Cambio Organizacional: Reingeniera de Procesos

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Cambio OrganizacionalReingeniería de Procesos

• Dr. Jaime Alfonso Sánchez Garza

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Tipos de Cambio
Drástico
Moderado
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Michael Hammer James Champy

• La reingeniería de negocios significa volver a
  empezar, arrancar de cero.
• Publicación de su libro 1993
• Inicio de su trabajo en los 80s

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Definición de Reingeniería

• Reingeniería es la revisión fundamental y el
  rediseño radical del procesos para alcanzar
  mejoras espectaculares en medidas críticas y
  contemporáneas de rendimiento, tales como costos,
  calidad, servicio y rapidez.

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Radical

• Descartar lo anterior.
• De raíz.
• NO MEJORAR NI MODIFICAR.
• Botar a la basura lo anterior.

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Espectacular

• En cualquiera de los casos que este la compañía
• Herida de muerte.
• Viendo un futuro incierto.
• Ventaja (ampliar dramáticamente esta ventaja).

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No es Proceso
Desechar
Tareas Oficios Personas Estructuras
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Procesos
Ejemplo Financiar un servicio.
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Otros elementos claves!

• Infracción de reglas.
• Recordar que no interesa lo que hay antes.
• Uso creativo de la informática.
• Es de vital importancia el soporte informático.
• Tip personal es necesario, en la mayoría de los
  casos, incorporar a una persona de sistemas en el
  equipo.

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Características del Rediseño

• Varios oficios se combinan en uno (trabajador de
  caso).
• Y qué pasa cuando un proceso es imposible de
  centralizarlo en una persona?

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Y qué pasa cuando un proceso es imposible de
centralizarlo en una persona?

• Se trabaja en Equipo
• Equipo de caso.

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Características del Rediseño

• Los trabajadores toman decisiones.
• Compresión horizontal y vertical del organigrama.
• Se reducen verificaciones y controles.
• Combinación de centralización - descentralización.

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Cambios que ocurrirán

• De Departamentos Funcionales a Equipos de
  Procesos.
• De Tareas Simples a Trabajo Multidimensional.
• De Trabajador Controlado a Trabajador Facultado.
• De Entrenamiento a Educación.
• De Actividad a Resultados.

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Cambios que ocurrirán

• De Gerentes Supervisores a Gerentes Entrenadores.
• De Estructuras Jerárquicas a Estructuras Planas.
• De Ejecutivos Anotadores a Ejecutivos Líderes.

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La Tecnología

• La tecnología servirá para enterrar los antiguos
  modelos de operar en las empresas.

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Sobre el uso de la Tecnología

• Regla Antigua Sólo los expertos pueden realizar
  el trabajo complejo.
• Tecnología Destructiva Sistemas Expertos.
• Nueva Regla Un generalista puede hacer el
  trabajo de un experto.
• Ejemplo Diagnóstico en empresa de Centrales
  Telefónicas antes sólo lo hacía un especialista.

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Sobre el uso de la Tecnología

• Regla Antigua Los planes se revisan
  periódicamente.
• Tecnología Destructiva Computadoras de Alto
  rendimiento.
• Regla Nueva ? ? ? ?

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Sobre el uso de la Tecnología

• Regla Antigua Los planes se revisan
  periódicamente.
• Tecnología Destructiva Computadoras de Alto
  rendimiento.
• Regla Nueva Los planes se revisan
  instantáneamente.

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Quién va a rediseñar?
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Integrantes

• Líder.
• Dueño del Proceso.
• Equipo de Reingeniería (5 a 10 personas como
  máximo)
• Comité Directivo (estrategas generales)
• El Zar Desarrolla técnicas e instrumentos de
  reingeniería y logra sinergia entre los distintos
  proyectos de reingeniería en la compañía.

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Cómo trabajan los integrantes?

• El líder nombra al dueño del proceso, quién
  reúne el equipo de reingeniería para rediseñar el
  proceso con ayuda del Zar y bajo los auspicios
  del Comité Directivo.

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Ejercicio de Grupo

• Reunidos en grupo escojan una organización que
  conozcan muy bien y seleccionen un proceso clave
  a rediseñar.
• Solo determine quiénes serían los integrantes del
  proceso de reingeniería. Justifiquen.
• Nota Si se les hace difícil seleccionar una
  organización y un proceso tomen como ejemplo el
  proceso de prerregistro y registro de materias

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Cuál es la metodología?Cómo se trabaja?
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Herramientas base

• La burbuja indica una persona o equipo.
• Las flechas hacia fuera indican acción (usar
  verbo en infinitivo).
• Las flechas pueden conectarse con otras personas
  o equipo o con un Sistema.

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Diagrama de Burbujas

• El objetivo es visualizar el proceso para poder
  trabajarlo.
• Lo importante es tener una forma clara de
  graficar el proceso para que no hayan confusiones.

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... hasta completar el proceso.
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Y luego qué?

• Dependiendo del proceso podemos utilizar otras
  herramientas para detallar algunas partes del
  proceso. Como por ejemplo los diagramas de flujo.

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Debemos de crear todo el resto de documentos y el
soporte

• Desarrollar los sistemas que se requieran.
• Que más se necesita?
• Manual de procedimientos.
• Normas y Reglas.
• Capacitaciones del Personal.
• Programas de inducción.
• ... hasta ASEGURAR EL NUEVO PROCESO.

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Ejercicio de Grupo

• 1. Rediseñen el proceso clave seleccionado
  utilizando el diagrama de burbujas.
• De modo genérico (ojo que no esperamos hacer un
  rediseño real en 20 minutos).
• 2. Listen de modo general los demás aspectos
  necesarios para asegurar el proceso.

El objetivo del ejercicio es vivenciar las
dificultades de un rediseño, no es el objetivo
concluir un rediseño.
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Esquema cronológico del Proceso de Reingeniería
Feedback
Etapa de Diseño Etapa
de Ejecución
Ejecución en corto plazo. Importancia de la
Gerencia la implementación. El feedback
(retroalimentación) como elemento clave.
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Cómo asegurar el éxito? Errores!

• Tratar de corregir un proceso en vez de
  cambiarlo.
• No olvidarse de todo lo que no es reingeniería de
  procesos.
• No hacer caso de los valores y las creencias de
  los empleados (nuevos valores...).
• Conformarse con resultados de poca importancia.

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Cómo asegurar el éxito? Errores!

• Abandonar el esfuerzo antes de tiempo.
• Tratar de que la reingeniería se haga de abajo
  hacia arriba.
• Confiarle el liderazgo a una persona que no
  entiende de reingeniería.
• Enterrar la reingeniería en medio de la agenda
  corporativa.

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Cómo asegurar el éxito? Errores!

• No distinguir la reingeniería del mejoramiento.
• Concentrarse sólo en el diseño (hay que cambiar
  la realidad).
• Tratar de hacer reingeniería sin volver a alguien
  desdichado.
• Prolongar demasiado el esfuerzo.

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F I N
Reingeniería de Procesos
Dr. Jaime Alfonso Sánchez Garza