COMBINACION DE CORRESPONDENCIA EN WORD

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COMBINACION DE CORRESPONDENCIA EN WORD

• La combinacion de correspondencia nos sirve para
  enviar un mismo documento a diferentes
  destinatarios.

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MENÚ

• COMBINACION DE CARTAS
• COMBINACION DE ETIQUETAS
• COMBINACION DE SOBRES

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PASOS PARA COMBINAR CARTAS

• 1. Cerrar el archivo donde se encuentra el
  listado
• 2. Abrir el archivo donde se encuentra la carta
• 3. Seleccionar el menú VER-BARRA DE
  HERRAMIENTAS-COMBINAR CORRESPONDENCIA
• 4. Elegir el botón Configuración del documento
  principal de la barra de herramientas de combinar
• correspondencia
• 5. Seleccionar en tipo de documento Cartas
• 6. Después seleccionar el siguiente botón Abrir
  origen de datos y
• 7. Buscar el archivo del listado y seleccionar
  Abrir

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(No Transcript)
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(No Transcript)
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• 8. Seleccionar el siguiente botón que se llama
  Insertar campos combinados,
• elegir cada uno de los campos y presionar el
  botón Insertar, cuando se termine
• de agregar los campos, se cierra la ventana y
  podemos dar retorno entre cada
• campo para que se coloquen cada uno en un renglón.

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• 9. A continuación seleccionar el botón Combinar
  en un
• documento nuevo y elegir la opción Todos para que
• abra otro documento con la carta y los datos del
  listado
• combinados.

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COMBINACION DE ETIQUETAS

• Para combinar etiquetas se requiere hacer los
  pasos anteriores del 1 al 4.
• 5. Seleccionar en el tipo de documento la opción
  Etiquetas
• 6. Desplegará una ventana para elegir el tipo de
  etiquetas
• 7. Seleccionar la impresión en Láser o en Matriz
• 8. En Información de etiquetas, elegir Avery
  estándar EE.UU.
• 9. Seleccionar del número de producto de las
  etiquetas (generalmente
• en el paquete aparece en número de modelo)
• 10. Aparecerá la hoja con las líneas del tamaño y
  número de etiquetas
• según el modelo escogido

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TIP En el documento donde se generarán las
etiquetas podemos seleccionar antes el tamaño y
el tipode la letra seleccionando primero en el
menú Edición-Seleccionar todo y a continuación
escoger elformato de la letra.
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• 11. Seleccionamos el botón de Abrir origen de
  datos.
• En este ejemplo ahora utilizaremos el archivo
  creado en
• Excel en el que por tener varias hojas, se elige
  cuál de
• las hojas es donde se encuentran los datos y si
  la
• primera fila contiene los títulos de las columnas.

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ANTES DE COMBINAR LAS ETIQUETAS

• 12. Después presionamos el botón de Insertar
  campos combinados para igual que en las cartas
  agregar
• los campos que aparecerán en las etiquetas.
• 13. El siguiente botón a seleccionar es
  Distribuir etiquetas,
• esto para que en cada una de las etiquetas se
  agreguen los
• campos que se insertaron
• ANTES DE COMBINAR LAS ETIQUETAS casi siempre se
• generan 2 páginas en donde el último renglón se
  pasa a la
• siguiente página. Para evitarlo, se puede
  disminuir a 0 cm. el
• margen del pie de página dentro del menú
  Archivo-Configurar
• página-pie de página en la pestaña Diseño.
• 14. Por último, presionamos el botón de Combinar
  en un
• documento nuevo para que aparezcan las etiquetas
  con los
• datos combinados.

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COMBINACION DE SOBRES

• Igualmente se seguirán los pasos del 1 al 4
• 5. Seleccionar Sobres
• 6. Aparece una ventana donde se selecciona el
  tamaño del sobre y la forma como se va a imprimir
• 7. La página se configurará automáticamente al
  tamaño seleccionado
• Ahora para este ejemplo tomaremos un archivo
  desde el
• administrador de base de datos Access.
• 8. Seleccionar Abrir origen de datos y elegir la
  base de
• datos con extensión mdb.

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• NOTA Antes de insertar los campos, es importante
  colocar el cursor en medio del sobre donde
• aparecerá un recuadro y entonces agregar los
  campos.
• 9. Seleccionar el botón de Insertar campos
  combinados
• y insertar cada uno de los campos como se hizo en
  la
• combinación de cartas.
• 10. Después de insertar los campos, seleccionar
  el
• botón de Combinar en un documento nuevo. En la
• siguiente imagen se aprecia dentro de la Vista
• preliminar cómo están combinados los sobres.