La Gesti

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Centro de Documentación y Gestión del Conocimiento

• La Gestión Documental en las Empresas
• Una aproximación práctica

Beatriz Abascal babascal_at_deloitte.es David
Seguí dsegui_at_deloitte.es
Valencia, 4 de mayo de 2006
2
Centro de Documentación y Gestión del Conocimiento
Son los archivos, sin disputa, las dependencias
más importantes de una oficina, pues mucho
influye en la buena marcha de éstas, así como en
el más pronto despacho de los expedientes, el
buen orden y precisión que se observen en la
guarda y cuidado de los documentos confiados a la
custodia de aquellos. MHARTIN Y GUIX,
E. Vademecum del oficinista, p. 48 Madrid, 1902

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La Gestión Documental en las Empresas. Una
aproximación práctica
OBJETIVOS

• Breve acercamiento a los conceptos clave.
• Contextualizar la Gestión Documental.
• Hacer reflexionar a los participantes sobre
• La importancia de implantar un SGD.
• Las ventajas y repercusiones para la empresa.
• Conocer la metodología de implementación.
• Compartir parte de nuestra experiencia.
• Resolver dudas o inquietudes.

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La Gestión Documental en las Empresas. Una
aproximación práctica

• CONTENIDOS
• Los documentos entorno a la empresa
• Definiciones. Contexto. Reflexiones
• El tratamiento documental
• Clasificación. Descripción. Conservación.
  Recuperación
• Porqué un SGDA Integrado
• Razones. Ventajas
• La experiencia de Deloitte Abogados y Asesores
  Tributarios
• Hacia la Gestión del Conocimiento
• Bibliografía

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La Gestión Documental en las Empresas. Una
aproximación práctica

• CONTENIDOS
• Los documentos entorno a la empresa
• Definiciones. Contexto. Reflexiones
• El tratamiento documental
• Clasificación. Descripción. Conservación.
  Recuperación
• Porqué un SGDA Integrado
• Razones. Ventajas
• La experiencia de Deloitte Abogados y Asesores
  Tributarios
• Hacia la Gestión del Conocimiento
• Bibliografía

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Los documentos entorno a la empresa I
BRAINSTORMING (Tormenta de ideas) Cuadros de
Clasificación. Base de datos. Gestión Documental.
Expediente. Información. Documentalista.
Conocimiento. Poder. Archivo. Documento. OCR.
Dato. Flujo de Trabajo. Papeles. Digitalización.
Ventaja. Memoria. Búsqueda. Conservación. Orden.
Ahorro. Fichero. Directorio. Análisis.
Optimización. Archivero. Workflow. Compartir.
Recurso. Intranet. Experiencia. Actualización.
Bibliotecario. Inventario. Recuperación.
Descripción. Eficacia. Mapa de procesos. Cambio.
Competitividad. Automatizar. Economía.
Descriptor. Conservación. Cultura Organizacional.
Tesauro. Knowledge Management. Pertinencia.
Rapidez. Valor.
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Los documentos entorno a la empresa II
DEFINICIONES

• Dato
• Elemento significativo de información contenido
  en un documento.
• Información
• Comunicación o adquisición de conocimientos que
  permiten ampliar o precisar los que se poseen
  sobre una materia determinada.
• Conocimiento
• Inteligencia. Saber por el ejercicio de las
  facultades intelectuales la naturaleza, las
  cualidades y las relaciones de las cosas.

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Los documentos entorno a la empresa III

• DEFINICIONES II
• Documento
• Cualquier objeto material que nos aporta
  información. Tanto en formato físico como
  electrónico.
• Expediente
• Conjunto de documentos agrupados por su relación
  con la tramitación de un asunto.
• Archivo
• Conjunto de documentos que produce y recibe un
  individuo, una empresa o un organismo público en
  el ejercicio de sus actividades.
• Local o edificio donde se organizan, conservan y
  consultan los documentos.
• Gestores de la documentación
• Bibliotecarios, Archiveros, Documentalistas.

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Los documentos entorno a la empresa IV

• DEFINICIONES III
• Gestión Electrónica de Documentos
• Tratamiento (archivo y recuperación) de toda la
  información de gestión, tanto la que procede de
  archivos físicos en soporte papel, como la creada
  en ficheros informáticos.
• Bases de Datos
• Colección estructurada de datos vinculados por
  un denominador común y registrados, normalmente,
  en la memoria de un ordenador. Pueden mantenerse
  al día, actualizarse, modificarse o realizar
  otras operaciones.
• Gestión Documental
• Conjunto de tareas y actividades encaminadas a
  describir, clasificar, ordenar y, en definitiva,
  disponer los documentos con la finalidad de poder
  recuperarlos posteriormente con la mayor rapidez
  posible.

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Los documentos entorno a la empresa V

• CONTEXTO

Gestión del Conocimiento - KM
Gestión de la Información
Gestión de Contenidos
Documentación
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Los documentos entorno a la empresa VI

• REFLEXIONES

• Qué versión era la definitiva??
• Yo por si acaso me lo guardo en mi C\
• No. Yo dentro de mi desorden, sé donde están mis
  cosas.
• Un día me pongo a tirar papeles y se acaban los
  problemas.

• De qué versión sacaste esos datos?
• Tengo una suerte! Están todos los documentos
  menos el que busco...
• Un día abriré la puerta del armario y me caerán
  todos los papeles encima...
• Estos originales los tiene Paco. Creo.
• Madre mía! Eso es del año pasado!

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Los documentos entorno a la empresa VII
Cuando la situación se convierte en insostenible,
empezamos a pensar en contratar a alguien para
que dé orden a este caos...
Dos casos cercanos a la realidad...

1. Acumulamos la documentación en una sala. Sin
   ningún criterio de clasificación, ni
   evidentemente, de descripción.
2. Cada despacho o dependencia de nuestra oficina
   acumula gran cantidad de documentación, lo que
   imposibilita la precisa localización.

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Los documentos entorno a la empresa VIII

• Caso 2
• Los profesionales no ven todo el proceso de
  gestión.
• Se centran en su trabajo y en sus papeles.

• Caso 1
• Preocupación a corto plazo. No se piensa en
  invertir.
• Se suele recurrir a servicios externos
  (Outsourcing)

Cómo actuar más correctamente? Se debería
trasladar al Archivo la responsabilidad para
administrar un sistema integral de la
documentación con la finalidad de proteger los
derechos de la empresa, abaratar costes
incrementando la eficacia y la eficiencia en la
gestión administrativa.
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La Gestión Documental en las Empresas. Una
aproximación práctica

• CONTENIDOS
• Los documentos entorno a la empresa
• Definiciones. Contexto. Reflexiones
• El tratamiento documental
• Clasificación. Descripción. Conservación.
  Recuperación
• Porqué un SGDA Integrado
• Razones. Ventajas
• La experiencia de Deloitte Abogados y Asesores
  Tributarios
• Hacia la Gestión del Conocimiento
• Bibliografía

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El tratamiento documental I

• LA CLASIFICACIÓN
• Es la operación intelectual que consiste en el
  establecimiento de las categorías y grupos que
  reflejan la estructura orgánica y/o funcional de
  un fondo.
• Orgánica las series documentales se
  estructuran según el organigrama de la
  institución.
• Funcional Estructuramos el fondo de acuerdo con
  las funciones y actividades que se llevan a cabo
  en la institución.
• Análogamente, el cuadro de clasificación, es el
  instrumento de consulta que refleja la
  organización del fondo documental y aporta los
  datos esenciales de su estructura.

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El tratamiento documental II

• LA DESCRIPCIÓN
• Conjunto de datos que describen e identifican a
  un documento. Debe permitir, como objetivo
  prioritario, garantizar la accesibilidad a la
  información de la manera más rápida y eficiente
  posible.
• Valores de la descripción
• Se debe tender a la normalización para evitar
  ruido en la recuperación. Se hace uso de
  descriptores y tesauros.
• El tiempo que invertimos en describir, lo
  ganamos a la hora de la recuperación.

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El tratamiento documental III

• LA CONSERVACIÓN/RECUPERACIÓN
• Las empresas, sociedades u organizaciones
  privadas, no tienen la obligación de custodiar la
  documentación hasta el fin de sus días.
• No tenemos el porqué transferir la documentación
  a un archivo histórico para que pase a ser
  patrimonio histórico documental.
• Pero conviene elaborar calendarios de
  conservación o de destrucción, mediante los
  cuales podremos liberarnos del espacio vital con
  la documentación que ha dejado de tener un valor
  legal, administrativo o probatorio. Premisa
  inicial Hay que aprender a tirar.
• Otra opción es hacer uso de los nuevos soportes,
  con los cuales también se consigue la finalidad
  anterior.
• Otra premisa elemental será disponer la
  documentación de manera ordenada, siguiendo los
  criterios lógicos para su rápida recuperación y
  plena disposición.

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La Gestión Documental en las Empresas. Una
aproximación práctica

• CONTENIDOS
• Los documentos entorno a la empresa
• Definiciones. Contexto. Reflexiones
• El tratamiento documental
• Clasificación. Descripción. Conservación.
  Recuperación
• Porqué un SGDA Integrado
• Razones. Ventajas
• La experiencia de Deloitte Abogados y Asesores
  Tributarios
• Hacia la Gestión del Conocimiento
• Bibliografía

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Un SGD Integrado I

• RAZONES I
• Memoria corporativa.
• La documentación como referencia histórica.
• 2. Soporte para la toma de decisiones.
• Es necesaria una información fiable.
• 3. Respaldo para las acciones legales.
• Es obligatorio documentar las acciones de la
  empresa.
• 4. Reducción de costes.
• Evitaremos documentos innecesarios y duplicidad
  en nuestro trabajo.

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Un SGD Integrado II

• RAZONES II
• 5. Eficiencia organizativa.
• Documentos ilocalizables son muy caros y el
  tiempo es dinero.
• 6. Necesidad de controlar la documentación.
• Cuando realmente es necesaria, la requerimos
  urgentemente.
• 7. Excelente imagen para el cliente.
• Le solicitaremos una sóla vez la documentación
  pertinente.
• 8. Requisito indispensable en el siglo XXI.
• Sociedad de la Información y del Conocimiento.

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Un SGD Integrado III

• INTEGRACIÓN DEL SGD EN LA EMPRESA

Cultura corporativa
Diseño conceptual
Informática

• No se puede considerar un sistema aislado de la
  organización.
• Determinar los elementos a compartir con el
  resto de sistemas de información. No se trata de
  compartir todo. Hay que diseñar sistemas seguros
  con niveles de confidencialidad y registros que
  eviten fugas de información.

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Un SGD Integrado IV

• CONSIDERACIONES PREVIAS
• BARRERAS
• Requiere esfuerzo se dispone de poco tiempo.
• Es un coste financiero importante Equipo humano
  y tecnológico.
• Implica cambios organizativos y culturales.
• Resistencia al cambio. Escepticismo.
• ACCIONES
• Definición previa Dónde estamos y qué queremos.
• Equipo multidisciplinar que se involucre.
• Equipo con capacidad de decisión y apoyo al más
  alto nivel.
• Atención/Formación constante al personal.
• En definitiva se aconseja no sólo tratar el
  problema puntual, sino que cabría poner en
  consideración la posibilidad de continuar y de
  llegar al fondo del problema para erradicarlo
  definitivamente

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Un SGD Integrado V

• CONSIDERACIONES PREVIAS
• REQUISITOS
• Sistema sencillo y orientado a la mejora
  constante.
• Adaptado a nuestra organización, nuestros
  clientes y nuestra gente
• Apoyo en una tecnología que resuelva el problema
  y no al revés. La tecnología es importante pero
  un SGD no es un proyecto informático. La
  informática como vehículo
• Un SGD debe ser una herramienta viva adaptada
  continuamente al modelo de negocio.
• Si no se actualiza el proyecto, caerá en desuso
  para terminar siendo un fracaso.
• Si se externaliza parte del proyecto, debemos
  involucrarnos y no dejarlo todo en manos de
  terceros. Nosotros conocemos nuestro negocio.

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Un SGD Integrado VI

• FASES DE LA IMPLANTACIÓN DE UN SGD
• Estudio preliminar
• Contexto de la empresa.
• Fortalezas y debilidades en la gestión de
  documentos.
• Involucración de usuarios finales y apoyo de la
  dirección.
• Análisis de actividades
• Desarrollar un modelo conceptual de actividades.
• Configurar el mapa de procesos.
• Establecer un cuadro de clasificación.
• Descripción y Conservación
• Normalización y recuperación
• Diseño e implantación de un proyecto piloto

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Un SGD Integrado VII

• VENTAJAS DE TENER UN SGD
• El conocimiento reside en la organización y en
  los empleados. La clave está en saber
  compartirlo
• Internamente y con canales de comunicación entre
  sedes.
• Con clientes, proveedores y terceros.
• Unificación/Optimización de procesos/procedimiento
  s de trabajo.
• Gestión eficaz de recursos.
• Aumento de la eficacia y eficiencia.
• Mayor rentabilidad.
• Tiempo para otras actividades promoción,
  acciones comerciales
• Excelente imagen externa.

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La Gestión Documental en las Empresas. Una
aproximación práctica

• CONTENIDOS
• Los documentos entorno a la empresa
• Definiciones. Contexto. Reflexiones
• El tratamiento documental
• Clasificación. Descripción. Conservación.
  Recuperación
• Porqué un SGDA Integrado
• Razones. Ventajas
• La experiencia de Deloitte Abogados y Asesores
  Tributarios
• Hacia la Gestión del Conocimiento
• Bibliografía

27
Experiencia de Deloitte Abogados y Asesores
Tributarios I
Ejemplo de Clasificación Funcional
28
Experiencia de Deloitte Abogados y Asesores
Tributarios II
Ejemplo de ficha de un Expediente
29
Experiencia de Deloitte Abogados y Asesores
Tributarios III
Ejemplo de la relación de contenido de un
expediente
30
Experiencia de Deloitte Abogados y Asesores
Tributarios IV
Ejemplo de Búsqueda global
31
Experiencia de Deloitte Abogados y Asesores
Tributarios V
Ejemplo de Gestión del Conocimiento
32
Experiencia de Deloitte Abogados y Asesores
Tributarios VI

• HACIA LA GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO
• CONOCIMIENTO EXTERNO
• Legislación Muy cambiante
• Jurisprudencia Aplicación por tribunales
• Doctrina Interpretación de expertos
• Parlamento Futura regulación
• Marco económico Tendencias del mercado
• Competidores Qué hace nuestro entorno
• GRAN VARIEDAD DE FUENTES DE INFORMACIÓN DISPERSAS
  Y NECESIDAD DE ACTUALIZACIÓN PERMANENTE

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Experiencia de Deloitte Abogados y Asesores
Tributarios VII

• HACIA LA GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO
• CONOCIMIENTO INTERNO
• Individual de abogados y fiscalistasTécnicoHabi
  lidadesExperiencia
• Colectivo del DespachoTécnico (Opiniones de
  firma)ClientesProcesos y ProcedimientosCultura

DIFICULTAD EN LA LOCALIZACIÓN, CAPTURA Y DIFUSIÓN
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La Gestión Documental en las Empresas. Una
aproximación práctica

• CONTENIDOS
• Los documentos entorno a la empresa
• Definiciones. Contexto. Reflexiones
• El tratamiento documental
• Clasificación. Descripción. Conservación.
  Recuperación
• Porqué un SGDA Integrado
• Razones. Ventajas
• La experiencia de Deloitte Abogados y Asesores
  Tributarios
• Hacia la Gestión del Conocimiento
• Bibliografía

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Bibliografía I
BIBLIOGRAFÍA SIMINIANI. Intranets, Empresa y
Gestión Documental. McGRAW-HILL PARRERA PASCUAL.
Técnicas de Archivo y Documentación en la
Empresa. FUNDACIÓN CONFEMETAL ALBERCH FUGUERAS.
Los Archivos entre la Memoria Histórica y la
Sociedad del Conocimiento. UOC SANCHIS MORENO.
Los Archivos de Oficina Una Síntesis para su
Gestión. TIRANT LO BLANCH CRUZ MUNDET.
Archívese! Los Documentos del Poder y El Poder
de los Documentos. ALIANZA DUPLÁ DEL MORAL.
Manual de Archivos de Oficina para Gestores.
MARCIAL PONS CORDÓN ARROYO. Empresas
Documentales de Gestión de Archivos.
TREA AMARILLA IGLESIAS. Sistemas de Gestión
Documental en las empresas. Material Curso
COBDC. CRUZ MUNDET. Manual de Archivística. FGSR
36
Bibliografía II
BIBLIOGRAFÍA II ANDREU. Com abordar la gestió
dels documents administratius a les empreses una
reflexió desde lexperiència. ITEM 26. FLORENSA
ORTIGA. El Sistema de Gestió Documental Una
responsabilitat compartida LLIGALL
22. HARDCASTLE. Quines son les necessitats del
mon empresarial en el camp de la gestió de
documents? LLIGALL 9. RODRÍGUEZ, W. H.
Transición hacia un sistema de Gestión
Documental. LLIGALL 23. PERPINYÀ I MORERA. El
Sistema documental de lempresa El punt de vista
de lArxiu i el Centre de Documentació. V
Jornades Catalenes de Documentació. ALONSO. La
norma ISO 15489 una metodologia per a la
implantació dun programa de gestió documental a
les empreses. IX Jornades Catalanes de
Documentació. Especificación MOREQ
http//www.cult.gva.es/DAIT/Archivos/images-reino/
moreq.pdf
37
Centro de Documentación y Gestión del Conocimiento
MUCHAS GRACIAS POR VUESTRA ATENCIÓN babascal_at_del
oitte.es dsegui_at_deloitte.es