PENULISAN MINIT MESYUARAT

1
PENULISAN MINIT MESYUARAT

• Oleh
• Zanariah binti Abdol
• Guru Cemerlang Bahasa Melayu
• (Munsyi Dewan)

2
TUJUAN MESYUARAT

• Membuat rancangan untuk kelancaran pelaksanaan
  projek
• Mempercepat persiapan kerja
• Mengenal pasti dan menyelesaikan masalah
• Mematuhi arahan

• Menyelaraskan kegiatan
• Menyebarkan maklumat
• Mendapatkan nasihat / pandangan / maklum balas
• Menilai pelaksanaan projek / tugasan
• Membuat keputusan

3

• Dan bermesyuaratlah dengan mereka dalam urusan
  itu dan apabila engkau telah berazam, maka
  bertakwalah kepada Allah.
• (Ayat 159,
  Surah Al-Imran)

4
PRAMESYUARAT

• Penentuan
• Tarikh
• Masa
• Tempat

Menentukan tujuan
Membincangkan agenda
Tempahan bilik dan kemudahan lain

• Menyediakan kertas agenda
• Berbentuk rangka
• Agenda lengkap (salinan pengerusi dan setiausaha)

• Menyediakan dokumen
• - Minit mesyuarat lepas
• Bahan rujukan, statistik,
• kajian, dll
• Catatan ketetapan tindakan
• berdasarkan mesyuarat lepas
• - dll.

Menghantar Notis / surat panggilan
5
SEMASA MESYUARAT

• Pengerusi mengendalikan mesyuarat.
• Setiausaha mencatat minit.
• Setiausaha boleh meminta pengerusi
  mengulang/menjelaskan keputusan mesyuarat agar
  maklumat yang diminitkan tepat.
• Setiausaha hanya akan memberikan maklumat atau
  pendapat apabila diperlukan oleh pengerusi.

6
MENCATAT MINIT MESYUARAT

• Dua cara penulisan minit mesyuarat
• Verbatim mencatatkan setiap sesuatu yang
  diperkatakan oleh ahli mesyuarat dan persetujuan
  yang dicapai.
• Inti sari mencatatkan pokok perbincangan,
  ringkasan hujah dan inti sari yang dibincangkan
  dan persetujuan yang dicapai.

7
JENIS PERSETUJUAN YANG DICAPAI OLEH MAJLIS
MESYUARAT

1. Bersetuju untuk MENERIMA usul / hujah
2. Bersetuju untuk MENOLAK usul / hujah
3. Bersetuju untuk MENERIMA usul / hujah dengan
   pindaan
4. Bersetuju untuk mengambil perhatian terhadap usul
   / hujah
5. Bersetuju untuk meluluskan permohonan
6. Bersetuju untuk tidak memperakukan cadangan

8
BINAAN MINIT MESYUARAT

• Tajuk/Keterangan mesyuarat
• Keterangan kehadiran
• Perutusan Pengerusi
• Pembentangan dan pengesahan minit mesyuarat yang
  lepas
• Perkara Berbangkit
• Isu semasa 1
• Isu semasa 11
• Hal-Hal lain
• Ucapan penangguhan

9
Tajuk

• Mesyuarat Jawatankuasa Kurikulum Daerah Kluang,
• Bil. 2 tahun 2007,
• 10 Ogos 2007,
• jam 2.00 petang
• di Bilik Bestari,
• Pejabat Pendidikan Daerah Kluang.

10
Tajuk

• Mesyuarat Guru Pemimpin
• Persatuan Pandu Puteri Daerah Kluang
• Kali Pertama Tahun 2002
• Tarikh 25 Mac 2002
• Hari Sabtu
• Masa 8.30 pg. 12.30 tengah hari
• Tempat Bilik Gerakan, SMSJ
• Pengerusi Puan Zanariah binti Abdol
• Kehadiran 37 orang (Lihat Lampiran
  A)

11
KEHADIRAN

• Mesti dimulakan dengan nama dan jawatan
  pengerusi, diikuti oleh ahli lain mengikut
  jawatan dan kekananan.
• Kehadiran perlu ¾ jika ahli mesyuarat ingin
  membuat keputusan. Jika kurang, perbincangan
  biasa sahaja dibolehkan tanpa melibatkan
  keputusan.

12
KETIDAKHADIRAN

• Senaraikan nama ahli yang tidak hadir sama ada
  dengan alasan atau tidak.
• Jika banyak yang tidak hadir, catatkan
  bilangannya sahaja tetapi sediakan lampiran atau
  simpan maklumat kehadiran. Ataupun, senaraikan
  nama pegawai yang penting manakala ahli lain
  dicatatkan bilangannya sahaja.
• Tidak hadir (bersebab) En. Azman b. Ali , Puan
  Mariah binti Musa dan 15 orang ahli.
• Tidak hadir (tanpa sebab) En. Kasim b. Am dan 5
  orang ahli
• Alasan ketidakhadiran telah diterima daripada X,
  Y , Z dan 3 orang ahli
• Meminta Maaf Kerana Tidak Dapat Hadir

13
PERUTUSAN PENGERUSI

• Setelah kuorum mencukupi, mesyuarat dimulakan.
• Kata alu-aluan, penghargaan, terima kasih.
• Ulasan ringkas tentang tujuan mesyuarat.
• Pengerusi menghargai ahli mesyuarat atas
  kesudian hadir tepat pada masanya.
• Pengerusi mengucapkan terima kasih kepada semua
  ahli yang hadir.

14
PEMBENTANGAN MINIT MESYUARAT LEPAS

• Minit mesyuarat yang terakhir dibentangkan.
  Setiausaha boleh diminta oleh pengerusi untuk
  membacanya dengan kuat dan lantang.
• Pembetulan dari segi ejaan, maklumat yang
  tersalah catat atau maklumat yang tercicir
  dibuat. Pengerusi akan menurunkan tandatangan
  ringkas pada pembetulan.
• Penambahan atau perubahan yang tiada kaitan
  dengan perbincangan dalam mesyuarat sebenar tidak
  dibenarkan.

15
PENGESAHAN MINIT MESYUARAT YANG LEPAS

• Pengerusi meminta ahli-ahli yang hadir dalam
  mesyuarat yang lepas agar mengesahkan minit dan
  menyokong pengesahan tersebut.
• Setelah disahkan, pengerusi akan menandatangani
  minit itu serta-merta dan menulis tarikh pada
  ruangan yang disediakan.
• Jika minit bertaip, tandatangan perlu diturunkan
  pada setiap helaian.
• Salinan yang ditandatangani pengerusi disimpan.
• 2.0 Pengesahan Minit Mesyuarat
• 2.1 Cadangan En. Kamal Bahrain b. Rabin
• Sokongan Pn. Rusita bt. Adum

16
PERKARA BERBANGKIT

• Ahli meneliti perkara yang tercetak satu persatu
  dan boleh menyoal setiausaha atau pihak yang
  dipertanggungjawabkan.
• Soalan yang dibenarkan ialah meminta maklumat
  tentang hasil sesuatu tindakan yang diambil -
  bukannya membawa perbincangan baru tentang
  perkara berbangkit.
• Pegawai yang bertanggungjawab boleh memberikan
  makluman tentang perkembangan tugasan jika tidak
  ditanyai.

17
AGENDA YANG DITETAPKAN

• Perkara utama yang hendak dibincangkan
• Keputusan dicatatkan dengan lengkap iaitu
• Apakah keputusan mesyuarat?
• Bagaimanakah cara pelaksanaannya?
• Siapakah yang dipertanggungjawabkan?
• Tempoh pelaksanaan?
• Pihak manakah yang perlu memantau/menerima
  laporan kemajuan?
• Adakah melibatkan kos?
• Dll

18
HAL-HAL LAIN

• Perkara lain yang ingin dikemukakan oleh ahli
  atau pengerusi tetapi di luar agenda yang
  ditetapkan.
• Tidak memerlukan masa yang lama untuk
  dibincangkan.
• Jika perlu dibincangkan dengan panjang lebar,
  pengerusi buat keputusan agar dimasukkan ke dalam
  agenda mesyuarat yang berikutnya.

19
UCAPAN PENUTUP/PENANGGUHAN

• Bertanya kepada semua ahli mesyuarat jika ada
  apa-apa yang hendak diperkatakan.
• Pengerusi akan merumuskan/menggulung mesyuarat.
• Meminta ahli mencadangkan dan menyokong
  penangguhan mesyuarat (pilihan).
• Seorang ahli yang mengucapkan penghargaan kepada
  pengerusi (pilihan).
• Tarikh mesyuarat akan datang dipilih dan
  ditetapkan.
• Pengerusi menangguhkan mesyuarat dengan rasminya
  pada jam 4.30 petang.
• Dengan rasminya, mesyuarat ditangguhkan hingga
  ke tarikh yang ditetapkan, pada jam 10.00 pagi.

20
HUJUNG MINIT

• Tandatangan penyedia, nama dan jawatan, tarikh
• Tandatangan pegawai pengesah, nama dan jawatan
  (pengerusi), tarikh

21
PENUTUP

• Minit mesyuarat yang baik
• Sah
• Lengkap
• Ringkas
• Diselenggarakan dengan segera 3 hari selepas
  mesyuarat
• Diedarkan dengan segera 7 hari selepas mesyuarat