Sin ttulo de diapositiva

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Hacia la administración sin papeles en la UPM
VICERRECTORADO DE NUEVAS TECNOLOGÍAS Y SERVICIOS
EN RED
Ana Laverón Simavilla Adjunta al Vicerrector de
Nuevas Tecnologías y Servicios en Red 10 de
octubre de 2006
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• Cambio necesario
• Requiere del esfuerzo de todos
• Desarrollo progresivo
• Estado actual
• Nueva estructura web/PV
• Nuevas herramientas
• Procedimiento de trabajo
• Actuaciones previstas
• Ejemplo

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Cambio necesario

• Nuevos retos de la Universidad
• Financiación basada en
• Calidad de la docencia
• Número de alumnos matriculados
• Investigación
• Competencia con el resto de Universidades
• Mejorar la eficacia y calidad de sus servicios
• Servicios centrados en el usuario
• Docencia (alumnos y profesores)
• Investigación (investigadores y empresas)
• Servicios más eficientes
• Reducir costes de funcionamiento interno

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Cambio necesario

• Las Nuevas Tecnologías de Información y
  Comunicaciones (TIC) pueden ayudar
• Servicios de mejor calidad
• Reducir tiempos de espera
• Mejorar la relación coste/rendimiento
• Aumentar la productividad
• Mejorar la transparencia y la responsabilidad

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Requiere del esfuerzo de todos

• Las TICs son sólo la herramienta
• Se requiere un cambio organizativo y la
  definición de los procesos
• Es necesario que los distintos servicios
  compartan la información
• Hay que cambiar los modos de trabajo establecidos
• Por lo general, la recompensa no es inmediata
• Tienen un coste
• Directo
• En trabajo

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Retos

• Hay cuestiones difíciles de resolver para llegar
  a una implantación total
• Salvaguardar la confianza en las interacciones en
  línea con la UPM
• Generalizar el acceso a los servicios en línea de
  modo que no se cree ninguna fractura digital
• Hacer posible la interoperabilidad para el
  intercambio de información atravesando fronteras
  organizativas

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Desarrollo progresivo

• Implantación
• Según demanda de los propios servicios
• Priorizando según el uso que se hará de los
  procesos
• Impulsar su utilización
• Campañas de difusión
• Proveer la formación
• Seguridad y accesibilidad
• Fomentar la e-confianza entre los usuarios
• Cumplir las normas de accesibilidad
• Garantizar un sistema de calidad

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Estado actual

• Web
• Difícil encontrar contenidos
• Estructura no orientada al usuario
• Ofrece servicios difíciles de localizar incluso
  sabiendo que están disponibles
• Mantenimiento centralizado de contenidos poco
  operativo
• Conjunto de aplicaciones web dispersas
• PV en estado inicial
• Procesos
• Manuales
• Diversos modelos y formatos
• Bases de datos
• Dispersas
• Inconexas
• Diversos formatos

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Nueva estructura web/PV

• Web
• Puerta abierta al exterior
• Escaparate de la UPM
• Orientada al perfil del usuario
• Mantenimiento distribuido
• Politécnica Virtual
• Servicios para las áreas de actividad de la
  Universidad
• Docencia (profesores, alumnos)
• Investigación
• Servicios internos
• Área de trabajo

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Nuevas herramientas

• Herramientas informáticas
• Aplicación para desarrollo y mantenimiento de
  portales web
• Aplicación para informatización de procesos
• Nueva arquitectura de máquinas dedicadas
• Equipo de trabajo
• Vicerrectorado de Nuevas Tecnologías
• Mantenimiento de la estructura de aplicaciones
• Desarrollo del sistema de identificación y
  autenticación
• Implementación
• Equipo en cada Vicerrectorado
• Redefinición de procesos

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Procedimiento de trabajo

• Redefinición de procesos
• Identificación de la nueva estructura de los
  procesos del servicio
• Identificación de datos de entrada y salida de
  cada proceso
• Localización de los datos
• Diagrama de flujo de datos de cada proceso
• Implementación
• Acceso a través de PV
• Informatización de procesos
• Informatización de la gestión de expedientes
• Digitalización del material necesario
• Formación

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Actuaciones iniciales previstas

• Implantación de las herramientas informáticas
• Formación del equipo de informática
• Re-elaboración de la web institucional
• Procesos
• Vicerrectorado de Investigación
• Creación de una base de datos de investigación
  conectada
• Procesos orientados al usuario
• Digitalización y gestión de expedientes del
  archivo de personal
• Elaboración de plantillas webs
• Centros
• Departamentos
• Profesores/Investigadores

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AYUDAS PARA LA PRESENTACIÓN DE PONENCIAS Y
COMUNICACIO-NES EN CONGRESOS Y OTRAS REUNIONES
CIENTÍFICO-TÉCNICAS

• DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
• OBJETIVO
• Facilitar la difusión de los trabajos y
  resultados de investigación de los
  profesores/investigadores de la UPM en foros de
  relevancia y ampliar los contactos nacionales e
  internacionales de los mismos.
• PROPIETARIO
• Vicerrector de Investigación

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• ENTRADAS
• Solicitud de ayuda
• Anexo pre-viaje
• Fotocopia de la comunicación.
• Carta de aceptación o documentación acreditativa
  equivalente.
• Fotocopia del programa del congreso.
• Cualquier documentación adicional que el
  solicitante estime conveniente para avalar la
  solicitud
• Normativa Resolución de 10 de octubre de 2005
  del Rector de la Universidad Politécnica de
  Madrid por la que se convocan Ayudas para la
  presentación de ponencias y comunicaciones en
  congresos y otras reuniones científico-técnicas.

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• SALIDA
• Trabajo de Investigación presentado
• Contactos realizados
• CLIENTES
• Profesores
• Investigadores
• Investigadores Contratados
• Becarios Oficiales
• PROVEEDORES
• Servicio de investigación
• Servicio de informática
• INICIO
• Solicitud
• FIN
• Justificación de Gastos

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• DESARROLLO DEL PROCESO
• 1. El interesado rellena la solicitud
• 2. El director del departamento acepta y firma la
  solicitud
• 3. El director del centro acepta y firma la
  solicitud
• 4. Envío de la solicitud y demás documentación al
  Servicio de
• Investigación
• 5. Estudio de la solicitud
• Estudio de la Importancia del Congreso (carácter
  internacional/nacional, relevancia y difusión,
  tipo de revisión, etc.)
• Ordenadas las peticiones de acuerdo con estos
  criterios, el presupuesto asignado determinará el
  número de solicitudes atendidas
• 6. Resolución
• En caso de Denegación el afectado puede
  aceptarlo o Interponer recurso
• En caso de Adjudicación se concederá la ayuda.
• 7. Realización del viaje
• 8. Envío de Anexo post-viaje y justificantes al
  Servicio de Investigación.

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Ejemplo de un proceso
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