PREPARA

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PREPARAÇÃO PARA A BANCA EXAMINADORA
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TÓPICOS A SEREM ABORDADOS

• Introdução
• O Examinador Voluntário
• - O que é /Benefícios
• - Competências Necessárias
• Características Requeridas e Posturas
  Indesejáveis
• para um Examinador
• Código de Ética
• Atuando como Examinador
• - Responsabilidades, Produtos e Clientes do
  Examinador
• - Condições para designação como Examinador
• Processo de avaliação

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INTRODUÇÃO

• O Programa Gaúcho da Qualidade e Produtividade
  PGQP foi lançado em outubro de 1992, com o
  objetivo de estimular, articular e promover ações
  visando tornar competitivos os produtos e
  serviços das organizações do RS, por meio da
  melhoria da qualidade e produtividade.

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INTRODUÇÃO

• Você foi convidado para participar do
  treinamento de Preparação para a Banca
  Examinadora do Prêmio Qualidade RS - PGQP e, ao
  ser aprovado, passará a integrar um seleto grupo
  de profissionais que contribuem voluntariamente,
  com seu conhecimento e experiência em gestão,
  voluntariamente, para ajudar a melhorar a
  qualidade e o nível de competitividade das
  organizações do nosso País.
• Este pré-curso é uma atividade que antecede o
  curso presencial de Preparação para a Banca
  Examinadora.
• Bons estudos!

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1.O Examinador Voluntário
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O QUE É

• Atuar como Examinador é uma atividade voluntária
  que
• desenvolve a pessoa como indivíduo

pelo Exercício da Cidadania, pois todo o trabalho
que o examinador realiza é voluntário. Isto causa
também satisfação pessoal.
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O QUE É

• Atuar como Examinador é uma atividade voluntária
  que
• desenvolve a pessoa como indivíduo
• aumenta o conhecimento em Gestão

Você terá acesso a Relatórios de Gestão de outras
organizações, fará uma análise individual e
posteriormente de consenso. Tudo isto permitirá
conhecer muito bem o Sistema de Gestão das
Organizações.
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O QUE É

• Atuar como Examinador é uma atividade voluntária
  que
• desenvolve a pessoa como indivíduo
• aumenta o conhecimento em Gestão e
• amplia a experiência profissional.

Você terá acesso a Relatórios de Gestão de outras
organizações, tendo a oportunidade de desenvolver
a capacidade gerencial em organizações diferentes
da sua.
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BENEFÍCIOS ADICIONAIS DE SER UM EXAMINADOR
VOLUNTÁRIO
Aumento da Rede de Relacionamento - Network A
avaliação sempre é feita em conjunto com outras
pessoas e esta é uma excelente oportunidade para
trocar informações, conhecimento e ampliar a sua
rede de relacionamentos.
Reconhecimento - Cada vez mais se tem dado valor
para as pessoas que atuam como voluntários e
examinadores dos prêmios regionais e setoriais.
Aumento da empregabilidade - Acompanhe e faça uma
análise das pessoas que participam dos processos
de avaliação. Certamente estão tendo
reconhecimentos diferenciados.
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BENEFÍCIOS ADICIONAIS DE SER UM EXAMINADOR
VOLUNTÁRIO

• Prestígio Profissional cada vez mais tem se
  dado valor para as pessoas que atuam como
  voluntárias e examinadores dos prêmios regionais
  e setoriais.
• Intercâmbio Profissional com outros voluntários e
  organizações a avaliação é sempre realizada em
  conjunto com outros profissionais, e esta é uma
  excelente oportunidade para trocar informações,
  conhecimentos e ampliar sua rede de
  relacionamentos.
• Uso do Termo de Adesão é um documento previsto
  em Lei, que prova o número de horas de trabalho
  voluntário, e que protege o voluntário, a
  instituição que está disponibilizando o trabalho
  voluntário e a que está recebendo o voluntário.

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BENEFÍCIO DE SER VOLUNTÁRIO

• Autodesenvolvimento profissional
• Prestígio profissional
• Aumento da empregabilidade
• Exercício da cidadania
• Intercâmbio profissional - Networking
• Desenvolvimento da capacidade gerencial

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RECONHECIMENTO DO VOLUNTÁRIO
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RECONHECIMENTO DO VOLUNTÁRIO
Cerimônia do Prêmio Qualidade RS
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SER EXAMINADOR

• Para atuar como examinador é necessário atender a
  
• alguns requisitos, baseados no ideograma CHA
• Conhecimentos
• Habilidades
• Atitudes
• Vamos ver cada um deles agora!

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SER EXAMINADOR - COMPETÊNCIAS
Programa
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SER EXAMINADOR - COMPETÊNCIAS
Programa
Você precisa conhecer e dominar os 8 Critérios de
Excelência Liderança Estratégias e Planos
Clientes Sociedade Informações e
Conhecimento Pessoas Processos Resultados
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SER EXAMINADOR - COMPETÊNCIAS
Programa
Você precisa ter conhecimentos sobre os
principais Conceitos de Qualidade, entre eles
podemos citar PDCA 5 S MASP entre outros
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SER EXAMINADOR - COMPETÊNCIAS
Programa
Durante o processo de avaliação de uma candidata,
você está representando o Programa, por isso
precisa ter um conhecimento mínimo sobre o mesmo.
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SER EXAMINADOR - COMPETÊNCIAS
Programa
Você estará com o Relatório de Gestão da
candidata e o Guia de Avaliação dos Critérios e
utilizando estes dois instrumentos deverá
identificar as evidências que comprovem o
atendimento de cada um dos requisitos dos
critérios/ itens. Isto também deverá acontecer
durante e após o processo de visita.
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SER EXAMINADOR - COMPETÊNCIAS
Programa
A condução acontece antes, durante e após a
visita, pois em todos os momentos é preciso estar
atento as etapas e prazos do Prêmio Qualidade RS
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SER EXAMINADOR - COMPETÊNCIAS
Programa
Sobre a atual situação das evidências
apresentadas para o atendimento dos requisitos.
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SER EXAMINADOR - COMPETÊNCIAS
Programa
"Não tome partido". Seja justo em suas decisões.
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SER EXAMINADOR - COMPETÊNCIAS
Programa
Ouça com atenção a sua equipe e as pessoas da
organização.
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SER EXAMINADOR - COMPETÊNCIAS
Programa
Seja ético, conduza os trabalhos de acordo com o
planejado, cumprindo os prazos e tarefas
estabelecidos.
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CARACTERÍSTICAS REQUERIDAS PARA UM EXAMINADOR
Existem algumas características que precisam
estar presentes nos examinadores. Vamos ver
algumas delas a partir de agora
Capacidade de análise É muito importante para o
estudo e entendimento do Relatório da Gestão,
pois é nesta análise que o examinador compreende
a sistemática da organização. Respeito aos
procedimentos Respeitar as etapas e as
orientações do Programa e ler atentamente o
Manual da Banca Examinadora. Respeitar as regras
da organização durante a visita.
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CARACTERÍSTICAS REQUERIDAS PARA UM EXAMINADOR
Organização
Organização é essencial para obter um bom
resultado na elaboração dos relatórios, na
visita, no cumprimento dos prazos, na elaboração
do relatório de avaliação final.
Facilidade de comunicação
A comunicação é importante entre a equipe de
examinadores, com o juiz relator e com a
organização durante a visita. A boa comunicação
facilitará a condução da visita, a forma de
colocar os questionamentos e de conduzir a visita
harmoniosamente.
Trabalho em equipe
O trabalho do examinador é realizado em equipe
Examinador Líder, um ou dois Examinadores e Juiz
Relator.
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CARACTERÍSTICAS REQUERIDAS PARA UM EXAMINADOR
Discrição
Ser reservado em suas palavras e atos,
confidencialidade.
Foco na tarefa
Focar no objetivo do trabalho, manter sempre a
objetividade.
Disciplina
Seguir os prazos e a agenda estabelecidos.
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CARACTERÍSTICAS REQUERIDAS PARA UM EXAMINADOR
Empatia Capacidade psicológica para se
identificar com o "EU" de outro, conseguindo
sentir o mesmo que este nas situações e
circunstâncias vivenciadas (ser receptivo).
Visão sistêmica Visão do todo de uma
organização, da inter-relação entre as áreas, com
o ambiente externo.
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POSTURAS INDESEJÁVEIS PARA UM EXAMINADOR
Estas características devem estar ausentes
durante todo o processo de avaliação do Prêmio
Qualidade RS
Descomprometimento Rigidez Arrogância Atitude
antiética Prepotência Passividade Inconseqüência I
nflexibilidade Dispersão
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2.Código de Ética
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CÓDIGO DE ÉTICA

• Todos os membros da Banca Examinadora do Premio
  Qualidade RS, bem como os demais colaboradores
  estão regidos por um Código de Ética, definido
  sob as mesmas bases do Prêmio Nacional da
  Qualidade - PNQ, onde estes assumem compromissos
  com princípios éticos nas seguintes regras
• Regras de Conduta
• Regras de Confidencialidade
• Regras sobre Conflito de Interesses
•  

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REGRAS DE CONDUTA

• É rigorosamente vedado aos examinadores
• aceitar honorários, comissão ou atenções pessoais
  que representem valor, de organizações
  avaliadas/candidatas atuais ou de anos
  anteriores, que possam, de alguma maneira, gerar
  suspeitas quanto à integridade do processo de
  premiação
• oferecer serviços de consultoria ou qualquer tipo
  de assessoramento para organizações que tenha
  avaliado, por pelo menos dois anos após o ciclo
  de premiação
• usar informações privilegiadas decorrentes do
  processo de avaliação, como forma de obter
  vantagens pessoais ou de oferecer serviços
  profissionais
• utilizar ou reproduzir, em benefício próprio,
  para fins comerciais ou de recebimento de
  vantagens diretas ou indiretas sem prévia
  autorização, quaisquer materiais ou publicações
  de propriedade da instituição gestora

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REGRAS DE CONDUTA

• É rigorosamente vedado aos examinadores
  (continuação)
• falar, apresentar-se ou executar qualquer
  atividade em nome da instituição gestora, sem
  estar devidamente autorizado para tal
• comunicar-se com as organizações
  avaliadas/candidatas solicitando documentação,
  informações ou esclarecimentos sobre o Relatório
  da Gestão, o planejamento da visita ou quaisquer
  outros assuntos relativos ao processo de
  premiação, sem autorização prévia da instituição
  gestora
• usar a logomarca da instituição gestora ou do
  Prêmio Qualidade RS como identificação de sua
  condição de examinador, assim como a colocação em
  seu cartão de visita e
• identificar-se como examinador do Prêmio
  Qualidade RS sem que tenha participado
  efetivamente da análise da organização candidata
  daquele ciclo ou sem informar o ano em que isto
  ocorreu. A condição de membro da Banca
  Examinadora deve ser informada da seguinte forma
  Examinador/Examinador LíderPrêmio Qualidade RS
  2008.

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REGRAS DE CONFIDENCIALIDADE

• Os Examinadores obrigam-se a tomar as seguintes
  precauções, com o objetivo de manter a
  confidencialidade de todas as informações obtidas
  durante o processo de avaliação
• salvaguardar as informações recebidas durante o
  processo de avaliação, relativas as organizações
  candidatas atuais ou de ciclos anteriores,
  evitando discuti-las até mesmo com familiares,
  pessoas de seu relacionamento, outros
  examinadores e colegas de profissão, exceto
  quando esta troca de informações fizer parte do
  processo de avaliação
• não revelar o nome das organizações candidatas,
  atuais ou de ciclos anteriores, nem mesmo revelar
  sua identidade de alguma outra forma indireta
• não reproduzir ou divulgar as informações do
  Relatório da Gestão ou de qualquer outro
  documento utilizado no processo de avaliação das
  organizações candidatas e
• não revelar a outros membros da banca
  examinadora, as organizações candidatas ou à
  instituição gestora, seja durante as atividades
  de treinamento, de avaliação ou de julgamento,
  sua condição de consultor ou sua participação na
  preparação de uma candidata ao Prêmio Qualidade
  RS.

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REGRAS SOBRE CONFLITO DE INTERESSES

• Os Examinadores obrigam-se a manifestar a
  condição de conflito de interesses sempre que
  fatores objetivos ou subjetivos (estreito
  relacionamento, experiências passadas ou
  preconceitos em relação a organização candidata)
  os impedirem de avaliar ou julgar de maneira
  independente e imparcial, ou puderem prejudicar a
  imagem da instituição gestora ou do processo de
  premiação.
• Dentre os fatores objetivos são claramente
  definidos três níveis de conflito de interesses
  no processo de avaliação
• relacionamento direto, quando o Examinador possui
  um vínculo empregatício ou profissional com a
  organização avaliada/candidata, ou com um
  fornecedor ou cliente importante para a
  organização candidata. Inclui-se neste nível a
  existência de relacionamento familiar (parentes
  de primeiro grau), pessoal e social com
  funcionários da organização candidata.

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REGRAS SOBRE CONFLITO DE INTERESSES

• propriedade significativa, quando uma parte
  importante dos bens pessoais do Examinador é, ou
  possa vir a ser, influenciada pela organização
  candidata. Inclui-se neste nível a participação
  acionária.
• concorrência, quando o Examinador está
  diretamente envolvido com concorrentes da
  organização candidata, através de relações de
  trabalho, de posse de ações, etc.
• A não-observação do código de ética implica a
  exclusão do Examinador dos próximos ciclos do
  Sistema de Avaliação da Gestão e do Prêmio
  Qualidade RS.

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3.Atuando como Examinador
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CONDIÇÕES PARA DESIGNAÇÃO COMO EXAMINADOR

• Um voluntário, para ser examinador do Prêmio
  Qualidade RS, terá sua avaliação realizada
  considerando os seguintes itens
• Desempenho no curso de interpretação dos
  critérios de avaliação
• Avaliação do instrutor durante o curso presencial
  de Examinador
• Trabalho Individual - Análise do Caso para Estudo
• Exercício do conteúdo Pré-curso
• Pontuação individual
• Redação de comentários
• Participação em ciclos anteriores (quando
  aplicável)

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SER EXAMINADOR

• Baseado nos itens anteriores o instrutor habilita
  o voluntário como
• Examinador
• Examinador Líder

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SER EXAMINADOR

• Análise curricular
• Acesso a computador e internet
• Se veterano, bom desempenho em anos anteriores
  (relatório de boa qualidade, entregue no prazo e
  conduta de acordo com o Código de Ética e
  orientações recebidas)
• Experiência profissional para avaliar gestão
• Inexistência declarada de conflito de interesse
  com a organização
• Disponibilidade de agenda e
• Capacidade de liderança, para o examinador líder.

• Uma vez sendo habilitado como examinador ou
  examinador líder, o voluntário poderá ser
  designado para atuar (dependendo da necessidade
  do Programa), no Prêmio Qualidade RS,
  observando-se os requisitos

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RESPONSABILIDADES

• Examinador Líder
• Cumprir o Código de Ética
• Liderar o processo de avaliação
• Seguir as orientações do Manual do Examinador
• Cumprir os prazos da coordenação do Prêmio
• Em caso de dúvida sobre o processo, contatar o
  Coordenador do Prêmio.

• Examinador
• Cumprir o Código de Ética
• Realizar a avaliação
• Seguir as orientações do Manual do Examinador
• Cumprir os prazos da coordenação do Prêmio e do
  examinador líder
• Em caso de dúvida sobre o processo, contatar o
  examinador líder ou o Coordenador do Prêmio.

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PRODUTOS E CLIENTES

• Qual o principal produto do examinador?
• Relatório de avaliação - RA com comentários que
  agreguem valor para as candidatas e coerente com
  a pontuação

• Os clientes dos examinadores são
• A organização avaliada (candidata)
• A banca de juízes
• A Instituição Gestora do Prêmio

O RA é o resultado do trabalho da Banca
Examinadora.
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PLANILHA RA
A ferramenta que será utilizada pela equipe
examinadora e que resultará no produto final a
ser entregue ao cliente é a planilha RA, que faz
parte do Kit do Examinador, disponível para
donwload no hotsite do PQRS2014. Existe uma
planilha RA para análise de candidatas Medalha e
outra para candidatas Troféu. Este arquivo
contém todas as planilhas necessárias ao
processo. Uma das planilhas é a Ajuda, onde
explica o que deve ser feito em cada etapa.
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4.Processo de Avaliação
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PROCESSO DE AVALIAÇÃO ANÁLISE INDIVIDUAL

• Esta etapa é realizada pelos examinadores
  individualmente de acordo com as informações
  recebidas nos treinamentos preparatórios, nos
  documentos enviados e conforme orientações
  complementares da coordenação do Premio.
• Durante a análise individual, os examinadores não
  têm conhecimento sobre os demais membros da
  equipe. Ao final da análise e até a data
  acordada, os examinadores devem enviar sua
  avaliação individual para a coordenação.
• Os examinadores podem utilizar o Fórum Examinador
  / Juiz para tirar as dúvidas sobre análise do RG.
• Dúvidas de processo devem ser direcionadas para a
  Secretaria Executiva PGQP.

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PROCESSO DE AVALIAÇÃO ANÁLISE DE CONSENSO E
PREPARAÇÃO DA VISITA

• A etapa de consenso inicia antes da primeira
  reunião da banca de juízes
•  O Examinador Líder conversa com a equipe e busca
  o consenso de uma data presencial para o
  consenso.
• A reunião de consenso é conduzida pelo Examinador
  Líder e seu objetivo é fazer o consenso do RA que
  consiste em definir a pontuação de consenso da
  equipe, revisar e fazer o consenso dos
  comentários de PFs e OMs e preparar os tópicos
  de visita, para o caso da candidata ser
  visitada.
• A preparação da visita consiste na realização de
  uma reunião da equipe examinadora para definição
  e consenso dos pontos de verificação, bem como
  para planejamento do cumprimento da agenda.
• Esta etapa é fundamental para a boa condução da
  visita. Deve haver interação entre equipe
  examinadora e juiz, de forma que todos os pontos
  a serem verificados sejam levantados e apontados.

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PROCESSO DE AVALIAÇÃO ETAPA VISITA

• O Examinador Líder consensua com a equipe
  sugestões de data dentro da semana escolhida pela
  candidata na inscrição.
• A seleção das candidatas que serão visitadas
  dependerá da capacidade de processo do Prêmio.
•  
• Etapa 1 Definição da data e agenda
• Ao informar as candidatas que passaram para etapa
  de visita, a candidata tem conhecimento dos
  examinadores designados, podendo manifestar algum
  conflito de interesses.
•  
• Examinador Líder acorda com a organização data da
  visita e informa data no portal. 

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PROCESSO DE AVALIAÇÃO ETAPA VISITA

•  Etapa 2 Logística
•  
• As candidatas com mais de 50 colaboradores
  (excluindo unidades de corporação) pagam as
  despesas dos examinadores. Por esta razão equipe
  verifica com a candidata se ela providenciará
  logística ou se o examinador organiza e as
  despesas são ressarcidas posteriormente.
• Examinadores de candidatas com menos de 50
  colaboradores e de unidades de corporação
  providenciam logística e encaminham comprovantes
  para o PGQP para ressarcimento.

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PROCESSO DE AVALIAÇÃO ETAPA VISITA

•  Etapa 2 Logística - Despesas
•  
• Orientações em relação ao ressarcimento das
  despesas de examinadores
• Hospedagem permitida para distancias maiores de
  80 km.
• Deslocamento intermunicipal ônibus ou
  automóvel, neste caso informar quilometragem que
  haverá um reembolso de R 0,75 por quilômetro
  rodado.
• Alimentação ressarcimento de almoço. Janta no
  caso de necessidade de hospedagem. Bebidas
  alcoólicas, doces e sobremesas não incluídos.

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PROCESSO DE AVALIAÇÃO ETAPA VISITA

•  Etapa 2 Logística - Despesas
•  
• Observação Todas as despesas serão analisadas,
  considerando as médias de valores da região e, se
  a escolha de hotéis e restaurantes forem
  consideradas abusivas, não haverá ressarcimento
  dos gastos.
• Exceções entrar em contato, previamente, com a
  Secretaria Executiva para aprovação da Gestora do
  Processo.

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PROCESSO DE AVALIAÇÃO ETAPA VISITA

• Etapa 3 Visita
•  
• A visita é conduzida pelo Examinador Líder.
• Antes do início da visita, deve ser realizada uma
  reunião de abertura, com a presença da liderança
  da organização. Nesta reunião devem ser abordados
  os seguintes pontos
• Apresentação da equipe
• Apresentação do motivo da visita
• Declaração da manutenção da confidencialidade
• Confirmação do acesso às instalações e registros,
  dentro dos objetivos da avaliação
• Explicação da amostragem da avaliação
• Apresentação e confirmação da agenda.

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PROCESSO DE AVALIAÇÃO ETAPA VISITA

• Após a reunião de abertura, é realizada a visita.
  
• É vedado levar qualquer material da candidata
  para fora de suas instalações. Todos os
  documentos da candidata devem ser devolvidos ao
  final da visita. Os examinadores devem
  comportar-se conforme as orientações contidas no
  Manual da Banca Examinadora e Código de Ética.
•  
• É expressamente proibido aceitar brindes ou
  quaisquer vantagens ou presentes da candidata,
  conforme descrito no Código de Ética da banca
  examinadora.

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PROCESSO DE AVALIAÇÃO ETAPA VISITA

• Ao final da visita, deve ser realizada a reunião
  de encerramento para marcar o término das
  atividades e reiterar aspectos importantes do
  processo de avaliação. Nesta reunião devem ser
  abordados os seguintes pontos
• Agradecimento à candidata pela cooperação
• Declaração da confidencialidade das informações
• Informação sobre a seqüência do processo
  (elaboração do relatório, decisão pelos juízes,
  como o resultado será passado para a
  candidata,...).

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ORIENTAÇÕES PARA UMA VISITA DE SUCESSO

• Não levar gravador, câmera ou filmadora para o
  local
• Observar todas as normas de segurança, higiene e
  ambientais da candidata
• Não discutir questões tipo observações pessoais,
  do grupo, elogios, etc, sem assegurar privacidade
  total.
• Não aceitar presentes, brindes ou atenções
  pessoais que possam representar valor.
• Ser pontual nos compromissos. Cumpra agenda!
• Estar consciente de ser um convidado. Seja
  educado e gentil.
• Comunicar-se com o Examinador Líder ou
  Coordenador do Prêmio se houver problemas durante
  a visita.

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ORIENTAÇÕES PARA UMA VISITA DE SUCESSO

• Não entrevistar pessoas que não sejam da força de
  trabalho.
• Evitar transparecer indecisão.
• Procurar obter privacidade para entrevistar os
  interlocutores.
• Ao solicitar documentos para análise e
  verificação na sala de apoio, identifique-os para
  posterior devolução ao cedente.
• Não levar material das candidatas, como
  relatórios ou outras documentações.
• Cumprimentar e agradecer CADA UM dos
  entrevistados, pela cooperação.

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PROCESSO DE AVALIAÇÃO CONSENSO PÓS-VISITA

• Encerrada a visita, a equipe examinadora deve
  realizar uma reunião de consenso da pontuação da
  candidata pós visita, bem como para definição dos
  pontos fortes e oportunidades para melhoria mais
  relevantes e que devem constar no relatório de
  avaliação da candidata. Neste momento também deve
  ser redigida a conclusão geral. Quem coordena o
  trabalho e envia o resultado ao PGQP é o
  Examinador Líder, mas toda a equipe deve ser
  envolvida neste consenso.

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PROCESSO DE AVALIAÇÃO RELATÓRIO DE AVALIAÇÃO

• O Examinador Líder deve encaminhar à coordenação,
  o arquivo com a pontuação consolidada da
  candidata, relato da visita e a versão preliminar
  do Relatório de Avaliação da candidata.
• Importante O Juiz Relator é responsável por
  analisar os relatórios de avaliação recebidos do
  Examinador Líder para verificar a consistência
  entre comentários e pontuação, antes da
  realização da reunião da Banca de Juízes, bem
  como a qualidade da redação dos comentários.
• Todas as organizações candidatas recebem um
  Relatório de Avaliação com as seguintes
  informações
• Conclusão Geral
• Pontos fortes e oportunidades de melhoria por
  critério ou item
• Sugestões da Banca Examinadora para a melhoria do
  relatório da gestão. 

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CASO PARA ESTUDO

• O Caso para Estudo é um instrumento auxiliar
  utilizado no Curso Presencial para simular a
  prática de avaliação a uma Candidata fictícia.
• Para melhor aproveitamento durante o Curso
  Presencial é necessário que você faça o download
  do Caso para Estudo. Em seguida fazer
  cuidadosamente uma ou mais leituras em todo o seu
  conteúdo, principalmente o perfil.

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FINALIZAÇÃO
Parabéns! Com certeza agora você está mais
preparado para desempenhar sua função de
examinador. Esperamos vê-lo no curso presencial.
Lembre-se que de nada adianta estudar muito se
depois não aplicar na prática o que foi aprendido!