformations à fournir.

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Lévaluation des performances

• Un meilleur ciblage des campagnes améliore la
  pertinence des messages envoyés.
• Les statistiques restent le principal outil
  utilisé pour mesurer laudience et le taux de
  lecture de la newsletter.

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• Les indicateurs clés pour évaluer les
  performances de la newsletter sont
• - Le nombre dabonnés
• - Le nombre de désabonnés
• - Le taux douverture
• - Le taux de click

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• La qualité dune newsletter répond donc à
  plusieurs critères
• Utilité
• Lisibilité
• Naviguabilité
• Objectivité et pragmatisme
• Réactivité
• Mesurabilité

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Lorganisation à mettre en place
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Quelles sont les ressources nécessaires?

• Il faut prévoir
• - Lorganisation dune équipe rédactionnelle
  compétente
• pigistes rémunérés
• rédacteur en chef
• - Des logiciels de gestion des abonnés et
  dévaluation des performances
• - Le respect des cadres juridiques

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• Il faut donc avoir certains moyens financiers
  pour collecter, mettre en forme et ensuite mettre
  en ligne les informations.
• La lettre dinformation est moins coûteuse quune
  opération de marketing direct classique
  (publipostage traditionnel).

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• Seul le contenu coûte, lenvoi est quasi gratuit.
• Pour intégrer la newsletter au système
  dinformation de lentreprise ou de la
  collectivité locale, il faut aussi mettre en
  place une équipe projet mêlant entre autre
  responsable communication, webmaster éditorial et
  informaticiens.

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Quelles sont les différentes étapes de la
rédaction?

• Pour un impact maximal, il est indispensable que
  la rédaction et la mise en scène soient soignées.
• La rédaction dune lettre dinformation se fait
  dabord avec un logiciel de traitement de texte,
  sous forme darticles composés dun texte
  synthétique et dun renvoi vers un contact.

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• Les articles sont regroupés par thèmes et des
  liens vers Internet sont intégrés.
• Ensuite, la première mise en page est réalisée
  par le concepteur rédacteur sous HTML ou sur
  X-Press.

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• Dans un troisième temps, le webmaster réalise un
  email au format HTML, dont on valide le fond et
  la forme.
• Un envoi test est réalisé aux membres de léquipe
  projet.
• Une fois le test validé, lenvoi peut avoir lieu.

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Les différents outils dédition, de marketing et
de gestions des abonnés

• Les outils e-marketing peuvent soit être
  externalisés auprès de prestataires qui gèrent de
  façon externe des bases de données clients et le
  routage des campagne, soit être exportés en mode
  licence et exploités sur les serveurs de la
  collectivité.

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• Quelques logiciels de gestion de-mails
• Logiciels Windows
• - Pegasus Mail
• - Dolist E-Mail List Server
• - Inbox Organizer
• - Arrow Mailing List Manager
• Logiciels Linux
• - Sympa
• Logiciels MacOS
• - Macjordomo
• - LetterRip
• - ListSTAR
• - Splio List

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• Quelques logiciels couramment employés
• - Sarbacane
• - CI-Newsletter
• - Akio Direct Email
• - Dolist.Net
• - E-m_at_ilink Pro
• - E-mailingcenter
• - Edatis Dialog

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Les règles éthiques et juridiques à respecter

• Lune des principales conséquences juridiques
  dInternet est le respect des obligations sur le
  traitement des données personnelles.
• Ces règles visent à avertir lutilisateur et à
  linformer du traitement envisagé pour ses
  données personnelles.

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• Tout le site doit être déclaré auprès de la CNIL
  (Commission Nationale de lInformatique et des
  Libertés), afin de le mettre en conformité avec
  la loi.
• Ces obligations visent, en majeure partie, à
  lutter contre les effets pervers des spams.

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• Tous les destinataires professionnellement
  concernés par le contenu de la newsletter peuvent
  y être abonnées doffice à deux conditions
• - Ladresse doit être une adresse
  professionnelle.
• - Le contenu du message ou du document joint
  doit avoir un rapport direct avec les
  responsabilités professionnelles du destinataire.

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Comment améliorer lefficacité de la newsletter?
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Recourir à une technologie de développement
dynamique

• Afin dexister sur le Web, les collectivités
  locales doivent posséder une adresse
  didentification de serveur qui sappuie sur un
  format de nommage universel (URL Uniform
  Ressource Locator).

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• La majorité des communes doivent aussi recourir à
  une technologie de développement dynamique, qui
  leur permet de générer efficacement tout ou
  partie des pages de leur site web de référence et
  de leur lettre dinformation.
• Les collectivités territoriales peuvent faire
  appel à un ou plusieurs prestataire(s) externe(s)
  pour la réalisation technique de
• - La lettre dinformation
• - La charte graphique
• - La maintenance éditoriales et/ou
  applicative
• - La fourniture de services en ligne
  additionnels

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Une lettre dinformation avec Spip

• Système personnalisé de gestion des abonnements
  (inscription, résiliation, changement de format),
  
• Envoi de messages électroniques au format texte
  ou html,
• Possibilité de composer une newsletter à partir
  de léditeur de SPIP,

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• Possibilité de composer automatiquement une
  newsletter au moyen dun squelette SPIP
• Possibilité de déclencher manuellement lenvoi
  des messages ou de programmer un envoi
  automatique à échéance régulière
• Prévisualisation des newsletters avant envoi
• Archivage des newsletters envoyées

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• Gestion Multi-listes
• Module dimportation et dexportation de liste
  dadresses électroniques
• Option denvoi par smtp.
• http//bloog.net/spip.php?article83

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Démo en ligne

• http//demo.bloog.net/spip.php?rubrique1
• Documentation
• http//bloog.net/_documentation.php3?id_article83
  
• Forum de Spip-Listes
• http//bloog.net/_forum_blg.php3?id_article83
• Spip Zone et Spip Contrib
• http//zone.spip.org/trac/spip-zone/
• Autres scripts PHP pour lettre dinformation
• PHPmynewsletter
• Wanewsletter

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• Scripts newsletter pour Plone
• - EasyNewsletter (0.1)
• - ELetters
• - Ham Cannon
• - CMFNewsletter (1.1)
• - PloneNewsletter (2.0)

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Comment établir un plan éditorial?

• La lettre dinformation doit non seulement faire
  appel à un socle minimal de contenus cohérents
  mais aussi répondre à tout ou partie des besoins
  informatifs des usagers-citoyens.
• Létendue des contenus informationnels
  disponibles en ligne est très variable.
• La nature des contenus proposés varie entre une
  information statique et une information dynamique.

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• Les informations peuvent être spécifiquement
  produits pour la newsletter ou être issues
  dautres supports.
• Les informations peuvent être centralisées sur la
  lettre électronique elle-même (tendance
  centripède) ou éclatées entre la newsletter et
  plusieurs sites de référence.
• Lapproche éditoriale peut relever dune logique 
  autocentrée , fermée sur lactivité de la
  collectivité elle-même, ou être combinée avec une
  logique  sans couture , plus ouverte et centrée
  sur lusager.

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• Pour attirer de nouveaux usagers, les communes
  peuvent intégrer différents contenus à leur
  newsletter
• - des rubriques de traitement de lactualité
  locale
• - des briques dinformations  pratiques 
  (météo, traffic routier, qualité de lair)
• - le contenu du bulletin communal ou du journal
  municipal
• - des briques de contenu mettant en avant les
  activités propres des institutions communales
• - des informations sur les démarches
  administratives
• Lélaboration du plan éditorial se fait aussi
  grâce aux nombreuses ressources du multimédia.

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Améliorer lusitabilité et linteractivité dune
lettre dinformation

• Lusitabilité désigne lensemble des moyens mis
  en uvre pour faciliter et rendre efficace
  lutilisation de la lettre.

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• La facilité dutilisation repose sur plusieurs
  éléments
• - Lidentification claire de la source du
  message
• - La qualité de la conception graphique proposée
• La mise en forme homogène des contenus,
  larchitecture de linformation.
• Concernant les modalités daccès aux contenus,
  les collectivités peuvent privilégier un accès
  par thème, combiné ou non à des accès via des
  verbes daction ciblés en fonction du profil des
  usagers.

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• Les formes de linteractivité sont aussi des
  indices encourageant laccessibilité des lettres
  dinformation ou des sites Web des collectivités
  territoriales.
• Exemple systèmes de sondage et de
  consultations en ligne.

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• Recommandations
• Intégrer laction email dans une logique
  marketing et dans un planning
• Clarifier les objectifs pour lentreprise et pour
  le lecteur
• Positionner  Quel problème vais-je résoudre? 

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• Créer de la valeur aux yeux du lecteur
• Dans le contenu ton, bénéfices, interactivité
  avec léditeur ou le site Web
• Dans la forme ergonomie, visuels, formats
• Dans le temps fréquence, date et horaire
  denvoi.
• Tester
• Quen pensent vos amis, vos collègues, les
  abonnés?
• Quel est le rendu sous Lotus ou Yahoo Mail?

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• Gestion de lenvoi
• Promouvoir la newsletter
• Gérer des données
• Utiliser un outil denvoi adapté
• Mesurer Savoir quelles sont les retombées dun
  envoi (désabonnement, ouverture, clicks,
  conversions)

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• Améliorer
• Mesurer les améliorations
• Sonder les lecteurs
• Améliorer la forme et le contenu pour coller aux
  exigences
• Personnaliser
• Ajouter de nouveaux services.

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Les 7 C pour une newsletter efficace

• Court autour de 1000 signes
• Constant sur le plan de la périodicit?é, de la
  ligne éditoriale et du format
• Concret droit au but, pas trop littéraire, en
  évitant les généralités

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• Ciblé une ligne éditoriale précise, parfois
  même du contenu à la carte
• Complémentaire synergie par rapport au site web
  et à la communication papier
• Compatible le format HTML riche, appliqué à
  l'email, crée parfois de mauvaises surprises
• Convivial soignez particulièrement le processus
  d'inscription