TALLER

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GESTIÓN DE EXÁMENES
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Mesas de Examen
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Qué es una Mesa de Examen?

• Una mesa de examen identifica el examen de una
  materia en una fecha de un turno determinado.

• Es posible definir varias mesas en un turno,
  incluso para la misma materia.

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Definición y Actualización de Mesas de Examen

• El Docente responsable de cada materia define las
  Mesas de Examen correspondientes a los diferentes
  turnos.
• Los Departamentos Académicos registran en el
  sistema las Mesas de Examen.

• Las Mesas de Examen deben quedar definidas antes
  de la fecha del examen.

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Atributos de una Mesa de Examen Definición
de Turnos

• Antes de crearse mesas de examen se deben definir
  los turnos de examen.
• En la UNS no está vigente el sistema de turnos de
  examen, pero se requiere incorporar esta
  información para operar el sistema.

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Atributos de una Mesa de Examen Definición
de Turnos

• Se definirá un turno de examen por mes

• La DAE será la responsable de registrar en el
  sistema los turnos de examen

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Atributos de una Mesa de Examen
Restricciones sobre la inscripción

• Letras del apellido del alumno.
• Alumnos de una carrera.
• Alumnos de una carrera y plan.
• Alumnos de un grupo de carreras.
• Actualmente no maneja restricción por cupo.

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Importante - Mesas de Examen

• Debe definirse una mesa de examen para cada fecha
  de examen que el docente desee fijar.

• Las mesas de examen deben incorporarse al
  sistema antes de la fecha fijada para el mismo.

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Importante Mesas de Examen

• Los alumnos se inscriben a Mesas de Examen y no a
  Materias.

• Las Actas de Examen se asocian a las Mesas de
  Examen.

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Circuito Administrativo para la Gestión de
Exámenes
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Circuito Administrativo - Exámenes

• La DAE registra en el sistema turnos de examen
  (uno por mes)
• El Docente informa sus fechas de examen al
  Departamento para cada turno
• El Departamento registra las mesas de examen en
  el sistema
• La Oficina de Asignación de Aulas asigna el aula
  a la mesa y carga la información en el Sistema de
  Aulas

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Circuito Administrativo - Exámenes

• A voluntad, cada Departamento podrá registrar la
  información de aulas junto con la información de
  la Mesa (hasta que el Sistema de Aulas se integre
  totalmente al Guaraní).
• Los alumnos registran su inscripción a mesas de
  examen por autogestión (materias curriculares,
  extracurriculares e idiomas).

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Circuito Administrativo - Exámenes

• Según el resultado del Control de
  Correlatividades en línea
• Se emite un Permiso de Examen y se registra la
  inscripción como ACEPTADA.
• Se emite una Declaración Jurada y se registra la
  inscripción como PENDIENTE.
• Se rechaza la inscripción.
• Los Departamentos registran la inscripción a
  mesas de examen de un alumno que tenga
  dificultades con los puestos de autogestión
  (materias curriculares, extracurriculares e
  idiomas).

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Circuito Administrativo - Exámenes

• La DAE registra la inscripción a mesas de examen
  de alumnos con problemas académicos (materias
  curriculares, extracurriculares e idiomas).
• El Departamento registra inscripciones a examen
  fuera de término (materias curriculares,
  extracurriculares e idiomas).

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Circuito Administrativo - Exámenes

• Antes de generar el Acta de Examen el
  Departamento procesa las inscripciones a examen
  en estado PENDIENTE.
• El Departamento otorga excepciones a alumnos que
  continúan con inscripciones en estado PENDIENTE y
  las informa a la DAE.
• La DAE incorpora las excepciones otorgadas a
  alumnos con inscripciones pendientes.
• El Departamento genera el Acta de Examen de una
  mesa particular una vez pasada la fecha límite de
  inscripción.

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Circuito Administrativo - Exámenes

• El Departamento imprime el Acta de Examen sin
  notas para el Docente (este acta tiene solo a los
  alumnos ACEPTADOS).
• El Departamento imprime un Listado con los
  Alumnos PENDIENTES, que se adjunta al Acta
  Impresa sin notas (esta es la única constancia
  que va a tener el Departamento para poder pasar
  las notas de los alumnos que vayan regularizando
  su situación y necesiten rectificativas).
• El Departamento entrega al Docente el Acta
  Impresa sin Notas y el Listado de Pendientes.

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Circuito Administrativo - Exámenes

• El Docente califica el examen y completa
  manualmente el Acta Impresa sin Notas y el
  Listado de Pendientes y adjunta los Permisos de
  Examen entregados por los alumnos.
• Actualmente, los documentos válidos son los
  Permisos de Examen con la nota escrita por el
  profesor (con esta documentación se cargan las
  notas en el depto).
• A partir de la implementación del nuevo
  sistema se van a exigir como documentos válidos
  el Acta Impresa sin Notas, el Listado de
  Pendientes y los Permisos de Examen.

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Circuito Administrativo - Exámenes

• El Departamento carga las notas en el Acta de
  Examen utilizando la documentación anterior.
• El Departamento imprime DOS COPIAS del Acta de
  Examen con Notas.
• El Departamento cierra el Acta de Examen.
• El Docente firma las DOS COPIAS del Acta de
  Examen Impresa con Notas.
• El Departamento archiva UNA COPIA del Acta de
  Examen Impresa con Notas y el Listado de
  Pendientes
• El Departamento envía la OTRA COPIA del Acta de
  Examen Impresa con Notas a la DAE .

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Circuito Administrativo - Exámenes

• La DAE archiva la OTRA COPIA del Acta de Examen
  con Notas.
• Una vez cerrada el Acta, en caso de que se
  quiera
• Agregar un alumno
• Borrar un alumno
• Cambiar algún dato del examen de un alumno
• El Departamento Académico debe emitir una
  Resolución que avale la modificación.
  Corresponderá generar un Acta Rectificativa

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Circuito Administrativo - Exámenes

• El Departamento imprime DOS COPIAS del Acta de
  Examen Rectificada, una copia para archivar y
  otra para enviar a la DAE
• El Departamento cierra el Acta de Examen
  Rectificativa.
• El Docente firma las DOS COPIAS Acta de Examen
  Rectificada.
• El Departamento sella el Acta Original y escribe
  manualmente el número de Acta Rectificativa, como
  así también la referencia a la documentación de
  aval correspondiente.

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Circuito Administrativo - Exámenes

• El Departamento archiva una COPIA del Acta de
  Examen Rectificativa, envía la SEGUNDA COPIA del
  Acta de Examen Rectificativa a la DAE.
• La DAE sella el Acta Original y escribe
  manualmente el número de Acta Rectificativa.
• La DAE archiva el Acta de Examen Rectificativa.

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Inscripción (autogestión)
Definir Mesas de Examen
Procesar Inscripciones Pendientes
Inscripción (gestión)
Cargar Mesas de Examen
Cargar Turnos de Examen
Inscripción (gestión)
Cargar Excepciones
Otorgar Excepciones
Gestión de Exámenes
Generar Actas
Imprimir y Cerrar Actas Rectificativas

• DAE

• Deptos.

• Alumnos

Imprimir Pendientes
Imprimir Actas sin Nota
Generar Actas Rectificativas

• Docentes

Calificar Pendientes
Calificar Actas Manualmente
Cerrar Actas
Cargar Resultados en Actas
Imprimir Actas con Nota
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