nuevas tendencias en el tratamiento/gesti

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nuevas tendencias en el tratamiento/gestión de
documentos de archivo electrónicos

• el nuevo paradigma

Dr. Eduardo Peis Universidad de Granada
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el impacto tecnológico

• revolución de la información electrónica
• reducción (anulación) de las distancias
  espacio-temporales, e incluso, las barreras
  jerárquicas
• cambios sobre el modo de trabajar, jugar,
  socializar, organizar, enseñar...
• cambios para los sistemas de archivo/gestión
• nuevas prácticas de comunicación
• nuevas formas documentales
• cambio en la estructura organizativa

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modificación de los métodos de trabajo

• recreación de la organización y sus actividades
  de un modo tecnológicamente accesible 24 horas al
  día, desde cualquier lugar y sin barreras
  jerárquicas (Bearman)
• instantaneidad (Dollar)
• descentralización organizativa ? comunicaciones
  horizontales espacio virtual de trabajo común
  (Zuboff)
• los ficheros de datos, en sí mismos, dejan de ser
  estáticos entorno service-delivery (Kesner)

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cambio en la forma del documentoel documento
electrónico

• fácilmente manipulable, enlazable interna y
  externamente, rápidamente transformable,
  intrínsecamente localizable, instantáneamente
  transportable e infinitamente replicable
  (Schamber)
• no es una entidad física inerte, con la
  estructura lógica y las relaciones físicas
  interdependientes
• sus atributos físicos son, en gran medida,
  función del software y están separados del
  contenido informativo o del contexto del documento

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inadaptación de los principios y prácticas
tradicionales

• principio de procedencia
• los métodos por los que la oficina creadora puede
  usar los registros no reflejan almacenamiento
  físico, son establecidos por las funcionalidades
  software.
• lo que preserva el orden físico son las
  asociaciones lógicas entre los registros
• selección y valoración
• no tiene sentido hablar de master file, ni del
  ciclo de vida
• instantaneidad, multiplicidad y contínua
  variabilidad

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inadaptación de los principios y prácticas
tradicionales

• retención y conservación
• conservación soporte físico ? continuidad de uso
• organización y descripción
• física e intelectual La ordenación física de los
  documentos electrónicos es de escasa importancia
• descripción contextual
• acceso y uso
• descripción a posteriori control intelectual
  colectivo
• sistemas de acceso basados en la oferta

es necesaria una respuesta
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evolución de las respuestas

• necesidad de hacer frente a los registros
  electrónicos ? adaptación de las prácticas
• modificación radical ? nuevas actitudes

el nuevo paradigma (Bearman, Cook, Cox, Dollar,
Hedstrom...)
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el nuevo paradigma

• movimiento teórico-práctico hacia la reinvención
  de los archivos
• contenido del registro ? contexto
• registro en sí mismo ? función
• preservación y acceso ? intervención en la
  creación
• el contexto y el entorno funcional
• importancia de la valoración
• no custodia

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la estrategiaregistros como evidencia

• los registros son evidencia de transacciones
• los registros son conocidos por sus metadatos
• los metadatos ideales de los registros pueden ser
  definidos desde la comprensión social del acto de
  registrar
• cualquier registro sera mejor/peor (mayor/menor
  riesgo) si tiene completos/incompletos sus
  metadatos
• el metadato es sobre contenido, contexto y
  estructura

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la estrategia el records continuum
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la estrategia asegurar evidenciaobjetivos

• crear evidencia
• es posible desarrollar diseños, implementaciones
  y normas de sistemas que garanticen la creación
  de evidencia de todas las transacciones
• identificar evidencia
• identificación como selección apriorística de
  transacciones, no de registros ? historicidad
  evidencial
• valoración más importante y funcional no análisis
  de registros ? incorporar la valoración al diseño
  del sistema (metadatos)

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la estrategia asegurar evidenciaobjetivos

• documentar actividad
• autodescripción de las transacciones que
  representan los registros (objetos informativos
  encapsulados)
• mantener evidencia
• continuidad de utilización frente a permanencia
  de objeto físico? asegurar legibilidad e
  inteligibilidad
• posibilitar uso
• servicios como estructuras de intermediación
  orientados a la demanda ? difusión en red de
  información registrada

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posibles aplicaciones

• negociaciones jerárquicas (NAC)
• valoración funcional (Holanda)
• autodescripción (Banco Mundial)
• GILS
• custodia y responsabilidad de las agencias
  (Australian Archives)

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posibles aplicacionesmodelos generales

• norma AS-4390
• modelo Electronic Work Environment (EWE)
• Pittsbourgh Electronic Records Project
• Functional Requirements for Evidence in
  Recordkeeping
• Reference Model for Business Acceptable
  Communications

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conclusiones

• impacto revolucionario modificación de la
  forma del documento y de los métodos de trabajo ?
  nueva estrategia
• cuestiones de archivo/gestión incorporadas a las
  consideraciones previas de diseño de políticas,
  sistemas y aplicaciones
• contenido de un registro ? contexto / registro ?
  función de dicho registro / preservación y acceso
  ? intervención en el proceso de creación
• de esta estrategia pueden surgir modelos eficaces
  para la gestión de documentos electrónicos
• en todas estas aplicaciones, subyace como
  estructura lógica para su desarrollo, un modelo
  metadatos