Gestion des OI

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Gestion des opérations immobilières
Déconcentration de la saisie des
pré-budgets  Formation métier  19 - 20 Octobre
2009
DFI-BBFOctobre 2009
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SOMMAIRE

• 1. Les motifs de lévolution
• 2. Les réponses apportées
• 2.1 La qualité de linformation
• Focus sur la nouvelle structure de lOTP
• 2.2 Fiabiliser les documents budgétaires et la
  prévision de dépense
• Contrôle des pré-budgets
• Etat pluri-annuel des pré-budgets
• Contrôle des pré-budgets par rapport aux
  crédits répartis et délégués
• 3. Le nouveau circuit de gestion des opérations
  immobilières

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SOMMAIRE

• 1. Les motifs de lévolution
• 2. Les réponses apportées
• 2.1 La qualité de linformation
• Focus sur la nouvelle structure de lOTP
• 2.2 Fiabiliser les documents budgétaires et la
  prévision de dépense
• Contrôle des pré-budgets
• Etat pluri-annuel des pré-budgets
• Contrôle des pré-budgets par rapport aux
  crédits répartis et délégués
• 3. Le nouveau circuit de gestion des opérations
  immobilières

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SOMMAIRE

• 1. Les motifs de lévolution
• 2. Les réponses apportées
• 2.1 La qualité de linformation
• Focus sur la nouvelle structure de lOTP
• 2.2 Fiabiliser les documents budgétaires et la
  prévision de dépense
• Contrôle des pré-budgets
• Etat pluri-annuel des pré-budgets
• Contrôle des pré-budgets par rapport aux
  crédits répartis et délégués
• 3. Le nouveau circuit de gestion des opérations
  immobilières

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1. Motifs de lévolution (1)

• Description de lexistant
• La DFI
• Construit les Organigrammes Techniques de Projet
  (OTP) avec un découpage par phase (études /
  travaux / aléas et frais financiers)
• Recueille les informations budgétaires auprès des
  DR par le biais des enquêtes
• Inscrit dans BFC après enquêtes des DR les
  pré-budgets en AE

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1. Motifs de lévolution (2)

• Critique de lexistant
• Ce circuit de gestion présente des faiblesses
• 1 une sous-exploitation du caractère intégré de
  loutil BFC
• Les enquêtes peuvent être évitées.
• 2 une qualité et une fiabilité partielles des
  informations
• Un décalage de linformation par rapport au
  terrain
• Les pré-budgets crédits de paiement ne sont pas
  renseignés
• Les recettes ne sont pas enregistrées.
• Ces faiblesses ont rendu nécessaire une
  évolution du système qui poursuit plusieurs
  objectifs.

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1. Motifs de lévolution (3)

• Objectifs poursuivis par lévolution
• 2.1 Faire évoluer la qualité de linformation en
  fonction de la réalité du terrain.
• 2.2 Fiabiliser la réalisation des documents
  budgétaires et la prévision de dépense.
• 2.3 Limiter les reports de crédits en nature C en
  fin dexercice

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SOMMAIRE

• 1. Les motifs de lévolution
• 2. Les réponses apportées
• 2.1 La qualité de linformation
• Focus sur la nouvelle structure de lOTP
• 2.2 Fiabiliser les documents budgétaires et la
  prévision de dépense
• Contrôle des pré-budgets
• Etat pluri-annuel des pré-budgets
• Contrôle des pré-budgets par rapport aux
  crédits répartis et délégués
• 3. Le nouveau circuit de gestion des opérations
  immobilières

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2.1 Faire évoluer la qualité de linformation en
fonction de la réalité du terrain.

• Une information exhaustive qui implique
• labandon du phasage (études / travaux / aléas)
• la mise en place dune nouvelle structure des OTP
  qui intègre le suivi des AE, des CP et des
  recettes.
• la transformation des anciennes structures pour
  permettre de suivre tout comme les nouvelles les
  AE, les CP et les recettes.
• Un recueil de linformation sur le terrain en
  fonction de lévolution des opérations qui
  implique
• Transfert de compétence en DR de saisie des
  pré-budgets.

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2.1 Faire évoluer la qualité de linformation en
fonction de la réalité du terrain.

• Mise en place de la nouvelle structure de lOTP
• 1 EOTP recette par financeur
• il permet de suivre les recettes par partenaire.
  Un des partenaires étant le CNRS.
• 1 EOTP dépense unique par fonds
• il permet danalyser les dépenses en fonction de
  lorigine des fonds

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2.1 Faire évoluer la qualité de linformation en
fonction de la réalité du terrain.

• Cette nouvelle structure est impérative pour
  toute opération nouvelle

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2.1 Faire évoluer la qualité de linformation en
fonction de la réalité du terrain.

• Transformation des anciennes structures (I)

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2.1 Faire évoluer la qualité de linformation en
fonction de la réalité du terrain

• Transformation des anciennes structures (II)
• Le but poursuivi est la transformation des
  structures existantes pour atteindre la nouvelle
  structure souhaitée à partir de 2010.
• Contraintes à respecter
• Ajouter à la structure existante une nouvelle
  branche qui comprend un EOTP par
  financeur et un EOTP dépense unique par fonds.
• Interdire sur lancienne branche la création de
  nouvelles commandes tout en autorisant
  lenregistrement des services faits et des
  factures sur les commandes existantes.
• Imputer les nouveaux flux de dépenses sur les
  EOTP de la nouvelle branche.
• La création des nouvelles structures des OTP et
  la transformation des anciennes structures
  rendent possible le suivi des CP et des recettes,
  en plus de celui des AE.

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RAPPEL sur les libellés dopérations
Chaque libellé dopération doit comporter les
informations suivantes  a) la ville où a lieu
lopération, b) le nom de lopération en sigle
si possible, c) la nature de lopération sur 5
caractères  - Const  pour construction
- Réhab  pour réhabilitation - Exten 
pour extension Cette harmonisation de libellés
concerne la définition de projet, lOTP et les
éOTP.
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SOMMAIRE

• 1. Les motifs de lévolution
• 2. Les réponses apportées
• 2.1 La qualité de linformation
• Focus sur la nouvelle structure de lOTP
• 2.2 Fiabiliser les documents budgétaires et la
  prévision de dépense
• Contrôle des pré-budgets
• Etat pluri-annuel des pré-budgets
• Contrôle des pré-budgets par rapport aux
  crédits répartis et délégués
• 3. Le nouveau circuit de gestion des opérations
  immobilières

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2.2 Fiabiliser la réalisation des documents
budgétaires et la prévision de dépense.

• Par la production des documents de contrôle de
  cohérence
• A) entre les trois expressions des prévisions
  budgétaires (Dépenses AE et CP et recettes)
• Légalité total dépenses AE Total
  dépenses CP total recettes
• doit être constamment vérifiée toutes
  années confondues.
• Contrôle des pré-budgets pour les opérations
  immobilières
• État pluriannuel des pré-budgets en dépenses et
  en recettes des OI
• B) des pré-budgets par rapport aux crédits
  répartis et délégués
• État de contrôle de cohérence pré-budgets /
  répartis des OI
• État de contrôle de cohérence pré-budgets /
  délégués

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Contrôle de cohérence entre les trois expressions
des prévisions budgétaires (I)

• Contrôle des pré-budgets pour les opérations
  immobilières
• Légalité total dépenses AE total dépenses CP
  total recettes doit être constamment vérifiée
  toutes années confondues.
• Cette vérification sera réalisée par fonds, SE et
  RP.

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Contrôle de cohérence entre les trois expressions
des prévisions budgétaires (II)

• État pluriannuel des pré-budgets en dépenses et
  en recettes pour les OI
• Cet état permet de visualiser
• par OTP et par année, les dépenses AE et CP et
  les recettes
• avec un sous-total par OTP
• et un total par DR.
• Le total SERP en AE, CP et Recettes, par OTP,
  est en lecture directe.

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Contrôle de cohérence des pré-budgets par rapport
aux crédits répartis et délégués (I)

• État de contrôle de cohérence pré-budgets /
  répartis des OI
• Contrôler la cohérence par exercice entre les
  pré-budgets saisis par les DR et les crédits AE
  répartis par la DFI.
• En cas de différence, procéder aux ajustements
  pour lexercice en cours et pour les exercices
  suivants.
• Cet état offre une visualisation par OTP et par
  année, avec un sous-total par OTP et un total DR.
  
• Lécart par fonds (SE et RP) est en lecture
  directe

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Contrôle de cohérence des pré-budgets par rapport
aux crédits répartis et délégués (II)

• État de contrôle de cohérence pré-budgets /
  délégués des OI
• Contrôler la cohérence par exercice entre les
  pré-budgets saisis par les DR et les crédits CP
  délégués par la DFI.
• En cas de différence, procéder aux ajustements
  pour lexercice en cours et pour les exercices
  suivants.
• Cet état offre une visualisation par OTP et par
  année, avec un sous-total par OTP et un total DR.
• Lécart par fonds (SE et RP) est en lecture
  directe.

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SOMMAIRE

• 1. Les motifs de lévolution
• 2. Les réponses apportées
• 2.1 La qualité de linformation
• Focus sur la nouvelle structure de lOTP
• 2.2 Fiabiliser les documents budgétaires et la
  prévision de dépense
• Contrôle des pré-budgets
• Etat pluri-annuel des pré-budgets
• Contrôle des pré-budgets par rapport aux
  crédits répartis et délégués
• 3. Le nouveau circuit de gestion des opérations
  immobilières

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3. Le nouveau circuit de gestion des O.I.
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3. Le nouveau circuit de gestion des O.I.
ACTEURS ACTIONS Comité des
infrastructures 1) Prise de décision 2)
Communication des résultats Délégation Régionale
3) Créer ou modifier la structure OTP de
lopération immobilière 4) Créer ou modifier
les programmes CB et les adresses
budgétaires 5) Gérer des pré-budgets en AE,
en CP et en recette 6) Créer le document
contractuel de suivi logistique (contrat
SD) 7) Contrôle de cohérence des
pré-budgets Direction des Finances 8)
Constitution du BP et Vote 9) Répartition
des AE et délégation des CP Délégation Régionale
10) Ajustement des pré-budgets 11)
Contrôle de cohérence pré-budgets crédits
répartis et délégués 12) Mise en place des
crédits
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3. Le nouveau circuit de gestion des O.I.
Le transfert du réalisé dun exercice clôturé sur
le pré-budget en CP de ce même exercice sera
automatisé. En revanche, pour les AE, la
procédure est manuelle.
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3. Le nouveau circuit de gestion des O.I.
Schéma de mise en uvre du budget sur OIP en NC
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3. Le nouveau circuit de gestion des O.I.
Impacts XLAB

• La délégation régionale enregistre dans sa base
  XLAB les origines de crédits correspondant aux
  EOTP de dépense, afin de permettre le dialogue
  entre XLAB et BFC dans le cadre des opérations de
  mise en place des crédits et de dépense
  (commandes, services faits).
• La délégation régionale créée dans BFC un
  contrat de vente SD dont chaque poste fait
  référence à lEOTP de recette associé au
  partenaire, afin de permettre la facturation
  client dans le module Recettes ainsi quun suivi
  analytique des recettes réalisées pour lOIP.

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3. Le nouveau circuit de gestion des O.I.
RAPPEL La réussite de ce nouveau circuit
dépend aussi dune bonne relation entre le
service financier et le service technique
logistique (STL) pour lactualisation des données
et la bonne conduite budgétaire de
lopération. Une information régulière du STL de
lévolution des pré-budgets est nécessaire elle
peut se faire notamment par la transmission des
reporting fournis par cette évolution.