IMSS-UAC

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IMSS-UAC

• MACROPROCESOS

CP.Fidel Ramon Alcocer Martinez. MAD.
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(No Transcript)
3
(No Transcript)
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III. DESARROLLO DE PROCESOS
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Propósitos

• Simplificar procesos.
• Elevar la eficacia, calidad y productividad de
  los procesos.
• Eliminar las quejas de los usuarios.
• Identificar oportunidades de innovación.
• Reinvertir el tiempo ahorrado en actividades
  afines al proceso.

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Alternativas
Existen diferentes alternativas para lograr el
cambio en los procesos establecidos, a través de

1. Cambio radical de procesos prioritarios
   seleccionados
2. Mejora de procesos prioritarios

La decisión debe estar en función de las
condiciones, características y propósitos de la
institución y, en particular del proceso de que
se trate.
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Siete pasos para el análisis de procesos

1. Definir los límites del proceso.
2. Conocer la situación actual del proceso.
3. Recolectar y analizar las actividades del
   proceso.
4. Identificar áreas de oportunidad.
5. Determinar acciones de mejora.
6. Desarrollar las mejoras.
7. Implementar y vigilar las mejoras.

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• Definir los límites del proceso
• Diagnóstico

1. Conocer la situación actual del proceso

1. Recolectar y analizar las actividades del proceso

Mejora continua
Retroalimentación

1. Identificar áreas de oportunidad

MODELO GENERAL DE ANÁLISIS DE PROCESOS

• Implementar y vigilar las mejoras

• Desarrollar las mejoras
• Registro de acciones de mejora

• Determinar acciones de mejora
• Causa Efecto invertido

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IV. DESARROLLO DE PROCESOS Y HERRAMIENTAS
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Definición de proceso

• Conjunto de actividades que transforman o
  convierten uno o más insumos en resultados que
  proporcionan un valor a quien usa, aplica o
  demanda dichos resultados.

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PEPSU
Es una imagen sencilla de cómo opera el proceso
en relación con sus proveedores, entradas,
procesos, salidas y usuarios. Este tipo de
diagrama es muy útil para el análisis y mejora
del proceso.
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Macroprocesos

• Son lo procesos principales en la organización
• Financiero
• Remuneraciones
• Servicios al Cliente
• Atención Medica

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Microprocesos

• Son aquellos procesos mas concretos o especificos
  que necesariamente forman parte de los
  Macroprocesos
• Macroproceso (Remuneraciones)
• Microprocesos
• Emision de Cheques de Nomina
• Control de Asistencia y Puntualidad

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Macro y Micro-procesos

• Macroprocesos
• Ventas/Atencion al Cliente

• Microprocesos
• 1. 1. Realización de visitas de captación de
  clientes
• 1.2. Elaboración de tarifas.
• 1.3. Elaboración de ofertas.
• 1.4. Alta de clientes.
• 1.5. Seguimiento de la mercancía.
• 1.6. Atención a las consultas de los clientes.
• 1.7. Realización de visitas de mantenimiento de
  clientes.
• 1.8. Controles de calidad.

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Macro y Micro Procesos

• Macroprocesos
• Llegada de mercancia y Flujo de Informacion
  Documental

• Microprocesos
• 3.1. Documentación de las llegadas.
• 3.2. Movimiento de mercancía de llegada.
• 3.3. Reparto de la mercancía.
• 3.4. Control de albaranes con justificación de
  entrega.
• 3.5. Liquidación de autónomos

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Diagnóstico del Proceso
Es el análisis de los diversos factores,
características, problemática y aspectos más
relevantes del proceso que, en conjunto,
determinan la percepción que se tiene del proceso
con respecto a su nivel de eficiencia.
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Propósito

• Identificar problemas reales y potenciales que
  afectan al proceso.
• Detectar los factores que limitan la eficiencia
  del proceso.
• Identificar áreas de oportunidad, a partir del
  análisis de los problemas percibidos en el
  diagnóstico.

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Cuestionario para el diagnóstico

1. Cuál es el principal objetivo del proceso?
2. Qué considera que no se está cumpliendo del
   objetivo, dentro del proceso?
3. Describa cuáles son los productos o servicios que
   se generan del proceso.
4. Las características de los productos o servicios
   cumplen con los estándares establecidos?
5. Las características de los productos o servicios
   cumplen con los estándares establecidos?

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Cuestionario para el diagnóstico

1. El proceso tiene una clara relación con la
   misión, visión, objetivos estratégicos y
   políticas de la institución?
2. El proceso cuenta con controles que permitan
   identificar desviaciones?
3. Actualmente, existen acciones de mejora que se
   estén ejecutando en el proceso?
4. Cuáles son las principales problemáticas que
   existenen el proceso?
5. Cómo debería operar el proceso?

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Análisis de Fuerzas y Debilidades

• Aspectos a considerar
• Políticas y procedimientos
• Personal
• Recursos financieros
• Recursos tecnológicos
• Recursos materiales
• Información
• Otros

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Aplicación

• Listar las actividades componentes del proceso.
• Identificar los tipos de actividades que se
  realizan (operación, traslado, demora,
  verificación, archivo o corrección).
• Identificar el tiempo que se utiliza para
  desarrollar cada actividad.

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Formato de frecuencias
Diagrama de Pareto
DE FRECUENCIA ACUMULADA
TIEMPO
ACTIVIDAD
FRECUENCIA
TOTAL
100
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DIAGRAMA CAUSA EFECTO
EQUIPO
PERSONAL
EFECTO
CAUSAS
MEDIO AMBIENTE
MÉTODOS Y PROCEDIMIENTOS
MATERIALES
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Diagrama causa-efecto

• Ventajas
• Evita desviaciones en el análisis de los
  problemas en la búsqueda de soluciones.
• Permite la tormenta de ideas.
• Se identifican todas las posibles causas de un
  problema (efecto).

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Diagrama causa-efecto

• Aplicación
• Cuando se quiere resolver un problema en equipo.
• Cuando se quiere encontrar causas reales del
  problema (efecto).
• Cuando se buscan causas del problema y se asignan
  responsabilidades para resolverlo.

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Diagrama causa-efecto

• Técnica Lluvia de Ideas.
• 1. Formar un grupo de trabajo.
• 2. Explicar el motivo de la junta (identificar el
  problema).
• 3. Explicar que toda opinión, idea o sugerencia
  que se diga será aceptada por el grupo.
• Se prohíbe criticar ideas, ofender, limitar
  ideas, rechazar ideas, hablar todos a la vez, o
  burlarse.

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Diagrama causa-efecto
5. Todos deben participar libremente, opinar, dar
ideas, hablar en orden y uno por
uno. 6. Preguntar por las posibles causas del
problema. 7. Anotar todas las causas.
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Diagrama causa-efecto
8. Atacar por aprobación del grupo, una por una
las causas del problema. 9. Identificar la causa
real del problema. 10. Trabajar sobre las causas
reales del problema en grupo asignando
responsabilidades.
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Ejemplo
EQUIPO
PERSONAL
Personal insuficiente.
Equipo de cómputo sin conexiones de interfases.
Resistencia al cambio.
Personal no especializado.
Equipo de cómputo obsoleto e insuficiente
Puestos operativos sin autoridad y facultad
DEMORAS Tiempo de espera de autorización,
supervisión y validación.
Procedimientos desactualizados
Excesivas cargas de trabajo e inequitativas
Horarios irregulares de recepción.
Procesos dispersos
Duplicidad de funciones.
Exceso de verificaciones
Procedimientos complejos
MÉTODOS Y PROCEDIMIENTOS
MEDIO AMBIENTE
MATERIALES
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Formato
Diagrama de causa-efecto invertido
PROPUESTAS DE MEJORA
ACCIÓN DE MEJORA
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Diagrama de causa-efecto invertido

• Aplicación
• Selección de las principales causas del problema
• Participación de los integrantes del grupo en una
  sesión de lluvia de ideas
• Cada persona deberá proponer las acciones de
  mejora que contribuyan a la solución de la
  problemática

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Diagrama de causa-efecto invertido

• Aplicación
• Determinación del conjunto de acciones de mejora
• Determinación de planes de acción
• Propuesta de actividades para la implantación de
  la acción de mejora

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Ejemplo
Diagrama de causa-efecto invertido
PERSONAL
Especialización de personal
Actualización del equipo de cómputo
Sensibilización y orientación
Instalación de interfases
MEJORA DEL PROCESO
Actualización y documentación de procedimientos
Definición de horarios de recepción
Distribución equitativa de cargas de trabajo
Sistematización de procesos
Facultación de personal
MÉTODOS Y PROCEDIMIENTOS
MEDIO AMBIENTE
MATERIALES
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Formato
Hoja de trabajo DEBER SER
Símbolo en la gráfica
No.
Actividad
Símbolo
Tiempo
R
1
2
3
4
5
35
Comparativo ser-deber ser
Antes
Después
Paso
Minutos
Pasos
Pasos
Minutos
Operación
15
1210
12
800
Traslado
15
1200
8
315
Demora
3
2880
3
123
Verificación
10
510
1
58
Archivo
1
150
1
12
0
0
0
0
Corrección
R
Total
44
5950
25
1308
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Factores que Afectan la Productividad

• Recursos Humanos
• Tecnologia
• Inversion de capital
• Reglamentacion
• Diseño del producto
• Maquinaria y equipo
• Capacitacion del trabajador
• Volumen de produccion

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Estudio del Trabajo

• Es un medio para aumentar la productividad de las
  empresas, mediante la reorganizacion del trabajo
• Es el metodo mas exacto para establecer normas de
  rendimiento
• Imprescindible para la planeacion y control de la
  produccion.
• Los ahorros resultantes de su aplicación se
  obtienen de inmediato.
• Es aplicable en todo tipo de empresas.
• Es altamente aplicable a las operaciones manuales.

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Objetivo del Estudio del Trabajo

• Mejorar los procedimientos y los procesos.
• Mejorar las distribuciones de las instalaciones
• Reducir el esfuerzo y la fatiga
• Optimizar la utilizacion de la mano de obra, de
  los materiales y de la maquinaria
• Mejorar las condiciones de trabajo
• Aumentar la seguridad
• Reducir costos

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Preguntas que debemos siempre hacer

• Porque es necesaria esta operación?
• Porque se hace esta operación de esta manera?
• Porque se especifican estas tolerancias?
• Porque se emplea esta materia prima?
• Porque efectua esta operación este operador?

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Cada Porque debe ir acompañado de

• CUAL es el proposito de la operación?
• COMO se puede hacer mejor?
• QUIEN lo puede hacer mejor?
• DONDE se puede efectuar a menor costo?
• CUANDO hacer la operación para reducir el manejo
  de materiales?

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Tolerancias

• Son margenes que se adicionan al tiempo
  cronometrado para tomar en cuenta las
  interrupciones, los retrasos y los movimientos
  lentos debidos a la fatiga y a las condiciones de
  trabajo.

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Las tolerancias se aplican en

• Tiempo totoal del ciclo de operación
• Tiempo de empleo de la maquina
• Tiempo de esfuerzo.

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Tolerancias comunes

• Tolerancias constantes
• Personal 5
• Por fatiga 4
• Tolerancias variables
• Por estar de pie 2
• Por posicion no normal 0 a 7
• Por empleo de fuerza fisica 0 a 22
• Alumbrado deficiente 0 a 5
• Condiciones atmosfericas 0 a 10
• Atencion estricta 0 a 5
• Nivel de ruido 0 a 5
• Esfuerzo mental 1 a 8
• Monotonia 0 a 4
• Tedio (aburrimiento) 0 a 5

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Distribucion de Planta
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Distribucion de planta