Presentasjon Innkj

1
Presentasjon Innkjøpsforum 2010 Intern
kontroll, organisering og fullmaktsstruktur

• Avdelingsdirektør Arne Lunde
• UH-avdelingen KD

2
Intern kontroll

• 14 ØR Alle virksomheter skal etablere systemer
  og rutiner som har innebygd intern kontroll for å
  sikre at
• a) beløpsmessige rammer ikke overskrides og at
  forutsatte inntekter kommer inn
• c) ressursbruken er effektiv
• e) virksomhetens verdier, herunder fast eiendom,
  materiell, utstyr, verdipapirer og andre
  økonomiske verdier, forvaltes på en forsvarlig
  måte

3
Intern kontroll

• f) økonomistyringen er organisert på en
  forsvarlig måte og utføres i samsvar med
  gjeldende lover og regler
• g) misligheter og økonomisk kriminalitet
  forebygges og avdekkes

4
Intern kontroll

• ØB 5.3.1
• Virksomheten skal etablere systemer og rutiner
  som sikrer at anskaffelser av varer og tjenester
  skjer på en effektiv og forsvarlig måte.
• Fullmakter og organisering av arbeidet skal være
  dokumentert, og det skal være etablert metoder og
  tiltak som har til hensikt å forebygge, avdekke
  og korrigere feil og mangler i systemene og
  rutinene, jf. pkt. 2.4.

5
Intern kontroll

• Viktige elementer i internkontroll
• Systemer for risiko-og internkontrollvurdering
  som er tilpasset virksomhetens art, omfang og
  kompleksitet, som er forankret i
  styringsdokumenter
• Definerte roller og ansvar knyttet til
  virksomhetsstyring, risikostyring og
  internkontroll gjennom instruks for styre og
  ledelses- og kontrollfunksjoner
• Internkontrolltiltak
• Systemrevisjon monitoring

6
Intern kontroll

• Eksempler på risikoelementer ved anskaffelser
• Svak organiserinng, og manglende rutiner og
  internt regelverk på anskaffelser
• Overholdelse av LOA/FOA ved anskaffelser over
  terskelverdiene
• Dokumentasjon av anskaffelsesprosessen
• Bruk av rammeavtaler
• Fornying av rammeavtaler
• Anskaffelser som foretas av medarbeidere uten
  fullmakt
• Registrering av eiendeler i anleggsregister

7
Organisering

• Forhold som må iakttas ved innkjøpsorganiseringen
  
• Styrets rolle og ansvar
• Styringslinjen ned til de som sitter med det
  operative innkjøpsansvaret
• Fordeling av oppgaver og ansvar mellom stab og
  linje i forhold til
• Innkjøpsområder (rammeavtaler, innkjøp over
  terskelverdiene og små innkjøp)
• Hvilke innkjøp som skal sentraliseres
• Kontrollaktiviteter
• Rapportering

8
Organisering

• Myndiggjøring av innkjøpsfunksjon
• Krav til kompetanse og autorisering av ledere og
  medarbeidere med innkjøpsansvar.
• Anskaffelser på eksternfinansierte prosjekter
• Prosjektene er ikke prosjektleders private sfære,
  men en del av institusjonens virksomhet.
• Kritisk størrelse på den innkjøpsfaglige
  kompetansen på institusjonsnivå
• Deltakelse i innkjøpssamarbeid og
  innkjøpsnettverk

9
Fullmaktsstruktur

• Krav til skriftlige fullmakter og hvem har
  myndighet til å gi de?
• Koblingen mellom budsjettdisponeringsfullmakt
  (BDF) og innkjøpsfullmakt
• Krav til kompetanse hos de som får tildelt
  fullmakter
• Koblingen mellom fullmakter og systemtilgang til
  bestillingssystem og eventuelt KGV
• Ajourhold av fullmaktene