Htel Mercure

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Séminaire Régions Délivrer le même service et
répondre aux attentes des adhérents partout en
France

• Hôtel Mercure
• Mercredi 25 juin 2008
• Lyon

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Les Participants

• Monique PIOTELAT (Rhône-Alpes)
• Pascal FOURNIER (Nord)
• Bernard SCHAFFNER (Est)
• Lionel COTTIN (Dél. Gén.)
• Alain WEIBEL (Est)
• Nicolas HENRY-LEPAUTE (Méditerranée)
• Charles-André GROS (Méditerranée)
• Marcel ORENGO (Rhône-Alpes)
• Thierry CADIOT (VP Régions)
• Delphine LAURAIN (Resp. communication)
• Josselin FOUQUET (Resp. Développement)
• Thierry MURAT (Resp. Etudes outils)
• Clémentine AGGOUN (Rhône-Alpes)

• Jacqueline BIJOU (Méditerranée)
• Valérie BALLET (Nord)
• Françoise SIMON (Est)
• Marc CHABAUD (M. Associés)
• Jean-Luc Dedieu (Sud Ouest)
• Philip Corlay (Sud Ouest)
• Eric Martin (Méd.)

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Agenda de Travail
4
Agenda de Travail
5
Agenda de Travail
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Objectifs

• Lobjectif général de la démarche
• gt Délivrer le même service et répondre aux
  attentes des adhérents partout en France
• Lobjectif du séminaire daujourdhui
• faire un état des lieux et saligner sur les
  missions et les attentes
• élaborer des propositions pour améliorer le
  fonctionnement et lintégration des délégations
  au sein de lArseg tout en optimisant les
  ressources et en capitalisant sur les expériences
• améliorer et harmoniser in fine la diversité et
  la qualité de loffre proposée aux adhérents

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Organigramme
Retrouvez toute lactualité et le détail des
outils et services qui vous sont proposés par
lArseg sur votre portail Internet 
www.arseg.asso.fr
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Gouvernance
Gouvernance
Assemblée Générale des Adhérents
Elit
Comité Directeur 6 membres au moins et 29 membres
au plus dont au max. 6 MAPV (ou 1/3 des
membres) dont autant de sièges réservés quil y a
de délégations
Bureau Président Secrétaire Général
Adjoint Trésorier Adjoint
Elit
Contrôle
Contrôle
Contrôle
Equipe permanente Equipe Siège Permanents
Délégations
Délégations régionales
Commissions,clubs et comités
Contrôle
NB les membres associés sont élus par leurs
pairs, nont pas le droit de vote au sein de
lassociation et leur nombre est limité à 20
au plus du nombre des membres actifs. Ils
possèdent 2 représentants invités au Comité
Directeur.
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La structure administrative

• Les Statuts ne citent les délégués régionnaux
  dans son article 8-3
• Le Règlement Intérieur est plus exhaustif
  (articles 13 18)
• Nomination
• Election par lAG
• Implantation de la délégation
• Participation au comité directeur
• Rôle, objectifs
• Reporting
• Moyens
• Personnels et rattachement

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Etat des lieux mapping outils/services/structure
LArseg vu par un adhérent selon sa localisation
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Atelier 1 Déterminer les missions des
délégations régionales

• Brainstorming en sous-groupes 20 mn
• Restitution en commun 10 mn
• Travail en commun de sélection des missions
  fondamentales 15 mn

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Atelier 1 Instructions de Travail

• Les délégations régionales pour quoi faire ?
• Brainstorming en sous-groupes 20 mn
• Proposition 1 2 sous-groupes de 10 personnes
  un sous-groupe composé de bénévoles, un
  sous-groupe composé de permanents
• Proposition 2 4 sous-groupes de 5 personnes
  Rhône-Alpes, Méditerranée et Sud-Ouest, Nord et
  Est, Siège
• Rappel de la raison dêtre de lArseg  Faire
  que lenvironnement de travail soit au cur de la
  performance de lentreprise . Nos valeurs
  solidarité, éthique et progrès.
• Autre point dappui slide suivante
  pré-travail effectué par le Bureau en février
  2008 sur les vocations de lArseg
• Restitution en commun 10 mn
• Travail en commun de sélection des missions ou
  vocations fondamentales des délégations
  régionales 15 mn

NB Rappel des missions de lArseg telles que
définies dans ses statuts - créer entre DRSG
des liens de sympathie, de solidarité et
d'entraide, - valoriser et promouvoir la
profession, en améliorer la connaissance et
mettre au service de tous l'expérience de
chacun, - créer et maintenir un contact permanent
entre ses membres et entretenir des relations
avec les associations existant déjà ou en
formation, tant en France qu'à l'étranger, de
même nature ou pouvant contribuer au
développement de l'association, de ses membres
et/ou de la profession. - développer des
relations privilégiées avec des entreprises
choisies en raison de leurs compétences et
représentatives dans leur activité pour un ou
plusieurs des divers métiers auxquels les
responsables de services généraux (facilities
managers) font généralement appel
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Synthèse travaux Bureau 6 février 2008

• Plusieurs vocations ont été citées
• Etre le plus représentatif de la profession
• Etre la référence de la profession
• Créer les conditions du partage
• Favoriser et guider (ou conduire, développer)
  lévolution et le progrès des réflexions et
  connaissances collectives
• Promouvoir et valoriser lenvironnement de
  travail et toute la profession qui lui est
  rattachée

• Travail de réflexion à mener
• il convient de se demander si
• Ces propositions sont réellement des vocations ?
  Touchent-elles bien au cur de métier de lArseg
  ?
• a-t-on listé toutes les vocations de lArseg ?

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Atelier 1 Missions des délégations régionales

• Propositions retenues par le groupe
• Appartenir à un réseau à développer et à
  fidéliser
• Créer du lien de proximité, animer la vie
  régionale
• Faciliter laccès aux ressources métiers
  (Exister, aider, faciliter)
• Contribuer (être un acteur) à la stratégie
  nationale

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Atelier 2 Les relations siège/délégations et
inter délégations

• Etat des lieux
• Brainstorming
• Circulation de linformation fond, forme
• Support de la structure du siège quoi ? comment
  ?
• Procédures engagement/règlements, notes de frais

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Rappel des attentes

• Note du Bureau (janvier 2008)
• Rattachement hiérarchique des permanentes au
  Délégué Général
• Élaboration de plans daction locaux tenant
  compte des grandes orientations de lassociation
  dune part et de celles spécifiques fixées par
  les comités danimation locaux dautre part (à
  voir dans Atelier 4)
• les permanentes de région peuvent se voir
  proposer de manière ponctuelle ou récurrente des
  missions ou projets denvergure nationale en
  fonction de leurs expériences et compétences
  (atelier 3)
• le Bureau a demandé au délégué général de tenir
  chaque mois une réunion téléphonique de
  coordination avec les permanentes de région
• Proposition dorganiser à intervalle régulier une
  réunion téléphonique élargie (le Comité de
  coordination régions) comprenant, outre les
  permanents impliqués, le vice-président région et
  un représentant de chaque délégation viser le
  plan dactions mis à jour par les permanents,
  échanger sur les actions engagées et leurs
  résultats (échange de bonnes pratiques) et plus
  généralement sur tous besoins, attentes,
  questions particulières

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Rappel des attentes

• Nord
• la nouvelle organisation proposée par lARSEG
  semble rigide et contraignante
• réunions téléphoniques tous les 15 jours
• plans d'action déclinés, ..
• Il manque du temps au temps comment faire pour en
  trouver plus et pour quel retour ?
• De plus, n'y a-t-il pas à craindre qu'à cadrer
  trop, on en arrive à brider les initiatives et à
  casser les enthousiasmes locaux ?
• Mieux communiquer
• de coordonner nos actions
• capitaliser les expériences
• établir à une périodicité à définir, une synthèse
  claire de nos actions régionales que l'on
  pourrait se communiquer électroniquement ?
• Les permanentes
• Rattachement hiérarchique, fonctionnellement à la
  région ?
• Il serait logique que les régions aient un regard
  sur les objectifs qui leur sont fixés et sur les"
  missions d'envergure nationale.
• Est
• Clarifier les relations Paris-Régions,
  Régions-Régions
• Structure hiérarchique
• Rôles des délégués et des permanents, mode de
  fonctionnement
• Financement des activités
• Relations avec Paris

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Rappel des attentes

• Rhônes Alpes
• Quelle est la véritable mission dune région ?
• l'élaboration d'outils de communication internes
  
• reporting, suivi des plans d'actions,
• de quels supports avons-nous besoin ?
• définir en commun des trames
•  Je crois qu'il y a une attente pour entrer dans
  du travail très concret
• Bureau
• la constitution d'un vivier de DRSG interviewable
  pour Arseg Info (et peut être trouver des
  'plumes' pour nos 'éditos' et 'coups de gueules)
• motiver vos membres dès maintenant pour remplir
  les grilles de "Buzzy ratios light" l'objectif
  est de minimum 150 grilles en région (pour 600
  membres !)
• prospecter des candidats pour les Trophées des
  DRSG 2008 (toutes catégories)
• Actions réalisés depuis six mois pour lesquelles
  les régions ont un rôle important
• les Trophées 2008 (1200 personnes à Mogador)
• la nuit des métiers de l'entreprise (2200
  personnes au Grand Rex)
• le livret d'accueil
• le site internet
• Thésaurus à l'automne
• etc ..

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Atelier 2 Instructions de Travail

• Les relations siège/délégations et inter
  délégations
• Etat des lieux
• Brainstorming
• Quelle organisation entre Bureau, Comité
  Directeur, VP régions, Délégués régionaux,
  Comités locaux, Délégué Général, permanentes des
  régions, structure permanente siège ?
• Circulation de linformation fond, forme
• Support de la structure du siège quoi ? comment
  ?
• Procédures engagement/règlements, notes de frais

• NB
• Se reporter au document récapitulant les
  principales dispositions existantes dans les
  statuts et le RI p. 6 à 9 du dossier support

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Questions débattues

• Rattachement hiérarchique des permanents de
  région
• Fonctionnel gt Régions (les opérations) /
  Administratif gt Siège
• Le délégué régional participe à la préparation et
  à lentretien annuel déchange
• Linfo doit transiter par le délégué régional
• Le D. Rég. doit être informé des décisions
  impactant lorganisation et le fonctionnement
  régional
• Il doit être informé et participer aux décisions
  du CoDir
• Résolution des problèmes
• si organisationnel Délégué Régional / Délégué
  Général gt VP Régions tranche si difficulté à
  trouver la solution
• Si institutionnel Délégué Régional / VP Régions
• Visibilité sur les actions nationales Vs les
  actions régionales, les actions des autres
  régions ?
• élaborer un outil de reporting mensuel commun
  reprendre la trame du tableau de présentation du
  dernier séminaire
• diffusion sur les espaces collaboratifs du site
  web
• Diffusion des OJ et CR des réunions du Comité
  directeur gt utiliser les espaces collaboratifs
  du site web
• Définir les missions, les identifier
• Quel fonctionnement ? Quelles missions ? gt
  Utiliser le bon sens
• Connaître la charge de travail des permanentes
  pour le national
• Construire un outil de reporting du permanent
  région vers les délégués régionaux gt M.
  Piotelat, validation tous les DR
• Relations interrégionales et avec le siège

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Questions débattues

• Reporting vers le national
• Qui le rédige ? gt la permanente pour le compte
  du DR
• Il existe déjà une info mensuelle des régions à
  destination du CoDir (présentée par le VP)
• Participation souhaitée des DR au CoDir (hors
  membres statutaires)
• Comment utiliser les outils dune délégation à
  une autre ?
• Communication des plannings des régions
• Qui ? Léquipe du siège est porteur
• Comment ? Par le site web
• Comment on construit le plannings annuels ?
• La date de communication des plannings annuels
  par les régions arrêtée au 1er décembre
• Échange entre régions en décembre pour
   mutualiser  les moyens et les thèmes
• Mieux utiliser les outils mis à dispo par lArseg
• Le fonctionnement des clubs
• Les conférences
• Comment utiliser les outils dune délégation à
  lautre ?
• Tendre vers un outil standard gt la base
  OpenSpace
• Construire un outil de reporting unique
  permettant de connaître les chiffres régionaux

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Questions débattues

• Formaliser lexistence de comités danimation
  locaux
• Le volontariat implique le bénévolat (ou le
  contraire ? !)
• Dans le R.I. il ny pas grand-chose sur la
  délégation
• Doit-on amender, préciser, définir ? Doit-on
  légiférer ?
• Faut-il formaliser le Délégué Adjoint ?
• Oui -gt modifier le R.I.
• En précisant que ce binôme peut (doit ?) être
  entouré dun comité
• Cela permet de  partager le sac à dos 
• Devons nous formaliser la présence des MASS dans
  le comité régional, en ouvrir la possibilité (à
  hauteur de 20 ?)
• Rédiger un article dans le RI à faire valider par
  le Comité directeur qui préciserait que
• La situation actuelle prévue par les statuts est
  la situation standard
• Un délégué régional nommé par le Comité Directeur
  et validé à lassemblée générale
• Le D. Rég. peut nommer un délégué régional
  adjoint
• Mais, pour partager le sac à dos et dynamiser
  laction locale, le D. Rég. peut décider de
  constituer un comité danimation locale
• Le D. Rég. décide du nombre de membres et peut y
  inclure des membres associés (dans la limite de
  20 du nb de membres actifs présents)
• Il fixe les règles de fonctionnement (fréquence
  des réunions, démocratie interne, évolution) et
  les ordres du jour
• La vocation du comité est dentourer le Dél. Rég.
  et de laider dans ses actions et ses missions
  danimation et de gestion de la délégation
• Note Question non débattue Le mode de
  désignation du délégué régional au niveau
  régional (par exemple quand vote des adhérents) ?
  Que faire en cas de désaccord du comité directeur
  ?

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Synthèse

• Schéma dorganisation à formaliser dans le R.I.
• Rattachement hiérarchique des permanents de
  région
• Existence dun D. Rég. Adjoint et constitution
  possible dun comité local
• Circulation de linformation
• Information des D. Rég. lorsque décision
  impactant organisation et fonctionnement local gt
  discussions D. Rég. / D. Gén. si organisationnel
  (décision finale du VP régions si pas dentente),
  D. Rég. / VP Régions si institutionnel
  (politique)
• Partage des OJ et CR des réunions du comité
  directeur et des comités locaux
• Tableau commun (tableau dernier séminaire)
• Séminaires comité directeur et régions (à
  organier en simulyané ?
• Outil reporting interne bénévoles/permanents
  commun gt M. Piotelat
• Support de la structure du siège
• Base OpenSpace pour archiver et partager les
  comptes-rendus des réunions et conférences
• Espace collaboratif site web pour les
  comptes-rendus internes et tableaux de suivi et
  de reporting
• Aide sur construction du programme événementiel
  annuel général (avant le 1er décembre de chaque
  année)
• Procédures
• Point abordés, mais non traité ce jour

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Atelier 3 Les moyens

• structure bénévole
• missions des permanents
• Budgets élaboration, suivi
• mise en commun de moyens

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Atelier 3 Instructions de Travail

• Les moyens
• structure bénévole
• missions des permanents
• Budgets élaboration, suivi
• mise en commun de moyens

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Discussions

• Missions des permanents (es)
• Quantifier les missions
• Prospection de membres 5 à 10
• Fidélisation, accueil Le reste !
• Gestion des événements 40 à 50
• Fonctions administratives 5 à 10
• Coordination du comité régional 5 à 10 ?
• Relation avec les MASS 3
• Gestion des partenariats ? (notamment
  formations)
• Missions pour le siège
• A I 3 Note le support de Clémentine est
  un plus
• Site Web 5
• Réunions équipe Arseg 3
• Missions du bénévole du Comité régional
• Prospecter par relationnel, sourcing, etc
• Parrainer
•  Vendre  les outils Arseg (AI, site web, ..)
• Aider le D. Rég. à mettre en uvre plan daction
  local en lien avec stratégie nationale

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Budget

• Budget régions
• Dépenses 129 k
• Les frais de personnels 75 k
• Frais des réunions 24,5 k
• Locations immobilières 12 k
• Recettes 174 k
• Cotisations actifs 125 k
• Cotisations MASS 48 k (37 contre 50 en
  national)
• A rééquilibrer en région (Mais attention la
  délégation Ouest rapporte et coûte peu)
• Notes
• la masse sociale devrait représenter entre 40 et
  45 du budget (52 en région hors Ouest)
• Dans le total des recettes nationales il faut
  inclure les partenariats (Arseg info, Siseg,
  Cégos, etc. ..) ainsi que les abonnements (site
  web, buzzy ratios)
• Si délégation IDF existait, elle aurait un impact
  significatif pour le budget de lassociation
• Les MASS nationaux peuvent être présent en
  régions pour 0 ! gt prévoir une cotisation
  spécifique ?
• Attention aux attentes des MASS dont les attentes
  ne sont pas satisfaites (exprimées ?) gt Il
  existe un groupe de travail MASS en Rhône-Alpes
  qui réfléchit aux moyens de dynamiser la présence
  des membres associés en région

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Comment optimiser le fonctionnement

• Parmi les pistes évoquées
• Mieux utiliser lexistant optimiser les moyens
  et les compétences
• Mieux impliquer les comités régionaux
• Augmenter le temps de travail des permanents de
  région
• Se concentrer sur sa stratégie locale quelle(s)
  priorité(s) ?
• Réduire, ou non, le nombre dévénements ?
• Recruter (trouver ) une ressources centrale
  chargée du support aux délégations (secrétariat,
  gestion de plannings, prises de rendez-vous)
• Négocier des accords cadres nationaux offrant une
  visibilité à des membres associés dans toutes les
  régions (ex. Sodexo) mais il faut prendre garde
  à léquité entre les membres associés et à
  lintégrité de limage de lArseg
• Modifier le système de cotisation membre associé
  actuel pour ajouter à la cotisation nationale un
  montant de cotisation supplémentaire pour
  participer à la vie dune délégation régionale
  (2.400 x euros supplémentaires par
  délégation)
• De manière générale, mieux impliquer les membres
  associés qui doivent se positionner comme acteurs
  du développement et de la dynamique locale
  (notamment, en amenant de nouveaux adhérents)
• Faire payer les non adhérents pour participer aux
  événements peut se faire une fois,
  ponctuellement mais pas systématiquement sinon
  plus besoin dadhérer. Peut se concevoir pour des
  participants qui nont pas vocation à devenir
  membre.
• Sappuyer plus souvent sur linter associatif
  (groupes locaux du Club des Métiers de
  lentreprise, comme la délégation R.A.) et les
  partenariats pour mobiliser plus de monde.

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Tour de table de fin de journée Réactions

• Nicolas
• Satisfaction npour la démarche engagée
• Salue le travail des permanentes
• Cette journée permet de travailler sur la
  fidélisation
• Progrès dans la formalisation des relations
  régions / Paris
• En 11 ans lArseg a bien progressé, et nous
  permet daller chercher nos adhérents
• Philipe
• Satisfaction, les choses avancent
• Les réunions permettent de progresser
• Le travail restant est devant nous faire
  prospérer nos délégations
• Jai une meilleure vision de ce que je peux faire
• Je mesure laide des permanentes
• Je peux mappuyer sur lexpérience des autres
  délégations
• Proposition participer aux CoDir en Visio (Note
  cest compliqué à gérer)
• Bernard
• Relations permanentes sièges Il fallait le
  mettre à plat
• Le mode opératoire est intéressant
• Nous avons besoin de savoir comment conduire
  notre  paquebot 

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Tour de table de fin de journée Réactions

• Charles André
• Très content
• Le travail de ce groupe me motive
• Plein de point clarifiés et précisés
• Nos préoccupations sont identiques
• On peut mieux ramer ensemble
• Monique
• On a franchi une étape (Vs Chantilly)
• On a travaillé sur le cur du sujet, sur notre
  quotidien dans le cadre national
• On a clarifié le chemin,
• Jai beaucoup de plaisir à voir cette nouvelle
  dynamique
• Notre voix a permis à tous de faire ce chemin, de
  se poser et de mieux repartir
• Nous avons besoin de renouvellement pour passer à
  une autre étape
• renforcer le CORAL en faisant rentrer de nouveaux
  adhérents et générer ainsi une nouvelle dynamique
• Françoise
• Journée efficace
• Merci à mes DR

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Tour de table de fin de journée Réactions

• Alain
• On a formalisé,
• On sait maintenant où on va
• On peut se parler avec plein de bons sens
• Cest très positif
• François
• Se mettre autour dune table, cest déjà trouver
  des solutions
• Se donner les moyens de la communication, du
  partage, cela fait avancer le problèmes
• Mais nous navons que deux mains, et on doit
  sappuyer plus sur les nouvelles technologies
• Espaces web partagés
• Visio conférence
• Marcel
• Je confirme vouloir maintenir mon engagement au
  coté de Monique
• Reprendre les réunions MASS
• Nous avons des réponses à leur apporter
• Devenir non plus demandeur mais moteur du
  développement et de la dynamique locale

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Tour de table de fin de journée Réactions

• Jean luc
• Connaître quelques rouages obscurs
• Aide pour savoir comment dynamiser la région en
  partageant lexpérience acquise par les autres
  délégations
• Jai des pistes pour avancer
• Eric
• Vu avec mon regard neuf, ce fut une journée dure
  mais riche
• Grande maturité de lArseg, pour une Association
  professionnelle. Ce nest pas le cas partout.
• LArseg a de longues années devant elles
• Lionel
• Grande implication des bénévoles (actifs et MASS)
• Ce nest pas le cas partout et cest une des
  forces de lArseg.
• Chapeau à vous
• Valérie
• Le Pdt a dit que nous devions venir mais cest
  avec plaisir et le sens de lintérêt de lArseg
• Je repars avec un sentiment de satisfaction, avec
  le plaisir de travailler à lArseg
• Jacqueline
• Nous pouvons nous exprimer
• La liberté déchange est réelle
• Les DR le vivent avec nous

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Les membres associés

• Participation des MASS aux événements
• Revoir le système de cotisation des MASS
• Faire payer les invités des MASS non adhérents
• Attention aux dérives
• Être acteur et leur demander dinviter leurs
  prospects

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Synthèse des points abordés

• structure bénévole
• missions des permanents
• Budgets élaboration, suivi
• mise en commun de moyens
• Quelles sont les missions nationales que les
  permanentes peuvent gérer
• Relances cotisations
• Prospection
• Buzzy RatiosRégions
• Nombre de retour 60
• Dont 50 suisses !
• Il manque 20 réponses pour faire un élément
  représentatif ..
• Les buzzy devrait sortir fin septembre
• On peut séparer la grille de réponse Buzzy Ratio
  région
• on peut les caler en septembre ?
• La séparation complète / light nest pas réalisée
  par les répondants ..
• Explorer la possibilité dextraire les données
   light  de la complète TM
• Question pourquoi les grilles changent tous les
  ans ?
• Être capable de comparer des  pommes avec des
  pommes 
• Atteindre en 3 exercices (2007 2009) une grille
  de réponse standardisée

35
Atelier 4 Les plans dactions

• Travail en commun délaboration des plans
  daction fond, forme, élaboration et suivi
• Point reporté au prochain séminaire

36
Conclusions Thierry Cadiot

• Je souhaite vous dire ma satisfaction pour cette
  journée de travail qui a été plus que
  constructive
• Si ce 1er (est-il vraiment le 1er) séminaire des
  régions sest tenu, cest grâce au travail
  préparatoire réalisé par chacun dentre vous, et
  notamment à Chantilly
• Maintenant que nous avons défini le cadre et
  débuté la feuille de route, reste le plus
  compliqué le quotidien
• Jespère que cette journée nous a donné les
  clefs,
• Mais je sais aussi quelle a clairement montré
  lesprit de groupe (du groupe)
• Chacun dentre vous dans sa délégation sait quil
  peut sappuyer sur lassoc, et surtout sur ses
  homologues.
• Je me souviens de ce jour de septembre lors dun
  CoDir qui se tenait chez AXA lancienne salle du
  conseil de la SNCF, lorsque Norbert sest penché
  vers moi en chuchotant  tu ne veux pas prendre
  la VP des régions ?  je lui ai répondu que
  jallais réfléchir. A lissue de cette journée
  riche, dense et constructive, je suis heureux
  davoir accepté sans réfléchir.
• Merci pour votre engagement, avec tous mes vux
  de réussite
• Merci à tous,