SF meede 4.5

1
SF meede 4.5 Infoühiskonna arendamine
projektijuhtide ja koordinaatorite
seminarProjektide juhtimise kord

• Riigi Infosüsteemide Arenduskeskus
• Katrin Kivi
• Projektide haldur
• Margus Püüa
• arendusosakonna juhataja

2
Seminari päevakord

• Projektide juhtimise kord
• Projekti juhtrühma roll ja vastutus
• Projektijuhi roll ja vastutus
• Projekti töörühma roll ja vastutus
• Projekti avamine
• Projekti edenemise mõõtmine ja sellest
  rakendusüksuse teavitamine
• Projekti lõpetamine
• Kulude abikõlbulikkuse tõestamine
• Koordinaatorite ja projektijuhtide koostöö
• Küsimused ja vastused

3
Projekti juhtimise tasemed (soovitus)
Projekti juhtrühm
Strateegiline juhtimise tase
Projektijuht
Projekti töörühm
Operatiivjuhtimise tase
Projekti töögrupp
Projekti töögrupp
Projekti töögrupp
Projekti töögrupp
4
Projektide juhtimise kord Projekti juhtrühma
koosseis

• Juhtrühma juhi ja koosseisu kinnitab toetuse
  saaja asutuse juht oma käskkirjaga. Juhtrühma
  kuuluvad
• Kõigi osapoolte kõrgema juhtkonna esindajad
• Projektijuht
• Rakendusüksuse poolt määratud koordinaator
• Riiklik järelevalve ametnik (vajadusel)

5
Projektide juhtimise kord Projekti juhtrühma
roll ja vastutus

• Juhtrühma töö reglemendi kinnitamine
• Projektijuhi kinnitamine
• Töörühma kooseisu kinnitamine
• Töörühma koosseisu muutmine
• Projekti tegevuskava kinnitamine
• Projekt etappide alustamine
• Projekti etappide lõpetamine. Kindlasti peab
  juhtrühm heaks kiitma need projekti etapid, mille
  järgselt toimub maksete tegemine töö teostajale.
  St. etapi lõpetamise otsuse järgselt saab
  taotleja esitada väljamaksetaotluse.

tagasi
6
Projektide juhtimise kord Projektijuhi roll ja
vastutus

• Projektijuhi ülesandeks on tagada projekti tööde
  korraldamine selliselt, et saavutatakse projekti
  esialgu kokkulepitud eesmärk esialgu kokkulepitud
  tähtajaks esialgu kokkulepitud eelarvega

tagasi
7
Projektide juhtimise kord Projekti töörühma
koosseis

• Juhtrühma koosseisu kinnitab projekti juhtrühm.
  Töörühma kuuluvad
• Tulemust vajava üksuse protsessi omanikud ja
  spetsialistid
• Täitja poole vastutavad spetsialistid
• Rakendusüksuse poolt määratud koordinaator
• Töörühma juhib projektijuht

8
Projektide juhtimise kord Projekti töörühma
roll ja vastutus

• Töörühma töö reglemendi kinnitamine
• Projekti tööde alustamine ja lõpetamine
• Projekti etappide tulemuste aktsepteerimine
• Vajadusel töögruppide moodustamine

tagasi
9
Projektide juhtimise kord Projekti alustamine

• Projekti alustamiseks kutsub juhtrühma juht
  projektijuhi ettepanekul kokku projekti
  juhtrühma.
• Projektijuht esitab juhtrühmale projekti
  kirjelduse
• Juhtrühm langetab otsuse projekti sh. etapi(de)
  alustamise suhtes
• Juhtrühma koosolek protokollitakse (Näidisfail
  XXXX_JuRu_Pr_aakkpp)
• Projektijuht saadab koheselt teate projekti
  avamise kohta PNKle (Riigi infosüsteemide
  Arenduskeskuse juures toimiv projekte haldav
  nõukogu) pnk_at_ria.ee.
• Projekti juhtrühma koosoleku protokoll pannakse
  RIA projektide haldamise keskkonda
  (https//www.ria.ee/projektid/) vastava projekti
  dokumentide kataloogi jaotuse projekti haldus
  alla.
• Projekti rahastaja poolt määratud koordinaator
  täidab kontrolllehe projekti nõuete kohase
  alustamise kohta

10
Projektide juhtimise kord Projekti kirjeldus

• projekti eesmärgid,
• projekti tegevuskava ja eelarve etappide lõikes,
• projekti detailne plaan,
• projekti riskide juhtimise kava,
• projekti töörühma koosseisu
• juhtrühma otsuse eelnõu, kus on toodud
  konkreetsed avatavate etappide nimetused ja iga
  avatava etapi kohta on äratoodud kuluartiklite
  täpsed sõnastused kuhu kirjendatakse etapiga
  seotud kulud.

tagasi
11
Projektide juhtimise kord Projekti edenemise
mõõtmine

• Projekti edenemise mõõtmiseks on vaja
• andmeid kui palju iga avatud töö lõpetamiseks
  veel aega vaja on?
• teada palju määramatuse vastu kaitsevat varuaega
  alles on?
• Projekti edukaks juhtimiseks on vaja võrrelda
  tegelikust plaaniga ja viia elu vastavusse
  plaaniga.

12
Projektide juhtimise kord Projekti läbiviimine

• Projekti edenemise mõõtmiseks fikseeritakse
• Perioodil lõppenud projekti tööd
• Jätkuvate tööde kohta märgitakse kui palju on
  veel tegelikult vaja aega töö lõpetamiseks
• Millised tööd plaanitakse järgmisel perioodil
  avada
• Määratakse projekti seis tähtaja suhtes
  (normaalne, ohtlik, kriitiline).
• Samuti vaadatakse üle kas on muutunud
  väljamaksete prognoos (tööde etappide lõpetamise
  eeldatavad ajad)
• Töörühma koosolekud protokollitakse.
• Töörühma protokoll pannakse RIA projektide
  haldamise keskkonda vastava projekt dokumentide
  kataloogi jaotuse projekti haldus (
  https//www.ria.ee/projektid/ ) alla.
• Juhul kui on muutunud etappide lõpetamise ajad
  (väljamakse prognoos), teeb projektijuht vastava
  muudatuse RIA projektide haldamise keskkonnas
  vastava projekti kirjelduse jaotuse kulu
  prognoos (https//www.ria.ee/projektid/) all.

13
Projektide juhtimise kord Projekti etapi
lõpetamine

• Juhul kui töörühm loeb projekti etapi lõppenuks,
  valmistab projektijuht ette materjalid projekti
  juhtrühmale ja kutsub projekti juhtrühma kokku.
  Projektijuht esitab juhtrühmale
• Projekti etapi tulemuste aruande
• Juhtrühma otsuse eelnõu
• projekti etapi(de) lõpetamise kohta, kus
  muuhulgas on täpselt sõnastatud ka kulu artikkel,
  mille eest tehakse väljamakse ja
• järgmise etapi(de) alustamise kohta
• Projekti juhtrühm langetab otsused
• Juhtrühma koosolek protokollitakse (Näidis
  fileXXXX_JuRu_Pr_aakkpp)
• Projekti juhtrühma koosoleku protokoll pannakse
  RIA projektide haldamise keskkonda vastava
  projekt dokumentide kataloogi jaotuse projekti
  haldus ( https//www.ria.ee/projektid/ ) alla.