UFRGS Instituto de Inform

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UFRGS Instituto de InformáticaSoftware de
Apresentações Manual de Estilo

• Prof. Newton Braga Rosa
• nbr_at_inf.ufrgs.br
• Junho 2007
• 40min

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Milo Frank

• Esta foi uma mensagem de 30 segundos

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Roteiro

• 1- Apresentação método 4x4
• 2- Os 4 Slides Obrigatórios
• 3- Conteúdo Seleção e Técnicas de Formatação
• 3.1- Apresentação
• 3.2- Roteiro
• 3.3- Desenvolvimento as 4 regras básicas da
  mídia
• Manchetes (frases de impacto)
• Tópicos hierarquizados
• Figuras e Fotos (máximo 20)
• Gráficos (max.20)
• 3.4- Comentários e Conclusões
• 3.5- Fechamento
• 4- Comentários e Conclusões

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1- Apresentação

• Usando as próprias técnicas para ensiná-las
• Boas idéias não resistem má apresentação
• Apoio visual fundamental (80 retenção)
• SW Apresentação
• Maior eficiência
• Resultados
• Problemas
• Tem Linguagem Própria
• Esta mídia (como todas) exige domínio da técnica

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2- Os 4 Slides obrigatórios

• 1- ABERTURA- Primeiro
• 2- ROTEIRO - Segundo
• ltslides de desenvolvimento do temagt
• 3- CONCLUSÕES - Penúltimo
• 4- FECHAMENTO- Último

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2.1- Obrigatório 1- ABERTURA

• Instituição ou Evento (promotor da apresentação)
• Apresentador, credenciais
• Identificação- cartão de visita Nome, e-mail e
  site www, fone)
• Credenciais (porque está habilitado para esta
  apresentação),
• Data (feita ontem, especialmente para você!!)
• Duração (não vai demorar mais do que o
  combinado!)
• Tempo e número de Slides- platéia deve saber a
  priori
• respeite o tempo- se faltar, NÃO CORRA!
  Interrompa e vá para as CONCLUSÕES.
• Barra de progresso (você sempre sabe o quanto
  falta)

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2.2- Obrigatório 2- ROTEIRO

• O Roteiro é o mapa de navegação do apresentador
• Mostrar todo conteúdo em itens
• Níveis e sub níveis (até 4 no máximo)
• Deve caber em um slide (suprimir níveis)
• Usar Hiperlinks acesso direto
• Em apresentações longas
• repetir Roteiro a cada 20 minutos, mostrando
• O que já foi visto
• O que falta

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2.3- Desenvolvimentolttodos demais slides da
apresentaçãogt

• Use somente 4 elementos
• Manchetes (frases de impacto- headlines)
• Tópicos hierarquizados
• Figuras e Fotos (máx. 20 - 2 em cada 10 slides)
• Gráficos e Tabelas (max.20, idem)

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• Não empastele- Poucas informações no slide
• Nunca use frases completas
• Porque? Platéia não sabe se lê ou se ouve
  apresentador
• Exceções- (até 10 - em um de cada 10 slides o
  máximo)
• objetivo
• missão da organização
• pensamentos
• Transforme frases em tópicos hierarquizados (como
  aqui). Como? Dicas
• Slide é roteiro p/ apresentador não se perder
• Slide é anotação para quem assiste
• texto completo não combina com esta mídia

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Do texto para informações estruturadas

• Use figuras para ilustrar a apresentação mas não
  exagere, ou seja, no máximo para 20 dos slides.
  Lembre que uma figura comunica mais do que uma
  foto. Deve- se sempre que possível usar gráficos
  pois valem mais do que mil palavras, mas
  limitados a 20 como as figuras. Sempre que
  possível elimine a subjetividade usando Números.
  Um número ajuda a convencer e provavelmente será
  anotado pela platéia. Números sintetizam o
  problema e os resultados alcançados. Use Tabelas
  ...

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Conteúdo (agora hierarquizado cont.)

• Prefira figura (clip-art) em vez de foto (é mais
  limpa)
• Gráfico- vale por 1000 palavras
• Números- tem MUITA força numa apresentação
• Eliminam subjetividade
• Sintetizam resultados
• São anotados pela platéia
• Ajudam a convencer
• Tabelas-
• Importe do original (em vez de remontar no SW),
  mantendo ou não o vínculo de atualização
• simplifique para não empastelar

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Do texto para informações estruturadas

• Use figuras para ilustrar a apresentação mas não
  exagere, ou seja, no máximo para 20 dos slides.
  Lembre que uma figura comunica mais do que uma
  foto. Deve- se sempre que possível usar gráficos
  pois valem mais do que mil palavras, mas
  limitados a 20 como as figuras. Sempre que
  possível elimine a subjetividade usando Números.
  Um número ajuda a convencer e provavelmente será
  anotado pela platéia. Números sintetizam o
  problema e os resultados alcançados. Use Tabelas
  ...

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Conteúdo (cont.)

• Prefira figura (clip-art) em vez de foto (é mais
  limpa)
• Gráfico- vale por 1000 palavras
• Números- tem MUITA força numa apresentação
• Eliminam subjetividade
• Sintetizam resultados
• São anotados pela platéia
• Ajudam a convencer
• Tabelas-
• Importe do original (em vez de remontar no SW),
  mantendo ou não o vínculo de atualização
• simplifique para não empastelar

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Rodapé

• Coloque
• Autor
• Título
• Num máx de Lâminas e
• Página atual
• Porque?
• Identificação lâminas impressas
• Retenção
• Sofisticando
• Logomarca da empresa ou evento (um dos 4
  vértices)
• Imagem (difusa) do tema -Banner lateral -1/8 da
  largura do slide

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Efeitos especiais (use, mas não abuse!)

• Tipos básicos de efeitos
• Slide - Introdução de (max. 20)
• Linha- Introdução de (use em 80)
• Porque 80? Concentra na linha que está sendo
  comentada (e não na próxima)
• Letra a letra-
• não usar ou usar somente em frase curta.
• Porque? Palavras e frases são reconhecidas e
  não soletradas. Cansa e confunde.
• Movimento de palavras no slide (distrai, é
  pesado)
• Som (evite- compete com o apresentador)
• Escolha um efeito e use SEMPRE o MESMO
• Pode mudar para dar ênfase especial (uma vez !!)

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Fundo- qual a cor adequada?

• Cor do Fundo
• Escuro- apresentação fica mais profissional
• Desvantagem- Ruim em ambientes claros
• Tipo de fundo
• A) Ativo impressiona mais, combina com mídia
• Azul Escuro- Cor científica
• Cores claras e pasteis- Sugerem temas leves
• Fundo temático (finanças, RH, tecnológico etc..)
• B) Neutro Fundo branco c/ letras escuras (preto
  ou azul)
• Ilumina o apresentador em salas escuras
• Funciona bem em salas claras
• Como colocar cor Ativa e fundo Neutro?
• Margens e banners (contribuição do Web design)

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Slide Comparativo- Mostre primeiro os DEFEITOS da
concorrência e DEPOIS as QUALIDADES do seu produto

• Planejada com SW apresentação
• Evita surpresas
• Maior Objetividade
• Aumenta poder de comunicação
• Documenta idéias
• Banco de apresentações
• Facilita distribuição e cópias
• Tranqüiliza platéia (posso ver depois aquele item
  importante!)

• Apresentação IMPROVISDA
• Incompleta
• Estende demais pontos não relevantes
• Falta de objetividade
• Difícil controlar o tempo
• Menor retenção platéia
• Pode dar muito errado!

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Tipos de Slide

• CADA TIPO TEM UMA FINALIDADE
• 2- Normal para desenvolvimento
• 3-Slide de comparação
• 4- Tabela preferível importar da planilha do
  excel
• 6- Gráfico Comentário
• 7- Organograma
• 10- Foto Comentário

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Administrando o tempo A flexa de 2 minutos

• Planeje o tempo
• Simule e Grave
• Hiperlinks
• Para slides opcionais (estocados ao final)
• Flexa de 2minutos a partir da metade go to
  CONCLUSÕES
• Perguntas durante
• Responda breve e/ou
• Remeta para final

• Quando faltar 2 minutos
• Não tente passar rapidamente todos slides
  faltantes
• Clique na FLEXA e vá para CONCLUSÕES
• 40 da opinião depende de como você termina.
• Mais sobre hiperlink?

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Gráfico de barra- bom p/ mostrar evoluçãoEx
Evolução da Receita da Empresa- meses
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Gráfico Comentário- valoriza o gráfico e fixa
conclusão que interessa

• Pesquisa
• Celulóide perde sempre
• Projetor PC
• Direto no PC- até 12 pessoas

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EVA Acumulado responde -QUANTO a empresa
necessita? R 8mil (investimentos compensação
do resultado operac. negativo até a maturação do
investimento)l- QUANDO- ver curva negativa
gráfico (4 parc. mensais de R2mil, meses 1 a
4) PRAZO DE CARENCIA- de 6 a 10 meses PRAZO DO
FINANCIAMENTO- cerca de 4 vezes a carência-
PONTO DE EQUILÍBRIO- mês 10 / 11
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Pizza- use quando tem POUCOS elementos e um deles
é BEM maior que demais. Cuidado com distorção-
Gráfico em Verdadeira grandeza é mais honesto
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Figuras e fotos limitados a 20
25
Tabelas a força dos números

•  

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2.4- Penúltimo- COMENTÁRIOS E CONCLUSÕES - Slide
Obrigatório N.3

• Reforçar 3 ou 4 idéias básicas da apresentação
  (memória limite de 7)
• Retenção Numa palestra típica
• somente 50 foi ouvido
• destes, somente 50 foi entendido
• Somente 50 do entendido será lembrado daqui 3
  meses ....
• Paradoxo RESUMA para ser LEMBRADO !

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2.5- Último slide- FECHAMENTO

• Conteúdo obrigatório
• Muito Obrigado!!
• Identificação apresentador cartão de visita
• email, site www, fone
• Facilite. Alguém pode querer te contatar
• SLOGAN (assinatura de marketing ou idéia síntese)
• Foto da equipe (ou prédio, etc) no fundo pode ser
  sensacional para encerrar!
  Importante no mundo virtual.
• Lembre
• Deixe bem claro que acabou!
• (técnica Pavarotti Le grand finale e pano
  rápido!)
• Nunca apague o projetor!!!
• Deixe último slide na tela, durante perguntas
• até a sala esvaziar! (ou até próximo apresentador
  apagar para você...)

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3- Comentários e Conclusões

• SW de apresentação- mídia com linguagem própria
• Lâmina é Roteiro para apresentador e Anotação
  da platéia
• Somente 4 elementos
• Manchete
• Tópicos (jamais texto)
• Gráficos / Tabelas (20)
• Figuras / Fotos (20)
• Controle o tempo, para não ser cortado. Programa
  você mesmo sua saída!
• Paradoxo RESUMA para ser LEMBRADO
• Uma BOA idéia não resiste a uma apresentação
  RUIM
• Segundo David Ogilvy - "mago" da publicidade
  Comunicação não é o que você diz e sim o que os
  outros entendem.

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Valorize sua Idéia! Use boas técnicas de
apresentação!

• Newton Braga Rosa
• nbr_at_inf.ufrgs.br
• 051- 3333 4433
• Muito Obrigado !!!

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Apêndice- Hiperlink

• Popularizado pela WEB, 1995
• Recurso novíssimo. Impressiona.
• Agilidade e maior controle da apresentação
• 4 Usos
• Flexas em todos slides a partir do ponto crítico
  de tempo (direto às conclusões vide slides 14 e
  15)
• Roteiro- De qualquer lugar (slide 22) volta ao
  Roteiro e retorna para continuar ou outro ponto
  qualquer.
• Ilustrações e opcionais (vai ao final, mostra
  figura, foto, texto, planilha e retorna
  exatamente de onde veio- slide3)
• Links www - situar apresentação em contexto mais
  amplo (site da empresa / evento) www.ufrgs.br
• Retorno p/ apresentação

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Veja- Apoio visual melhora mensagem
voltar
Ser humano- Capaz de ouvir 600palavras/minuto e
falar 150. Esta diferença faz platéia
viajar!!-
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Como lemos 1/2 ?

• De aorcdo com uma pqsieusa de uma uinrvesriddae
  ignlsea, nao ipomtra em qaul odrem as lrteas de
  uma plravaa etãso, a úncia csioa iprotmatne é que
  a piremria e útmlia lrteas etejasm nolgaur crteo.
  
• O rseto pdoe ser uma ttaol bçguana que vcoê pdoe
  anida ler sem pobrlmea. Itso é poqrue nós não
  lmeos cdaa lrtea isladoa, mas a plravaa cmoo um
  tdoo. Vdaerde!

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• Se você conseguir ler as primeiras palavras o
  cérebro decifra automaticamente as outras...
• 804 50R73!!!3M UM D14 D3 V3R40, 3574V4 N4 PR414,
  0853RV4ND0 DU45 CR14NC45 8R1NC4ND0 N4 4R314. 3L45
  53 35FORÇAVAMP4R4 C0N57RU1R UM C4573L0 D3
  F3LICID4D3. M45 QU4ND0 1550 4C0N73C3R 50M3N73
  4QU3L3 QU3 73M 45 M405 D3 4LGU3M P4R4 53GUR4R,
  53R4 C4P42 D3 50RR1R!! S0 0 QU3 P3RM4N3C3 3 4
  4M124D3, 0 4M0R 3 C4R1NH0. 0 R3570 3 F3170
  4R314.

34

• Rápido e impressionante conte, quantas letras
  "F" tem no texto.
• gt gtFINISHED FILES ARE THE RE-
• gt gtSULT OF YEARS OF SCIENTIF-
• gt gtIC STUDY COMBINED WITH
• gt gtTHE EXPERIENCE OF YEARS

35

• Rápido e impressionante conte, quantas letras
  "F" tem no texto.
• gt gtFINISHED FILES ARE THE RE-
• gt gtSULT OF YEARS OF SCIENTIF-
• gt gtIC STUDY COMBINED WITH
• gt gtTHE EXPERIENCE OF YEARS

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• Rápido e impressionante conte, quantas letras
  "F" tem no texto.
• gt gtFINISHED FILES ARE THE RE-
• gt gtSULT OF YEARS OF SCIENTIF-
• gt gtIC STUDY COMBINED WITH
• gt gtTHE EXPERIENCE OF YEARS
• Conclusão- Existem filtros sofisticadissimos
  entre o emissor e o receptor da mensagem.
• Somente 50 do que é dito é ouvido.

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Complemento (palestra- como apresentar trabalhos
científicos)

• 1- Matéria
• 2- Recursos e ambiente- Todos um dia estarão numa
  mini apresentação para um único espectador
  (entrevistador)
• 3- Imagem
• Devem tocar inconsciente- se conecta com a
  vivência do espectador
• Elemento que dá força- reuni todos as
  propriedades da comunicação instantânea.
• Imagem é o tópico central de uma comunicação
  oral
• Compromissos do apresentador satisfação do
  espectador/ aprender alguma coisa
• Cfe podem ver a vitamina E não preveniu infarto
  (dar referencia na imagem)
• Comunicação limpa- slide fundo escuro não é
  opressivo. Branco e vermelho são as cores para
  comunicar

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Estrutura da mensagem de 30 segundos

• 1- As Credenciais
• Porque o apresentador está capacitado a abordar o
  assunto
• Assuma limitações valorizam qualidades e abrem
  rotas de escape.
• 2- O problema (constatado ou presumido)
• a ser resolvido com sua idéia/proposta
• Qual é a expectativa porque a platéia veio?
• Técnica Vendas (PSS II) Equivale a DGB-
  Declaração Geral de benefícios
• 3- A Solução
• Como seu produto, idéia ou proposta RESOLVE o
  problema enunciado
• Equivale a DF- Declaração de Fechamento
• Após a mensagem
• Fique quieto. Dê tempo para platéia refletir e
  opinar (sobre as premissas)
• Se necessário, pergunte Este é o maior
  problema?
• É a última chance de ajustar a apresentação à
  necessidade da platéia
• Sondagem Aberta- qual é o maior problema de uma
  apresentação?
• Sondagem Fechada- Vocês costumam fazer
  apresentações com qual freqüência?

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• Slide de gráfico- cuidado com efeitos de entrada
• Este slide voces não conseguem ver mas eu trouxe
  para mostrar
• SEGMENTAÇÃO
• Num slides- 1 por 1 minuto
• interprete os resultados com interpretação breve
• 5- Modulação oral
• Intensidade/ variação /animação/conectores
• Conectores (né, valorize o silencio)
• 6- linguagem corporal- vestimenta,
  postura,movimento do corpo (tronco), movimento
  dos membros/ pointer/ contato visual (um conceito
  para cada um...)