Pendekatan Untuk Menentukan Fokus Dan Hala Tuju Perubahan dalam Organisasi

1
UNIT 3

• Pendekatan Untuk Menentukan Fokus Dan Hala Tuju
  Perubahan dalam Organisasi

2
Pendekatan Untuk Menentukan Fokus Dan Hala Tuju
Perubahan dalam Organisasi

• Prof. Madya Dr. Jegak Uli

3
Objektif Selepas membaca unit ini pelajar akan
dapat

1. Mengenal pasti pendekatan untuk menentukan fokus
   dan hala tuju perubahan dalam organisasi.
2. Memahami pendekatan komponen utama organisasi.
3. Memahami pendekatan berasaskan teori sistem.
4. Memahami pendekatan berasaskan teori klasik
   pengurusan.
5. Mengenal pasti pendekatan terkini.

4
Berapa pendekatan untuk menentukan fokus dan hala
tuju perubahan dalam organisasi

• Pendekatan berasaskan Komponen Utama Organisasi
  (Leavitt, H. J. (1964)
• Pendekatan berasaskan teori sistem dalam
  organisasi (Bartol, K. M. Martin, D. C., 1994)
• Teori klasik
• teori birokrasi,
• teori perhubungan manusia dan
• teori luar jangka (contingency theory)
• Fokus baru
• berfokus pelanggan atau pengguna (customer focus)
  dan
• proses (process focus)

5
Pendekatan Komponen Utama Organisasi

• Menurut Leavitt (1964), perubahan dan inovasi
  pada umumnya melibatkan perubahan dalam satu atau
  lebih komponen utama berikut
• struktur,
• teknologi,
• sumber manusia dan
• budaya.

6
Gambarajah 1 Komponen Utama untuk Melaksanakan
Perubahan
7

• Oleh kerana, komponen-komponen tersebut adalah
  berkaitan antara satu sama yang lain,
• Perubahan dalam satu komponen akan menghasilkan
  keperluan untuk membuat penyesuaian dalam
  komponen yang lain.

8
Komponen Struktur

• Struktur organisasi didefinisikan sebagai corak
  perhubungan dan penyelarasan (cordination) formal
  yang direka oleh pihak pengurusan untuk
  menyambung tugas atau tanggungjawab individu dan
  kumpulan dalam mencapai matlamat utama
  organisasi.
• Struktur menentukan bagaimana pengagihan kerja
  (division of work), tanggungan, kerjasama
  (cooperation), perundingan (consultation) dan
  peringkat keputusan perlu wujud dalam organisasi.

9

• Struktur melibatkan faktor seperti cara
  kerja/tugas ditetapkan dan pengelompokan kepada
  unit kerja dan berbagai mekanism yang digunakan
  untuk memudahkan komunikasi, penugasan
  kerja/tugas (delegation) dan penggunaan pasukan
  atau kumpulan antara jabatan. 
• Struktur mesti diubah suai jika keadaan berubah
  dan mengakibatkan penstrukturan semula
  (restructuring) perlu dibuat secara berterusan.

10

• Penstrukturan semula organisasi mempengaruhi
  perubahan dengan mengubah corak perhubungan dan
  penyelarasan (coordination).
• Penemuan kajian menunjukkan bahawa penstrukturan
  mewakili perubahan kuantum besaran satu
  perubahan terancang dan dramatik selalunya
  berkaitan dengan peningkatan prestasi organisasi
  yang tingi berbanding dengan penstrukturan semula
  secara kecilan (incremental reorganization).

11
Komponen Teknologi

• Teknologi melibatkan
• Pengetahuan (Knowledge),
• Alat (tools),
• Mesin (Mechines),
• Peralatan (equipments), dan
• teknik kerja (work techniques)
• yang digunakan oleh sesuatu organisasi dalam
  menyampaikan produk atau perkhidmatannya.

12

• Perubahan teknologi melibatkan sama ada produk
  atau perkhidmatan baru dan pemajuan/peningkatan
  dalam (improvement) produk dan perkhidmatan yang
  sedia ada.
• Perubahan teknologi adalah satu faktor penting
  dalam persaingan antarabangsa.

13

• Inovasi teknologi juga akan mengubah kaedah
  bekerja dalam organisasi.
• Perubahan teknologi selalunya akan mempengaruhi
  bilangan pekerja yang diperlukan dalam organisasi
  dan jenis kemahiran yang diperlukan oleh pekerja.
  

14
Komponen Sumber Manusia

• Membawa perubahan dalam individu di tempat kerja
  adalah bertujuan untuk mengubah
• pengetahuan,
• kemahiran,
• tanggapan (perception),
• Kelakuan/gelagat (behaviors)
• yang diperlukan untuk membuat kerja dengan
  berkesan.

15

• Mengubah individu secara umunnya bergantung
  kepada aktiviti latihan dan pembangunan dan
  dilengkapi oleh penilaian prestasi kerja, sistem
  ganjaran yang menguatkan kelakuan yang
  diperlukan.

16

• Biasanya, sistem pengambilan (recruitment) dan
  pemilihan (selection) mesti diubah untuk
  mencerminkan keperluan bagi individu yang
  mempunyai kemahiran yang berlainan.

17

• Mendapatkan atau pengambilan individu yang
  mempunyai pengetahuan dan kemahiran yang
  diperlukan atau pembuangan pekerja (layoffs)
  untuk menghadapi keadaan perubahan memerlukan
  perancangan yang teliti.
• Contoh program persaraan awal yang
  menarik/pemindahan kerja (job transfer) dirancang
  untuk menggelakkan (avoid) pembuangan pekerja
  (layoffs).

18
Komponen Budaya

• Budaya organisasi adalah
• satu sistem nilai bersama (shared values),
• anggapan (assumptions),
• kepercayaan (beliefs) dan
• norma (norms)
• yang menyatupadukan ahli-ahli organisasi.

19

• Perubahan budaya adalah berasaskan faktor seperti
  wawasan pemimpin (visions of leaders) atau
  ancaman (threats) untuk penerusan atau
  kelangsungan organisasi (survival).
• Contoh Berubah daripada kurang mengambil
  perhatian kepada pelanggan, kos, kualiti,
  pengeluaran kepada perubahan yang memberi
  penekanan kepada pelanggan (berfokus pelanggan),
  kualiti kerja, pengeluaran dan sebagainya.

20

• Satu nilai bersama yang dipegang oleh kakitangan
  sesuatu organisasi adalah untuk penerusan atau
  kelangsungan dalam perniagaan dan semua ini
  memerlukan
• pemajuan, perubahan dan penyesuaian yang
  berterusan (unending improvement, change and
  adaptation).

21

• Pemikiran pemajuan berterusan kreatif (creative
  continuous improvement thinking) bermaksud
  pemajuan berterusan melibatkan semua (manusia dan
  bukan manusia) dan setiap orang (pengurusan dan
  kakitangan).
• Pemikiran ini menganggap bahawa cara kehidupan
  kita sama ada kehidupan kerja, kehidupan
  sosial, kehidupan peribadi dan atau kehidupan di
  rumah perlu dibaiki/ubah secara berterusan

22

• Pemikiran pemajuan berterusan kreatif adalah satu
  kepercayaan di mana pengurusan meminta perhatian
  kepada setiap kakitangan supaya pemajuan harus
  dilakukan secara berterusan.
• Pengurusan atas harus bertanggungjawab untuk
  mempromosikan pemikiran yang baru tersebut kepada
  setiap individu dalam organisasi untuk memastikan
  pemikiran tersebut berurat sepenuhnya dalam
  budaya di tempat kerja mereka.

23
Pendekatan berasaskan Teori Sistem

• Pendekatan teori sistem adalah berasaskan
  anggapan bahawa organisasi boleh di lihat sebagai
  beberapa sistem.
• Satu sistem adalah mengandungi beberapa bahagian
  atau komponen yang berkaitan dan berfungsi secara
  keseluruhan dalam mencapai matlamat bersama yang
  dikejar.
• Komponen asas dalam suatu sistem pengeluaran
  terdiri daripada input, proses dan output.

24
Gambarajah 2 Komponen Asas dalam Satu Sistem
Pengeluaran
25

• Menurut Bartol, K. M. Martin, D. C., (1994),
  dalam pendekatan sistem, satu sistem organisasi
  mempunyai empat komponen utama berikut input,
  proses transformasi, output dan maklum balas
  (lihat Gambarjah 3).

26
Gambarajah 3 Komponen Utama Pendekatan Sistem
27

• Komponen input termasuk pelbagai sumber seperti
  manusia, bahan, kewangan, peralatan dan maklumat
  yang diperlukan untuk mengeluarkan produk, hasil
  dan perkhidmatan.
• Komponen proses transformasi (transformation
  processes) adalah kebolehan teknologi dan
  pengurusan organisasi yang diamalkan untuk
  menukar komponen input kepada output.

28

• Komponen output berupa produk, perkhidmatan,
  hasil sampingan dan kesudahan lain yang
  dikeluarkan oleh sebuah organisasi.
• Maklum balas (feedback) adalah maklumat mengenai
  keputusan (results) dan status atau kedudukan
  organisasi berbanding dengan persekitaran.

29
Kebaikan Pendekatan Sistem

• Pendekatan sistem ada berapa kebaikan seperti
  berikut
• 1. Pendekatan ini boleh menganalisis sistem di
  beberapa peringkat yang berlainan (individu,
  kumpulan, organisasi dan sosaiti/masyarakat.
• 2. Pandangan sistem (system view) menyediakan
  satu kerangka (framework) untuk menilai berapa
  baik pelbagai bahagian atau komponen sebuah
  organisasi berinteraksi untuk mencapai matlamat
  utamanya.

30

• 3. Pendekatan ini juga menekankan bahawa satu
  perubahan dalam satu bahagian atau komponen
  sistem akan mempengaruhi bahagian atau komponen
  yang lain.
• 4. Pendekatan sistem mengambil kira bagaimana
  sebuah organisasi berinteraksi dengan
  persekitarannya faktor-faktor luaran organisasi
  yang mempengaruhi operasi atau fungsinya.

31
Gambarajah 4 Bidang, Fokus dan Hala Tujuan
Perubahan berasaskan Teori Sistem Organisasi
32
Pendekatan Berasaskan Teori Klasik Pengurusan

• Di antara teori tersebut termasuk
• Teori birokrasi (Bureaucracy Weber, 1947)
• Teori perhubungan manusia (Human Relations
  Likert, 1961 McGregor, 1960 Maslow, 1954) dan
• Teori luar jangka (Contingency theory Galbraith,
  1977 Lawrence Lorsch , 1967 Trist, 1981
  Woodward, 1965
• Teori tersebut di atas berbeza dari segi fokus
• dan hala tuju untuk membawa perubahan
• dalam organisasi.

33
Anggapan Asas Teori Birokrasi

• Organisasi beroperasi atau berfungsi dengan lebih
  adil dan cekap jika terdapat peraturan dan
  prosedur yang piawai/standard untuk mentadbir
  atau mengurus setiap situasi yang kita dapat
  bayangkan.
• (Organizations operate more fairly and
  efficiently if there are rules and standardized
  procedures governing every conceivable situation).

34
Pendekatan Teori Birokrasi untuk Membawa Perubahan

• Antara ciri-ciri pendekatan birokrasi adalah
  seperti berikut
• Memberi penekanan kepada struktur dan prosedur
  untuk semua situasi (emphasize structure
  procedures for all situations).
• Tindakan yang perlahan untuk perubahan (slow
  respond to change).
• Perubahan dikendalikan dengan mereka atau
  membentuk struktur dan peraturan baru dan tidak
  mengambil kira peranan individu dalam mengatasi
  perubahan (change is handled by creating new
  structures new rules ignoring the roles of
  individuals in dealing with change).

35
Anggapan Asas Teori Perhubungan Manusia

• Andaian asas teori perhubungan manusia adalah
  membaiki atau peningkatan komunikasi antara
  perseorangan akan menghasilkan organisasi yang
  berfungsi dengan lebih berkesan lagi.
• (The basic assumption of human relationship
  theory is that improving interpersonal
  communication will cause organization to function
  more effectively)

36
Pendekatan Perhubungan Manusia untuk Membawa
Perubahan

• Pakar teori perhubungan manusia percaya bahawa
  perubahan organisasi adalah serupa dengan
  pembangunan psikologi individu ia diperlukan
  untuk kita berfungsi dengan sihat
• (Human relations theorists believe that
  organizational change is like individual
  psychological growth -- it is essential for
  healthy functioning).

37
Pendekatan Perhubungan Manusia untuk Membawa
Perubahan

• Menurut teori ini, perubahan yang sangat berkesan
  harus berpunca atau datang daripada peringkat
  individu dan kumpulan dan bukannya daripada pihak
  atasan/atas ke bawah.
• (The most effective change, however, will come
  from at the level of the individual and the
  workgroup, rather than from the top down).

38
Anggapan Asas Teori Luar jangka (Contingency
Theory)

• Teori ini menyatakan bahawa kedua-dua struktur
  dan manusia bukan penentuan kepada kejayaan
  organisasi.
• (This theory holds that neither structure nor
  people are the determinants of organizational
  success).
• Organisasi yang berjaya mereka struktur
  organisasinya selepas mengkaji dan menyesuaikan
  kepada persekitaran.
• (Successful organizations develop their
  structures by studying and adapting to their
  environment)

39
Pendekatan Teori Luar Jangka untuk Membawa
Perubahan

• Pakar teori luar jangka tidak percaya bahawa satu
  jenis organisasi adalah padan untuk semua keadaan
  persekitaran
• (Contingency theorists do not believe that one
  type of organization fits all environments).
• Setiap organisasi mesti cukup fleksibel untuk
  menyesuaikan diri untuk keadaan yang berubah.
• (Each organization must be sufficiently flexible
  to adapt to changing conditions).

40
Gambarajah 5 Teori Luar Jangka
41
Pendekatan Terkini

• Perubahan Berorientasikan Pelanggan (A
  customer-oriented/driven change) Tenner
  DeToro (1992).
• Perubahan Berorientasikan Proses (A
  process-oriented change) Tenner DeToro
  (1992).
• Kedua-dua pendekatan tersebut di atas akan
  dibincangkan secara mendalam pada unit-unit akan
  dapat.