Approche Innovatrice de la Supervision formative pour renforcer les activit

1
Approche Innovatrice de la Supervision formative
pour renforcer les activités de FP

• Conférence Internationale sur le Repositionnement
  de la Planification Familiale en Afrique de
  lOuest
• Accra, 15-18 février 2005
• Marcel Sagbohan, md.,msc.
• Coordonnateur Adjoint PROSAF/Bénin
• 1

2
Appui au renforcement du Système des services de
santé

• PROSAF/USAID a aidé la DDSP BA (Bénin) à mettre
  en place une approche innovatrice de supervision
  formative pour renforcer les prestations de
  services de santé de qualité y compris la PF
  (1999-2004)
• Phase de pérennisation 2004-2005

3
(No Transcript)
4
Pourquoi cette approche fut introduite?

• Palier les insuffisances dans la gestion du
  système des services de santé ainsi que sa faible
  performance révélées par EQGSS en 1999.
• En effet, plus de 80 des agents de santé
  nappliquaient pas les normes de prestations des
  services, en particulier les prestations de la PF
  qui était très peu utilisées !!!
• lt 7 des centres de santé avaient bénéficié dune
  quelconque visite de supervision au cours des
  douze mois précédents lévaluation !!!

5
Consensus sur le Contenu de la SUPERVISION
FORMATIVE (SF)

• Une fonction de gestion visant à accroître les
  performances dun personnel par une amélioration
  de ses compétences et de sa motivation
• Une action continue d'information et de
  formation, d'instruction et de correction des
  erreurs créant la responsabilisation et la
  motivation des agents
• L'ensemble des mesures visant à s'assurer que le
  personnel accomplira ses activités avec
  efficacité et devient plus compétent dans son
  travail. Elle ne doit pas se revêtir un
  caractère sanctionnel mais elle doit être
  valorisante dans la mesure où le personnel la
  ressent comme un moyen d'améliorer sa compétence.

6
Consensus sur ce que la SF nest pas!

• Surveillance veiller avec grande attention,
  souvent avec méfiance
• Inspection/contrôle vérifier si les taches sont
  exécutées selon les normes établies sans que l'on
  ne puisse prendre des décisions  vérifier la
  conformité aux règles, procédures et normes 
• Suivi  mesures prises pour assurer le maintien
  des résultats acquis (du processus ou de ses
  efforts)
• Monitoring  suivre les activités régulièrement
  pour sassurer de la bonne marche du service
• Évaluation mesurer l'écart entre ce qui est
  prévu (l'objectif) et ce qui est fait mesurer le
  degré de réalisation des activités et/ou les
  effets de ces activités par rapport aux objectifs
  (en se servant des indicateurs et critères
  aboutit à un jugement de valeur)
• Le contrôle est un élément de supervision qui
  elle-même est un instrument d'évaluation

7
Consensus sur les Buts de la SF

• Aider les agents de santé à assurer la provision
  de services de qualité (conformément aux normes)
  efficaces pour satisfaire les besoins des clients
  
• De ce point de vue, la SF vise à accroître la
  performance des AS

8
Aspects de la Performance renforcés par la SP

• La finalité de toute supervision est
  laccroissement des performances.
• Hors la Performance (P) est un produit de la
  Motivation (M), de la Compétence (C) et
  lEnvironnement (E) P M X C X E
• Tous les facteurs intrinsèques de l'acteur,
  susceptibles d'influer négativement ou
  positivement sur ses connaissances, compétences
  et motivation, devront faire l'objet dune
  investigation minutieuse par le superviseur.
• Le superviseur est ainsi appelé à apprécier et
  agir sur ces différents facteurs pour accroître
  les performances en quantité et en qualité de
  l'acteur supervisé.

9
Quavons nous fait?

• Introduction de la Supervision Formative basée
  essentiellement sur lélaboration et la
  dissémination des normes et outils y afférents
• Simultanément renforcement des compétences des
  prestataires en Technologie Contraceptive et en
  Gestion de la Sécurité Contraceptive
• Formations / Appui Logistique / Coaching
• Staff technique de la DDSP,
• Équipes dEncadrement de zones sanitaires (EEZS),
• Prestataires.

10
Les étapes de la mise en oeuvre

1. Élaboration et validation des normes et étapes de
   la Supervision Formative, des outils de
   supervision et du plan de dissémination,
2. Dissémination des normes et outils de SF à
   travers des formations sous forme de test de
   lapproche dans toutes les zones sanitaires
3. Amélioration des étapes, de lorganisation et des
   outils,
4. Utilisation  routinière  de la Supervision
   Formative par toutes les EEZS, et coaching
   régulier des EEZS,
5. Monitoring trimestriel de la performance des EEZS
   en matière de Supervision Formative

11
Coaching

• Un style de management et/ou de supervision ou
  le manager/le superviseur a une orientation de
  développement envers le personnel. Il profite
  de tout contact avec son personnel pour 
• Encourager, renforcer, et donner la rétroaction
  au personnel
• Clarifier les buts, priorités et standards de
  performance de manière valorisante 
• Ecouter les idées du personnel et les impliquer
  dans les processus de planification et de
  résolution de problèmes 
• Féliciter et remercier le personnel pour un bon
  travail.
• Promouvoir linitiative, lapprentissage
  continue lintroduction des changements
  nécessaires pour améliorer la qualité du travail

12
Normes Supervision Formative

• Limites prioritaires dintervention de chaque
  niveau dans la Supervision
• supervision du niveau central
• supervision du niveau intermédiaire
• supervision zonale
• supervision activités communautaires
• Périodicité de la supervision
• Semestrielle au niveau intermédiaire
• Trimestrielle au niveau Zone (Chaque CS doit
  bénéficié dau moins une visite
• de supervision formative au cours du trimestre)
• Mensuelle au niveau CS
• Calendrier de visite établi et connu de tous
• Composition de léquipe de supervision (profil
  des membres dépendent
• des objectifs de la supervision)
• Utilisation des données pour planifier la
  supervision

13
Normes SF Phase préparatoire

• Identifier le problème
• Analyser les facteurs / causes
• Choisir le / les superviseurs
• Fixer les objectifs de la supervision ( dépend
  de l'analyse causes)
• Lister les activités à réaliser et répartir les
  taches entre membres équipe de S.
• Identifier les agents concernés par la visite de
  supervision
• Liste des outils de supervision à utiliser//
  confection outils à partir des activités à
  réalisation.
• Élaborer un calendrier /circuit de supervision.
• Distribution aux C.S. du calendrier outils
• Mise en place de la logistique

14
Outils de la Supervision Formative
Outils de la phase de préparation Extraits des
objectifs / cibles / Rapports Hypothèse de
travail et liste de pointage des activités à
superviser en priorité Description de poste de
fonction activités et tâches   Outils de la phase
dExécution Liste de Pointage Emploi du
temps Liste de contrôle des activités de
soins Liste de contrôle des activités de gestion
  Outils de la phase de suivi Fiche de
dépouillement Fiche de synthèse Note explicative
pour la fiche de synthèse Fiche de
référence Fiche de référence pour la fiche de
synthèse  
15
Normes SF Phase dexécution

• Observation des activités en cours
• Observation de la gestion du personnel et du
  temps
• Analyser les documents
• Entretien avec des clients
• Synthèse avec le personnel
• Noter les observations importantes et les
  décisions prises dans le cahier de supervision

16
Normes SF Phase post supervision

• Rapport de supervision
• Analyse et évaluation de la supervision
  domaines de performance et de sous performance
  notés et quantifiés
• Constitution dune base de données de supervision
  
• Monitoring de la performance

17
Soutien Logistique et Coaching

• Fourniture de micro ordinateurs et accessoires
  dans chaque bureau de Z et
• CSC / Électricité
• Véhicules de Supervision là où nécessaire
• Motivation à travers le coaching

18
Les critères dune Supervision Formative (5)

1. Suivi des recommandations de la dernière visite
2. Observations de cas de prestation de services 
   au moins 3 rencontres de client-prestataire sur
   CPN et/ou PF et/ou PCIME 
3. Analyse des documents
4. Feedback avec les agents de santé
5. Discussion avec les agents de santé sur la
   recherche de solution aux problèmes

19
Résultats obtenus après 4 ans de mise en oeuvre

• Performance des EEZS en matière de Supervision
  Formative est passée de 5 en début 2001 à 78
  en fin 2004.
• Concomitamment, on a noté que la proportion des
  agents de santé qui appliquent plus de la moitié
  des normes de prestations des services de PF est
  passée de 27 en 2002 à 76 en décembre 2004.
• Il en est de même pour dautres services tels que
  la CPN et la CPoN où la performance des
  prestataires a dépassé 80.

20
(No Transcript)
21
Normes Essentielles en PF
22
Normes Essentielles en PF
23
Conclusion

• Ces résultats suggèrent que la Supervision
  Formative est une approche efficace de
  renforcement de la performance des agents de
  santé à fournir des services de PF de qualité.
• Cest une étape essentielle vers laccroissement
  rapide de lutilisation des services de santé en
  particulier la PF.
• Défis
• CCC auprès Prestataires et Populations
• Financement continus des approvisionnements et
  disponibilité permanente des produits et services
• Intégration des services
• Partenariat entre bailleurs pr de synergie

24
Merci pour votre aimable attention