Exploitation des facettes et des ontologies semiotiques pour LA GESTION DOCUMENTAIRE

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Exploitation des facettes et des ontologies
semiotiques pour LA GESTION DOCUMENTAIRE

• Yves Marleau, président de Cogniva Information
  Solutions
• Sabine Mas, , postdoctorante EBSI - UTT
• Manuel Zacklad, professeur des Universités
  CNAM - UTT

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Introduction

• Origine de la recherche
• Problématique de la mise en place
  dinfrastructures sémantiques unifiées - dernière
  tentative en date les ontologies
• En France (UTT) critiques issues des recherches
  dans le domaine du Web Socio-Sémantique
• Travaux canadiens
• Effort pour dépasser les limitations actuelles
  outils de gestion de linformation qui sont
  souvent peu intégrés (classification, thésaurus,
  calendriers de conservation, profils de
  métadonnées)
• Renouvellement des travaux sur la classification
  à facettes dans un contexte académique
• Développement dans un contexte de RD
  industrielle du modèle ISIS (Integrated Semantic
  Information Services)
• Collaboration de recherche pour faire coopérer
  approches par facettes et par points de vue.

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De la classification hiérarchique à la
classification à facettes
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Document et contexte de production

• Au sein d'une organisation, un document est créé
  ou reçu dans le contexte dune fonction et la
  réalisation d'une activité administrative ou
  opérationnelle donnée.
• Le document est défini comme l'initiateur ou la
  conséquence dun processus daffaire ou dune
  activité.
• Afin de pouvoir témoigner de cette activité et
  assurer une meilleure interprétation,
  authenticité et valeur probante de linformation
  contenue dans ces documents, les archivistes et
  gestionnaires de documents préconisent une
  classification des documents et dossiers basée
  sur les fonctions et les activités de
  lorganisation (Conseil international des
  archives, 1997 International Standard
  Organization, 2001).

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Difficultés dusage du schéma de classification
institutionnel

• Vise à permettre lorganisation des documents à
  plus ou moins long terme et à faciliter leur
  localisation
• Mais rarement utilisé par les employés qui
  privilégient des schémas de classification plus
  personnel -gt Tough Moss 2003, Mas 2007
• Raisons
• Terminologie trop générique
• Pas toujours adapté à leur travail personnel
• Difficile à mettre à jour

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Projet de développement du méta-modèle ISIS

• Développer une infrastructure sémantique à la
  fois commune pour les besoins duniformité de la
  gestion documentaire et flexible pour organiser
  différents types dinformation et de
  connaissance,
• Automatiser certaines tâches de gestion de
  l'information normalement déléguées aux
  utilisateurs (e.g. automatisation du processus de
  création de métadonnées),
• Avoir une meilleure description du contenu et du
  contexte de lobjet informationnel,
• Relier linformation et les connaissances aux
  processus daffaires de haut niveau,
• Utiliser un vocabulaire flexible et localisé.

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Contexte, contenu,  dossier  ou  projet 
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Facettes de contenu

• Si la théorie des facettes de Ranganathan (1965)
  offre une syntaxe de base pour lexpression et la
  représentation du sujet d'un document, la liste
  des facettes de contenu ne peut être fournie a
  priori dans une formule immuable
• elle doit plutôt être recherchée de façon
  pragmatique par un examen de la documentation
  relevant du domaine à traiter, lanalyse
  conceptuelle permettant de ramener le nombre
  théoriquement illimité des termes dun domaine à
  un nombre restreint de facettes (Vickery, 1963).
• Une partie du contenu d'un document électronique
  peut être extraite automatiquement (e.g. auteur
  ou date de création) selon le niveau de
  structuration du document. L'autre partie est
  analysée "manuellement" (e.g. le corps du texte
  ou du message)
• On peut toutefois s'attendre à retrouver des
  facettes de contenu fondamentales telles que
• le Temps (e.g. Quand a eu lieu l'incident relaté
  dans le document?),
• le Lieu (e.g. Où a eu lieu l'incident relaté dans
  le document?),
• le Thème (e.g. Quel est le type d'incident?),
• la Personne (e.g. Qui sont les intervenants?).
• À ces quatre facettes peuvent s'ajouter d'autres
  dimensions suivant les besoins exprimés

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Facettes de contenu du méta-modèle ISIS
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Les facettes de contexte

• Elles décrivent les liens entre le contenu d'un
  document et son environnement administratif ou
  opérationnel soit les fonctions et activités de
  gestion et dexploitation.
• (1) Fonction, (2) Activité, (3) Type de contenu,
  (4) Rôle, (5) Poste, (6) Structure
  organisationnelle, (7) Acteur

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Facettes de contexte du méta-modèle ISIS
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Contexte, contenu,  dossier  ou  projet 
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Classification dun contrat dachat
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Relations sémantiques entre les valeurs des
facettes

• Un des aspects les plus novateurs du métamodèle
  ISIS repose dans la création de relations
  sémantiques entre les valeurs des facettes
• Plutôt que d'avoir des listes de termes
  indépendantes les unes des autres, les valeurs
  des facettes composant le modèle sont reliées
  sémantiquement les unes aux autres.
• Ce faisant, on obtient un modèle qui se construit
  dynamiquement au fur et à mesure de la sélection
  des valeurs, on élimine dans les listes de termes
  proposés à l'utilisateur les valeurs non
  pertinentes, ce qui restreint le nombre de
  valeurs présentes sous chaque facette, facilite
  et accélère le processus de description et de
  classification des documents par les employés.
• La gestion du cycle de vie des documents devient
  aussi plus transparente.
• Par exemple, la connaissance du poste d'un
  employé (e.g. Directeur technique) qui est
  dérivée automatiquement à partir du login ou nom
  d'utilisateur entré dans le système et qui est
  associé à un acteur (e.g. John Doe) permet de
  présager des rôles (e.g. Chef de projet,
  Administrateur), des activités (e.g. Gestion des
  appels d'offres, Suivi et contrôle) qui sont
  propres à son rôle et des types de contenu (e.g.
  Contrat d'achat, Appel d'offres) reliés à ces
  activités. L'attribution automatiquement d'une
  règle de conservation devient également possible
  suite au choix des valeurs des facettes Fonction,
  Activité, Type de contenu et Thème, par exemple.

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(No Transcript)
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Complémentarité entre modèle à facette et modèle
par points de vue
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Forces et faiblesses du modèle à facette

• Envisagée dans une perspective archivistique, une
  des forces du modèle à facettes est sa stabilité
  dans le temps à léchelle de toute
  lorganisation.
• Cependant, lobtention de cette stabilité
  implique de saccorder de manière durable sur la
  sémantique utilisée ce qui, notamment dans le
  cadre des facettes de contenu, nest pas une
  chose aisée dans un nombre important de
  professions (métier de la conception, de la RD,
  droit des affaires, marketing, etc.).
• Pour faire face au caractère évolutif du contenu
  des documents produits dans certains secteurs
  professionnels et donc de la terminologie visant
  à refléter leur sémantique, un projet de
  recherche conjoint a été lancé entre le groupe
  socio-sémantique de lUniversité de Technologie
  de Troyes et les spécialistes de la
  classification à facettes de lUniversité de
  Montréal et de la société Cogniva.

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Le Web Socio-Sémantique Une approche issue de
lIngénierie des connaissances

• Le rôle de lIC
• 1. concevoir des systèmes dorganisation des
  connaissances pour les supports documentaires
  (essentiellement associés au web)
• 2. Faciliter lorientation dans les supports de
  connaissance ( information) dans le cadre
  dactivité denquête (conception, diagnotique,
  classification) recherche ouverte
  dinformation
• Différentes dimensions des connaissances, métier
  (juridique, médicale, ingéniérique), sociale
  (personnes, institution), esthétique (musique,
  arts graphiques)

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Web socio-sémantique une vision du web
différente de celle du WS

• Vision privilégiée du Web instrument de gestion
  documentaire facilitant des transactions
  coopératives interpersonnelles éventuellement
  très asynchrones et distribuées entre des acteurs
  individuels et collectifs engagés dans des
  échanges, débats, controverses, relevant de
  domaines très variés.
• Les modalités et les outils de gestion des
  documents doivent être pour partie conçus par les
  acteurs engagés dans une coopération active
• Accent mis davantage sur les associations entre
  notions et la sérendipité
• Basé une méta-sémiotique (langage) HyperTopic

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HyperTopic trois approches de litem
Sémantique rhétorico-herméneutique thèmes
Ontologies sémiotiques (thèmes ou attributs
heuristiques)
Point de vue
Thème
Thématisation heuristique
Attributs standards
Item (sémiotique ou non)
Ressources documentaires
Spécification référentielle
Ressources
Sémantique référentielle objets et concepts
(requêtes logiques)
Documentation de litem (fouille de texte)
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Exemple de modélisation basée sur HyperTopic
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Facettes et points de vue

• Les approches par facettes comme les approches
  par points de vue sont toutes deux basées sur des
  Systèmes dOrganisation des Connaissances
  multidimensionnels
• Mais elles diffèrent par le degré de stabilité
  versus évolutivité des termes utilisés pour
  exprimer la sémantique des dimensions.
• La problématique de la stabilité des termes
  entretient une relation étroite avec la nature de
  la sémantique sous-jacente, de type
  interprétative (ou rhétorico-herméneutique)
  versus référentielle

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Sémantique interprétative et référentielle

• La sémantique dun terme est référentielle quand
  il est possible de déterminer de manière non
  ambigüe si un artefact possède ou non la
  caractéristique décrite en procédant à une
  analyse de celui-ci selon une procédure
  consensuelle.
• Par contraste, la sémantique est interprétative
  (ou rhétorico-herméneutique ), si la décision
  permettant de juger de ladéquation du terme à
  lartefact ou à la situation visée, implique de
  tenir compte du contexte (et dabord du contexte
  discursif) dans lequel ce terme est employé, des
  intentions de la personne ayant promu son usage,
  des réactions possibles des destinataires en
  fonction de leurs problématiques.

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Les SOC selon le type de point de vue utilisé
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Dimension commune ou singulière des dimensions
prise en compte

• Dans le premier cas, critères communs, tous les
  acteurs sont censés appréhender les dimensions
  même sils peuvent en donner une interprétation
  particulière (consensus sur les dimensions).
• Dans le second, un groupe dacteurs peut
  revendiquer des dimensions spécifiques qui nont
  pas à être partagées par dautres.
• Le croisement du critère de stabilité de la
  sémantique permet de distinguer
• les ontologies sémiotiques (points de vue
  génériques explicites),
• les points de vue subjectifs (particuliers),
• les facettes génériques
• les facettes spécifiques.

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Les SOC selon le caractère plus ou moins évolutif
et commun
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Ontologies sémiotiques(points de vue systémiques
génériques)

• Le recours aux ontologies sémiotiques (points de
  vue systémiques génériques) correspond aux
  situations dans lesquelles lorganisation ou la
  communauté considérée cherche à définir un
  ensemble de dimensions explicites et communes
  sans quun consensus puisse être immédiatement
  établi.
• On parle dontologies sémiotiques pour souligner
  le fait que la communauté engagée dans la
  description vise à produire une vision du monde
  sarticulant autour de dimensions communément
  reconnues (ontologies), même lon reconnait les
  différences de points de vue liées, par exemple,
  à la profession considérée
• Le processus de définition est progressif et il
  est même possible que lon ne parvienne jamais à
  une situation totalement stable ou que des
  périodes de crise viennent remettre en cause un
  consensus établi.
• Mais cette vision commune sappuie pour une large
  part sur une sémantique interprétative et non
  référentielle organiser un fond dimages,
  plusieurs métiers techniques partageant des plans
  ou des documents, caractériser des pratiques de
  clients à partir de rapports, partager des
  signets de sites web, des chercheurs constituant
  une bibliothèque numérique, etc.

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Points de vue subjectifs (développement dun
style personnel)

• Correspond aux situations dans lesquelles une
  dimension danalyse est essentiellement portée
  par un acteur, le plus souvent un expert reconnu,
  qui représente une pratique singulière sans que
  la dimension associée à cette pratique ne soit
  nécessairement explicitée ni quelle nait
  nécessairement vocation à sinscrire dans un
  schéma densemble (par opposition avec le
  caractère "systémique" des ontologies
  sémiotiques).
• Les points de vue subjectifs peuvent
  ultérieurement traduire un des points de vue
  systémique des ontologies sémiotiques ou rester
  propre à un expert particulier.
• On peut également considérer des situations dans
  lesquelles le même point de vue systémique donne
  lieu à différentes déclinaisons plus
  "subjectives" invitant à considérer cette
  dimension selon différents styles (sur
  lopposition entre genre et style voir, par
  exemple, Clot, 2008).

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Coopération entre approches par facettes et par
points de vue
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Deux modalités possibles

• Modalité 1 Alors que les facettes permettraient
  de traiter les dimensions stables et
  standardisées du contexte de production des
  documents et de leur contenu (e.g. lieu, temps,
  personne), les ontologies sémiotiques et les
  points de vue subjectifs seraient utilisés pour
  traiter les dimensions du contenu plus complexes
  et évolutives (e.g. thèmes, caractéristiques des
  objets décrits, usages ou finalités, voir Tableau
  4).
• Modalité 2 les approches par points de vue
  seraient utilisées lors des phases préalables de
  lanalyse documentaire. Au fur et à mesure que la
  sémantique se stabiliserait pour la communauté
  considérée, il deviendrait possible (pour
  certaines dimensions) de passer à un mode
  représentation par facettes, dont les valeurs
  seraient plus stables et plus facilement
  combinables avec dautres facettes, par exemple,
  de contexte.

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Opérationnalisation

• Fédérer les infrastructures sémantiques ISIS et
  HyperTopic pour permettre de combiner les
  différents types de sémantiques associées aux
  modèles.
• Meilleure gestion possible de la diversité des
  approches de la signification, allant des
  approches basées sur la mesure et les conventions
  administratives univoques aux approches recourant
  à des processus interprétatifs divers et
  créatifs.

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Conclusion
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Supériorité des approches par facettes par
rapport au paradigme hiérarchique

• L'exploitation des facettes constitue une
  solution alternative très riche au paradigme
  hiérarchique pour lorganisation documentaire au
  sein des entreprises.
• Les études et expériences présentement réalisées
  au sein de plusieurs organisations publiques
  canadiennes (e.g. Bibliothèque et Archives
  Canada, Développement Économique Canada) semblent
  indiquer que la souplesse, lexpressivité et la
  simplicité du métamodèle à facettes ISIS, mettant
  en relation le contenu thématique d'un document
  et le contexte dans lequel il a été créé offre de
  nombreux avantages

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Rôle des approches par point de vue dans les
processus intensifs en connaissances

• Les approches par points de vue, ontologies
  sémiotiques et points de vue subjectifs répondent
  à des besoins de gestion de linformation
  associés à des "activités intensives en
  connaissances" dans lesquelles la diversité des
  expertises mobilisées ne permet pas dobtenir de
  prime abord un référentiel stable et standardisé.
  
• La complémentarité entre ces approches devrait
  permettre de répondre à certaines des exigences
  actuelles, parfois contradictoires, du record
  management, de larchivistique et de la gestion
  des connaissances.